电子科技大学党群行政档案管理实施办法WORD13页.docx
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电子科技大学党群行政档案管理实施办法WORD13页
电子科技大学党群、行政档案管理实施办法
第一条根据《中华人民共和国档案法》和教育部《高等学校档案实体分类法与高等学校档案管理规定》、《杭州电子科技大学档案管理规定》等有关规定,制定本实施办法。
第二条党政档案是学校在党群和行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图象和声像等各种载体材料。
第三条党、政文件材料应严格实行文书处理部门立卷制度,任何单位和个人不得擅自保存和销毁。
学校各部、处、学院等处级部门要有一位负责人分管本单位的档案工作,并确定兼职档案人员,协同校档案馆认真做好党政档案的收集、整理归档工作。
第四条党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”,即纳入学校各部、处、学院等处级部门的工作计划和规划,纳入管理制度,纳入管理人员的职责范围;做到“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。
第五条尽快实现党、政档案工作从手工管理向现代化管理的转变。
大力开发档案信息资源,发挥党、政档案的作用。
第六条归档范围
一、对学校和社会当前与长远发展具有参考作用、凭证作用和研究价值的文件材料均应归档。
具体按《杭州电子科技大学归档范围与保管期限》执行。
二、归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主,特别是全局性、综合性的文件材料。
其次是上级和其它单位发来的文、电及附件。
上级来文中,应以针对学校的指令性、指导性文件为主。
第七条不归档文件材料
上级机关普发参阅、不办的文件材料;
上级机关发来供工作参考的抄件;
上级机关征求意见未定稿的文件;
重份文件;
无查考利用价值的事务性、临时性文件;
未经会议讨论,未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);
从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料;
无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设意见的人民来信;
学校内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等;
本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料;
为参考目的从各方面收集的文件材料;
非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
第八条文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律,保持其有机联系,适当照顾保存价值,分类组卷,以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动,便于查找利用为原则。
第九条中共中央、国务院、省、市党委、人民政府,国家教育部、工业和信息化部以及国务院有关部、委下达的文、电材料,综合性的,由党政办立卷归档,专业性的或具体业务性的,由各承办单位立卷归档(教学、科研、设备、基建、产品、出版、外事、财务工作活动形成的文件材料归入各自门类)。
第十条党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料,由党政办归档。
职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料,由主办单位立卷归档。
两个以上单位共同办理的文件,由主办单位立卷归档。
第十一条各临时机构、撤销机构形成的材料,应于机构撤销前做好整理工作,移交学校档案部门保存,任何人不得带入其他单位。
第十二条案卷质量的基本要求:
遵循文件材料的自然形成规律和特点,保持彼此间的有机联系,全面、准确反映学校党、政部门职能活动的全过程,区别不同价值,便于保管和利用。
具体要求有:
一、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全。
文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件应放在一起,不得分开。
二、文件一般归入文件形成年度。
跨年度的请示与批复,归入批复年度;跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件,一般归入会议开幕的年度;跨年度的非诉讼案件材料,应归入结案年度;法规性文件应归入公布或批准年度。
三、卷内文件材料按内容重要程度结合时间顺序排列。
批复、批示在前,请示、报告在后;正件在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转发件在前,被转发件在后;非诉讼案件结论性材料在前,依据性材料在后;其它文件材料按时间顺序排列。
四、卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号。
每个案卷都从“1”开始顺序标注,卷内文件无论正面反面只要有书写文字,均应一面编写一个页号;页号的位置在每页材料非装订线一侧的下角。
五、案卷文件数量,一般不超过200页。
遇太薄时可将问题相近的材料合并组卷;遇太厚时可分成若干卷。
对反映本校重要工作和重大活动的文件材料,不限多少,要单独立卷。
六、案卷必须按规定的格式逐件填写卷内目录。
填写的字迹要工整,禁用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水。
有条件的单位可用计算机打印。
卷内目录放在卷首位。
七、填写卷内文件目录。
顺序号:
以卷内文件排列先后顺次填写的序号,亦即件号。
文号:
文件制发机关的发文字号。
文件作者:
形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。
文件标题或事由;即文件标题,一般应照抄。
没有标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题。
日期:
文件的形成时间。
填写时可省略“年”、“月”、“日”,在表示年、月、日的数字右下角加“.”号。
起止页数:
卷内文件起止之页的编号。
八、填写卷内备考表。
本卷情况说明:
填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
案卷立好后发生或发现问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。
立卷人:
