项目部各部门岗位职责及工作流程.docx
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项目部各部门岗位职责及工作流程
河南省天伦房地产有限公司
星钻项目部
项目部各部门岗位职责及工作流程
二零零八年四月二十二日
第一章、总则
第二章、项目人员机构设置
第三章、各部门岗位职责
第四章、项目流程图
第一章、总则
一、根据集团公司下达的“房地产公司组织结构调整方案”及“房地产公司主要业务流程设计方案”结合项目特点制定河南省天伦房地产有限公司《项目部管理规定》草案、以下简称《规定》。
二、本《规定》适用河南省天伦房地产公司开发的所有项目。
三、本《规定》经批准后实行。
第二章、项目人员机构设置
一、项目部
项目总监
二、行政部
(一)行政主管
(二)项目协调员
(三)办公室文秘
(四)司机:
三、财务部
(一)财务主管
(二)会计
(三)出纳
四、工程部
(一)工程经理
(二)各专业工程师:
1.土建
2.电气
3.给排水
(三)资料员
五、成本部
(一)成本主管
(二)预决算人员
(三)计划员
六、营销部
(一)销售经理
(二)客服专员
(三)销售内勤
(四)职业顾问
注:
各项目部人员编制数量根据具体项目开发面积和规模确定。
第三章各部门岗位职责
第一节项目部岗位职责
一、项目部设置项目总监一名,负责管理整个项目各部门,对房地产公司总经理负责。
二、岗位职责
1、完成项目经营目标,制定项目经营计划并实施。
2、负责项目全面管理工作,处理重大突发事件,负责项目开发的外部环境协调。
3、制定项目工程计划并实施,负责工程质量、安全、进度。
4、执行项目成本预算。
5、执行项目营销策划实施方案,负责项目销售进度。
6、协调各部门与项目部的工作,配合公司对项目运作的管理。
7、对项目施工单位和供货商确定具有参与决定权。
8、对合同外付款及签证金额具有决定权。
9、依据go年公司下达的项目经营目标,组织制定项目经营计划并组织、监督经营计划的实施,对经营结果负全面责任。
10、监督、督促检查计划的落实,并对下属部门工作承担连带责任。
11、负责项目全面管理工作,建立健全统一、高效的组织体系和工作体系;负责经营管理团队的建设,创建一流的团队,主持、推动关键管理流程和公司的各项规章制度、领导营造企业文化氛围,塑造和强化组织价值观。
12、负责领导、建立项目部与合作伙伴、上级主管部门、媒体等部门间顺畅的沟通渠道;负责项目周边关系协调,树立良好的企业形象,确保项目进行过程中外部环境的稳定。
13、协助执行项目营销策划实施方案,负责项目销售进度,确保公司及时回款。
14、负责与总经理保持良好沟通,定期向总经理汇报经营计划、资金运用和盈亏情况以及机构和人员调配情况及其他重大事项。
15、完成公司总经理交办的其他工作。
第二节行政部岗位职责
一、行政部岗位职责
1、项目部人事管理工作;
2、协助项目部领导制定、控制、调整项目各部门的编制、定员;
3、协同公司行政管理部及项目各部门办理员工的招聘工作,为各部门提供符合条件的员工;
4、协助项目总监、公司行政管理部和项目各部门做好员工的考核、转正、任免、调配等工作;
5、协同项目各部门对员工进行培训,提高员工的整体素质及工作能力;
6、负责保存员工相关个人档案资料;
7、根据工作需要,负责招聘临时工及对其的管理工作;
8、其他配合公司行政管理部的工作;
9、项目部日常行政管理工作;
10、贯彻公司行政管理制度,监督检查项目各部门执行的情况;
11、根据公司的要求,负责人力资源管理制度在项目部内部的执行;
12、负责对员工进行遵守劳动纪律的教育及考勤工作的管理;
13、根据公司批准的行政费用总额度,每月制定公司行政费用预算,并严格控制行政费用的支出;
14、负责项目资产的管理,建立固定资产、低值易耗品等物品的购买、验收、使用登记及定期检查使用情况的制度;
