VEI人员档案维护手册 V10.docx
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VEI人员档案维护手册 V10.docx
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VEI人员档案维护手册V10
FMSC服务部
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目录
一、人员档案维护的简要流程
1、新建档案
2、修改档案
3、人员离职
二、人员档案维护的要求
三、操作指南
1、角色设置
2、组织设置
3、经销商档案维护
4、经销商档案修改
5、4S店审核
6、离职申请维护
7、离职申请初审
一、人员档案维护的简要流程
1、新建档案
销售服务店应为新入职员工建立人员档案,完成4S店审核工作,并立即通知区域服务顾问,由其完成下一级审核工作,直至人员档案达到终审状态。
以下为建立人员档案的简单流程:
建立人员档案业务流程图
工作流程
R(负责)
A(批准)
S(支持)
I(告知)
C(咨询)
N
4S店
新晋员工直属领导
4S店指定专人
4S店指定专人
4S店指定专人
4S店指定专人
区域服务顾问
区域服务顾问
4S店服务经理
新晋员工
新晋员工
区域服务顾问
4S店服务经理
新晋员工
2、修改档案
人员档案的信息有任何变化,服务店均需及时修改,并完成审核,特别强调,如果人员档案的岗位等重要信息发生变化,服务店应立即进行修改,并完成4S店审核工作,及时通知区域服务顾问,以便完成人员档案的下一级审核工作,直至终审。
修改人员档案业务流程图
工作流程
R(负责)
A(批准)
S(支持)
I(告知)
C(咨询)
N
新晋员工直属领导
4S店指定专人
4S店指定专人
4S店指定专人
区域服务顾问
4S店服务经理
新晋员工
区域服务顾问
4S店服务经理
新晋员工
3、人员离职
对于离职的人员,应该办理离职申请,并完成4S店审核,并及时上报给区域服务顾问,由其确认、审核;对于离职的人员,不允许服务店将其擅自作废,必须按照离职程序办理。
VEI人员离职业务流程图
工作流程
R(负责)
A(批准)
S(支持)
I(告知)
C(咨询)
N
员工/4S店
4S店人事部门
4S店指定专人
4S店指定专人
区域服务顾问
4S店人事部门
4S店总经理
4S店服务经理
4S店/员工
区域服务顾问
4S店服务经理
区域服务顾问
员工部门领导
二、人员档案维护的要求
为了保证人员档案维护工作的顺利进行,在此再次强调:
销售服务店应及时为员工维护人员档案,完成4S店审核工作,并立即通知区域服务顾问,由其完成下一级审核工作,直至人员档案达到终审状态。
销售服务店应当指定专人负责维护VEI人员档案,服务经理需对销售服务店服务部门人员的档案维护负责,保证给在职工作的服务人员维护档案,在店里见习的服务人员,可以暂时不用给其建立VEI人员档案,一旦正式录用,必须立即给其建立人员档案并完成审核工作,特别强调,如果销售服务店准备安排见习人员参加一汽马自达组织的培训,必须在提报培训申请前为其建立人员档案,并保证人员档案已经审核完毕,原因是:
所有通过认证的人员均以VEI提示为准,人员档案如果不是终审状态,则无法在VEI中给参训学员维护成绩,系统无法识别人员通过的等级。
只有在“组织设置”节点里面为人员维护信息后,才能在“经销商档案维护”里面为人员新建档案。
以下是在维护人员档案过程中,对一些具体细节的要求:
1.人员应与人员档案一一对应,不允许一个人同时存在两个人员档案,应将不用的档案作废或办理离职手续。
2.在“组织设置”节点中,建立人员的VEI帐号、姓名、密码等信息,并分配岗位;设置“组织属性”对话框中,如下图:
✧“编号”即为VEI帐号,建议按照一定的规律设置,例如按照部门名称和姓名的声母组合形式创建,如fwblxl。
