秘书外事管理实务上课资料.docx
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秘书外事管理实务上课资料
课程名称:
秘书外事管理实务课程代码:
08971(理论)
第一部分课程性质与目标
一、课程性质与特点
秘书外事管理实务作为高等教育自学考试商务秘书专业的学位课,是本专业的一门分量重、学分高的专业课程。
秘书外事管理实务是商务秘书专业的重要学科组成部分,是理论与实践结合、注意实际应用的一个新的分支学科。
本课程讲述了涉外秘书布置美化办公室、处理邮件、接待来宾、筹办会议、处理文件、保管档案、管理印章、安排上司的约见、商务旅行等工作日程,以及办理出国手续、筹办公关社交活动、辅助上司谈判、秘书与办公室财务管及调查研究等各项主要业务的具体操作程序、要领、方法和要求。
二、课程目标与基本要求
本课程的课程目标在于通过本课程的学习,应较为全面、系统地理解的基础知识和基本理论,掌握秘书外事管理的基本技能,具有从事秘书外事管理的基本素养和能力,以适应国家现代化建设中秘书工作的外事管理需要。
为此本课程的基本要求是:
秘书在外事管理中办公室管理、日常事务、邮件处理、印章管理、安排上司日程、商务旅行安排、接待来访、文书档案工作、筹办会务、办理出入境事务、协助上司谈判、办公室财务管理、调查研究的主要内容,在这些工作中秘书要干些什么?
如何干好这些事务?
三、与本专业其他课程的关系
秘书外事管理实务在商务秘书专业中是重要的学位课之一,在学习此课程之前先期需要学习马克思主义哲学原理、邓小平理论概论、法律基础与思想道德修养、大学语文、管理学原理、公共关系学、涉外秘书学概论、中外秘书比较、办公自动化原理及应用、法律事务管理、应用写作、涉外法概论,后期需要学礼仪学、档案学、财务管理与会计基础、国际商务、商务调查报告、商务秘书学、外商投资企业管理概论、涉外文书写作、公文写作与处理、秘书英语、英语文书写作、外事工作概论、机关管理、外商投资企业管理概论、国际法等众多的专业课程。
秘书外事管理实务与众多的专业课程之间存在着一些知识上的交叉,因此本课程将主要综合概述秘书外事管理的要领、要求、方法、程序等。
第二部分考核内容与考核目标
第一章办公室管理
一、学习目的与要求
通过本章的学习,需要学生掌握的知识层次为次重点,能理解办公室的不同种类,并在实践中运用所学知识布置和整理办公室。
二、考核知识点与考核目标
(一)考核知识层次:
第一章办公室管理的考核知识层次为次重点。
(二)考核知识点:
1.办公室的布局
2.涉外秘书的办公室
3.涉外秘书办公桌的选择
4.办公家具的排放
5.办公室的管理
6.办公室环境的科学标准
(三)考核目标
1.办公室的布局
识记:
封闭式布局的含义;
开放式布局的含义;
混合式布局的含。
理解:
封闭式布局的优点;
开放式布局的优点;
混合式布局的优点。
2.涉外秘书的办公室
理解:
涉外秘书办公室位置设置应遵循的原则。
应用:
涉外秘书办公室位置设置的方法。
3.涉外秘书办公桌的选择
理解:
标准写字台;
凹型办公桌;
半封闭型工作台。
应用:
按照工作需要选择不同的办公桌。
4.办公家具的排放
应用:
办公家具的排放。
5.办公室的管理
应用:
如何整理办公室?
