精典全套office教学笔记供初学者使用.docx
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精典全套office教学笔记供初学者使用
基础
(一)计算机基础知识
一、计算机(又名电脑):
1、简介:
世界上第一台计算机是1946年在美国诞生的,当时是美国宾西法尼亚大学为美国陆军设计的专用设备。
主要用于科学计算和工程计算。
2、概念:
是一种自动、高速、精确处理信息的现代化电子设备。
3、组成:
主机:
电脑的主体部分;
硬件:
外设:
除主机以外的一切电子设备;
计算机系统:
系统软件:
启动电脑,版本类型:
DOS、Windows98/2000/XP等;
软件
应用软件:
针对某一用途而设计,如:
TT、QQ、金山打字等。
二、开机关机的顺序(Power键为电源开关):
1、开:
先开显示器;后开主机;
2、关:
先关主机(开始——关闭计算机——关闭);后关显示器。
三、键盘的认识:
1、Enter(回车键):
确定、执行命令、分段或换行;
2、Esc(退出键):
取消命令、退出某一程序;
3、
方向键:
上下左右进行选择或移动光标;
4、(双字档键,共21个):
下档字符直接输入,上档字符须和Shift组合输入;
5、Shift(上档键):
输入上字档键的上档字符和大写字母等;
6、
(退格键):
每按一下,删除光标左(前)边的一个字符;
7、空格键:
每按一下输入一个空格;
8、CapsLock(英文字母大写锁定键):
能把英文字母锁定在大写状态。
灯亮为大写,灯灭为小写;
9、小键盘:
位于键盘右方;
NumLock为它的电源开关,小键盘可用于大规模的数字输入或计算。
四、死机情况的处理:
当计算机死机时,在不断电的情况下重新启动计算机:
任务多热启动:
按键盘上的Ctrl+Alt+Delete。
原因:
处理:
时间长复位启动:
按主机箱上的复位键(Reset)。
五、字根的认识:
五笔字型中,“汉字←字根←笔划”,笔划是构成汉字的最基本单位。
五笔字型中分为以下五种基本的笔划,在五笔字型中,笔划不计轻重长短,但要注意运行方向。
(特别应注意它的变形)。
1、
一(横):
提看成横;
2、
丨(竖):
左竖钩看成竖;
3、丿(撇)
4、丶(捺):
点看成捺;
5、
乙(折):
一切带转折的都叫折。
字根表详情见下页图
基础
(二)五笔输入法
一、字根表中的汉字(单字根):
1、键名字:
字根表中第一位置上的汉字;
输入法:
将它所在的键连敲四下;如:
金:
QQQQ月:
EEEE
2、成字字根:
字根表中除了第一位置上的汉字;
输入法:
报户口+第一笔划+第二笔划+末笔划;如:
石:
DGTG
3、五种笔划:
把它所在的键连敲两下+两个LL键。
如:
乙:
NNLL
二、字根表外的汉字(多字根):
拆成多个字根进行输入
1、不足四码:
加空格;如:
困:
LS空格温:
IJL空格
2、刚好四码:
直接输入;如:
辉:
IQPL养:
UDYJ
3、超过四码:
前三后一。
如:
输:
LWGJ敲:
YMKC
三、拆字原则:
1、书写顺序:
从左到右、从上到上、从外到内;如:
法:
氵土厶
2、
取大优先:
拆成笔划多的字根;如:
脑:
月文凵而不是:
月亠凵
四、简码的输入:
为了加快我们的输入速度,五笔字型中有部分字可以用简码输入
1、一级简码:
有25个,是使用频率最高的汉字,也叫高频字;
输入法:
敲一下它所在的键,再加上空格键;
G一
F地
D在
S要
A工
H上
J是
K中
L国
M同
T和
R的
E有
W人
Q我
Y主
U产
I不
O为
P这
N民
B了
V发
C以
X经
2、二级简码:
有625个,每个字取前两个代码即可;如:
餐:
HQ
3、三级简码:
每个字取前三个代码即可。
如:
转:
LFN
基础(三)末笔识别码和词组
一、末笔识别码的应用:
1、加末笔识别码的条件:
正确取其字根加空格键仍然输不出来的汉字,常为不足四码的汉字。
2、末笔识别码:
末笔画的代码+字型结构的代码
A、末笔划的代码:
横
(1)、竖
(2)、撇(3)、捺(4)、折(5);