如果帐号有重复,可以在后面加上1、2区别;
✧在“名称”中填写人员的姓名,特别注意的是,应当在输入框中连续录入姓名,不要在名字中加入空格、符号等,也不要在此处加入人员的岗位名称;注意,不允许在此处用岗位名称来代替人员的姓名;
3.在维护人员岗位时,应将人员主要从事的岗位名称填写到“岗位”对话框中,将兼职的岗位名称填写到“岗位二”中。
4.维护人员档案时,人员的身份证、性别等信息一定要如实、准确的填写,档案被审核后,此信息将无法更改。
三、操作指南
备注:
“操作指南”参考VEI在线帮助系统相关节点内容。
1、角色设置
【操作名称】角色设置
【操作目的】设置各个部门的工作人员的角色以及角色的工作权限
【操作位置】VE-I网络平台->系统设置->用户管理->角色设置
【前序操作】无
【后续操作】组织设置
注意:
a)“角色设置”节点维护的是工作人员的岗位名称,如服务顾问等。
例如下图的“利萨”就为岗位名称,而并非人名。
b)“前序操作”是指本步操作之前应该进行的操作内容。
c)“后续操作”是指本步操作之后应该继续做的操作内容。
【操作步骤图例】
1)打开“角色设置”画面后,选择<系统管理员>,点击《新增》按钮,出现“角色属性”画面。
2)输入相关信息
【必须项·手工输入】角色编号、角色名称
【必须项·系统自动】角色类型
【可选项·手工填入】备注
【必须项·手工修正】权限
【Tip】权限的选择可以选择到具体操作的节点,节点前面是“对号”,则代表拥有这个权限;节点前为“空”,则代表没有这个权限。
如果在父节点前选择了“对号”,那么他便具有了父节点下所有子节点的权限。
3)输入相应的信息,选择好相应的权限,点击《确定》按钮,完成角色设置;返回“角色设置”画面。
2、组织设置
【操作名称】组织设置
【操作目的】设置各个部门和部门里的工作人员,并为工作人员分配角色
【操作位置】VE-I网络平台->系统设置->用户管理->组织设置
【前序操作】角色设置
【后续操作】无
【操作步骤图例】
1)打开“组织设置”画面
2)在左侧的<树>中选择一个部门,点击《添加部门》按钮,出现“组织属性”画面
2).1输入相关信息
【必须项·手工修正】类型
【必须项·手工输入】编号、名称
【可选项·手工填入】备注
【Tip】如果在程序中新建了仓库信息,则点击《选择》按钮,出现“部门查找”画面。
2).2选择一条相应的信息,点击《确定》按钮,返回“组织属性”画面。
3)输入好相应的信息,点击《确定》按钮,返回“组织设置”画面。
4)在左侧的<树>中选择一个部门,点击《添加人员》按钮,出现“组织属性”画面
4).1输入相应的信息
【必须项·手工修正】所属角色列表
【必须项·手工输入】编号、名称、登陆密码、人员
【可选项·手工填入】备注
4).2输入相应的信息,为这个人员选择一个角色,点击《确定》按钮,信息设置完成。
3、经销商档案维护
【操作名称】经销商档案维护
【操作目的】经销商维护本店人员档案信息
【操作位置】VE-I网络平台->办公平台->培训管理->人员档案管理-经销商档案维护
【前序操作】无
【后续操作】4S店审核
【操作步骤图例】
1)打开“经销商档案维护”画面如图所释。
【必须项·手工修正】人员姓名、岗位一
【必须项·手工添入】文化程度、移动电话、身份证号(按真实添写,添写完毕后,按回车键,系统会自动生成出生年月与性别)、入职时间、照片
【必须项·系统生成】档案编号、出生年月、性别
【可选项·手工修正】岗位二、岗位三、民族
【可选项·手工添入】毕业院校、所学专业、办公电话、传真电话
2)输入相应的数据,点击《新增工作》按钮,可新增工作经历
【可选项·手工修正】开始时间、结束时间
【可选项·手工添入】工作单位、职务、岗位、奖励、备注
确认后,点击《新增》按钮,再点击《关闭》按钮,返回到经销商档案维护界面中。