15、负责项目部文件的管理工作;
16、根据公司行政管理制度,做好电话、传真和复印机等设备的使用和管理;
17、负责项目部车辆的管理和调度工作;建立车辆档案,做好车辆的维修、保养工作,定期检查车辆使用情况,加强对司机、非司机的安全教育工作;
18、负责项目部外围环境卫生的管理;
19、负责项目办公地点安全、保卫、消防工作的管理;
20、负责项目部员工食堂工作的管理;
21、负责项目部对外的接待及票务、住宿等工作;
22、根据项目总监的指示,积极组织好项目部的重大会务活动和日常的办公会议;
23、负责项目部大事纪要工作;
24、协助项目总监做好项目部的外联工作;
25、配合其他部门的工作。
二、行政主管工作职责
1、完成项目总监交办的各项工作;
2、负责项目部的行政及人事管理工作;
3、负责项目部的固定资产管理工作;
4、督促检查各部门执行公司及项目规章制度情况;
5、行政费用的计划预算编制及使用情况的审核;
6、项目部的所有后勤保障工作,即:
车辆安排、安保、食堂、接待、票务等;
7、项目部办公用品及其他低值易耗品的购置管理等。
8、积极协调好项目开发过程中与政府相关职能部门及项目周边地方各方面的关系,为项目的顺利开展创造良好的条件。
9、配合公司综合开发部开展本项目的各项工作。
三、行政专员职责
1、打印公司文件,并负责办公室电话、传真、复印机等设备的使用与管理;
2、负责报刊、信件的发放、转送工作;
3、保证各部门联络畅通,并了解各部门工作内容;
4、负责考勤登记工作;
5、登记公司员工外出办事情况及内容;
6、布置公司会议的会场,负责通知参会人员会议时间、地点,必要的做会议记录;
7、热情接待来访人员,做好信访工作;
8、协助行政主管处理突发性应急事务;
9、负责办公用品、低值易耗品和公司其它物品的采购及保管和发放工作。
做到帐物清楚、管理有序;
10、项目部文件档案的管理。
11、其他配合项目部行政主管的工作。
四、司机岗位职责
1、认真遵守公司及项目的各项规章制度,不迟到、不早退、努力完成各级领导分配的任务。
2、认真遵守郑州公安交通管理部门制定的法规、法纪。
3、保持车容整洁、车辆机械性能良好。
4、不酒后开车,不闯红灯,不驾驶机械失灵的车上路。
5、每日养成自查、自检的良好习惯。
6、提高驾驶技能,维护郑州道路交通的畅通。
7、其他配合项目部行政主管的工作。
第三节财务部岗位职责
一、财务部岗位职责
1、执行公司财务制度及相应的实施细则。
2、负责项目总监所需的财务数据资料的整理编报。
3、负责对财务工作有关的外部及政府部门,如税务局、财政局、银行、会计事务所等联络、沟通工作。
4、负责资金管理、调度。
编制月、季、年度财务情况说明分析,向财务总监及项目总监
报告本项目的经营情况。
5、负责销售统计、复核工作,每月负责编制销售应收款报表,并督促销售部及时催交楼款。
负责销售楼款的收款工作,并及时送交银行。
6、负责每月转账凭证的编制,汇总所有的记账凭证。
7、负责项目所有明细分类账的记账、结账、核对,完成会计报表的编制,并及时清理应收、应付款项。
8、协助出纳做好楼款的收款工作,并配合销售部门做好销售分析工作。
9、负责银行财务管理,负责支票等有关结算凭证的购买、领用及保管,办理银行收付业务。
10、负责编制银行收付凭证、现金收付凭证,登记银行存款及现金日记账,月末与银行对账单和对银行存款余额,并编制余额调节表。
11、其他配合公司财务总监的工作。
二、财务主管岗位职责
1、具体负责项目部的财务会计工作
2、对各项财务会计工作定期研究、布置、检查、总结。
严格遵守财经纪律和公司各项规章制度。
不断改进和提高财务会计工作水平。
3、督促本公司加强定额管理、原始记录和计量检验等基础工作。