B、字型结构代码:
左右
(1)、上下
(2)、杂合(3)。
3、特殊情况:
A、当某个字的最后一个字根为“刀”“九”“力”“匕”时,末笔取折不取撇例:
旯彻
B、包围类(半包围和全包围)的字,末笔取被包围字根的最后一笔划例:
连
C、当某个字的最后两笔划为撇和捺(点)同时出现的时,末笔取撇不取捺。
例:
俄
二、词组的输入:
1、二字词组:
(2+2)取每个字的前两码例:
编辑
2、三字词组:
(1+1+2)取前两个字的第一码和最后一个字的前二码。
例:
电风扇
3、四字词组:
(1+1+1+1)取每个字的第一码。
例:
五彩缤纷
4、多字词组:
(1+1+1+…+1)取前三个字的第一码和最后一个字的第一码例:
中华人民共和国
注:
特殊词组的输入方法:
1、含一级简码的:
一切(GGAV)、我们(TRWU)
2、含成字字根的:
石头(DGUD)、车床(LGYS)
3、含键名字根的:
目的(HHRQ)、田地(LLFB)
Windows
(一)基本操作
一、鼠标:
1、分类:
A、机械式:
鼠标底部有滚球。
B、光电式:
须在光电板上移动。
2、用法:
A、单击:
左击:
点击一下鼠标左键,作用:
选择对象、执行命令;
右击:
点击一下鼠标右键,作用:
弹出与对象有关的菜单命令;
B、双击:
快速点击鼠标左键两下,作用:
打开对象;
拖动:
按住鼠标左键不放,移动鼠标。
作用:
移动对象。
二、
用户界面:
三、桌面设置:
1、排列图标:
在桌面空白处右击→“排列图标”→
2、桌图属性:
背景(墙纸):
选择一张背景;
在桌面空白处单击右键→“属性”→屏幕保护:
选择一种屏幕保护程序;确定或应用
外观:
选择“色彩方案”;
四、鼠标设置:
单击“开始”→“设置”→“控制面板”→“切换到经典视图”→“双击鼠标图标”;
A、鼠标键:
改变双击速度的快慢;
B、指针:
改变鼠标的形状;
C、指针选项:
改变移动速度的快慢。
五、输入法的设置:
1、添加或删除某种输入法:
在控制面板中双击“区域和语言选项”→“语言”→“详细信息”→在对话框中进行添加或删除某种输入法;
2、输入法的切换:
Ctrl+空格键:
中英文输入法的切换;
Ctrl+Shift:
所有输入法之间的切换。
Windows
(二)管理文件
一、删除文件:
二、任务栏的属性:
1、在任务栏空白处右击→“属性”
2、单击“确定”。
注:
Windows键+D:
显示桌面;Alt+Tab:
切换任务。
三、创建桌面快捷方式:
1、作用:
更快的打开某一文件、文件夹或应用程序;
2、方法:
在我的电脑中找到常用的文件(夹)或应用程序→在目标上方右击→发送到→桌面快捷方式。
注:
office应用程序的位置在“C:
\ProgramFiles\MicrosoftOffice\OFFICE11选择Word、Excel或Powerpoint”
四、文件夹的使用:
1、文件夹:
一般为黄色图标;用来存放文件或文件夹,方便管理文件;
2、文件:
一般为非黄色图标;含有具体内容;
3、新建文件夹:
打开新文件夹所要在的窗口→在窗口空白处右击→新建→文件夹→输入文件夹的名称(如:
“成功”)
4、使用文件夹:
(将你所需的文件或文件夹存放在新建的文件夹中)
A、找到你所需的文件或文件夹并选中(Ctrl:
加选不连续文件;Shift:
加选连续文件);
B、按Ctrl+C(复制:
原位置和新位置都有)或Ctrl+X(剪切:
原位置没有,新位置有)
C、打开新建的文件夹(成功);
D、按Ctrl+V(粘贴:
将刚才复制或剪切的文件粘贴到新位置)。
五、查找文件:
A、显示桌面(Windows键+D)→按一下功能键“F3”;
B、输入要查找文件的全部或部分文件名并设置查找范围(在这里寻找,如:
我的电脑、桌面、C:
等)
C、点击“搜索”按钮。
注:
输入的文件名为:
*.mp3代表:
音乐文件;*.doc代表:
Word文档;
*.jpg代表:
图片文件;*.xls代表:
Excel文档;
*.txt代表:
文字文件;*.ppt代表:
Powerpoint文档;
Word