管理好办公室物品;
及时补给办公室物品。
6.办公室环境的科学标准
理解:
办公室环境的组成因素;
办公室光线和色彩的科学标准;
办公室声音的科学标准;
办公室温度和湿度的科学标准。
第二章日常事务
一、学习目的与要求
通过本章的学习,需要学生掌握的知识层次为一般,能理解日常事务的范围,学会接打办公电话。
二、考核知识点与考核目标
(一)考核知识层次:
第二章日常事务考核的知识层次为一般。
(二)考核知识点:
1.涉外秘书的主要工作
2.涉外秘书的常见事务
3.接打电话的要领
4.处理打给上司的电话
(三)考核目标:
1.涉外秘书的主要工作
理解:
涉外秘书日常事务包括的主要内容;
涉外企业部门经理秘书的职责;
涉外企业总经理秘书的职责。
2.涉外秘书的常见事务
理解:
涉外秘书的常见事务。
应用:
秘书如何阅读报纸;
秘书如何听取指示;
秘书如何草拟信函文件;
秘书如何做好值班工作。
3.接打电话的要领
理解:
秘书接打电话的要领
应用:
秘书如何礼貌地接打电话?
秘书如何准确地接打电话?
秘书如何高效地接打电话?
4.处理打给上司的电话
理解:
秘书处理打给上司电话的注意事项。
应用:
秘书如何为打给上司的电话挡驾?
秘书如何处理上司正在开会或外出进的电话?
第三章处理邮件
一、学习目的与要求
通过本章的学习,需要学生掌握的知识层次为一般,能按规范处理收到的和发出的邮件。
二、考核知识点与考核目标
(一)考核知识层次:
第一章处理邮件的考核知识层次为一般。
(二)考核知识点:
1.收受邮件
2.邮件的初步分类
3.拆阅邮件
4.邮件的登记
5.邮件的分发
6.打印信封
7.装封前的检查
8.信件的装封
(三)考核目标:
1.收受邮件
应用:
秘书如何收受邮件?
2.邮件的初步分类
应用:
根据邮件的重要程度分类;
根据邮件落款人或单位的重要程度分类;
美商投资公司邮件的分类;
我国涉外秘书对邮件的分类。
3.拆阅邮件
理解:
拆阅信件有权限。
应用:
秘书如何开拆信件?
秘书如何做好信件拆开后的检查?
秘书如何处理拆错的信件?
4.邮件的登记
应用:
秘书如何登记邮件?
5.邮件的分发
应用:
秘书如何将邮件进行再次分发?
秘书如何走宝邮件转送单?
6.打印信封
理解:
英文信封的种类。
应用:
信封上姓名、地址的打印法;
邮寄标记的打印;
信封打印时的注意事项。
7.装封前的检查
理解:
装封前的检查项目。
应用:
秘书如何做好对发出信件的检查?
8.信件的装封
应用:
秘书如何按要求将信件装封?
第四章印章管理
一、学习目的与要求
通过本章的学习,需要学生掌握的知识层次为次重点,能理解印章的作用知晓印章的种类和式样,并学会如何刻制、使用印章,如何停用、销毁印章以及管理介绍信。
二、考核知识点与考核目标
(一)考核知识层次:
第四章办公室管理的考核知识层次为次重点。
(二)考核知识点:
1.印章的作用
2.印章的种类
3.印章的式样
4.印章的刻制、颁发和启用
5.印章的保管
6.印章的使用
7.印章的停用和销毁
8.介绍信管理
9.鉴别假印章
(三)考核目标:
1.印章的作用
识记:
印章的含义。
理解:
印章的作用。
2.印章的种类
识记:
什么是正式印章?
什么是套印章?
什么是钢印?
什么是万次印?
什么是手章?
什么是名章?
什么是戳记?
理解:
印章的种类。
3.印章的式样
理解:
印章的式样。
4.印章的刻制、颁发和启用
理解:
印章刻制的要点。
应用:
按要求刻制印章;
如何颁发印章?
印章启用的注意事项。
5.印章的保管
理解:
印章的保管包含的内容。
应用:
如何保管印章?
6.印章的使用
理解:
秘书用印的规定。
应用:
秘书如何规范用印?
7.印章的停用和销毁
理解:
印章停用的原因
应用:
如何停用印章?
如何做好印章的存档和销毁?
8.介绍信管理
识记:
介绍信的含义。
理解:
介绍信的种类。
应用:
介绍信使用的注意事项。
如何按规定的格式与写法写好介绍信?
