物资采购管理制度范本.docx
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物资采购管理制度范本.docx
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物资采购管理制度范本
物资采购管理制度范本
第一篇:
物资采购管理制度
物资采购管理制度
1.目的
为了规范采购行为、稳定优质供应商关系,降低采购成本,提高工作效率,特制定本制度。
2.适用范围
公司..地区采购业务
3.内容
公司所有采购物资均要执行现有的《采购业务流程》,星期日应急采购除外;
采购人员现场采购有责任继续议价、有现场采购选择权,但所购物资性价比不得差于询价物资,否则采购人员将承担责任;
采购人员在采购物品时应该问清该物品的开票名称、供应商名称、所开发票的形式(增票、普票),做到入库时信息准确、便于入账;
采购人员采购材料必须当日入库,保管员必须当日入erp账;
采购人员要树立公司利益至上的原则,尽量索要增值税发票;
采购业务实行谁经手谁负责的原则,避免扯皮;
对于月结的供应商,原则上要求其每月25号左右开出发票,经手人在接到发票后,必须在2日内入账,履行报销手续,不得逾期不报,影响公司形象,如果超过时间不报,采购人员将承担责任;
对于小额、特殊物品,不能开具发票的,要及时与财务部沟通,协商处理办法,财务部要在坚持原则的基础上,针对实际情况给予变通处理。
凡违反上述规定的经办人,经管理部核查事实清楚的,将给予每次1000元的考核,凡违反3次者给予开除,给1个月..市最低工资用于交接,望相关人员尽职尽责,做好工作;
凡需总部采购事项一律通过流程(oa)申请,任何部门、任何人不得以口头或电话申请
凡价值5000元以上需总经理审批事项,必须通过邮件,经回复后再通过oa申请
公司内批量采购必须通过oa批准后采购,500元以下生产急需物品必须经生产副总批准采购,但必须在36小时之内通过流程申报
凡违反之后规定的责任人,一次考核-10000元,二次以上违反者辞退。
第二篇:
物资采购管理制度
物资采购管理制度
为了加强公司基本建设的经营、财务管理,规范采购工作流程,进一步提升公司采购工作效率,使之更好的为公司基建施工提
供物资供应保障,根据公司建设发展的实际需要,特制定本制度。
1、煤矿自购物资由集团公司设立专职采购人员和管理人员,应当具备与其从事的采购工作相适应的政治素质、专业知识和业
务能力,综合科严格遵守公司的各种管理制度、采购管理流程,本着服务煤矿基建的宗旨,忠于职守,廉洁自律。
2、公司财务部门负责对煤矿的所有采购合同进行审核、监督,保证公司所有经济行为的合理性和经济性。
计划科负责对采购
计划的审批,确保采购行为的合理和采购资金的落实。
3、收集公司基建所需的物资、设备(公司集中控制的)采购需求,编制各期采购计划,上报公司财务科审批并执行。
4、按时完成各期采购计划和零星采购计划,保质保量、及时准确地为基建施工提供采购服务,并就供应的物资的质量、数量
、品种规格、价格、交货期等要素及时征求施工单位的意见,改进不足。
5、积极参与集团公司,煤矿组织的大宗物资采购及招标工作,并提交合理化建议。
6、采购合同的签订:
初步确定供应商和待采购物资、设备的市场价格后,集团公司供应科、办公室应及时组织和相关供应商开展关于采购物资、设
备的价格谈判,签订采购意向合同、协议。
公司供应科、办公室将采购合同、协议以及采购计划报公司计划科审核,经事前审计、确认其合法、经济后,报公司财务负责
人审批、签字许可后,和相关供应商签订正式采购合同、协议。
7、签订采购合同、协议的原则和注意事项自主、自愿,平等协商是签订采购合同协议的基本原则。
签订采购合
同、协议的注意事项为:
合同、协议的条款、内容以及履行方式等必须符合法律规范。
合同、协议的规定必须符合公司的利益,或与公司的利益没有抵触。
合同、协议的履行条件及履行方式必须具有完整性和可操作性,避免不确定的法律和经济责任的纠纷。