(一)操作基础
一、OFFICE的组成:
OFFICE是由美国Microsoft(微软)公司所开发的一套日常办公软件,也是现在办公室文件管理最常用的软件:
它主要包含:
1、MicrosoftWord文字处理
2、MicrosoftExcel电子表格
3、MicrosoftPowerPoint幻灯片制作
4、MicrosoftOutlook收发电子邮件
5、MicrosoftAccess数据库
6、MicrosoftFrontpage网页设计
二、OFFICE程序的启动与退出:
1、启动:
A、单击“开始”→“程序”→选一个Office应用程序(如:
Word、Excel或Powerpoint);
B、开始→“运行”→winword、Excel或Powerpoint
2、退出:
A、单击“文件”→“退出”。
B、单击窗口右上角的“关闭”按钮。
C、“Alt+F4”
三、窗口界面认识:
一般的窗口由:
标题栏、菜单栏、工具栏、工作区、滚动条和状态栏组成。
1、标题栏:
说明当前窗口的名称和窗口操作按钮(最小化、最大化向下还原、关闭)。
2、菜单栏:
说明Office程序的全部功能。
一般有“文件”、“编辑”、“视图”、”插入“、“格式”等几个菜单。
3、工具栏:
是菜单命令的快捷方式。
(常用工具栏格式工具栏绘图工具栏等)
打开/关闭:
单击“视图”→“工具栏”(其中打“√”的说明此工具栏已打开)。
4、标尺:
(水平/垂直)
打开/关闭:
单击“视图”→“标尺”
5、工作区:
编辑文字与绘图等操作的场所。
四、常用操作:
1、页面视图:
编辑文字、绘图等操作都在页面视图里进行。
切换到页面视图的方法:
点击“视图”→“页面视图”。
2、显示比例:
一种视觉效果,改变工作区显示的大小,正常调整到100%,一般调整到“页宽”。
3、全屏显示:
将菜单栏、工具栏等全部隐藏,只显示工作区。
切换到全屏显示的方法:
点击“视图”→“全屏显示”,Esc键:
退出全屏。
4、
段落标记:
清晰的显示文档中的段落;每段只有一个段落标记,在段落的结尾处。
显示与隐藏的方法:
点击“视图”→“显示段落标记”
5、状态栏:
表明当前光标所在的位置。
N/M:
当前光标在第N页,文档共M页。
五、编辑文档:
1、Enter(回车键):
分段;
2、空格键:
空出空位置;
3、
(退格键):
删除光标左(前)边的一个字符;
4、Delete(删除键):
删除光标右(后)边的一个字符。
5、插入文字:
将光标移到要插入文字的地方→从键盘上录入文字。
六、选择文字:
1、部分选择:
将鼠标移到第一个字前成“I”字形,按住左键不放拖动到你需要结束的位置松开。
选择多个不连续区域:
可在选中一处之后,按住“Ctrl”进行加选。
2、全部选择:
单击“编辑”→“全选”或者“Ctrl+A”。
七、
2、复制文字:
A、选中要复制的文字,
B、点击“编辑”→“复制”或“Ctrl+C”,
C、将光标定位到一个新的位置,
D、点击“编辑”→“粘贴”或“Ctrl+V”。
移动和复制文字:
1、移动文字:
(剪切文字)
A、选中要移动的文字,
B、点击“编辑”→“剪切”或“Ctrl+X”,
C、将光标定位到一个新的位置,
D、点击“编辑”→“粘贴”或“Ctrl+V”。
八、撤消和恢复
1、撤消:
用于取消最近所做的若干步操作。
方法:
单击“常用”工具栏中的“撤消”或“Ctrl+Z”
2、恢复:
用于还原被撤消的那几步操作。
方法:
单击“常用”工具栏中的“恢复”或“Ctrl+Y”
九、文件操作:
1、打开文件:
单击“文件”→“打开”→找到要找开的文件并选中→点击“打开”按钮;
2、新建文件:
单击“文件”→“新建”→
点击“空文档”。
3、保存文件:
单击“文件”→“保存”
A、直接保存:
选好保存位置并输入文件名→点击“保存”按钮;
B、加密保存:
选好文件保存的位置并输入文件名,
单击右上角“工具”按钮→“安全措施选项”,
输入“打开文件时的密码”→“确定”→再输入一次(和刚才一样)→“确定”→“保存”。
注意:
一定要记好自己的密码,否则丢失密码后文档将打不开!