4、认真审核会计凭证和会计报表,做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚、报送及时。
5、执行公司的各项财务管理制度
6、随时检查各项财务制度的执行情况,发现违反财经纪律、财务会计制度的,及时制止和纠正,重大问题应向公司财务总监汇报。
7、及时总结经验,不断完善各项财务管理制度。
8、组织编制本项目的财务收支计划,按时报送项目总监和财务总监。
9、在编制财务收支计划前,应要求各职能部门提供切实可行的收支计划明细表,经审核验证后据此编制本公司的财务收支计划和编制说明。
10、组织编制本项目的成本计划和费用预算,并将各项计划指标分解下达落实并检查执行情况。
11、编制的成本计划应先进合理,费用预算应厉行节约,费用开支不突破规定范围。
12、在项目总监的组织下,应将成本计划和费用预算案项目分解,逐步落实到各职能部门。
13、设计必要的台帐及时反映、分析计划或预算执行情况。
并向各职能部门反馈。
14、充分运用会计资料,分析经济效果,提供可靠信息,预算经济前景,为项目总监决策提供依据。
15、组织本部门财务人员学习政策法规和业务技术,负责财会人员的考核。
16、负责协调财务和各部门的工作,多于其他部门联系、协调,把财务工作纳入正轨。
17、负责销售统计、复核工作,每月负责编制销售应收款报表,并督促销售部及时催交楼款。
18、完成项目总监和财务总监交办的其他工作。
三、财务会计岗位职责
1、设置和登记总帐和各明细账,并编制各类报表。
2、编制总长科目余额表,并与有关明细账核对,保证帐帐相符。
3、编制会计报表。
各种会计报表做到数字真实,计算准确,内容完整,及时使报送政府有关部门。
4、协助项目部行政部建立低值易耗品台帐。
5、各类帐户设置应做到齐全、明晰、同时设置和登记固定资产明细表
6、根据公司财务管理制度和会计制度,登记总账和明细帐,账户应按币种分别设置。
7、会同其他部门定期进行财产清查,及时清理往来帐。
8、根据公司财务管理制度,负责设计下发清查明细表,应收帐款、银行存款和现金进行盘点清查。
9、对盘盈、盘亏、报废毁损、坏帐损失,应查明原因,分清责任,专项报告。
按规定的审批权限批准后方的进行会计处理。
10、编制和保管会计凭证及报表。
11、负责编制项目部的转账凭证、记账凭证并分月编号,做到规格化。
每月终了,要整理会计凭证和资料,集中保管。
年终办完财务决算后,应将全年的会计资料收集齐全,整理清楚,分类排列,以便查阅。
需要归档的会计资料,应按有关规定及时归档。
12、负责控制财务收支不突破资金计划,费用支出不突破规定的范围。
13、会同有关部门拟定固定资产管理、材料管理、资金管理与核算实施办法。
对于固定资产、商品、材料、低值易耗品等手法、转移、领退和保管,都要会同有关部门制定手续制度,明确责任。
14、负责成本核算和利润核算
15、拟定项目成本核算办法,编制成本、费用计划,加强成本管理的基础工作,核算成本和费用。
16、编制成本、费用报表,编制;利润计划,办理销售款项的结算业务;负责销售和利润的明细核算。
17、正确计算销售收入、成本费用、税金和利润以及其他各项收支。
18、完成财务主管交办的其他工作。
四、出纳岗位职责
1、办理现金收付和银行结算业务:
2、严格按照国家有关现金管理和银行结算制度的规定,根据有关人员审核签章的收、付款凭证,进行复核,办理款项收付。
对于重大的开支项目,必须经过会计主管人员、项目总监和财务总监审核签章,方可办理。
收付款后要在收付款凭证上签章。
3、库存现金不得超过银行核定的限额,超过部分要及时存入银行。
不得以“白条”抵充库存现金,更不得任意挪用现金。
4、严格控制签发空白支票。
5、如因特殊情况确需签发不填写金额的转账支票时,必须在支票上写明,收示单位名称、款项用途、签发日期、规定限额的报销期限,并由使用支票人在支票登记薄上签章。
