安泰大宗物料进销存操作方案.docx

安泰大宗物料进销存操作方案.docx

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安泰大宗物料进销存操作方案

安泰大宗物料进销存操作方案

二零零八年八月

一、采购业务

一、采购订单录入：

说明：

其项操作是对根据和供应商签订的购货合同录入NC系统采购订单的过程。

操作岗位：

国贸公司、资源开发中心操作员：

高建霞、郭志娟

操作案例：

具体参见实际案例单据《工业品买卖合同》一份

NO

采购组织

业务类型

采购员

采购部门

供应商

是否过磅

存货名称

订货数量

含税单价

收货公司

收票公司

1

物资公司

大宗物料采购

李培盛

资源开发中心

灵石宏光煤矿

Y

原煤

1000.00

1000.00

宏安焦化

宏安焦化

2

物资公司

大宗物料采购

张鹏飞

国贸公司

介休昌盛焦化厂

Y

焦炭

3000.00

1500.00

国贸公司

国贸公司

操作步骤：

供应链→采购管理→采购订单→订单处理→维护订单，点击【业务类型】选择（安泰采购大宗接口流程）如果不需要过磅的则选择（安泰采购流程）点击【增加】下拉菜单下的【自制单据】按钮，输入完订单内容并检查无误后点击【保存】按钮。

采购合同打印格式：

打印一式三份附合同后作为合同明细表.

二、采购订单审核：

说明：

其项操作是对已经输入NC系统的采购订单进行审核。

操作岗位：

国贸公司领导、资源开发中心领导操作员：

操作案例：

具体参见实际案例单据《工业品买卖合同》一份

NO

采购组织

业务类型

采购员

采购部门

供应商

是否过磅

存货名称

订货数量

含税单价

收货公司

收票公司

1

物资公司

大宗物料采购

李培盛

资源开发中心

灵石宏光煤矿

Y

原煤

1000.00

1000.00

宏安焦化

宏安焦化

2

物资公司

大宗物料采购

张鹏飞

国贸公司

介休昌盛焦化厂

Y

焦炭

3000.00

1500.00

国贸公司

国贸公司

操作步骤：

供应链→采购管理→采购订单→订单处理→维护订单，点击【查询】按钮，输入相关查询条件后点击【确定】按钮，找到合同所对应的NC订单，对此进行审查，审查无误后点击【审核】按钮。

三、大宗收货通知单：

说明：

其项操作主要是为了通知磅房可以收货过磅的依据，并且是磅房司磅人员在收货过磅过程中必须参照的单据。

操作岗位：

国贸公司、资源开发中心操作员：

高建霞、郭志娟

操作案例：

参照NC采购采购订单在大宗物料管理系统中生成如下两张收货通知单

NO

供应商

物料名称

数量

收货单位

司磅地点

仓库

保管员

对应采购合同用例

1

灵石宏光煤矿

原煤

1000

宏安焦化

12\13\14

原材料厂匹库

张世东

1

2

介休昌盛焦化厂

焦炭

3000

国贸公司

01\02

产成品厂区库

张世东

2

操作步骤：

大宗物料管理系统→计量→收货通知道单（也可直接点击【收货通知】按钮），在【采购订单】处点右键，选择对应的订单，输入相关内容后并检查无误后点击【存盘】按钮。

大宗收货通知单打印格式：

.

