厦门市集体土地所有权登记档案整理方案doc.docx
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厦门市集体土地所有权登记档案整理方案doc
厦门市集体土地所有权登记档案整理方案
为了使集体土地所有权登记档案能够全面、准确地反映集体土地所有权登记的基本面貌,建立系统化、标准化、规范化的档案实体管理秩序,维护档案的完整与安全,便于保管和利用,现根据国家土地管理局[1991]国土[办]字第41号文件精神,结合我局的实际情况,制定本整理方案。
集体土地所有权登记档案整理工作,应该将处于零散状态和需要进一步条理化的文件材料,按照文件材料的形成规律和它们之间的历史联系进行分类、立卷、排列和编目。
整理工作的主要内容:
档案资料收集——分类——卷内目录编制——软卷封面编制——档案卷盒编制——卷内备考表编制——盒内案卷目录编制——立卷——案卷排列——案卷目录编制。
一、档案资料收集
根据集体土地所有权登记工作中形成有保存价值的各种形式和载体的文件材料,集中收集,并要收集齐全、完整,收集范围也就是归档范围。
具体如下:
(一)工作底图档案材料
1、正射影像图(1:
5000)
2、地形图(1:
5000)
(二)三交点指界调查档案材料
1、村际界线调查——三交点位置指界表
2、地籍调查法定代表人身份证明书、指界委托书
(三)村际界线调查档案材料
1、厦门市村际界线调查表
2、村际界线调查——三交点位置指界表(起点,复印件)
3、村际界线调查——相邻界线指界表
4、村际界线调查——三交点位置指界表(止点,复印件)
5、地籍调查法定代表人身份证明书、指界委托书
6、村际界线调查成果图
7、村际界线坐标表
8、其他证明材料
(四)宗地权属登记档案材料
1、厦门市土地权属登记申请书
2、厦门市土地权属登记权属调查表
3、村际界线调查——相邻界线指界表(闭合界,复印件)
4、村际界线调查——三交点位置指界表(循环点、复印件)
5、厦门市土地权属登记审批表
6、土地权属来源具结书
7、宗地图
8、集体土地所有权登记卡
9、其他证明材料
二、分类体系
D、土地管理档案
D.1地籍管理档案
D.1.3土地登记档案
D.1.3.1国有土地使用权登记档案(略)
D.1.3.2集体土地所有权登记档案
D.1.3.2.1工作底图档案
D.1.3.2.2三交点指界调查档案
D.1.3.2.3村际界线调查档案
D.1.3.2.4宗地权属登记档案
D.1.3.3集体土地建设用地使用权登记档案(略)
三、卷内目录编制
1、工作底图档案卷内目录(详见表1)
2、三交点指界调查档案卷内目录(详见表2)
3、村际界线调查档案卷内目录(详见表3)
4、宗地权属登记档案卷内目录(详见表4)
四、软卷封面编制(详见表5)
五、档案卷盒编制(详见表6)
六、图纸卷盒编制(详见表7)
七、卷内备考表编制(详见表8)
八、盒内案卷目录编制(详见表9)
九、立卷
工作流程:
组卷——卷内文件材料排列——卷内文件材料编号——填写卷内目录——填制备考表——填制案卷封面——案卷装订
(一)组卷合理
1、分类科学,组卷合理,排列有序,划分保管期限准确,装订整齐、牢固,案卷封面、背脊、卷内目录和备考表(异动记录)填制准确,字迹工整,图像清晰,载体和装具质地优良,便于保管和利用。
2、遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,严格按照卷内目录排列,准确组卷,若有重复文件材料,标明“重复”二字后存入原档案袋。
3、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
4案卷各部分的排列格式:
案卷封面——卷内文件目录——文件——备考表——封底。
(二)卷内文件材料排列
1、卷内文件材料排列顺序应与卷内目录顺序相一致,每份文件的第一页应为正面。
2、卷内文件材料排列应为:
批复在前,请示在后;正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;不同文字的文本,无特殊规定的,中文在前,其它文本在后。
(三)卷内文件材料编号
1、编号前修缮要求
(1)必须先去掉文件上的金属物。
(2)字迹模糊或易退变的文件材料应予复制,按原件在前,复印件在后的顺序排列。
(3)卷内文件材料按国际标准A4型用纸,左边一律留有2.2~2.5CM的装订空白,若不足须裱糊。
(4)对破损、幅面较小及剪裁的报刊等文件材料应按裱糊技术要求托裱,须作文字说明的,要记载清楚;文件材料正摆居中,若无法正摆的文件材料,文件头向左,四周粘贴密闭、端正,纸面平展,不得的相互粘面现象。
(5)文件材料、图纸折叠。
按照国际标准A4型幅面规定要求折叠;图纸按国际标准A4型幅面从上到下,从左到右折叠,上边留5CM,左边留3CM折成风箱式,幅面整齐。
2、编号要求
(1)用页码机,依次编页号,凡有文字或图纸的页面均应编号,页号位置(2CM×2CM之中),正面编在右上角,背面编在左上角。
(2)打印页号清晰,位置适中,不得倒编、漏编、重编、错编、歪斜。
(3)页号一律使用阿拉伯数字,从“1”编起,有效数字前不得出现一个或几个“0”。
(4)无文字的页面、卷内目录和备考表不得编页号。
(四)填写卷内目录
按照编制的卷内目录准确填写村际界线简码、三交点编号、土地权属证书号、图幅号、地籍号、目录号、分类号、案卷号、时间、件数、页号及起止页数等。
(五)填制备考表
准确填写异动记录及本卷需要说明的情况。
立卷人:
即整理该卷的责任者。
检查人:
即检查该卷宗的负责人。
立卷时间:
即完成该卷宗全部整理工作的日期。
(六)填制案卷封面
准确填写卷面各项内容,字迹工整、美观大方、禁止使用涂改液。
(七)案卷装订
1、用软卷装订,采用三孔一线的方法,卷内文件材料排列有序,左边、底边要取齐,在左边的2~2.5CM居中装订,底边第一孔距底线约5.5CM,第一、二、三孔间距各8.5CM,卷绳结头打在案卷背面,线头不宜留得过长。
2、案卷装订绳线内不得有文字或图表等内容,装订整齐、牢固、美观、无脱页、倒页。
十、案卷排列
(一)工作底图档案材料
按照图幅号顺序排列。
(二)三交点指界调查档案材料
以镇为单位,按照点位编号顺序排列。
(三)村际界线调查档案
由测绘与基础地理信息中心提供检索的图、表,以镇为单位,按照村际界线简码顺序排列。
(四)宗地权属登记档案
按照地籍号顺序排列。
十一、案卷目录编制(详见表10、11、12、13)
十二、其他要求
1、缮写要求:
一律使用碳素墨水缮写,使用规范字,填写内容准确,字迹工整。
2000
0101
2、日期标注要求:
以8位阿拉伯数字标注年月日,如。
填写两行时,应为。
3、卷皮折叠要求:
必须逐个按印迹认真折叠。
4、裁剪要求:
裁剪整齐,裱糊位置适中。
5、案卷整理完毕,文件材料必须完整,排列有序,卷面整洁、清晰,无任何差错。
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