逾期未用的空白转账支票,要及时收回注销。
不得将空白支票交给其他单位或个人签发。
对于填写错误的支票,必须加盖“作废”戳记,与存根一并保存。
支票遗失时,要立即向银行办理挂失手续。
6、编制和保管会计记账凭证。
7、根据审核无误的收、付款原始凭证,填制记账凭证,记账凭证的内容必须填齐,附有原始凭证。
填制会计凭证的字迹必须清晰、工整并正确使用会计科目。
要妥善保管会计凭证,应按编号顺序,折叠整齐,按月装订成册,加盖封面、封底、盖章归档。
8、登记现金和银行存款日记账。
9、根据记账凭证,逐笔按顺序登记现金和银行存款日记账,做到日清日结。
现金的账面余额要同时及库存现金核对相符。
银行的账面余额要及时与银行对帐单核对,月末要编制“银行存款余额调节表”,使帐面余额与对帐单上余额调节相符,对于未达帐项要及时查询,要随时掌握银行存款余额,不准签发空头支票。
不准将银行账户出租、出借给任何单位或个人办理结算。
10、出纳不得兼管收入、费用债权、债务帐薄登记工作以及稽核工作和会计档案保管工作。
11、保管库存现金和各种票据。
12、对于现金和各种票据,要确保其安全和完整无缺,如有短缺,要负责赔偿,保险箱密码要保密,保管好钥匙,不得转交他人。
13、保管有关地税、国税的计算机代码因帐、空白收据和支票
14、完成财务部主管交办的其他工作。
第四节工程部岗位职责及工程管理规定
一、工程部职责:
1.工程建设管理
按照国家有关规定及本公司与监理、施工单位、材料设备供应商等签订的合同要求以及工程的实际情况,组织并开展工程管理工作。
1审核施工单位施工组织设计、方案、进度计划,并跟进落实情况。
2审核监理公司监理规划,并跟进落实情况。
3针对工程出现的异常情况采取有效措施,并及时向公司汇报。
4负责开工前准备工作,负责施工现场用水、用电及场地管理。
5组织办理图纸会审、设计变更、技术核定、现场签证、工期及费用索赔。
6审核工程付款报告,确定是否达到合同约定的质量、进度条件。
7审核甲供材、甲控材计划的进度质量条件。
8负责工程技术资料的管理归档。
9组织参与单位工程、分部、分项工程验收、工程竣工验收。
10合理组织安排后期配套绿化的施工。
11组织办理工程移交,负责工程保修期内工程质量问题责任的确定。
2.工程计划编制
组织编制内部工程总进度计划,设备订货计划,甲供材料订货计划,报建计划,分期(年度)付款计划、后期配套绿化工程工作计划等,审查施工方上报各类方案和计划。
1负责组织进行工程施工、监理等参建队伍的考察工作。
2参与工程类招标工作。
3投标标书(技术标)的审核评价。
4参与合同评审。
3.为有关单位(本公司和本项目其他部门)提供技术支持
①参与项目可行性评估;
②收集有关信息、资料,了解掌握政策、法规的要求;
③协作总工办招标采购部编制招投标文件(技术条件);
④参与确定投资控制目标、质量控制目标,并跟踪管理;
⑤负责设备、材料技术审核及确认;
⑥提供对承包(分包)商的考察意见,对其资质、信誉、资金、业绩及能力等进行初审工作;
⑦参与公司及本项目建设成本控制体系的编制。
4.工程验收
①参与分部工程验收提出意见;
②参与主体工程验收提出意见;
③参与工程初验提出意见;
④主办各专项、专业工程验收;
⑤主持竣工验收及工程交接工作;
⑥工程索赔技术审核;
5.信息、资料管理
①项目全过程资料管理;
②收集、更新技术资料及政府各项技术要求;
③负责各专业工程技术审图,提出各专业意见负责与设计院沟通;
④审核施工单位竣工资料;
⑤工程总结;
⑥文件收发记录;
⑦信息返馈。
6.配合公司及本项目各部门的工作。
二、工程部经理岗位职责
1.对项目总监负责。
2.主持部门工作,组织部门各项制度的制定与完善,完成部门职责,合理有序地安排部门内每位员工的工作,协调各种工作关系。