四、大宗收货通知单审核：

说明：

其项操作主要是对已经保存的收货通知单进行审核。

操作岗位：

国贸公司领导、资源开发中心领导操作员：

操作案例：

在大宗物料管理系统中已经生成的如下两张收货通知单

NO

供应商

物料名称

数量

收货单位

司磅地点

仓库

保管员

对应采购合同用例

1

灵石宏光煤矿

原煤

1000

宏安焦化

12\13\14

原材料厂匹库

张世东

1

2

介休昌盛焦化厂

焦炭

3000

国贸公司

01\02

产成品厂区库

张世东

2

操作步骤：

大宗物料管理系统→计量→收货通知单审核，在打开的界面中选择要审核的单据，对此进行审查，审查无误后点击【审核】按钮。

五、收货过磅：

说明：

其项操作主要供应商送货到厂后确定收入的手续，并作为收货卸货通知单和空车出场的出门证手续

操作岗位：

各磅房司磅员操作员：

司磅员

操作案例：

参照大宗物料管理系统中的通知单进行过磅操作

NO

车号

供应商

物料名称

数量

编号前缀

对应通知单用例

1

1234

灵石宏光煤矿

原煤

计量数

12\13\14

1

2

1234

介休昌盛焦化厂

焦炭

计量数

01\02

2

操作步骤：

大宗物料管理系统→计量→收货过磅单（也可直接点击【收货过磅】按钮），重车入场，在【合同号】处点右键，选择对应的收货通知单号，输入相关内容后并检查无误后点击【打印】按钮，打印采样卸货通知单，车辆入场卸货，空车出场，在收货过磅界面选择或输入车号，系统自动调出该车入场时的毛重进行回皮操作，并打印收货过磅单

安泰收货过磅单打印格式：

打印一式五联，第一联磅房存根，第二联厂部统计，第三联和四联留客户结算，第五联为出门证。

六、收货过磅单审核：

说明：

其项操作主要是对已经保存的收货过磅单进行审核。

操作岗位：

财务部结算处操作员：

张艾玲

操作案例：

在大宗物料管理系统中已经生成的如下两张收货过磅单

NO

车号

供应商

物料名称

数量

编号前缀

对应通知单用例

1

1234

灵石宏光煤矿

原煤

计量数

12\13\14

1

2

1234

介休昌盛焦化厂

焦炭

计量数

01\02

2

操作步骤：

大宗物料管理系统→计量→收货过磅单审核，在打开的界面中选择要审核的单据，对此进行审查，审查无误后点击【审核】按钮。

七、大宗采购入库：

说明：

其项操作主要对已经确认无误后的收货过磅单进行办理入库手续，并作为和NC系统的接口，入库单传入点。

操作岗位：

各厂统计员操作员：

各厂统计员

操作案例：

参照大宗物料管理系统中的通知单，选择其对应的过磅单，进行入库操作

NO

收货公司

存货名称

实收数量

对应过磅单用例

1

宏安焦化

原煤

过磅合计数

1

2

国贸公司

焦炭

过磅合计数

2

操作步骤：

大宗物料管理系统→接口→采购入库单，在【通知单号】处点右键，选择对应的收货通知单号，点击【选择磅单】按钮，选择要办理入库的过磅单，点击【确定】按钮，输入相关内容并检查无误后点击【存盘】按钮。

出现提示窗口“入库单保存成功”后点击【确定】按钮。

六、NC采购入库生成、签字确认：

说明：

其项操作是主要完成公司大宗物料采购的入库业务。

完成存货入库、签字记账等功能.采购入库单参照采购订单生成或由大宗物料系统自动传入生成。

操作岗位：

各厂保管员操作员：

保管员

操作案例：

具体参见实际案例单据《大宗采购入库单》或《大宗物料采购订单》

NO

收货公司

存货名称

实收数量

对应过磅单用例

1

宏安焦化

原煤

过磅合计数

1

2

国贸公司

焦炭

过磅合计数

2

操作步骤：

1、参照订单生成采购入库单：

供应链→库存管理→入库业务→采购入库，点击【业务类型】选择（安泰采购流程）点击【增加】下拉菜单下的【采购订单】按钮，输入相关查询条件点击【确定】按钮，在查出的结果界面选择要生成采购入库单的记录点【确定】按钮。

进入采购入库单修改界面补存完采购入库单内容（注意表头库管员和仓库表体的实收数量为必填项）后点【保存】按钮，然后点【签字】按钮，再点【打印管理】下拉菜单下的【打印】按钮。

2、由大宗物料系统自动生成采购入库单：

供应链→库存管理→入库业务→采购入库，点击【查询】按钮，输入相关查询条件点击【确定】按钮，在查出的结果界面选择要进行签字确认的采购入库单的记录，检查无误后点【签字】按钮。

再点【打印管理】下拉菜单下的【打印】按钮。

3、暂估处理：

供应链→采购管理→采购结算→暂估处理→暂估处理，点击【查询】按钮，输入相关查询条件点击【确定】按钮，在查出的结果界面选择（可以点全选或点住鼠标左键不放拖选或按下CTRL键点鼠标左键挑选）要进行暂估处理的记录点【暂估】按钮。

采购入库单打印格式：

共打印四份:

一份材料员留作存根、一份交保管员、一份交账务会计、一份给供应商.