第三篇:
物资采购管理制度
物资采购管理办法(草稿)
一、公司施工生产、维修所需资料,由各生产单位提出计划,供应部门经平衡库存后,具体负责按计划采购。
特殊急需材料,生产单位另报追加计划,经主管领导批准同意,可临时采购,但必须补办正规计划。
二、下月物资采购计划,应在本月三十日前编审完毕,当月采购计划必需在本月十五日前完成釆购,发票、清单应随货同行,物资到库后必须经库管员、验收员、釆购员同时对数量、质量、规格型号进行严格验收,并在验收单上签字确认、方可办理入库手续,未经验收的物资统一在待验区存放。
当月采购的物资必须在二十八日以前完成报销手续。
三、物资采购要遵循:
先厂家,后批发,就地就近,择优采购原则。
四、大宗或金额较大物资,由公司或供应部门采用招标或合同采购的方式进行采购。
如选矿药剂、钢材、水泥、油料、火工品等。
在签订上述物资购销合同时必须明确约定物资验收方式(如检斤、检尺),对检尺验收的物资必须约定最大误差范围。
大宗物资采购必须索要正式的产品合格证、检验报告,特殊物资要有质量保证书(如钢丝绳等)。
五、采购工作中要严格把关,尽职尽责,坚持货批三家和两比-确认的原则(计划员,采购员比价、部门经理确认),发现问题及时解决,避免造成不必要的损失。
六、规范采购行为,物资采购实行分类、集中采购的原则,但采购人员必须了解市场实际行情,防止供应商虚高价格,如发现价格虚高、以次充好、弄虚作假、营私舞弊、以权谋私,给公司造成损失的,除追究当事人责任外,部门经理有二次定价和取消供应商资格的权力。
七、涉及生产安全方面的物资,必须购买有国家强制标准、生产许可证、产品合格证的产品,如钢丝绳、安全帽、安全绳等,否则不允许购买,出现问题由经办人承担全部责任。
八.供应商的资格必须经公司考查确认,采购人员不许私定供应商。
集中釆购物资的价格不能高出市场同类产品,供应商外购材料加价比例不能超过15%。
第四篇:
物资采购管理制度
**民茂食品有限公司
物资采购管理制度
第一章总则
第一条为确保公司产品质量,规范本公司材料物资供应程序,使采购环节做到合理性、及时性、准确性、计划性,特制定本制度。
第二条本制度适合公司所有部门。
第二章物资分类
第三条原、辅材料类:
各类产品生产所需原料及辅料、燃料、包装物等。
第四条五金配件、低值易耗品类:
包括工具、机器零配件、易损易耗品等。
第五条办公后勤物资类:
包括办公用品、日用杂品等。
第六条技术检验器具及特种原、辅料类:
包括实验器具及药品、特殊原辅料等。
第七条固定资产类:
包括生产用和非生产用固定资产。
第三章物资采购程序
第八条原辅材料:
由生产部依据销售计划,结合当时段生产计划及库存情况,由该物品所属库房管理人员拟定采购计划报总经理批准后,转交采购部按生产需要保质、按时、保量的及时采购。
第九条五金配件、低值易耗品类:
由各使用部门根据生产需要并结合库存情况提出需求量,由该物品所属库房管理人员拟定采购计划经部门负责人审核后,报总经理审批后交由采购部采购。
第十条办公后勤物资类:
由各使用部门负责人根据实际需求情况,拟定计划交由总经理办公室汇总,统一拟定采购计划由总经理(副总经理)核准后交由采购部采购。
第十一条技术检验器具及特种原辅料:
由质量品控部门依据生产、分析实际需要并结合库存情况,按需要拟定计划,经部门负责人审核后报总经理批准交由采购部采购,采购过程涉及相关专业技术需要的,所需部门必须全力配合。
第十二条固定资产类:
1、生产类:
由生产部门根据生产需要提出申购计划,经部门负责人审核后报经总经理批准后交采购部门执行。
2、非生产类:
由公司根据企业发展需要负责实施。
第四章“申购计划单”的撤销与回复
第十三条请购部门填制的“申购计划单”经核批后,一般不得撤销,若遇特殊情况应立即告知采购部停止采购。
第十四条采购部执行完“申购计划单”后,必须按规定入库,同时应及时知会请购部门,若遇不能完成的作业应立即告知请购部门并说明原因。