Word
(二)格式编辑
一、字体:
选中要改变格式的文字→单击“格式”→“字体”或“Ctrl+D”;
1、字体:
字体:
宋体、华文行楷、黑体等;
字形:
加粗、倾斜;
字号:
字体大小;Ctrl+[:
改小字体、Ctrl+]:
改大字体;
字体颜色、下划线、下划线颜色、着重号、删除线、阴影、空心、大小写字母转换;
上标:
Ctrl+Shift+=如:
1002
下标:
Ctrl+=如:
H2SO4
2、字符间距:
缩放:
改变文字的宽度;如:
间距:
改变文字之间的距离;如:
全登电脑培训中心;
位置:
改变文字的高低位置;如:
提升或下降。
3、文字效果:
一种动态效果;如:
赤水情深、礼花绽放等。
二、段落:
选中要改变格式的段落;单击“格式”→“段落”;
1、首行缩进:
2、行距:
3、对齐方式:
三、边框和底纹:
选中要添加边框和底纹的文字或段落;单击“格式”→“边框和底纹”;
1、边框:
选择一种线型、颜色、宽度;
2、页面边框:
选择一种线型、颜色、宽度或选择一种“艺术型”的页面边框;
3、底纹:
选择一种底纹“填充”颜色。
注意:
每个选项的应用范围;是文字还是段落。
四、分栏:
选中要分栏的段落(最后的段落标记不要选中);单击“格式”→“分栏”;
五、首字下沉:
选中要首字下沉的段落;单击“格式”→“首字下沉”;
六、中文简繁转换:
1、选中要转换的文字;
2、单击“常用工具栏”中的简繁转换铵钮。
七、格式刷:
1、作用:
复制格式;
2、用法:
A、选中所需要格式的文字或段落;
B、单击(用一次)或双击(用多次)“格式刷”按钮;
C、选中要改变格式的文字或段落。
Word(三)图文混排
一、绘制自选图形:
1、打开“绘图”工具栏(“视图”→“工具栏”→“绘图”)
2、单击绘图工具栏上的“自选图形”→选择一种图形类型→选择要绘制的自选图形
3、按左键拖动绘出自选图形
注:
按住Shift键同时拖动,可绘制正图形(如:
正圆、正方形,直线等)
二、
选择图形:
将鼠标移到要选择的图形上方成:
“”时;
1、
选择单个图形:
单击要选择的图形对象
2、选择多个图形:
按住Shift键加选;或单击绘图工具栏上的“”,拖动矩形选框来框选图形。
三、修改图形:
1、
移动、复制和改变大小
A、移动:
光标置于图形上方成:
“”时,按左键拖动;或Ctrl+方向键=微调
B、复制:
按住Ctrl键再移动图形,然后先松开鼠标左键,再松开Ctrl键
C、
改变大小:
先选择图形,再将鼠标置于图形四周的结点上(“○”)上,变成“”时,按左键拖动
2、
设置图形格式
将鼠标移置图形上方成:
“”时,右击→“设置自选图形格式”
A、颜色和线条:
选择图形的填充颜色或四种填充效果(过渡、纹理、图案、图片),线条颜色、线型、虚实、粗细,箭头形状、大小等
B、大小:
输入图形大小及旋转角度,
C、版式:
选择图片与文字的环绕方式(图文混排关键所在)
3、对齐图形
A、选择要对齐的图形
B、单击绘图工具栏上的“绘图”→“对齐或分布”→选择一种对齐方式
4、旋转或翻转
A、选择图形
B、单击绘图工具栏上的“绘图”→“旋转或翻转”→选择一种旋转方式
5、组合图形
A、
选择要组合的几个图形
B、将鼠标移置选择的图形上方成“”时,右击→“组合”→“组合”
取消组合:
将鼠标移置组合的图形上方成“”时,右击→“组合”→“取消组合”
6、自由旋转
选择图形→光标置于图形上方的绿色小圆点上→按左键拖动旋转
7、
叠放次序
