信息管理运作手册.docx
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信息管理运作手册.docx
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信息管理运作手册
1.0目的
为各部门信息需求的调研工作提供工作准则,确保调研过程的有效。
2.0使用范围
适用于营销中心信息人员对各部门开展的信息需求调研并对信息管理工作进行调整的全过程。
3.0工作规范
3.1文件概要
3.1.1信息需求调研工作主要包含两个方面:
一是在信息系统建立前期,通过对各部门的信息需求进行调研、分析,设计开发出符合岛内价特点的信息系统平台;二是改进方案,即在信息系统运行过程中,通过定期对各部门的信息需求进行调研,了解需求的变化,对信息的收集、系统平台的运作进行改进。
定期的信息需求调研工作一般一年至少进行一次。
3.1.2信息需求调查可能会涉及信息分类的改变、收集方式和时限的改变;当原有平台不能适应发展时,还涉及平台的改变。
3.1.3对信息需求的汇总分析后,管理中心信息经理应提出改进方案,改进方案经营销中心副总审批同意后实施。
系统平台的改进方案需总经理审批后实施。
3.2
工作流程、工作要求和相关文件记录
工作流程
责任者
工作要求/标准
相关文件/记录
总经理
营销副总
信息经理
信息员
各部门
各部门需求收集
分类汇总分析
设计或改进方案
审批
实施或改进
●
●
▲
▲
●
●
▲
●
●
▲
▲
▲
▲
☞营销中心信息员向各部门发出信息系统需求调查表;表中包含信息名称、本部门提供给其它部门和其它部门提供给本部门的资料及频率等内容。
☞由信息员收集分类汇总后交信息经理进行分析。
☞针对各部门提出的需求意见,信息经理提出信息系统的改进方案;当信息平台不能满足需求时,信息经理向营销副总提出平台改进方案。
☞系统改进方案报总经理审批。
☞根据系统实施或改进方案对信息平台进行实施。
☞对实施或改进后的信息平台进行调试,看是否已达到了各部门的信息需求。
信息资料需求
调查表
信息系统需求汇总
信息系统改进方案
直接责任人:
●配合人:
▲涉及人:
△
1.0目的
对信息收集的途径和方法进行规范,确保信息收集过程的有效和规范。
2.0适用范围
适用于营销中心信息人员对信息的收集过程。
3.0工作规范
3.1文件概要
3.1.1信息的收集主要是指通过各种有效途径,如报纸、杂志、网站、电视等途径收集相关资料;信息人员需根据岛内价各部门的信息需求,对广泛的信息进行判断、分析,将有价值的信息资料采集到公司的信息系统中。
3.1.2信息资料的采集要注意信息的及时性、准确性和有用性,对于有参考价值但不能确定其可靠性的信息,必须给予注明“仅供参考”的字样。
3.1.3信息员在各种报纸、杂志、网站上采集收集的各种资料,必须注明资料的来源出处和资料的发布时间,必要时应保存原稿。
3.1.4信息人员须建立工作日志簿,记录每天的工作情况,包括:
每天常规性的报刊查阅情况、网站信息收索情况、各部门每天内部信息的报交情况、以及其它信息处理工作的事项等。
3.2收集汇总工作要求
序号
收集途径
具体内容
责任人
时限要求
1
报纸
广州日报、新快报、信息时报、南方周末、亚太经济时报、投资导报、营销管理、南方都市报等。
信息员
每天
2
网站
新浪、网易、21cn、搜狐、人力资源网等。
信息员
每天
3
杂志
市场营销、连锁等。
信息员
每月
4
内部报交
各部门报交的各种信息资料。
信息员
每周
5
其它途径
电视、书籍等。
信息员
不定期
1.0目的
为信息的发布过程提供工作依据,确保所有进行信息平台的信息的可靠和有效。
2.0适用范围
适用于营销中心信息人员和信息经理对信息资料检查审核和过滤过程。
3.0工作规范
3.1文件概要
3.1.1信息检核过滤工作是指:
在信息进入信息平台之前,必须经过有效的过滤和加工,对信息的合理性和正确性进行判断,以确定所采集的信息是否符合使用需求。
3.1.2信息经理是所有信息审核过滤的第一责任人,对所有信息资料的可靠性和有效性承担直接的责任。
信息经理对信息资料进行审核过滤时,对不符合要求的信息应安排信息员重新采集。
3.1.3信息检核过滤过程应遵循以下原则:
可用性、及时性、相关联性和通俗易懂性。
3.1.4进入信息平台前的信息分为ABC三类:
A类为各部门固定报交的常规信息,由信息员审核后可以直接进入信息平台。
B类信息是指由信息人员收集整理的各种经营、管理、数据信息,由信息经理审批后才能进入信息平台。
C类为公司机密或其它极其敏感类信息,由信息经理报营销副总或公司总经理审批才能上信息平台。
3.1.5如不适宜或暂不适宜进入信息平台的信息资料,信息员应妥善保管,以备以后需要时使用,保管期限为半年。
3.1.6对于各部门内部报交的信息和每天须查阅的报刊资料信息,信息员收集加工须当天报信息经理审批,信息经理须在2小时内审批完毕交给信息员传输到信息平台上(节假日顺延)。
3.1.7对于突发性的重要信息资料,信息员和信息经理须立即处理,并以最快的速度在信息平台上发布。
3.2
工作流程、工作要求和相关文件记录
工作流程
责任者
工作要求/标准
相关文件/记录
营销中心副总
信息经理
信息员
各部门
信息资料采集
加工分析
格式转换
审核
信息进入平台
▲
▲
▲
●
▲
●
●
●
▲
●
▲
▲
☞信息员根据信息系统的需求进行信息采集。
☞采集的过程须遵循可用性、及时性、相关性和通俗易懂性的原则。
☞信息员对所采集信息进行初步整理加工和过滤,加工过滤的过程可能包括剪接、摘录、修改等,但不得违背原信息的本来意图。
☞对拟上信息平台的信息资料进行格式转换,以适应平台检索的需要。
☞常规A类信息由信息员审核后进入信息平台,B类信息由信息经理审核,如存在问题,信息经理须提出修改建议。
经修改再次审核合格后才能上信息平台;如不符合要求,需要求信息员重新进行信息采集。
C类信息提交营销中心副总或公司总经理审核。
☞信息审核过程应高效简洁。
☞经审核无误后的信息,由信息员提交进入信息平台。
各种原始的信息资料
加工过滤后的信息资料
信息审核表
直接责任人:
●配合人:
▲涉及人:
△
1.0目的
为特定信息事项的处理过程提供工作准则,确保处理过程的有效。
2.0适用范围
适用于信息人员对各部门或人员提出的特定信息事项的收集整理和发布的过程。
3.0文件规范
3.1文件概要
3.1.1特定信息事项主要指:
在公司信息平台上不存在的各类非常规性信息、或需要特殊的收集途径才可以收集到的各种信息、或信息时间要求比较特殊、或信息量特别大,需组织开展社会调研的信息。
3.1.2特定信息事项的信息收集,需求部门或人员应提交信息需求申请书,说明信息需求的目的、特定要求等,经信息经理审批同意后才可进行。
如果对于某些特定信息事项的信息收集所需花费的时间较长或涉及另外增加费用的情况,需报营销副总经理审批同意后才可执行。
3.1.3在特定信息事项的信息收集过程中,如需向公司有关部门收集信息,有关部门应无条件给予配合支持,并需在所要求时间内提供有关信息,而信息人员则需出示经审批的信息需求申请书作为信息收集的凭证。
3.2
工作流程、工作要求和相关文件记录
工作流程
责任者
工作要求/标准
相关文件/记录
营销副总
信息经理
信息员
使用人
提出需求申请
审核
确定范围
收集资料
检核过滤
提交
▲
▲
●
●
▲
●
●
▲
▲
▲
●
▲
▲
●
▲
▲
▲
▲
▲
☞信息需求部门或人员向营销中心提出书面的特定信息需求申请。
☞申请表内必须清楚列明所需资料的范围、时间段、需求内容目的用途等,并需部门经理签名同意。
☞信息经理对各部门的信息需求进行审批,核实其目的及用途。