第十五条采购部在执行“申购计划单”时,应遵循按申购单确定的规格、型号、数量,不得擅自改动,特殊情况可商会请购部门,经同意后方可改购。
第十六条各请购部门在填制请购单时,应明确采购物资的规格、型号、数量、用途、需用时间、特殊技术参数应以书面形式告知采购人员就近订购
1、在本地能购的物资,尽量不在外地买,缩短供货周期,节约运输成本,方便违约协调处理。
2、对质量要求高的物资,重点放在求质量,再择供应商的远近。
价格与质量:
应遵循同质比价,同价比服务。
大宗长期常用物资,必须选择两家以上的合格供应商,同时储备两家以上的供应商。
适合单一供应商的采购。
1、需求量太少,不值得再分。
2、某个供应商能够提供稳定质量的产品,或非常出色的服务质量,可暂不考虑其它供应商。
3、集中购买可获得折扣并能降低采购费用。
4、采购量少且不受限。
第十八条付款方式:
实行帐期结算和定期结算相结合。
特殊情况经总经理
批准后方可采取现金购买方式运作,原则上不得采取先款后货。
第十九条建立合理库存及最低库存制度,以保证供应链畅通,同时压缩资金占用和提高资金流动速率。
第二十条采购实施程序
采购人员收到采购计划单后,根据需求物资情况进行分类归口落实专人负责。
采购实施人应广泛深入市场了解拟采购物资的市场价格、品质、供应商情况等相关信息。
在保障质量、品质前提下应遵循采购原则和公司相关规定,若遇市场变化,价格有异动必须及时如实汇报,征得公司领导同意。
据市场了解情况确定供应商,签订购销合同。
以“订单”形式实施采购。
采购物资回公司时,应及时告之库管,经质检及生产负责人或请购部门检验合格后方可入库,库管入库后应及时通知使用部门,严禁违规作业;对采购物质在仓储中有特殊要求或规定的,采购及请购部门应予先告知库管人员。
所有采购物资在使用过程中,相关采购人员应及时追踪使用情况,并及时收集意见及相关问题,分类汇总后及时向相关领导及供应商协调处理。
第六章供应商的选择
第二十一条各项证照齐全,如:
营业执照、税务登记证、行业许可证、质检报告等证件。
第二十二条生产设备齐全,技术先进,资金雄厚。
第二十三条生产规模、生产能力要与公司需求匹配,以及该企业的发展潜力是否能达到公司未来发展所需水平。
第二十四条建立合格供应商情况评价表,定期考核、调查,看是否令公司满意,主要在供货质量、数量、价格、支付、服务等方面,一般合格供应商应做到:
无须催货而准时到货。
要求的到货日期通常都能接受。
根据原料价格下调而主动向需求方降价。
第七章采购原则
第二十五条以市场实际价格为指导,实地考察,面谈合格事宜原则上不采
取电话或传真谈价。
第二十六条对于市场价格波动频繁,幅度较大的采购物资应随时了解市场动态,并收集市场信息以书面形式向总经理及相关负责人汇报。
第二十七条“订购合同”应由相关部门会审后,报总经理签字实施。
第二十八条“订货单”在无价格变动情况下可由经办人填制后报部门负责人核准实施,遇有价格变动须报总经理核批方可实施。
第二十九条五金配件、日杂用品等零星物资,据“请购单”采取“定量、定点、定价”的原则,集中采购或委托使用部门直接采购,采购部、财务部核单。
第八章货款支付管理
第三十条采购经办人员根据采购周期及相关合约约定,每半月报送一次到期付款计划,经部门负责人,财务管理部审核后报总经理批准支付。
第三十一条遇特殊情况,应做好应急准备和同供应商的洽谈解释工作。
第三十二条所有对外支款事宜,均由经办人员按程序办理,不得让供应商直接到财务管理部、总经理处催款。
第九章质量事故的处理
第三十三条所有采购物资的质量实行质量责任“终身追究制”。
第三十四条物资在运输、采购、使用环节发现的质量问题均应及时告知供应商,并及时核定损失及质量事故大小,并按相关条约进行处理,处理结果应及时报财务管理部和总经理并告之供应商。
第三十五条因采购人员工作疏忽、循私舞弊导致的质量事故,一切后果责任由采购人员负责;因质检人员工作疏忽、循私舞弊导致的质量事故,一切后果责任由质检人员负责;情节严重的,按公司法或国家相关法律法规追究责任。
第十章合同管理
第三十六条合同签约原则
