财务报销管理制度.docx

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财务报销管理制度

财务报销管理制度

1、总则

为加强财务管理，严格执行财务制度，结合公司的具体实际，特制定本报销制度。

2、借款及预付款

2.1暂借款是因业务需要的临时借款，包括差旅费及各种临时性借款。

借款人借款时须按“借款单”要求填列各项栏目，并按规定审批权限依次审批后，由财务部会计制证，出纳员根据凭证审核后付款。

如果其情况特殊，两天之内能拿来发票报销完毕的，可暂不挂账，报销时直接抽出欠条。

2.2预付款是指因公司业务的需要，需预先支付的各项工程及购买材料、货物的款项，支付此款项时，需由经办人按要求填写“付款申请书”，出具合同、采购申请单等材料，完备各项审批手续后，方可付款（计划外业务须经集团公司总经理审批）。

2.3以上经济业务发生时，需领用空白支票的，由财务人员在支票上写明日期、用途及限额，由领取人在支票领用单上签收。

支出时必须填写大小写金额，并及时告知出纳付款金额。

不得将空白支票交给其他单位或个人。

作废支票须交回财务部留存。

遗失支票，领取人必须及时报告财务部通知银行停止付款并作废此支票，若支票已被支付，领取人要按被支付金额赔偿。

2.4所有借款及预付款，必须在前账结清之后方可再借付。

确因业务需要而来不及结清前账，必须向财务主管讲明原因，并经领导书面同意后方可再借付。

2.5经办人必须在一周内凭有效原始票据报销各项暂借及预付款项。

超出一个月不结清者，除已向公司领导写明理由并出具证明外，财务部有权扣发经办人工资抵偿。

3、固定资产和低值易耗品采购

3.1公司机关的低值易耗品采购，由各使用部门提出申请，综合部和财务部依次审核，最后总经理签批后由综合部统一购买并办理结算手续；固定资产必须有董事长或集团总经理签批的采购申请单方可（集团公司董事会通过的年度投资计划除外）采购，固定资产超5000元时必须由集团招标办统一招标采购。

报销时须出示采购申请单、中标通知单、采购发票、验收领用单，经办人原则上两人，发票必须注明供货单位电话号码，财务部方可给予报销。

3.2各加油站固定资产和低值易耗品购进由零售业务部初审，其他流程参见公司机关采购报销流程；

3.3各轮胎超市固定资产和低值易耗品购进由非油品业务部初审，其他流程参见公司机关采购报销流程。

3.4基建工程完工结算由网点建设部经办人持真实有效的工程类发票、合同、结算书、竣工验收单、中标通知书等有效资料按审批权限审批后到财务部报销。

4、差旅费报销管理规定

4.1目的

为了进一步规范报销程序，确定报销标准,发挥各职能部门的审核作用，提高各部门的管理水平，节约费用支出，特制定本规定。

4.2范围

（一）本规定适用于公司所有人员正常出差费用的报销；

（二）本规定明确了差旅费报销的程序、标准、审核要求及注意事项。

4.3审批程序

4.3.1出差人员当天不能往返或东营市以外的，事前必须填写《出差申请单》，报总经理批准；同时将申请单复印件留人力资源部备案以便考勤。

集团总经理负责子公司总经理出差申请的审批。

总经理负责公司所有出差人员的审批。

所有出国人员的申请应逐级审批，最终报集团董事长批准。

4.4出差申请单填写要求

《出差申请单》必须写明：

申请时间、申请人、所在部门、职务、出差地点、出差事由、交通工具类型、计划出差起止日期和天数、目的地、出发时间等。

附：

出差申请单

年月日

申请人

（姓名）

拟乘交通工具

部门

职务

差期

年月日起至年月　日　　共　天

目的地

出发时间

出差事由

审批人签字：

4.5报销标准及要求

4.5.1交通费

4.5.1.1出差人员的长途交通费，按照《出差申请单》中计划的地点和路线，凭票据据实报销车票。

长途车票须有明确的起止时间和地点，否则不予报销；

4.5.1.2出差里程1400公里（含）以内不得乘飞机，1400公里以上且24小时内不能到达的可以乘坐飞机,如果业务之需乘坐飞机应事先经总经理批准，否则不予报销；