七、采购发票录入：

说明：

根据供应商开据的发票参照库存入库单生成采购发票。

操作岗位：

财务部结算处操作员：

姜晓玲

操作案例：

具体参见实际案例单据《××增值税专用发票》

NO

供货单位

采购部门

采购员

存货名称

实收数量

含税单价

对应采购入库单用例

1

灵石宏光煤矿

资源开发中心

李培盛

原煤

入库数量

1000.00

1

2

介休昌盛焦化厂

国贸公司

张鹏飞

焦炭

入库数量

1500.00

2

操作步骤：

供应链→采购管理→采购发票→维护发票，点击【业务类型】选择（安泰采购大宗接口流程）或（安泰采购流程），点击【增加】下拉菜单下的【库存采购入库单】按钮，输入相关查询条件点击【确定】按钮，在查出的结果界面选择（可以点全选或点住鼠标左键不放拖选或按下CTRL键点鼠标左键挑选）要生成采购发票的记录点【确定】按钮。

进入采购发票界面点击【单据维护】下拉菜单下的【修改】按钮，补存完采购发票内容并检查确保无误后点【保存】按钮。

八、采购发票审核：

说明：

其项操作主要是对已经保存的采购发票进行审核。

在这里审核发票同时会生成材料结算单和往来应付单，对前期的暂估入库单进行红冲，生成正式入库手续，生成应付模块的往来应付单。

操作岗位：

财务部结算处处长操作员：

李强

操作案例：

具体参见实际案例单据《××增值税专用发票》

NO

供货单位

采购部门

采购员

存货名称

实收数量

含税单价

对应采购入库单用例

1

灵石宏光煤矿

资源开发中心

李培盛

原煤

入库数量

1000.00

1

2

介休昌盛焦化厂

国贸公司

张鹏飞

焦炭

入库数量

1500.00

2

操作步骤：

供应链→采购管理→采购发票→维护发票，点击【查询】按钮，输入相关查询条件点击【确定】按钮，再点击【列表显示】按钮，在查出的结果界面选择要进行审核的采购发票的记录，对其进行审查无误后点击【审核】按钮。

九、应付单审核

说明：

对采购发票审核后自动生成的应付单做审核工作，在其对应付单审核后，系统会自动生成会计平台的实时凭证。

操作岗位：

财务部结算处算长操作员：

李强

操作案例：

NO

业务类型

供应商

应付金额

对应采购发票用例

1

应付款

灵石宏光煤矿

发票金额

1

2

应付款

介休昌盛焦化厂

发票金额

2

操作步骤：

财务会计→应付管理→日常业务→单据处理→单据管理，点击【查询】按钮，输入相关查询条件点击【确定】按钮，在查出的结果界面选择要审核算的单据，点【审核操作】下拉菜单下的【审核】按钮。

注意：

在这里点完【审核】按钮后系统会自动生成会计平台实时凭证。

十、付款单：

说明：

对已经挂了应付款的往来业务，进行选择付款，其项操作参照应付单生成付款单，也可对预付款的业务单据直接自制付款单。

操作岗位：

财务部资金处操作员：

资金处业务员

操作案例：

NO

业务类型

供应商

付款金额

对应应付单用例

1

付款单

灵石宏光煤矿

应付金额

1

2

付款单

介休昌盛焦化厂

应付金额

2

操作步骤：

1、选择付款：

财务会计→应付管理→日常业务→往来结算→选择付款，点击【查询】按钮，输入相关查询条件点击【确定】按钮，在查出的结果界面选择要付款的单据，点【选择付款】按钮，弹出“单据类型”界面，选择“付款单”点【确定】按钮，在生成的付款单界面把单据内容补全并检查无误后点击【保存】按钮。