3)也可以点击《新增培训》按钮,可新增内部培训经历。
【可选项·手工修正】开始时间、结束时间
【可选项·手工添入】课程名称、成绩、课程内容、备注
确认后,点击《新增》按钮,再点击《关闭》按钮,返回到经销商档案维护界面中。
4)添写无误后点击《保存》按钮。
4、经销商档案修改
【操作名称】经销商档案修改
【操作目的】经销商对本店人员档案信息的修改
【操作位置】VE-I网络平台->办公平台->培训管理->人员档案管理-经销商档案修改
【前序操作】经销商档案维护
【后续操作】无
【操作步骤图例】
1)打开“经销商档案修改”画面,按条件查询出需要修改的数据。
点击《修改》按钮
2)打开“经销商档案维护”画面如图所释。
【必须项·手工修正】人员姓名、岗位一
【必须项·手工添入】文化程度、移动电话、身份证号(按真实添写,添写完毕后,按回车键,系统会自动生成出生年月与性别)、入职时间、照片
【必须项·系统生成】档案编号、出生年月、性别
【可选项·手工修正】岗位二、岗位三、民族
【可选项·手工添入】毕业院校、所学专业、办公电话、传真电话
输入相应的数据,可以通过《新增工作》、《修改工作》、《新增培训》、《修改培训》按钮新增或修改工作经历、培训经历。
3)在“经销商档案修改”也可以点击
查看此身份证号对应的所有离职档案信息,或者点击
查看此身份证号对应的所有的培训经历
5、4S店审核
【操作名称】4S店审核
【操作目的】经销商对新建状态的本店人员档案的审核
【操作位置】VE-I网络平台->办公平台->培训管理->人员档案管理-4S店审核
【前序操作】经销商档案维护
【后续操作】无
【操作步骤图例】
1)打开“4S店审核”画面,按条件查询出需要审核的数据。
(只有需要审核的岗位对应的人员才可以审核,其他岗位人员维护后不需要审核直接生效)
2)点击《审核通过》按钮,弹出审核意见窗体,添入意见后,点击《确定》按钮。
3)也可以点击《审核不过》按钮,添入意见后,点击《确定》按钮
4)在“4S店审核”界面中,也可以点击
查看此身份证号对应的所有离职档案信息,或者点击
查看此身份证号对应的所有的培训经历。
6、离职申请维护
【操作名称】离职申请维护
【操作目的】经销商维护本店人员离职申请
【操作位置】VE-I网络平台->办公平台->培训管理->人员档案管理-离职申请维护
【前序操作】无
【后续操作】离职申请初审
【操作步骤图例】
1)打开“离职申请维护”画面,点击《新增》按钮。
【必须项·手工修正】人员档案、离职时间(必须大于当前时间)
【必须项·手工添入】离职原因
【可选项·手工添入】备注
注:
某些岗位离职不需要审核时,状态会直接标记为‘本部审核通过’,否则状态会标记为‘新建’
2)输入相应的数据,点击《保存》按钮。
3)也可以在“离职申请维护”画面,按条件查询所需要的信息,修改或作废申请单。
4)也可以点击
查看此身份证号对应的所有离职档案信息,或者点击
查看此身份证号对应的所有的培训经历
7、离职申请初审
【操作名称】离职申请初审
【操作目的】经销商审核本店人员离职申请
【操作位置】VE-I网络平台->办公平台->培训管理->人员档案管理-离职申请初审
【前序操作】离职申请维护
【后续操作】离职申请复审
注意:
“离职申请复审”由一汽马自达服务部区域服务顾问操作。
【操作步骤图例】
1)打开“离职申请初审”画面,输入查询条件,点击《查询》按钮。
2)输入相应的数据,点击《审核通过》按钮,弹出审核意见窗体,可添入审核意见,点击《确定》保存
3)如果不同意离职可点击《审核不过按钮》,弹出审核意见窗体,可添入审核意见,点击《确定》保存
4)也可以点击
查看此身份证号对应的所有离职档案信息,或者点击
查看此身份证号对应的所有的培训经历
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