将鼠标移置图形上方成“”时,右击→“叠放次序”→选择一种次序
四、文本框的使用:
1、作用:
输入特殊位置的横向或竖向文字
2、插入文本框:
A、单击“插入”→“文本框”→“横排”或“竖排”
B、按左键拖动绘出文本框→在文本框内输入文字
注:
文本框的修改方法与图形相同
3、隐藏文本框
A、单击文本框的边框,选择文本框。
B、在文本框边框上右击→“设置文本框格式”
C、在“颜色和线条”选项卡下选择填充颜色和线条颜色均为“无”→“确定”
五、插入艺术字:
1、单击绘图工具栏上的“插入艺术字”铵钮,
2、选择一种艺术字样式→“确定”
3、输入文字,选择字体、字号等→“确定”
4、在插入的艺术字上方右击→“设置艺术字格式”→“版式”再选择一种版式(不选嵌入型);
六、插入剪贴画:
1、单击绘图工具栏上的“插入剪贴画”铵钮→单击“搜索”铵钮→在所需的剪贴画上方右击→插入。
2、在插入的剪贴画上方右击→“设置图片格式”→“版式”再选择一种版式(不选嵌入型);
七、插入图片:
1、单击绘图工具栏上的“插入图片”铵钮
2、找到并选中一幅图片→“插入”
八、图形的三维或阴影效果:
1、选择图形
2、单击绘图工具栏上的三维或阴影按钮→选择一种三维或阴影样式
3、进行“三维设置”或“阴影设置”
九、快捷键的使用:
十、
Word(四)表格处理
一、插入表格:
1、单击“表格”→“插入”→“表格”
2、输入表格所需的行数和列数
3、“确定”
二、选择表格:
1、
选择单个单元格:
将鼠标移置要选择的单元格的左边成“”时,单击;
2、选择多个单元格:
将鼠标移置第一个单格成“I”时,拖动至最后一个单元格;
3、
选择所有单元格:
将光标置于表格任一单元格中,单击表格左上角的“”。
三、修改表格:
1、拆分单元格:
将一个可多个单元格拆分成几行几列;
选中要拆分的单元格→单击“表格和边框”工具栏中的“拆分”铵钮→输入所需的行数和列数;
2、
调整表格的行高和列宽:
将光标置于行的下边框线或列的右边框线上,光标成“”或“”时,按左键拖动调整;
3、平均分布各行或各列:
将所选的行分布的一样高,所选的列分布的一样宽;
选择要进行平均分布的行或列→单击“表格和边框”工具栏中的“平均分布各行”或“平均分布各列”铵钮;
4、合并单元格:
将多个(两个或两个以上)单元格合并成一个单元格;
选中要合并的单元格→单击“表格和边框”工具栏中的“合并”铵钮;
5、
移动表格:
将光标置于表格任一单元格中,拖动表格左上角的“”。
6、
缩放表格:
光标置于表格右下角的“”上,光标成“”时,按左键拖动。
7、单元格对齐方式:
改变单元格中文字的位置;
选中要改变文字位置的单元格→在选中的单元格上方右击→“单元格对齐方式”→选择一种对齐方式;
8、文字方向:
选中要改变文字方向的单元格→在选中的单元格上方右击→“文字方向”→选择一种方向;
9、表格的边框和底纹(与文字的边框和底纹相同):
1选择要添加边框和底纹的单元格;
2单击“格式”→“边框和底纹”;
3设置边框线型、颜色、粗细和底纹颜色→“确定”。
Word(五)信函与邮件
一、邮件合并:
1、条件:
A、主文档:
邮件中那些固定不变的内容;
B、数据源:
邮件中那些发生变化的内容;
2、用法:
A、在Excel中建立相应的数据库→选中数据库→“文件”→“打印区域”→“设置打印区域”→“文件”→“保存”(选择保存位置如“桌面”并输入文件名如“工资表”→保存);
B、在Word中创建主文档→“工具”→“信函与邮件”→“邮件合并”;