9.鉴别假印章
应用:
秘书如何鉴别假印章?
第五章上司工作日程和商务旅行安排
一、学习目的与要求
通过本章的学习,需要学生掌握的知识层次为重点,能安排上司工作日程、约见、上司出差,按礼仪参与社交活动。
二、考核知识点与考核目标
(一)考核知识层次:
第五章上司工作日程和商务旅行安排的考核知识层次为重点。
(二)考核知识点:
1.编制一周工作计划表
2.日程安排注意事项
3.编制工作日程表
4.约见的分类
5.安排约见的要领
6.取消约见
7.制定商务旅行计划
8.购票和准备物品
9.上司出差期间秘书的工作
10.上司归来后秘书的工作
11.协助上司处理社交事宜
(三)考核目标:
1.编制一周工作计划表
理解:
上司一周工作计划表的编制程序。
应用:
编制上司的周工作计划表。
2.日程安排注意事项
应用:
编制周计划表和日程表的注意事项。
3.编制工作日程表
应用:
编制工作日程表。
4.约见的分类
识记:
约见的含义
什么是公务约见?
什么是对等约见?
什么是不对等约见?
理解:
约见的分类。
5.安排约见的要领
理解:
安排约见的要领。
应用:
秘书如何安排约见?
6.取消约见
理解:
取消约见的两种情况。
应用:
秘书如何取消约见?
7.制定商务旅行计划
理解:
商务旅行时间的内容;
商务旅行地点的内容;
商务旅行交通工具包括的内容;
商务旅行的具体事项。
应用:
如何制定商务旅行计划?
8.购票和准备物品
理解:
秘书为上司准备出差物品的种类。
应用:
秘书如何为上司出差购票?
9.上司出差期间秘书的工作
应用:
秘书如何做好上司出差期间的工作?
10.上司归来后秘书的工作
应用:
秘书如何做好上司归来后的工作?
11.协助上司处理社交事宜
应用:
秘书如何协助上司处理社交事宜?
秘书如何邀请与答复社交事宜?
如何做好赠礼和祝贺?
如何做好捐赠和赞助?
如何主办社交性的舞会?
如何陪同宾客观赏?
第六章接待来访
一、学习目的与要求
通过本章的学习,需要学生掌握的知识层次为重点,能理解接待的要领,并能接待有约、无约来访者以及重要宾客。
二、考核知识点与考核目标
(一)考核知识层次:
第六章接待来访的考核知识层次为重点。
(二)考核知识点:
1.接待的要领
2.热情有礼
3.交换名片的礼节
4.来客登记
5.善于记住来客姓名
6.接待有约而来者
7.招待来客
8.引导
9.端茶
10.会客室的布置与整理
11.接待无约而来者
12.分流
13.婉言拒绝
14.会客中又来新客
15.帮助上司中止会客
16.接待投诉者
17.接待重要宾客
18.确定重要宾客的接待规格
19.对重要宾客的迎接
20.对重要宾客的陪车
21.接待重要宾客的注意事项
22.送别事宜
(三)考核目标
22.接待的要领
理解:
接待的要领。
23.热情有礼
应用:
秘书如何在接待工作中热情有礼?
24.交换名片的礼节
理解:
名片的分类方法。
应用:
如何接受宾客的名片?
如何递送名片?
如何整理名片?
25.来客登记
应用:
如何进行来客登记?
26.善于记住来客姓名
应用:
秘书如何记住来客的姓名?
27.接待有约而来者
应用:
秘书如何接待有约来访者?
28.招待来客
应用:
秘书如何招待来客?
29.引导
应用:
秘书如何引导宾客?
30.端茶
应用:
秘书如何对宾客上茶?
31.会客室的布置与整理
应用:
如何布置与整理会客室?
32.接待无约而来者
应用:
秘书如何接待无约来访者?
33.分流
应用:
如何对无约而来者进行分流?
34.婉言拒绝
应用:
如何婉言拒绝无约而来的宾客?
35.会客中又来新客
应用:
如何接待处理会客中又来的新客?