由组成本卷的责任者签名。
检查人:
由对案卷质量进行审核的责任者签名。
九、卷内文件材料应去掉金属物;破损文件要裱糊,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷;对书写超过装订线的文件材料要贴边。
案卷采用三孔装订。
第十三条案卷封面,应逐项按规定填写清楚,案卷标题一般包括责任者、内容和名称(文种)。
字迹用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。
第十四条案卷按学校档案分类法进行分类,根据价值顺序排列后,依次编写案卷号,然后逐项填写案卷目录,字迹工整,有条件的单位可用计算机打印。
第十五条归档验收。
文书立卷部门应于寒假开学后着手收集、整理去年的部门档案,在专职档案工作人员的配合、指导下,做好文书立卷工作,提请学校档案部门检查合格后,办理移交手续。
部门归档验收工作应于六月份前结束。
第十六条党群类档案号=年度号+党群档案分类号+案卷号,其模式为:
20XX—DQ00—1—n,行政类档案号=年度号+行政档案分类号+案卷号,其模式为:
20XX—XZOO—1—n。
第十七条建立党政档案鉴定小组,定期对已超过保管期限的档案进行鉴定,对确无保存价值的档案进行登记造册,经有关领导人批准后销毁。
销毁时应指定两人负责监销,防止档案遗失和泄密。
监销人要在销毁清册上签字。
销毁清册应永久保存。
档案部门在档案销毁后应及时调整档案柜架且在相应的检索工具中注明。
第十八条根据工作需要,编制配套的检索工具和参考资料。
进行加工汇编工作,编制全宗介绍、年鉴、大事记、组织沿革、基础数字汇编等。
第十九条应用计算机进行档案的检索、编目、统计等,提高档案的现代化管理水平,提高开发利用档案的能力。
第二十条党政档案的借阅利用,按《杭州电子科技大学档案借阅利用制度》执行。
档案部门应设置阅览室,配置必要的复制设备,为利用者提供方便,更好地发挥档案的作用。
附:
党群、行政档案归档范围和保管期限表
党群类档案归档范围和保管期限表
DQll党务综合
序号
类目名称
保管期限
1
上级党组织有关党的建设的文件材料(如文件是本针对本校的,则永久保存)
长期
2
学校党代会文件材料
(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会选举办法,选举结果和上级批复等。
(2)提案及办理情况;会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等。
(3)参考文件;工作人员名单;工作证;代表证、列席证及选票式样。
永久
3
学校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件
永久
4
学校党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)
永久
5
学校党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知
永久
6
以学校党委名义召开的工作会议材料
永久
7
学校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料
永久
8
学校党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿
永久
9
学校党委工作简报
永久
10
学校党委大事记
永久
11
学校党群系统启用印章的文件和印模
永久
12
学校党群系统重要统计材料
永久
13
各部、委、各总支报校党委的工作计划、总结、报告、请示及批复
长期
14
学校党委保密、秘书工作的有关文件
长期
15
重要的群众来信来访及处理材料
永久
16
学校党委与有关机关联系、协商工作的来往文件
长期
17
分党委、总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表
长期
18
分党委、总支、直属支部建党工作及有关材料
长期
19
分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料
长期
DQl2纪检
序号
类目名称
保管期限
1
上级纪委关于纪检工作的文件
长期
2
学校纪委工作规章制度
长期
3
学校纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计
永久
4
学校纪委会议记录
永久
5
党员处分、复查材料
永久
6
群众来信来访及处理意见
长期
DQl3组织
序号
类目名称
保管期限
1
上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报
长期
2
学校组织工作计划、总结;决定、报告、调查材料
永久
3
学校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知
永久
4
落实政策的有关材料
永久
5
学校各级领导干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的)
永久
6
学校各级领导干部名册
永久
7
总支、支部改选报告、审批材料
长期
8
各总支、支部委员名册
长期
9
党员名册
长期
10
关于取消资袼,党员退党的文件材料
长期
11
本校党内统计年报表及党费收支情况汇总表
永久
12
表彰和奖励先进党组织、先进党员的材料
长期
DQl4宣传教育
序号
类目名称
保管期限
1
上级关于宣传工作的文件
长期
2
学校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结
永久
3
教职工政治思想工作动态及调查材料
长期
4
理论学习的决定、通知、计划、总结
长期
5
反映本校重大活动的剪报及图表
永久
6
上级有关学生思想政治工作的文件
长期
7
学校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例
永久
8
学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结
永久
9
学生思想政治工作典型调查材料和统计
长期
10
关于学生政治工作队伍的选拨、管理文件
长期
11
学生政治工作人员名单
长期
12
思想政治工作成果
长期
DQl5统战
序号
类目名称
保管期限
1
上级关于统战工作的文件
长期
2
学校统战工作计划、决定、报告、通告和总结
永久
3
统战工作情况调查、典型材料、统计报表
永久
4
学校各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料
永久
5
台、港、澳和侨务工作材料
长期
6
各民主党派成员和负责人名册及有关材料
长期
7
统战工作重要会议记录、各民主党派、团体重要会议记
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