若涉及费用支出的申请,须报营销副总审批。
☞信息经理对申请表内的项目,确定需调研的内容、范围、时间段、收集途径、工作方法等内容。
☞需要时应编制特定信息收集工作方案。
☞信息员按照信息经理确定的要求进行资料收集。
☞信息员所收集的资料进行过滤加工分析,形成申请人所需要的特定信息资料。
☞信息经理应进行审核所收集的信息资料是否符合申请人的信息需求,如果不符合,还应补充收集。
☞将信息提交给申请部门使用。
信息资料需求
申请表
信息收集工作方案
特定信息资料
直接责任人:
●配合人:
▲涉及人:
△
1.0目的
为信息管理提供工作依据,确保信息资料能得到有效维护的管理。
2.0适用范围
适用于营销中心信息经理、信息员对信息平台资料的维护、备份管理的过程。
3.0工作规范
3.1文件概要
3.1.1信息管理主要是指:
对信息平台上的资料进行定期的维护,包括:
定期备份、定期更新、纸质打印、光盘备份等。
3.1.2信息平台电脑系统每晚自动备份一次数据;信息员每周更新一次磁带,并检查备份情况,填写备份记录。
3.1.3对于有效期为一年或二年的信息资料,有效期结束后,将资料转储存到光盘中,然后在信息平台上将其删除,确保信息系统的空间足够大。
3.1.4对于重要的信息资料,须用纸打印出来单独保存,比如:
年度公司大事记、各分店月销售记录、公司年度计划及完成情况等须用纸打印出来妥善保存。
3.1.5各部门如须查阅所打印出来的资料,须填写信息需求申请表,经信息经理审批同意后进行查询。
3.2权限管理
对各使用人有一定范围信息的使用权限,使用者只能在规定范围内使用平台上的信息,严禁通过盗取他人的用户名、密码在平台上进行越权操作;若需增加权限须填写“信息系统权限申请表”交营销中心审批后执行权限更改。
1.0目的
对岛内价信息系统的保密工作提供依据,确保信息资料的严格保密。
2.0适用范围
适用对岛内价信息系统所有信息资料的安全防范和管理过程。
3.0工作规范
3.1文件概要
3.1.1公司资料的保密原则是指:
公司全体人员应遵守信息保密管理规定,如公司的有关销售、利润、重大决策等信息严禁通过任何渠道泄露到我司的竞争对手。
公司文件
保密分级
一级
公司重大决策、财务报告、还贷能力等信息资料。
二级
公司规章制度、文件、电脑系统规划、各门店盈利情况等信息资料。
三级
公司年度销售业绩、公司销售指标、人事任免等信息资料。
3.1.2权限控制
a、对于公司信息系统的权限管理应由信息经理确认审批。
b、有新员工入职时,由行政人事部通知营销中心新进人员的岗位,营销中心严格按照系统权限管理明细表中的各个岗位的权限分配,相应的岗位对应相应的岗位权限。
员工离职或岗位发生变动时,部门经理可根据情况需要,决定是否立即取消其系统使用权限。
c、各部门人员工作因故中途离开电脑时,需退出信息系统。
d、相关部门需要超越部门或岗位要求的信息资料时,必须填写信息资料需求表,并交给信息员。
需求表应填写清楚申请人、申请目的、申请内容等。
营销中心需核实其目的、用途后,报信息经理审核。
e、严禁非营销中心人员对信息平台主机进行数据库一级的操作。
3.1.3信息的传递
a.信息资料生成后,信息员严格按照需求部门所需的信息资料进行统计分析,并仅传输到所对应需求的用户。
b.除开发用机外,与公司内部网联网的电脑均需拆除软驱,严禁一台机同时上内部网及互联网。
任何部门安装新的软驱或使用外来软盘时,均需取得营销中心的同意及病毒检测。
3.1.4保密协议
a、信息经理及信息员在上岗前与公司签定工作保密协议书,承诺不以任何渠道,将公司有关财务、利润、重大决策等任何保密信息泄露给竞争对手,也不得以公司的任何资料信息作为它用,如有违背,应承担相应的全部责任,包括法律责任。
b、信息经理及信息员不许携带手提电脑上班。
c、信息经理及信息员在公众场合应自觉回避或不参与谈论公司敏感问题。