4.5.1.3执行车改的人员因业务外出，未按规定乘坐交通工具所发生的出发费归集到该车改人员的定额内；

4.5.2出差补助

4.5.2.1员工出差补助按照实际出差天数计发，标准如下：

出差人员补助

香港、澳门、及国外

根据业务需要报总经理审批

直辖市、特区及各省省会

65元/天

国内地级市、县、镇（不含本市及滨州市管辖区）

65元/天

滨州

65元/天

4.5.2.2员工出差补助据出差申请单出差天数计算；

4.5.2.3以下情况不予补助：

4.5.2.3.1外出参加各种会议、考察、培训班；（集体就餐的）

4.5.2.3.2出发半天，不在外就餐者；

4.5.2.3.3外出发生招待费用的，按照发票日期取消当天的补助，或按照发生次数计算，每发生一次取消一天的补助。

4.5.3住宿费

4.5.3.1报销标准（上限），原则上以如家、锦江之星、汉庭为主，由综合部统一安排。

标准

中层

副总

其他人员

1人

2人

1人

2人

1人

2人

香港、澳门及国外

根据业务需要报公司总经理审批

国内各市县及乡镇（元/天）

240-400

100-240

4.5.3.2住宿费凭住宿发票，超过标准需提供说明，报总经理批准后据实报销，如无合理说明，按照标准报销；低于标准的据实报销；

4.5.3.3因工作需要经批准和外单位人员共同出差时，根据实际发生额由总经理签批，不再发放其他出差补助。

4.5.4差旅费报销的其他规定

4.5.4.1随同公司领导出差，乘坐交通工具和住宿与领导分不开的人员，按特殊情况处理。

4.5.4.2出差人员到达目的地至住地往返可乘坐地铁、公交、出租车，凭票据按实报销。

4.5.4.3凡不符合乘坐飞机条件的人员，因公事紧急乘坐飞机的，应事前经有关领导批准，否则超出规定的费用个人自理。

4.5.4.4凡属正副总经理指定陪客前往外地考察参观者，其各项开支不受上述规定限制，陪同宾客出差的人员，如果在食住行方面已享受公费者，均不再享受住宿及途中补助。

4.5.4.5个人邀请外地考察参观或业务跟单的人员，其食宿费已有对方负担的，均不再享受补助费。

4.5.4.6各部门人员出差，原则上要定任务、定时间、定地点、定人数，实际出差天数超过计划天数的费用，需经总经理批准，否则，财务部不予报销。

4.5.4.7公司员工临时办事，其费用开支，可后补申请，经公司总经理批准后实报实销。

4.5.4.8出差途中除因病或遭遇意外灾害，或因工作实际需要要电话联系，请示批准延时外，不得因私事或无故延长时间，否则不予报销差旅费，并依情节轻重处罚。

4.6差旅费报销程序

4.6.1出差人员回公司后，附《出差申请单》，在一周内汇总所有出差费用（包括车票、补助、住宿等），写明详细金额，差旅费报销单上必须注明出差人员，通过书面形式报上级领导审核、批准，上级领导出差无法办理签报的，日期顺延；参加会议的出差人员在报销时必须提供会议通知、参会申请及参会审批单等资料的原件或复印件。

4.6.2对不符合规定的出差费用，必须说明原因，公司领导及部门负责人签字准报而没有说明的，财务部有权拒绝报销。

5、通讯费

5.1通讯费开支分为办公室电话费和个人手机费。

5.2购买手机费用不予报销。

5.3部室办公室电话费和手机费由综合部审核，报总经理审批后报销。

各部室电话费实行费用定额管理，定额内实报实销，超定额部分由责任人承担。

手机话费超出部分自行承担，遇特殊情况需提高报销限额，应填写特批申请单，经总经理批准；否则不予报销。

5.4享受手机通讯报销的人员应24小时保持开机状态，其直接上级有权利和义务监督检查移动电话的使用状况。

如无特殊原因说明无故关机、停机的，当月手机费不予报销。

多次发生情节严重者，公司有权取消其手机费报销额度，具体内容参照通讯费管理办法。

5.5无电话费定额人员出差期间发生的电话费由部门负责人根据电话清单进行审核并提出实际报销意见，总经理审批后，财务部凭审批意见和补贴的方式核销。

5.6各加油站通讯费由各加油站自行缴纳并按标准报销。

6、业务招待费开支

6.1公司对业务招待费实行“定额控制”。

业务招待原则上在公司指定的酒店就餐，由综合部签派餐单，每月统一结算。

（参照派餐管理办法）。

6.2外地招待费用由经办人（部门）应当在实施招待后五天内凭有效票据报总经理审批，补派餐单，办理结算手续（如属外出，则自出差回来之日起；过期视为自动放弃，不予报销）。

