电子订舱.docx
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- 上传时间:2023-05-23
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电子订舱.docx
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用户手册
登录及注册
网址:
打开网站后,先在右边红色圆圈标注处,进行注册,注册后在此位置登录。
注册说明:
请选择认证用户注册,注册公司名称请使用英文,
带星号的部分为必输项,请输入英文及半角字符。
注册后请登陆注册时填写的邮箱,点击激活链接激活账号。
我司会在24小时内审核您的账号。
认证审核通过后,您的注册邮箱会收到成为认证用户的确认邮件,代表您即可使用COSCON订舱助手和网上对单的全部功能。
如您的账号未通过审核,可能是由于贵司还未在我司建立客户信息。
请您将公司英文全称、英文地址、电话、传真、邮编五项内容发送给我司客服人员,先行新建客户信息;建好后再用该账号登陆网站重新提交认证申请。
订舱服务:
登录后界面如图所示,使用订舱查询(新),会弹出新的窗口。
共计4个功能模块:
订舱请求,模板,草稿,搜索。
一.订舱请求:
首先录入接货地,装货港,卸货港,交货地。
简单录入英文港口名称,在下拉菜单中选择正确的港口。
注:
对于中转货物,上海,宁波等中转港不要填写在卸货港中。
卸货港需要维护海运段最终卸港。
到门提取:
选择CY
送货到门:
根据不同港口选择CY、LO、FO、DOOR等。
其实就是运输条款,组合起来就是我们习惯说的CY-CY、CY-DR等。
船期的选择有三种方式:
A.有船期表中查找
维护好始发地,目的地,配置好需要几个星期内的船期,点击查询船期表,
会弹出一个小窗口,显示系统内维护好的船期,可按需求选择。
注:
这里能查询到的船期,都是我司系统中已经维护过标准路径的,
如果我司系统中没有维护标准路径,则无法选择出来。
B.预计的船名航次
维护好始发地/装货港/卸货港/目的地,
需手工录入船名航次,可能需要您先与我司客服人员落实船名。
请注意船名航次都要求必须录入,例如日本航线如果只录入船名,不录航次,
我司订舱人员无法正确选择贵司需要的船期。
C.起运港的最早离港日期或目的地的最晚到港日期
维护好始发地/装货港/卸货港/目的地,
选择起运港最早离港日期或目的港最晚到达日期
费率/参考信息
1.费率参考号码选择servicecontractnumber,
录入内容为GAB10022、GAA10002一类格式的合同号
2.CSO/协议号码
录入内容为格式类似TAO07667001V1或者其他字母开头的如
Got00185005v1,Gdc00887002v3之类的约号
3.海运费选择PREPAID或者COLLECT
付费信息中请录入特殊付费要求,如第三地付费,日本线BAFYAS等
4.用户参考类型请选择B/LReferenceNumber,用户参考号码对应销售人员代码,订舱前请跟销售落实(一般为两位字母加一位数字)
填写完毕后,请点击添加按钮
船运方(发货人/货代/收货人/通知人)
1.从我的档案中复制
点击此选项可以直接导出账号的注册公司信息,如果贵司订舱的发货人/货代/收货人/通知人其中一项或几项跟账号的注册公司信息一致,可以直接点选导出信息,不需要单独录入。
2.发货人/货代/收货人/通知人
对于首次订舱的发货人/货代/收货人/通知人,请直接将信息维护到对应的位置。
请务必录入完整详细的信息,第一次录入的信息非常重要,我司同事会根据提供的信息作出确认,并回写到客户端的订舱信息中。
3.查询功能(放大镜)
发货人/货代/收货人/通知人信息在被接收过后,后续订舱可以直接调用,
点击放大镜,录入公司名称的前几个单词就可以模糊查询,选择之前维护的客户信息。
请注意:
录入的信息只有在被我司接收后,才会回写到客户端的信息中,供客户模糊查询。
比如客户提交了一票订舱,但订舱并没有被我司接收,
那订舱中的发货人/货代/收货人/通知人等信息是无法查询到的。
4.对于CIF货物,发货人和货代是必须要输入的。
对于合约货物,建议收货人和通知人信息也要输入,以便于订舱时核对订舱信息是否与合约匹配。
货物
货物性质如下,请根据货物性质正确选择
General:
普通货,包含非超限特种箱、挂衣箱
Reefer:
冷冻货/冷藏货
Dangerous:
危险品(需要做上船确认)
Awkward:
超限特种箱(需要做上船确认)
1.General:
填写正确品名,如果是化工品请添加CASNO
2.Reefer:
除正常填写品名外,还需添加冻柜信息
请注意提示,如果有湿度要求,根据提示添加到备注中
3.Awkward:
除正常填写品名外,还需添加尺寸信息
请注意,如果是多个超限箱,尺寸不同,长宽高请录入最大值
订舱后我司客服同事会联系客户提供超限资料,请将每个箱子的超限尺寸提供给我司客服。
4.Dangerous
除正常填写品名外,还需添加危险品信息
请注意
1)UNDG号码输入UNNO后会出现下拉菜单,请正确选择对应的危险品信息
2)技术名称也请作为必输项录入
3)如果危险品有闪点,也请录入
4)如果危险品有海污,请在海洋污染物处点选
5)如果是多种危险品混装,请在维护好一种危险品信息后,点击添加危险品信息,会增加一个危险品内容。
6)如果是一般化工品和危险品混装,此处只能维护危险品信息。
订舱后我司客服同事会联系客户提供危险品资料,请将一般化工品的信息和危险品资料一同提供给我司客服。
7)如果货物有副危险性,请在备注栏说明
!
