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合同管理需求分析文档
合同管理需求分析
1需求描述:
合同与招标管理主要实现对合同项目的立项审批、招标、合同以及竣工验收的全过程管理。
该系统主要由合同项目管理、招标管理、合同管理、客户管理和灰名单管理等几个模块组成。
2流程图:
3项目管理
3.1项目申请:
合同项目管理是指所有需要签订合同的项目都要在此进行申请。
由各个部门的专工或主任提出申请。
合同项目申请又分为未运行、进行中和已完工。
后两者是属于后补项目,后补项目必须增加先履行原因。
合同项目的属性包括:
项目编号、申请日期、后补类型(生产抢修、超过50万已书面报分公司同意、后补或不招标超过10万已书面报总经理同意)、项目状况(未进行、进行中、已竣工)、申请方式(招标、不招标)、项目名称、项目性质(新签、续签、变更、终止、补充)、资金来源、项目预算、费用管理部门、项目类型(技术服务、土建、维修、软件等)计划开工时间、计划竣工时间、申请理由、申请人、申请部门、申请部门主管、不招标理由(有多条理由显示,直接让用户勾选)、项目内容、工程量及物料人力资源情况。
合同项目申请时需要填写承包商推荐会签表,需要招标的项目至少选择5家,不需要招标的项目至少选择3家;如果选择的承包商单位不足则需要在【备注】中填写理由。
合同申请的界面原型如下:
3.2项目审批:
项目申请提交后,由各级进行审批,其中系统约定72小时,如果超过72小时,则系统自动推进,无需他在签字审批。
但是要在系统中列明原因:
“该记录已超过72小时,系统自动推进!
”。
如果是部门专工提出申请,则还需要部门主任审批,审批后由项目主管部门审批报公司分管领导审批,对于超过多少金额的还需要报总经理审批。
对不同类型的项目,主管部门可能不一样,例如生产项目的主管部门是设备部,非生产项目的主管部门是经营计划部。
项目审批的界面原型如下:
3.3项目验收
项目验收分为:
竣工验收单、质保验收单和阶段验收单。
验收单包括:
验收日期、验收单类别(竣工、质保、阶段)、项目名称、资金来源、项目预算、履行地点、开工日期、竣工日期、质保金截至日期、甲方名称、乙方名称、项目摘要内容、评价等级、合格/不合格、客户评价(符合合同要求、不符合合同要求、达到预期目标、未达到预期目标、可以投入使用、不可以投入使用、质保期质量无问题、质保期有问题)、填写人、填写时间、填写部门、附件。
⏹竣工验收单申请:
由项目负责部门提出竣工验收申请。
⏹竣工验收单审批:
竣工单申请后,经过各级审核通过后,就将该系统置为已竣工。
当超过72小时候没有审批就自动推进。
⏹质保验收单申请:
由项目负责部门提出竣工验收申请。
⏹质保验收单审批:
质保单申请后,经过各级审核通过后,就将该系统置为已竣工。
当超过72小时候没有审批就自动推进。
⏹阶段验收单登记:
由项目负责部门登记所有阶段验收的记录。
如果项目是来自于外包工程,所有的验收记录和质保记录同步保存到外包工程的记录中。
项目验收的界面原型如下:
4招标管理
对于需要招标的项目,应该进行招标。
招标管理主要是做好三个方面的工作:
分别是招标拟定,标书签收登记以及项目评标报告。
这三个节点只有在评标报告审批时必须要做的。
4.1标书签收登记:
标书签收登记就是登记签收标书的投标方单位。
由项目负责单位登记所有投标方单位,并记录投标单位名称,投标时间,投标金额,联系人及联系电话。
界面原型如下:
4.2招标书拟定:
招标书拟定就是下载招标书模板后,根据模板要求填写各项数据上传到系统中。
4.3工程评估报告申请:
由项目负责部门提出工程评估报告申请。
工程评标报告属性:
项目名称、资金来源、项目预算、参与投标单位(序号、公司名称、投标报价、资质)、评标意见、综合排序(将投标单位排序)、拟中标单位、中标金额、参与人员、备注、申请人、申请时间、申请部门、各种附件。
工程评估报告申请的界面原型如下:
4.4工程评估报告审批
项目评估报告提出申请要经过审批,经过审批后才发布。
由各级领导进行审批,各个上传的附件应直接在屏幕上显示出来。
对于超过72小时未审批的要自动推进。
工程评估报告审批的界面原型如下:
5合同管理
合同管理包括:
合同申请审批、合同拟定、合同谈判纪要、其他付款、付款申请审批、合同变更、合同终止等管理。
5.1合同申请:
合同申请审批是由合同起草人或项目负责部门提出申请。
合同申请的属性有:
合同名称,合同编号,合同性质,合同类型,资金来源,合同金额,项目预算,所属项目,签约单位(我方)(承包部门,部门负责人,承办人),签约单位(对方)(承办人,承办人联系电话),签约时间,签约地点,备注,附件,申请部门,申请人,申请时间。
合同申请的界面原型如下:
5.2合同审核:
合同申请由项目负责部门提出后,经过部门主任审批、主管部门领导审批、公司领导审批后通过(具体流程可以灵活设置)后生效。
合同审核的界面原型如下:
5.3合同拟定
通过下载【合同模板】后,填写合同内容上传拟定好的合同文本到系统中。
合同拟定的界面原型如下:
5.4合同谈判纪要
合同的谈判纪要是在系统中录入合同谈判的纪要内容。
合同谈判纪要的界面原型如下:
5.5付款申请
由项目提出部门提出付款通知单,并经过相关部门和公司领导审批。
一个项目可以多次付款。
超过总金额后就不能再付款了。
系统应该要有剩余质保金的到期提示。
付款申请的界面原型如下:
5.6付款审核
合同付款审核的界面原型如下:
5.7其他付款
其他付款是申请付款通知单的一种,是多那些没有按正规流程办理的项目的付款。
其他付款的界面原型如下:
5.8合同变更
由项目负责人根据合同的实际情况可以对合同进行变更,需要填写变更原因,记录好变更的时间。
合同变更的界面原型如下:
5.9合同终止申请
当合同有效时间到达时,合同自动终止,或者因为其他原因可以由项目负责部门提前终止合同。
合同终止申请的界面原型如下:
5.10合同终止审核
项目负责部门提出合同终止申请后,需要通过各级部门审核通过后才能终止合同。
合同终止的审核的流程需要通过工作流来进行配置。
合同终止审核的界面原型如下:
6客户管理
合同管理中的承包单位统一在【承包商】模块中进行管理,创建合同项目时自动将对应的承包商信息保存到【承包商】模块中。
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