正规文件word文档的页面设置要点.docx

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正规文件word文档的页面设置要点

正规文件word文档的页面设置（红头文件）和一些注意事项

 1）设定版心国标GB／T9704—1999要求公文用纸采用GB／T148中规定的A4型纸，其幅面尺寸为：

210mm×297mm，公文用纸天头（上白边）为：

37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为：

28mm±1mm，版心尺寸为：

156mm×225mm（不含页码）。

设定：

选定“纸型”标签，“纸型”选A4，“方向”选“纵向”。

然后选定“页边距”标签，根据上述数据要求，可算出页边距尺寸为：

“上”设定数值为3.7厘米，“下”设定数值为3.5厘米，“左”设定数值为2.8厘米，“右”设定数值为2.6厘米，“装订线”设定数值为0厘米。

按此数值设定即可实现版心尺寸156mm×225mm（不含页码）。

（2）设定页脚国标GB／T9704—1999规定公文排版页码“用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。

单页码居右空1字，双页码居左空1字。

”设定：

打开“页面设置”对话框，选定“页边距”标签，“距边距﹨页脚”设定数值为3厘米，可实现一字线距版心下边缘7mm。

选定“版式”标签，“页眉和页脚”选“奇偶页不同”，可实现单、双页码分置左右。

“节的起始位置”选“新建页”，“垂直对齐方式”选“顶端”。

　（3）设定每页行数与每页字数国标GB／T9704—1999规定公文排版每页排22行，每行排28个字。

设定：

打开“页面设置”对话框，选定“文档网格”标签，选择“指定行网格和字符网格”，不选择“不改变字符跨度”，“每行　　个字符”设为28，“每页　　行”设为22，“档数”用默认值1，“文字排列”选“横排”，“应用于”选“整篇文档”。

以上设置全部完成后，点击页面设置对话框左下角的“默认”按纽（见右图），出现选择性提示：

“是否更改页面的默认设置？

此更改将影响所有基于NORMAL模板的新文档”（见下图），点击“是（Y）”，保存所有更改设置，则以后建立新文档时，上述设置将以默认值出现，每次建立新文档时将不必再重新设置。

4．字体设置GB／T9704—1999规定公文“正文用3号仿宋字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字”。

设定：

选择“格式”菜单中的“字体”命令，打开“字体”对话框。

选定“字体”标签，“中文字体”选“仿宋＿GB3212”，“字形”选“常规”，“字号”选“3号”，其他设置不变。

点击对话框左下角“默认”按纽，将上述设置保存为默认值。

此默认值为文档正文默认值，标题可在文字录入过程中另行设定。

5．插入页码国标GB／T9704—1999规定公文排版页码“用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。

单页码居右空1字，双页码居左空1字。

”设定：

选择“插入”菜单中的“页码”命令，打开“页码”对话框，其中“位置”选“页面底端（页脚）”，“对齐方式”选“外侧”，若第一页需要显示页码则选择“首页显示页码”，点击“确定”，则在页脚位置出现页码，其中单页页码居右，双页页码居左。

在文档第一页双击页码，页码数字所在文字框生效，选中页码数字，选定字号为“4号”，在汉字输入状态输入“－1－”，然后选择“格式”菜单中的“段落”命令，打开“段落”对话框，选定“缩进和间距”标签，“缩进右”设为“1字符”，点击“确定”，关闭“页眉和页脚”回到文本编辑状态，即完成单页页码设定。

在文档第二页双击页码，页码数字所在文字框生效，选中页码数字，选定字号为“4号”，在汉字输入状态输入“－2－”，然后选择“格式”菜单中的“段落”命令，打开“段落”对话框，选定“缩进和间距”标签，“缩进左”设为“1字符”，点击“确定”，关闭“页眉和页脚”回到文本编辑状态，即完成双页页码设定。

6．成文日期的输入国标GB／T9704—1999规定“用汉字将年、月、日标全；‘零’写为‘○’”。

这里所说的‘○’即不是键盘上的数字“0”，也不是英文字母“O”。

‘○’可通过下述方法输入：

方法一：

选择“插入”菜单中的“日期和时间”命令，打开“日期和时间”对话框，对话框里有多种时间和日期的表达式，其中便有GB／T9704—1999所规定的日期表达式，选中后点击“确定”即可。

方法二：

使用“智能ABC输入法”，如输入“i2001”，按空格键，则输入的即为“二○○一”。

若想输入“二○○一年十二月十一日”，可直接输入“i2001ns2ys1r”，再按空格键即可。

总之，公文排版有许多技巧与方法，公文缮制者既要有强烈的责任心，同时还要掌握公文排版技巧，只有这样才能作好公文缮制工作。

红头文件的制作及标准

1

、进行页面设置

选择

“文件”