2、预付款：

财务会计→应付管理→日常业务→单据处理→单据录入，点击【单据类型】按钮，选择“付款单”点击【确定】按钮，在返回的界面中点击【增加】按钮。

输入单据内容并检查无误后点击【保存】按钮。

十一、付款单审核：

说明：

对已经保存的付款单进行审核，对付款单审核后，系统会自动生成会计平台的实时凭证。

操作岗位：

财务部资金处处长操作员：

资金处处长

操作案例：

NO

业务类型

供应商

付款金额

对应应付单用例

1

付款单

灵石宏光煤矿

应付金额

1

2

付款单

介休昌盛焦化厂

应付金额

2

操作步骤：

财务会计→应付管理→日常业务→单据处理→单据管理，点击【查询】按钮，输入相关查询条件点击【确定】按钮，在查出的结果界面选择要审核的单据，审查无误后点【审核操作】下拉菜单下的【审核】按钮。

注意：

在这里点完【审核】按钮后系统会自动生成会计平台实时凭证。

二、销售业务

一、销售订单录入：

说明：

其项操作是对根据和客户签订的销售合同录入NC系统销售订单的过程。

操作岗位：

国贸公司操作员：

高建霞

操作案例：

具体参见实际案例单据《工业品买卖合同》一份

NO

销售组织

业务类型

业务员

销售部门

客户

是否过磅

存货名称

订货数量

含税单价

发货公司

1

国贸公司

安泰销售

张鹏飞

国贸公司

山西众心钢铁公司

Y

焦炭

1000.00

2000.00

国贸公司

2

国贸公司

安泰销售

张鹏飞

国贸公司

山西中阳钢厂

Y

焦炭

1000.00

2000.00

国贸公司

3

国贸公司

安泰销售

张鹏飞

国贸公司

（香港）埃斯克投资有限公司

N

焦炭

1000.00

2000.00

国贸公司

操作步骤：

供应链→销售管理→销售订单→订单维护，点击【业务类型】选择（安泰销售大宗接口流程）如果不需要过磅的则选择（安泰销售流程）点击【增加】下拉菜单下的【自制单据】按钮，输入完订单内容并检查无误后点击【保存】按钮。