3.1.5保存方法
a、公司有关使用业务系统的人员应将自己管理的信息系统密码一个月进行一次更换密码工作。
b、各部门应禁止非部门闲杂人员出入办公室。
c、信息员将不需要的纸质信息资料用碎纸机进行粉碎;不需要的电子信息资料可进行永久性删除。
d、信息员应将信息资料进行归类整理,并且用带锁的文件柜进行存档。
追溯:
如公司信息资料出现泄密时,应找出信息资料登记表核对,找出信息资料的源头,确保公司资料的保密性。
1.0目的
建立岛内价内部的信息报交制度,确保信息收集途径的广泛性和准确性。
2.0适用范围
适用于对各部门对信息中心和相关部门的信息报交过程。
3.0工作规范
3.1工作概要
3.1.1内部信息报交是指:
各部门在运作时对产生的重要信息进行汇总整理,按一定的要求处理后定时传输到营销中心或其它需求部门,供相关部门使用。
3.1.2内部信息的报交分为二大类,一类为固定内容、频率的内部报交(见3.2);另一类为非固定内容,即部门与部门之间在日常工作之间相互报交的信息,此类信息经接收部门加工整理采用后,按规定必须同时发一份到营销中心,由信息员判断是否有上信息平台的价值。
3.1.3各部门经理必须重视内部信息报交工作,确保按时按质报交信息。
3.1.4各部门信息报交的项目会随着公司的发展需要而有所增减。
3.2
各部门信息报交内容
报交部门
报交信息资料
时限要求
介质
总经办
销售指标。
一次/月
邮件
管理中心
公司各类经营管理方面的信息资料并统计分析;
TMS文件;
有关TMS或ISO9000方面的培训信息;
有关现代企业管理及营销管理的有关理论。
不定期
邮件
营销中心
公司经营管理决策情况;
本月最新动态资料(促销大型活动、对外联营活动)
与零售业有关的重要财经报道、发展动态及趋势。
一次/月
邮件
信息部
公司内部进销存经营信息(进、退货单汇总表,调出单汇总表,毛利率表,财务销售分类,每月品进价库存实盘数,各分店及配送中心库存情况汇总,当月退场供应商名单以及新供应商的名称和厂编);
供应商厂编、名称、资料;
每日销售情况(各个分店、分类的销售额及毛利额)。
一次/月
一次/半年
一次/天
邮件
商场部
各分店经营分析报告;下月营运费用预算;下月分店销售预算。
一次/月
邮件
采购部
特价商品进价、售价、扣点、补差价等资料;每周工作计划;每期快讯合计快讯费金额;商品资料说明(规格、性能)
每次
邮件
拓展部
新门店选址情况;
每月工作报告。
一次/2个月
一次/月
邮件
行政人事部
人事任免、雇员动态;人力资源分析月报表;
通讯录;行政工作月报表;
培训信息;
扣个人所得税的有关资料。
一次/月
邮件
大宗客户服务部
上月大宗销售报表(含营业额、毛利)。
一次/月
邮件
电子商务部
网络上最新电脑资讯。
一次/周
邮件
财务部
各门店盈利情况;
公司财务状况。
一次/月
邮件
各分店
店长例会资料(上月总结、下月计划、月交易对比表、销售额对比图、下月预计销售额、下月费用预算、损溢表、营运状况表、商品品种数统计、上月销售排行榜、上月缺断货统计、上月促销总结、人力资源分布、上月员工培训总结、出租联营一览表、顾客满意度调查表);
大宗出货单数、金额。
一次/月
一次/天
邮件
1.0目的
对信息系统的信息资料进行分类,使信息资料的使用和管理过程简洁和有效。
2.0适用范围
适用于营销中心信息人员对公司信息资料的分类管理过程。
3.0工作规范
3.1工作概要
3.1.1信息分类原则主要是指:
按信息的来源分为外部信息和内部信息,然后逐步往下细分共分为4级。
3.1.2对信息进行分类是为了使信息资料得到有效的管理,使使用人能更方便地得到所需的资料。
3.1.3资料的分类将随着公司的各项业务的发展而逐步增加或调整。
3.2
分类:
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