招待费发票须在发生当年入账，跨年度的一律不予报销。

6.3招待住宿开支，总经理批准后，由综合部统一安排。

7、会议费开支

7.1公司内部常规性会议均在公司会议室举行，原则上不发生会议经费。

7.2属大型会议或活动，需在公司以外租赁场地，或需聘请外部专家并包食宿的要严格控制，申办部门需列明费用预算表，呈报公司总经理审批后，才能办理借款手续。

7.3会议经办人员应予七天之内凭总经理签批的会议费用预算表和有关单据凭证办理报销手续。

8、外部教育培训费的开支

8.1员工教育培训计划和教育培训方案预算由综合部协同各部门统筹制订并由总经理审批后执行。

8.2参加各类学习、培训和进修的员工需写出员工培训申请一式两份，并签订培训协议，由所在部门负责人和人力资源部负责人签字同意，经总经理批准后方可参加。

8.3员工参加经批准的专业对口培训，或因公司相关资质需要配备持证人员的培训，培训结束或期末考试合格者，凭报销凭证和“员工培训申请表”逐级签字审核后到财务部报销培训费、出差补助、住宿费及交通费用。

8.4未经公司制度确定和批准的其他培训一律不予报销。

9、咨询费开支

9.1凡因工作需要须邀请专家、人员进行技术咨询，确需支付咨询费的，按照“先申请后开支”的原则，由经办部门提出申请。

9.2计划内的咨询费用开支由分管副总审核，报总经理审批后交财务部报销。

9.3计划外的咨询费用开支必须事前由总经理审批同意后才予以列支。

10、其他费用支出

10.1公司机关的水、电、气、办公费、劳保费、清洁卫生等费用由公司综合部统一缴纳及报销。

各加油站日常费用由各加油站缴纳及报销。

10.2社会劳动保险费支出，由综合部列表，财务部审核，报总经理审批后予以报销。

10.3支付银行日常购票费、业务手续费等由财务主管审批后办理；税金的申报、计算和缴纳，由财务部根据税法规定按时申报、计缴。

10.4业务所需购买的技术图书资料费，经总经理签批后先到综合部存档，后到财务部报销。

10.5零星维修费用的报销，除上述程序外，必须有使用部门负责人签字认可的验收合格证明，否则不予报销。

11、费用报销票据规范

11.1员工每次报销必须提供有效报销凭证。

报销凭证应符合国家有关发票管理制度的要求。

费用报销发票的内容包括日期、商品名称、单价、数量、金额并盖有发票开具单位的发票专用章（或财务专用章）。

经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容，发票涂改、大小写不符、假发票以及未盖有财政监制章的收据一律不予报销。

11.2过期、涂改、伪造的发票不予以报销。

发票遗失的费用不予以报销。

12、报销流程

12.1经办人部门负责人审核分管副总审核财务预算员审核财务主管审核总经理审批会计填制凭证出纳根据凭证审核后付款（如公司无分管副总，分管副总审核流程可省略）。

12.1.1报销申请。

经办人员在报销之前应填写并提供相关的开支申请表和报销单据，如出差报销填写出差申请表和差旅费报销单，并提供有效票据。

12.1.2业务审核。

申请人所在部门负责人和分管副总审核业务需要、支出用途和报销金额的合理性，出具初步审核意见。

12.1.3财务审核。

财务预算员审核业务支出有无纳入本年度预算；财务主管复核相关票据的真实性、合法性。

12.1.4领导审批。

公司所有开支费用均由各公司总经理审批后交财务部办理。

12.1.5报销结算。

通过各级审批后，由财务部核实是否有借款，如果有，应扣减借款金额后再予以报销，没有则按复核报销金额办理款项结算。

13、OA管理系统

为实现传统纸质化办公与网络化办公的平稳过渡，公司决定先将上述两种办公模式并行运作。

凡是已经开放的流程只有OA管理系统和纸质资料同步发起、委托、审批等才具有效力，只要缺少其中一项便视为无效。

财务报销时必须先通过OA管理系统的审批流程，然后按照纸质资料的审批流程报销。

14、附则

14.1所有开支单据须有经手人、验收人或证明人签名。

14.2付款单据必须是符合规定的合法单据。

14.3一切收付业务必须凭证齐全，收付业务完成后出纳人员必须在原始凭证上加盖收付讫的印章。

14.4公司财务人员有权对一切报销单据和所发生经济业务的合理性、合法性、真实性进行审核，若违反本制度一律不予报销。

任何人不得打击报复。

14.5本制度由财务部负责解释。