二、销售订单审核：

说明：

其项操作是对已经输入NC系统的销售订单进行审核。

操作岗位：

国贸公司领导操作员：

张鹏飞

操作案例：

具体参见实际案例单据《工业品买卖合同》一份

NO

销售组织

业务类型

业务员

销售部门

客户

是否过磅

存货名称

订货数量

含税单价

发货公司

1

国贸公司

安泰销售

张鹏飞

国贸公司

山西众心钢铁公司

Y

焦炭

1000.00

2000.00

国贸公司

2

国贸公司

安泰销售

张鹏飞

国贸公司

山西中阳钢厂

Y

焦炭

1000.00

2000.00

国贸公司

操作步骤：

供应链→销售管理→销售订单→订单维护，点击【查询】按钮，输入相关查询条件后点击【确定】按钮，找到合同所对应的NC订单，对此进行审查，审查无误后点击【审核】按钮。

三、大宗销售发货单：

说明：

其项操作主要是为了通知磅房可以发货过磅的依据，并且是磅房司磅人员在发货过磅过程中必须参照的单据。

操作岗位：

国贸公司操作员：

高建霞

操作案例：

参照NC销售订单在大宗物料管理系统中生成如下两张销售发货单

NO

客户

物料名称

数量

发货仓库

发货单位

司磅地点

对应采购合同用例

1

山西众心钢铁公司

焦炭

1000

产成品旧站台

国贸公司

01\02

1

2

山西中阳钢厂

焦炭

1000

产成品旧站台

国贸公司

01\02

2

操作步骤：

大宗物料管理系统→合同→销售发货单（也可直接点击【销售发货单】按钮），在【订单编号】处点右键，选择对应的订单，输入相关内容后并检查无误后点击【存盘】按钮。

四、大宗销售发货单审核：

说明：

其项操作主要是对已经保存的销售发货单进行审核。

操作岗位：

财务部资金管理处领导操作员：

姜晓东

操作案例：

在大宗物料管理系统中已经生成的如下两张销售发货单

NO

客户

物料名称

数量

发货仓库

发货单位

司磅地点

对应采购合同用例

1

山西众心钢铁公司

焦炭

1000

产成品旧站台

国贸公司

01\02

1

2

山西中阳钢厂

焦炭

1000

产成品旧站台

国贸公司

01\02

2

操作步骤：

大宗物料管理系统→合同→发货单审核，在打开的界面中选择要审核的单据，对此进行审查，审查无误后点击【审核】按钮。

五、发货过磅：

说明：

其项操作主要客户到厂后提货的手续，并作为销售发货单和重车出场的出门证手续

操作岗位：

各磅房司磅员操作员：

司磅员

操作案例：

参照大宗物料管理系统中的通知单进行过磅操作

NO

车号

客户

物料名称

数量

编号前缀

对应通知单用例

1

1234

山西众心钢铁公司

焦炭

计量数

01\02

1

7

1234

山西中阳钢厂

焦炭

计量数

01\02

2

操作步骤：

大宗物料管理系统→计量→收货过磅单（也可直接点击【收货过磅】按钮），重车入场，在【合同号】处点右键，选择对应的收货通知单号，输入相关内容后并检查无误后点击【打印】按钮，打印采样卸货通知单，车辆入场卸货，空车出场，在收货过磅界面选择或输入车号，系统自动调出该车入场时的毛重进行回皮操作，并打印收货过磅单

安泰发货过磅单打印格式：

打印一式五联，第一联磅房存根，第二联厂部统计，第三联和四联留客户结算，第五联为出门证。

六、收货过磅审核：

说明：

其项操作主要是对已经保存的发货过磅单进行审核。

操作岗位：

财务部结算处操作员：

许志萍

操作案例：

在大宗物料管理系统中已经生成的如下两张发货过磅单

NO

车号

客户

物料名称

数量

编号前缀

对应通知单用例

1

1234

山西众心钢铁公司

焦炭

计量数

01\02

1

7

1234

山西中阳钢厂

焦炭

计量数

01\02

2

操作步骤：

大宗物料管理系统→计量→发货过磅单审核，在打开的界面中选择要审核的单据，对此进行审查，审查无误后点击【审核】按钮。

七、大宗销售出库：

说明：

其项操作主要对已经确认无误后的发货过磅单进行办理出库手续，并作为和NC系统的接口，出库单传入点。

操作岗位：

各厂统计员操作员：

各厂统计员

操作案例：

参照大宗物料管理系统中的发货单，选择其对应的过磅单，进行出库操作

NO

发货公司

客户

仓库

库管员

存货名称

实发数量

对应过磅单号

1

国贸公司

山西众心钢铁公司

产成品旧站台

张世东

焦炭

过磅数量

1

2

国贸公司

山西中阳钢厂

产成品旧站台

张世东

焦炭

过磅数量

7

操作步骤：

大宗物料管理系统→接口→销售出库单，空车入场，在【发货单号】处点右键，选择对应的销售发货单号，点击【选择磅单】按钮，选择要办理出库的过磅单，点击【确定】按钮，输入相关内容并检查无误后点击【存盘】按钮。

出现提示窗口“出库单保存成功”后点击【确定】按钮。

八、NC销售出库生成、签字确认：

说明：

其项操作是主要完成公司产成品的销售出库业务。

完成产成品出库、签字记账等功能.销售出库单参照销售订单生成或由大宗物料系统自动传入生成。

操作岗位：

各厂保管员操作员：

保管员

操作案例：

具体参见实际案例单据《大宗采购入库单》或《大宗物料采购订单》

NO

车号

客户

物料名称

数量

1

1234

山西众心钢铁公司

焦炭

计量数

7

1234

山西中阳钢厂

焦炭

计量数

操作步骤：

1、参照订单生成销售出库单：

供应链→库存管理→出库业务→销售出库，点击【业务类型】选择（安泰销售大宗接口流程）点击【增加】下拉菜单下的【销售订单】按钮，输入相关查询条件点击【确定】按钮，在查出的结果界面选择要生成销售出库单的记录点【确定】按钮。