36.帮助上司中止会客
应用:
秘书如何帮助上司中止会客?
37.接待投诉者
应用:
秘书如何接待投诉者?
38.接待重要宾客
应用:
秘书如何接待重要的宾客?
39.确定重要宾客的接待规格
应用:
如何摸清来宾的基本情况?
如何拟定接待方案?
如何确定重要宾客的接待规格?
40.对重要宾客的迎接
理解:
重要宾客迎接的环节
应用:
如何迎接重要的宾客?
41.对重要宾客的陪车
理解:
重要宾客陪车的座次安排
应用:
如何在行车中陪同重要宾客?
42.接待重要宾客的注意事项
应用:
接待重要宾客的注意事项。
22.送别事宜
应用:
秘书如何做好重要宾客的送别工作?
第七章文书档案工作
一、学习目的与要求
通过本章的学习,需要学生掌握的知识层次为重点,理解文书制作的要求,并能按程序进行文书处理与档案管理。
二、考核知识点与考核目标
(一)考核知识层次:
第七章文书档案工作的考核知识层次为重点。
(二)考核知识点:
1.什么是文书、公文和文件
2.公文行文要求和格式
3.涉外文书的撰制
4.文稿排版和校对
5.文书处理程序
6.公文行文的规则
7.收文处理程序
8.发文处理程序
9.立卷和归档
10.“三资”企业的文书立卷归档
11.档案的存放
(三)考核目标
1.什么是文书、公文和文件
识记:
文书的含义;
公文的含义;
文件的含义。
理解:
文书、公文、文件的关系。
2.公文行文要求和格式
理解:
公文行文必须体现的性质;
公文撰写应当注意的三个方面;
公文的三个组成部分。
应用:
秘书如何按行文要求和格式行文?
3.涉外文书的撰制
理解:
涉外文书的作用;
涉外文书的特点;
涉外文书写作的要求。
应用:
秘书如何撰制涉外文书?
4.文稿排版和校对
理解:
文件排印主要包括的格式;
理解核对的程序;
校对文件方法。
应用:
秘书按要求进行排印文件;
秘书如何校对文件?
5.文书处理程序
识记:
文书处理程序的含义。
理解:
文书处理程序在文书工作的地位。
6.公文行文的规则
识记:
行文规则的含义。
理解:
公文的行文规则。
应用:
如何按行文规则行文?
7.收文处理程序
识记:
分发的含义;
拟办的含义;
批办的含义;
承办的含义;
催办的含义;
办复的含义;
理解:
收文处理的程序;
签收的意义;
收文登记的内容。
应用:
按程序收文处理;
如何签收文件?
如何启封文件?
如何登记文件?
如何分发文件?
如何拟办公文?
如何视文件内容和要求确定需要批办的文件?
如何承办文件?
如何对文件进行催办?
文件如何办复?
8.发文处理程序
识记:
审核的含义;
签发的含义。
理解:
拟稿的重要性;
起草文稿的要求;
审核的目的;
审核的重点;
校对公文的意义。
应用:
如何按程序发文处理?
如何草拟公文?
如何审核公文?
如何签发公文?
如何缮印公文?
如何校对公文?
如何对公文用印?
如何封发公文?
9.立卷和归档
理解:
立卷归档在文书档案工作的地位;
立卷归档的作用;
文书立卷的六大特征。
应用:
按文书的特征进行立卷。
10.“三资”企业的文书立卷归档
识记:
行政管理类文书的含义;
生产经营类文书的含义;
金融财务类文书的含义;
法律文书的含义;
平时归卷的含义;
数字分类法的含义;
日期分类法的含义。
理解:
“三资”企业的文书立卷归档的范围;
涉外秘书平时归卷的意义。
应用:
“三资”企业的文书立卷归档的方法;
涉外秘书如何做好平时归卷?
如何调整立卷?
如何检查归卷卷宗?
如何拟写案卷标题?
如何对卷内文件排列与编号?
如何填写卷首目录表和卷尾备考表?
如何填写案卷封面?
如何装订案卷?