C、“信函”→“下一步”→“使用当前文档”→“下一步”→“使用现有列表”→“浏览”→选择刚才用Excel保存的数据库(桌面中的工资表)→“打开”→选择“PrintArea”→“确定”→“确定”→“下一步”;
D、定位光标→“其它项目”→选择相应的“合并域”→“插入”→“关闭”(循环此操作,依次插入完所有项目);
E、使用快捷键:
“Alt+Shift+N”→“确定”。
F、将所有邮件显示在同一张页面中(光标定在此邮件下方→Enter→Delete)。
二、标签:
1、标签:
有着相同尺寸、相同内容的图画文字(如:
个人名片、厂牌、学员证、商品的价格标签等);
2、用法:
A、“工具”→“信函与邮件”→“信封和标签”→选择“标签”选项卡→“选项”→“新建标签”→设置所有参数→“确定”→“确定”→“新建文档”。
B、在第一个虚框中做出标签(如:
学员证)→选中“学员证”→“工具”→“信函与邮件”→“信封和标签”→“新建文档”。
3、其中“设置参数”的顺序及关系为:
A、输入“标签名称”(如:
学员证)
选择“页面大小”(如:
A4纸张)
B、自定“标签高度”(如:
5cm)
自定“标签宽度”(如:
7cm)
C、纵向跨度=标签高度+两行标签间距(如:
5+0.5=5.5)
横向跨度=标签宽度+两列标签间距(如:
7+0.5=7.5)
D、列数=页面宽度÷横向跨度(如:
21÷7.5=2……6)侧边距=余数÷2(6÷2=3)
行数=页面高度÷纵向跨度(如:
29.7÷5.5=5……2.2)上边距=余数÷2(2.2÷2=1.1)
三、信封:
“工具”→“信函与邮件”→“中文信封向导”→按照提示填入信息即可。
Word(六)打印输出
一、页眉和页脚:
1、作用:
给文档添加编号及一些说明性的文字;
2、方法:
A、“视图”→“页眉和页脚”;
B、分别输入页眉或页脚信息(可以是文字、图片和表格等);
C、其中“页码(第几页)”和“页数(共几页)”需单击“页眉和页脚”工具栏中页码和页数铵钮;
D、单击“页眉和页脚”工具栏的“关闭”按钮。
注:
在页眉或页脚中输入的内容是固定不变每页都有,手动强行分页:
Ctrl+Enter。
3、修饰:
设置页眉和页脚的奇偶页不同。
A、单击“文件”→“页面设置”;
B、选择“版式”标签;
C、选择“奇偶页不同”或“首页不同”;
D、单击“确定”;
E、重新设置页眉和页脚。
二、页面设置:
1、单击“文件”→“页面设置”;
A、页边距:
设置文章内容与纸张边界(上下左右)的距离、装订线位置(左或上)、装订线距与纸张方向(横向或纵向);
B、纸张:
设置纸张大小(如A4:
宽21,高29.7);
C、版式:
设置页眉页脚奇偶页不同或首页不同、页眉页脚距及行号的添加;
D、文档网格:
设置每页纸张中所容纳的行数(1—50行)及每行中所容纳的字数(1—50字);
2、单击“确定”。
三、打印预览:
1、作用:
观看打印效果;
2、方法:
A、“文件”→“打印预览”;
B、打印预览工具栏:
1、打印2、放大镜3、单页显示
4、多页显示5、显示比例6、查看标尺
7、缩小字体填充8、全屏显示9、关闭
四、打印:
1、“文件”→“打印(Ctrl+P)”
2、选择打印机;
3、页面范围:
A、全部:
打印整篇文档;
B、当前页:
打印光标所在的那一页;
- 配套讲稿:
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