(一)不得损害公司利益。
(二)合同约定的所有条款应明确,清晰有操作性。
(三)不得违背相关法律法规和公司相关规定。
(四)不得降低质量标准。
(五)所有合同的附件,质量验收标准、质量协议等其它相关文本应完整
规范。
第三十七条合同的管理
合同签订后则应分类归档,原件存放在公司档案室(或财务部),相关部门存复印件,后续补充规定及时传递到相关部门归口保存。
第十一章附则
第三十八条本制度从二0一四年五月一日起实施,由总经理办公室和财务部负责监督。
第三十九条
本制度由公司总经办负责解释,修改亦同。
第五篇:
物资采购管理制度
第一章物资采购管理制度
第一条目的;为了加强公司各部门、公司及其所属各单位的生产经营、财务管理,规范采购工作流程,进一步提升公司采购工作效率,使之更好的为公司各部门提供物资供应保障,根据公司产业发展的实际需要,特制定本制度。
第二条定义:
物资采购管理就是对全公司的生产、销售、使用的各种物资的申请、计划、审批、采购、验收、入库登记等全过程的控制。
第三条适用范围:
天润建司各部门均依照本制度执行。
第四条公司采购中心、公司办公室是公司采购工作的执行机构;公司审计部、财务总监是公司采购管理的主要机构。
第五条公司采购中心设立专职采购人员和管理人员,应当具备与其从事的采购工作相适应的政治素质、专业知识和业务能力,采购中心及中心各级人员应严格遵守公司的各种管理制度、采购管理流程,本着服务公司生产和销售的宗旨,忠于职守,廉洁自律。
第六条公司办公室负责公司办公资产(办公设备、办公用品)的采购和管理,办公资产的采购和管理要专人负责,专人审核。
第七条公司审计部负责对公司的所有采购合同进行审核、监督,保证公司所有经济行为的合理性和经济性。
第八条公司财务总监负责对采购计划的审批,确保采购行为的合理和采购资金的落实。
第九条公司采购中心、公司办公室的主要职责是:
1、收集全公司各部门、公司的物资、设备(公司集中控制的)采购需求,编制各期采购计划,上报公司财务总监审批并执行;
2、广泛收集各物资的供应商信息,建立供应商名录并及时更新;对各供应商的资质、供应能力、信誉等级、供应物资的价格、质量、交货期、后期服务等因素进行综合分析,给予资信等级鉴定,明确合格供应商(各种大宗、长线物资确定二到三家),作为公司物资采购的主要、优先采购对象(若非特殊原因,不得在合格供应商外采购)。
3、按时完成各期采购计划和零星采购计划,保质保量、及时准确地为各用户提供采购服务,并就供应的物资的质量、数量、品种规格、价格、交货期等要素及时征求用户意见,改进不足。
4、组织大宗、长线物资的采购招标工作,签订采购合同、协议并负责执行。
第十条财务总监的主要职责是:
审核、批准采购计划,安排采购资金,对采购计划的充分性、必要性以及采购资金的落实负责;参与物资采购招标工作,监督采购招标工作的合理性和经济性。
第十一条公司审计部的主要职责是:
对公司各采购合同、协议进行事前审计;检查、监督采购部门的供应商管理;参与合格供应商鉴定;参与、监督采购招标工作,保障公平公正。
对各采购合同、招标工作的合法性和经济性负责,维护集团利益。
第十二条采购部门(公司采购中心、公司办公室)的权限是:
审核
公司各部门、公司的物资、设备需求,有权要求各物资、设备需求单位按时提供需求计划;有权否决、修正不合理或不必要的物资、设备需求申请;有权对公司的物资使用情况进行检查;有权对供应商进行考核。
第十三条财务总监的权限是:
审核、批准公司采购中心、公司办公室的采购计划,结合公司财务状况,有权对采购计划进行调整;有权监督采购计划的落实情况;有权监督采购招标工作;审批单项支出不超过人民币一万元的固定资产、设备的采购项目和单笔不超过人民币五万元的日常财务开支。
第+四条公司审计部的权限是:
有权对各采购合同的经济性和合理性进行审核,提出修正意见;有权参与、监督各采购招标工作;有权参与供应商鉴定并提出评审意见;有权监督、检查有关单位的供应商的管理情况;有权对采购过程中的异常行为提出纠正、处置意见和建议。