11.档案的存放
识记:
归档的含义。
理解:
归档的步骤。
应用:
如何归档文件?
应用:
档案的存放方法;
协助制定档案的借阅制度。
第八章筹办会务
一、学习目的与要求
通过本章的学习,需要学生掌握的知识层次为重点,能知晓常见的会议种类,并能做好会前、会中、会后的会务工作。
二、考核知识点与考核目标
(一)考核知识层次:
第八章筹办会务的考核知识层次为重点。
(二)考核知识点:
1.常见的会议种类
2.内部会议
3.外部会议
4.电化会议
5.会前的秘书工作
6.拟制会议计划
7.准备文件资料
8.发送会议通知
9.会场布置
10.会间服务
11.迎接客人
12.会场签到
13.合影
14.会议记录
15.编写会议简报
16.生活服务
17.会后服务
18.撰写会议纪要
19.清理文件
20.送别与会者
21.总结和报道
(三)考核目标
1.常见的会议种类
识记:
会议的含义。
理解:
会议的分类。
2.内部会议
识记:
内部会议的含义;
经理例会的含义;
员工例会的含义;
特别会议的含义。
理解:
经理例会的作用;
员工例会的作用。
3.外部会议
识记:
外部会议的含义;
业务谈判的含义。
理解:
商务和社团会议
会见与会谈的内涵;
会见与会谈的区别;
会见与会谈的分类;
涉外秘书在谈判中的作用。
4.电化会议
识记:
电化会议的含义。
理解:
电话会议;
视频电化会议;
计算机会议。
5.会前的秘书工作
理解:
会前秘书工作的事项。
6.拟制会议计划
理解:
会议计划的内容。
应用:
如何拟制会议计划?
如何确定会议地点?
如何制定会议议程?
如何编制会议预算?
7.准备文件资料
应用:
如何为上司撰写会议文稿?
如何为上司准备文件资料?
如何组织好发言人的文稿?
如何撰拟《赴会通知》?
如何准备资料袋?
8.发送会议通知
理解:
会议通知的不同形式;
书面会议通知的内容;
外资企业常见的会议通知格式;
合资企业及涉外单位常见的会议通知格式。
应用:
根据不同形式通知会议;
如何发送会议通知?
如何撰写书面会议通知?
如何撰写外资企业常见的会议通知?
如何撰写合资企业及涉外单位常见的会议通知?
如何商定、通知会见或会谈?
9.会场布置
理解:
会场布置总体要求。
应用:
如何布置内部会议的会场?
如何布置会见或会谈的会场?
如何布置谈判会场?
如何布置大型会议会场?
10.会间服务
理解:
会间服务包括的主要项目。
11.迎接客人
理解:
迎接客人包括的环节。
应用:
如何接站?
如何对来客简短介绍情况?
如何组织参与会议的来客签到?
如何安排领导看望客人?
如何编发名册?
12.会场签到
应用:
如何组织来客进入会场进签到?
13.合影
应用:
如何安排参与会议人员合影?
14.会议记录
理解:
会议记录的作用及内容;
会议记录的方法;
会议记录的关键。
应用:
如何对会议笔录?
如何对会议录音记录?
15.编写会议简报
理解:
会议简报的作用;
会议简报的写法;
会议简报的格式;
会议简报写作的注意事项。
应用:
如何撰写会议简报?
16.生活服务
应用:
如何做好参与会议人员的生活服务?
17.会后服务
理解:
会后服务的主要内容。
18.撰写会议纪要
理解:
会议纪要的作用;
会议纪要的两种写法;
全篇会议记录的格式;
撰写会议纪要的技巧。
应用:
如何撰写会议纪要?
19.清理文件
应用:
如何清理会议文件?
20.送别与会者
应用:
如何送别与会者?
21.总结和报道
应用:
如何对会议进行总结和报道?
第九章办理出入境事务
一、学习目的与要求
通过本章的学习,需要学生掌握的知识层次为次重点,能了解出国申请手续有哪些?