进入销售出库单修改界面补存完销售出库单内容（注意表头库管员和仓库表体的实发数量为必填项）后点【保存】按钮，然后点【签字】按钮，再点【打印管理】下拉菜单下的【打印】按钮。

销售出库单打印格式：

九、销售发票：

说明：

根据给客户开具的销售发票参照库存销售库单生成销售发票，并对发票进行审核，在这里审核发票同时会生成销售出库结算单和往来应收单并自动对应收单进行审核。

操作岗位：

财务部结算处操作员：

姜晓玲

操作案例：

具体参见实际案例单据《安泰销售专用发票》一份

NO

客户

销售部门

业务员

存货名称

实发数量

含税单价

对应销售出库单用例

1

山西众心钢铁公司

国贸公司

张鹏飞

焦炭

出库数量

2000.00

1

2

山西中阳钢厂

国贸公司

张鹏飞

焦炭

出库数量

2000.00

2

操作步骤：

1、销售发票录入：

供应链→销售管理→销售发票→维护发票，点击【增加】下拉菜单下的【库存销售出库单】按钮，输入相关查询条件点击【确定】按钮，在查出的结果界面选择（可以点全选或点住鼠标左键不放拖选或按下CTRL键点鼠标左键挑选）要生成销售发票的记录点【确定】按钮。

进入销售发票界面点击【单据维护】下拉菜单下的【修改】按钮，补存完销售发票内容后点【保存】按钮，然后点【审核】按钮。

十、选择收款：

说明：

对已经挂了应收款的往来业务，进行选择收款，其项操作参照应收单生成收款单，然后到单据管理下对收款单进行审核，对收款单审核后，系统会自动生成会计平台的实时凭证。

操作岗位：

财务部资金管理处操作员：

姜晓东

操作案例：

1

收款单

山西众心钢铁公司

应收金额

1

2

收款单

山西中阳钢厂

应收金额

2

操作步骤：

1、选择收款单录入：

财务会计→应收管理→日常业务→往来结算→选择收款，点击【查询】按钮，输入相关查询条件点击【确定】按钮，在查出的结果界面选择要收款的单据，点【选择收款】按钮，弹出“单据类型”界面，选择“收款单”点【确定】按钮，在生成的收款单界面把单据内容补全后点【保存】按钮。

注意：

在这里点完【审核】按钮后系统会自动生成会计平台凭证。

2、收款单审核：

财务会计→应收管理→日常业务→单据处理→单据管理，点击【查询】按钮，输入相关查询条件点击【确定】按钮，在查出的结果界面选择要审核的单据，点【审核操作】下拉菜单下的【审核】按钮。

注意：

在这里点完【审核】按钮后系统会自动生成会计平台实时凭证。

三、公司内转库业务

一、大宗物料转库通知单：

说明：

其项操作主要是为了通知磅房可以作转库过磅的依据，并且是磅房司磅人员在转库过磅过程中必须参照的单据。

操作岗位：

铁运部统计员操作员：

操作案例：

NO

转库公司

转出仓库

转入仓库

计划数量

货物名称

收货地点

司磅地点

1

宏安焦化

产成品厂区库

产成品旧站台

500

焦炭

宏安焦化-旧专线（一区）

01\02\12\13\14

2

煤化分公司

产成品厂区库

产成品旧站台

800

焦炭

小机焦-旧专线（一区）

01\02\10\11

操作步骤：

大宗物料管理系统→计量→转库通知道单（也可直接点击【转库通知】按钮），输入相关内容后并检查无误后点击【存盘】按钮。

大宗转库通知单打印格式：

.

二