第十五条公司规定,凡交易金额达到或超过人民币五千元的,必须签订采购合同、协议:
交易金额达到或超过人民币五万元的,必须实行招标采购。
第十六条物资、设备需求的申请:
公司各部门、公司需要购买物资、设备,凡属于公司集中采购的,应按时提供物资、设备的年度、季度、月度需求计划;对零星采购需求,应按规定提前提出书面申请,明确需求物资、设备的种类、品种、规格、到货时间,不能明确的事项,要加以说明,报公司采购中心、公
司办公室登记审核。
第十七条采购计划的编制和审核:
公司采购中心、公司办公室收集采购需求后,按年度、季度、月度编制公司物资、设备采购计划,报公司财务总监、公司总经理审核批准;对于应急的零星采购需求,应填写临时采购申请单,报公司财务总监审批。
第+八条采购计划的批准
公司财务总监在收到各期采购计划后,应复核物资、设备的需求情况,结合公司财务状况,对各期采购计划进行审核、调整,固定资产、设备等单项投资超过人民币一万元的,报公司总经理批准;及时组织资金,确保批准后的计划落实。
第十九条确定采购方式的原则
本着成本优先的原则,采购执行部门在开展供应商选择、价格调查、合同会签、交易等进程时,应优先采用电话、传真、互联网等方式交流,最大限度地降低采购成本;特殊情况需要实地考察、谈判的,应获得公司总经理批准,并在《出差申请单》上签字确认后方能成行。
第二+条供应商的选择
公司采购中心、办公室的采购计划获得审批后,应及时落实供应商的选择工作:
有确定的合格供应商的,优先在合格供应商中选择采购对象;没有确定合格供应商的,应积极落实寻价工作,经名方评审,确定合理的供应商,并收集相关供应商信息,进行资信等级鉴定、备用。
第二十一条选择供应商的原则是:
拥有合法经营资质,供应能力强(供应商品数量持续,品种齐全),产品质量好(满足要求),价格公道合理,售后服务周到、及时。
第二+二条采购合同的签订
1、初步确定供应商和待采购物资、设备的市场价格后,公司采购中心、办公室应及时组织和相关供应商开展关于采购物资、设备的价格谈判,签订采购意向合同、协议。
2、公司采购中心、办公室将采购合同、协议以及采购计划报集团审计部审核,经事前审计、确认其合法、经济后,报公司财务总监审批、签字许可后,和相关供应商签订正式采购合同、协议。
第二+三条签订采购合同、协议的原则和注意事项自主、自愿,平等协商是签订采购合同协议的基本原则。
签订采购合同、协议的注意事项为:
1、合同、协议的条款、内容以及履行方式等必须符合法律规范。
2、合同、协议的规定必须符合公司的利益,或与公司的利益没有抵触。
3、合同、协议的履行条件及履行方式必须具有完整性和可操作性,避免不确定的法律和经济责任的纠纷。
第二十四条采购合同、协议的履行
公司采购中心、办公室是公司集中控制物资、设备的主要采购执行机构,负责采购合同、协议的履行。
在采购合同、协议的履行过程中,要督促供应商按照合同、协议规定提供商品或服务,及时掌握履行进
程;充分听取质量检验单位或个人以及用户意见,对供应商提供的商品或服务进行初步的鉴定并登记、分析,充实供应商信息。
对不能履行或不能完全履行采购合同、协议的供应商,应按合同规定或国家相关法、法规追究责任;对能够降格使用的,经协商可以让步接收。
第二十五条采购物品的管理
1、任何采购方式采购回的物资、设备,都必须由专人验收,对所到货物、设备按合同、协议要约的规定逐项核实,填写检验报告并签字确认。
对不符合合同、协议要约规定的,拒绝接受,并将实际情况及时反馈至采购部门。
2、验收合格的采购物品要及时办理入库手续,按规定存放;直接送达用户的,必须办理出库、领用手续并签字确认。
第二十六条采购的授权
公司采购中心和公司办公室是公司集中控制物资的采购执行机构,未经许可,公司任何部门或个人无权擅自采购;若因特殊原因必须自行采购的,须经公司采购中心或公司办公室授权,否则公司不予认可,并追究违规责任。
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