能做好出国准备事宜、办理好出境检查。
二、考核知识点与考核目标
(一)考核知识层次:
第九章办理出入境的考核知识层次为次重点。
(二)考核知识点:
1.出国申请手续
2.递呈出国申请书
3.办理护照
4.申请签证
5.办理健康证书
6.办理出境登记卡
7.出国准备事宜
8.订购机票
9.了解航空交通知识
10.其他准备事宜
11.办理出境检查
12.边防检查
13.海关检查
14.安全检查
15.检疫
(三)考核目标
1.出国申请手续
理解:
出国申请手续的内容。
2.递呈出国申请书
理解:
出国申请的内容。
组织人事部门开具单位意见需要注意的事项。
应用:
如何递呈出国申请书?
3.办理护照
理解:
护照的作用;
护照的种类。
应用:
如何办理护照?
如何报失和补办护照?
4.申请签证
理解:
签证的作用;
签证的种类。
应用:
如何办理签证?
5.办理健康证书
应用:
如何办理健康证书?
6.办理出境登记卡
应用:
如何办理出境登记卡?
7.出国准备事宜
理解:
出国准备主要包括的事宜。
应用:
如何办好出国准备事宜?
8.订购机票
理解:
机票的种类。
应用:
如何购买需要的机票?
如何核对机票?
9.了解航空交通知识
理解:
航空交通知识。
10.其他准备事宜
应用:
其他出国事宜的准备。
11.办理出境检查
理解:
出境检查的主要项目。
12.边防检查
应用:
如何做好边防检查?
13.海关检查
应用:
如何做好海关检查?
14.安全检查
应用:
如何做好安全检查
15.检疫
应用:
如何做好边防检疫?
第十章协助上司谈判
一、学习目的与要求
通过本章的学习,需要学生掌握的知识层次为次重点,理解谈判的基本知识及谋略,能做好谈判中的秘书工作。
二、考核知识点与考核目标
(一)考核知识层次:
第八章筹办会务的考核知识层次为次重点。
(二)考核知识点:
1.什么是谈判
2.谈判的程序
3.谈判的模式和对手类型
4.谈判谋略
5.善于倾听和问答
6.常用的谈判谋略
7.谈判中秘书的工作
8.谈判的准备
9.谈判过程中的秘书工作
(三)考核目标
1.什么是谈判
识记:
谈判的涵义;
理解:
谈判的原则。
2.谈判的程序
理解:
正规谈判的六个阶段;
谈判的程序。
3.谈判的模式和对手类型
理解:
谈判的模式;
谈判的对手类型。
4.谈判谋略
应用:
如何运用谈判谋略?
5.善于倾听和问答
理解:
提问的形式。
应用:
如何对谈判对象提问?
如何回答谈判对象的问题?
如何做到善于倾听和问答?
6.常用的谈判谋略
理解:
常用的十大谈判谋略。
应用:
运用常见的谈判谋略。
7.谈判中秘书的工作
理解:
谈判中秘书的工作内容。
8.谈判的准备
理解:
谈判的准备包括的工作内容。
应用:
如何在谈判前收集信息、提供资料?
参与拟定谈判计划;
确定谈判时间;
确定谈判地点;
参与设计谈判方案。
9.谈判过程中的秘书工作
理解:
谈判过程中的秘书工作。
应用:
如何做好谈判记录?
如何做好谈判时的翻译工作?
如何拟写谈判协议?
第十一章办公室财务管理
一、学习目的与要求
通过本章的学习,需要学生掌握的知识层次为次重点,让学生了解一些财务管理与国际金融知识,并胜任支票与现金管理、外汇管理与国际结算及国际证券与国际贷款等工作。
二、考核知识点与考核目标
(一)考核知识层次:
第十一章办公室财务管理的考核知识层次为次重点。
(二)考核知识点:
1.支票的签发与接受
2.汇票
3.现金与备用金的管理
4.记账
5.外汇管理
6.外汇汇率
7.国际结算
8.吸收利用外资的方法和途径
9.证券、债券和股票
10.在国外发行债券
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