!
此版本危险品订舱信息进入我司系统会有遗漏,针对危险品的订舱暂时请不要使用新的订舱系统,还请暂时使用EB订舱危险品。
集装箱型号
@数量处填写集装箱数量,最大值99。
@大小及类型请输入订舱箱型,请注意会出现下拉菜单选择。
@货物重量请填写单箱毛重,例如客户订舱两个小柜,总重40000KGS,货物重量处应填写20000,即一个箱子的重量。
@货主自有:
如果客户要使用SOC箱,此处请点选。
@如果一票货物超过两种箱型,请点击添加集装箱,但最多只能维护5种箱型。
特殊要求
特殊要求在青岛只有5项可安排。
1.远离热源
2.甲板下堆放
3.甲板上堆放
4.装载在吃水线以下(此条可作为水线以下远离热源)
5.在夹板顶部(此条可作为ONDECKTOP顶层)
请注意除此5项外,其他选项青岛无法安排请不要选择。
可选的5项也要以实际情况为准,不确保可安排。
托运方式&文件上传
这两项功能还没有开放,请先不要使用。
订舱备注
备注用于录入冻柜的湿度,危险品的副危,订舱人员的电话或其他客户需要备注的信息。
我希望发送订舱确认至:
这个位置会默认出现账号注册的邮箱信息,如果不是客户要求订舱确认发送的邮箱,请注意更改。
此处可录入多个邮箱,请注意用分号隔开。
建议每个订舱客户都应该申请一个自己的账号,避免信息不能正确发送到需要的邮箱。
验证订舱请求
维护好订舱信息后就可以点击右下角的验证订舱请求,如果必输项都已经维护,就可以提交订舱,请点击界面右下角的验证订舱请求
如果有必输项没有维护会出现提示,请重新维护后再点击验证订舱请求。
如果信息必输项没有遗漏,则会进入全部信息界面,用户可以看到录入的内容,
如没有问题则点击右下角的递交订舱请求就可以完成订舱。
分公司客户直接订舱注意事项
1.订舱时请在订舱网点处维护分公司的三位代码
对照表如下
三位代码
名称
HGD
黄岛分公司
YNT
烟台分公司
WEH
威海分公司
ZBO
淄博分公司
RZH
日照分公司
LNY
临沂分公司
WFG
潍坊分公司
HZE
菏泽分公司
DGY
东营分公司
CGO
河南中货
LYG
连云港中货
LHW
甘肃分公司
2.客户订舱前请确认好分公司维护的客服人员,并将其联系方式(电话+邮箱)填写在订舱界面的备注里
3.订舱后的更正需由分公司客服人员提交给口岸对应的船东客服。
二.模板
如果客户的订舱信息变化不大,建议客户对于订舱信息建立模板,这样通过模板创建订舱,可以减少信息维护,增加订舱效率。
首先点击增加模板,会出现跟订舱界面相同的界面,录入需要保存的内容,点击保存模板会出现如下界面
名称:
请录入想保存的模板名称
描述:
简单的模板描述,可不填
标记为收藏:
点选此处后可以在订舱界面直接选择此模板
共享给我公司内的用户:
如果同一个公司的操作人员申请了多个账号,其中一个账号维护了模板并点选共享后,其他账号也可以使用此模板。
模板保存后就会在我的模板中显示,在维护多个模板后,可以以模板名称/
共享/收藏/创建时间/修改时间/作为条件排序查找模板。
也可以使用搜索功能查询模板。
模板创建后会出现4个操作选项
1.查看模板
2.修改模板
3.复制到新的订舱请求:
点击此选项后会直接出现订舱界面,模板内容会出现在订舱内容中
4.删除模板
三.草稿
如果提交订舱时,由于某些信息不完整无法提交订舱,可以在订舱界面右下角将订舱保存为草稿。
草稿只有两个操作选项
1.修改草稿
可以修改信息后提交或在保存到草稿
2.删除草稿.
四.搜索
在完成订舱后,就可以查询订舱状态
输入所需的查询条件,点搜索,搜索结果解释如下
O订舱号,船东订舱确认中返回的船东订舱号码。
点订舱号,可以
查看订舱确认的详情。
o在线订舱参考号码,订舱请求发送成功后,系统自动生成的参考号码,
用户可以用该号码查询订舱请求。
点该号码的可以查看订舱请求的详情。
o始发地,订舱请求中的始发地。
o目的地,订舱请求中的目的地。
o订舱方,订舱请求中的订舱方。
o航线服务,订舱请求中的航线服务信息。
o船名航次,订舱请求中的船名航次信息。
o集装箱提取检查号码,船东订舱确认中返回的4位的数字号码。
o提交人,提交该订舱的用户信息。
o已处理,系统发送该订舱请求的时间.
o状态,该订舱请求的最新状态。
假如状态是“Processed”,说明该订舱已经发送给了船东,等
待船东处理结果。
假如状态是“Confirmed”,说明该订舱已经被船东确认。
假如状态是“Declined”,说明该订舱已经被船东拒绝。
假如状态是“Cancelled”,说明该订舱已经被船东取消。
Declined状态下会有TIP显示拒绝理由。
订舱系统回执
如果设置了订舱的邮件订阅,那么当订舱提交过后,你会收到一封回执邮
件,同时在订舱过程中设置的回执副本收件人也会收到该邮件。
邮件订阅
设置在系统以下位置
订舱回执内容如下
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
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