——

“页面设置”

选择

“页边距”

附签，

上：

3.7cm 

下：

3.5cm  

左：

2.8cm 

右：

2.6cm

。

选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶

页不同”

，在该选项前打“√”

。

选择“文档网格”附签，

“字体设置”

，

“中文

字体”设置为“仿宋”

；

“字号”设置成“三号”

，单击“确定”按钮，选中“指

定行网格和字符网格”

；将“每行”设置成“

28

”个字符；

“每页”设置成“

22

”

行。

然后单击“确定”按钮。

这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页

22

行、每行

28

字的国家标准。

2

、插入页码

选择“插入”—“页码”

，

“位置”设置为“页面底端（页脚）

”

，

“对齐方

式”设置为“外侧”

。

然后单击“格式”按钮，

“数字格式”设置为全角的显示

格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。

双击页码，

在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四号”

；字体

任意；奇数页的页码设置成有空一个汉字，偶数页码设置成左空一个汉字。

3

、发文机关标识制作

选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“

+

”

，

在

woed2000

版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文

机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本格式”

，

在这里来设置红头的属性。

选择“颜色和线条”附签，

“颜色”设置成“无填充颜色”

，选择“大小”附签，

“高度”设置成“

2cm

”

，宽度设置成“

15.5cm

”

 .

注：

用户可根据实际情况调

节尺寸。

选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：

“对齐方式”设

置成

“居中”

，

“度量依据”

设置成

“页面”

；

垂直对齐：

“绝对位置”

设置成

“页

边距”

，

“下侧”设置成

2.5cm

——平行文标准，

8.0cm

——上行文标准，注：

用户可根据实际情况调节尺寸。

选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“

0cm

”

，单击“确定”完成。

文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。

选中文本框内的全部文字，将

颜色设置为“红色”

，字体设置成“小标宋简体”

，字号根据文本框的大小设置

成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为

155mm

、高为

20mm

、距上

25mm

的红头制作完成。

4

、红线制作

首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘图”工具条

的直线工具，鼠标会变成

+

字形，左手按住键盘上的

shift

键，右手拖动鼠标

名人堂：

众名人带你感受他们的驱动人生

马云任志强李嘉诚柳传志史玉柱

从左到右划一条水平线，

然后选中直线单击鼠标右键，

选择

“设置自选图形格

式”

，红线的属性在这里进行设置。

选择“颜色和线条”附签，颜色设置为红

色，

“虚实”设置为实线；

“粗细”设置为

2.25

磅。

选择“大小”附签，

“宽度”

设置为

15.5cm

。

选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：

“对齐方

式”设置为“居中”

，

“宽度依据”设置成“页面”

，垂直对齐：

“绝对位置”设

置为“页边距”

，下侧设置成“

7cm

”——平行文标准，

“

 13.5cm

”——上行文

标准，注：

用户可根据实际情况调节尺寸。

单击确定。

5

、文号制作

平行文文号：

文号——三号仿宋、居中显示。

上行文文号：

文号——三号仿宋字体、

左空一个字的距离；

签发人——三号仿

宋字体；签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。

注：

文号一定要用六角符号。

六角符号插入方法：

选择“插入”——“符号”

附签，

找到六角符号后，

将光标置于准备插入的地方，

打击

“插入”

按钮即可。

6

、主题词制作

选择“表格”——“插入”——“表格”

，个表格，单击鼠标右键——表格

属性——

“表格”

附签，

“对齐方式”

设置为

“居中”

；

然后单击

“边框和底纹”

按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体

内容：

主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄报底纹、印发

日期用三号仿宋。

7

、保存成模板文件

单击“文件”——“保存”

，

“保存类型”

：

选择“”文档模板；

“文件名”

，

给模板命名；

“保存位置”

：

模板所在路径（一般不做，默认即可）

。

至此，模

板制作完成。

以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，

直接进行公文

正文的排版。

要对该模板进行修改，

可以调出相应模板，

方法是：

选择

“文件”

——“打开”

，找到相应的模板路径，若模板

保存时按系统默认设置的，然后

单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。

制作公文正文内容的标准：

标题：

二号小标宋体字体，居中显示；主送机关：

三号仿宋字体，定格，冒

号

:

使用全角方式；正文：

三号仿宋字体；成文日期：

三号仿宋字体，右空四

个字距离。

附件：

正文下空一行左空

2

字，用三号仿宋字体标识。

抄送机关间用逗号隔开，

回行时与冒号后的抄送机关对齐，

在最后一个抄送机

关后标句号。