3.带头执行公司及本项目的各项规章制度,考核本部门员工的执行情况,根据公司及项目部要求定期对本部门员工工作情况进行评价。
4.及时汇报工程进展情况及计划,发现问题及时纠偏并采取相应补救措施。
5.组织编制项目工程总进度控制计划、年进度控制计划、月进度控制计划。
6.组织编制分包工程、甲供设备、材料计划。
组织材料、设备的审验。
7.全面负责工程施工的管理工作,监督和控制项目的质量、安全、进度、成本。
8.组织编制工程部周、月、年度资金计划。
9.协调现场施工过程中总包、分包、安检、质检等单位的关系,确保工程按计划实施。
10.提供总包、分包工程合同招(议)标的基本工程技术要求条款,参与对总包、分包队伍的考察、筛选、评价工作。
11.参与甲供、甲控设备及材料招(议)标工作及评价工作。
12.对工程质量重大事故或问题提出处理意见。
13.组织内部对施工图的审查工作,参与图纸会审及施工组织设计初审。
14.组织协调营销等项目部内部管理部门的现场协调工作。
15.组织协调配套工程的施工。
16.每周主持召开部门工程例会。
17.现场签证的确认。
18.参与部门员工工作评价标准制定工作。
19.参与项目成本控制体系建立工作。
20.组织工程项目的物业移交。
21、负责工程进度计划的编制和落实。
22、全面负责工程施工的管理工作,监督和控制工程质量、安全。
23、为确保工程顺利开展负责协调项目部内部参建单位和外部监督部门的关系。
24、负责配合总工办对工程建设成本在成本目标范围内。
25、负责编制工程款支付计划,并合理分配资金使用。
26、对甲供、甲控材要亲自验收,对乙方材料要及时全面检查,确保施工过程中不出现偷工减料和假冒伪劣现象。
27.完成项目总监交办的其他工作。
三、电气工程师岗位职责
1.积极参加初步设计及施工图设计审查,提出专业审查意见或专业技术方案。
2.参加施工图图纸会审,并作好图纸修改的跟进工作。
3.及时向设计院反馈施工设计中存在的问题,负责设计变更的具体实施及交底工作。
4.负责施工用电的开通。
5.负责工程施工中本专业的技术、质量、安全、进度的监督工作。
6.对隐蔽工程进行现场确认。
7.对预算外现场签证工程量进行确认,对月进度工程量进行确认。
8.参加本专业的设备选型、材料分包队伍招(议)标及订货等工作,提出专业意见。
9.提出本专业用料计划,负责对本专业甲供材料、设备的验收及记帐工作,负责现场用电读数的分摊工作。
10.工作范围:
强电、弱电、电梯等,且负责强、弱电的工程计量及预、决算审核工作。
11.参加工程竣工验收及工程保修期内各项维护工作。
12.收集本专业有关信息,掌握主要设备、材料市场变化,建立数据库。
13.负责对强电、弱电等配套工程的协调管理工作。
13.完成工程部经理交给的其它工作。
四、给排水工程师岗位职责
1.积极参加初步设计及施工图设计审查,提出专业审查意见或专业技术方案。
2.参加施工图图纸会审,并作好图纸修改的跟进工作。
3.及时向设计院反馈施工设计图中存在的问题,负责设计变更的具体实施及交底工作。
4.作好现场的三通一平,作好施工现场施工废水、污水排放工作。
5.负责工程施工中本专业的技术质量、安全、进度的监督工作。
6.对隐蔽工程进行现场确认。
7.对预算外现场签证工程量进行确认,对月进度工程量进行确认。
8.参加本专业的设备选型、材料分包队伍、招(议)标及订货等工作,提出专业意见,参与本专业分包队伍的考察等工作。
9.落实市政给排水接驳口位置及方式。
10.提出本专业用料计划,审核承包商材料使用情况。
11.负责煤气、消防管道工程安装的监督工作。
12.负责给排水、煤气、消防工程的工程计量工作。
13.负责对本专业甲供、甲控材料、设备的验收、记帐工作。
负责现场施工用水使用费的读数分摊工作。
14.参加工程竣工验收及工程保修期内各项维护服务工作。
15.收集本专业有关信息,掌握主要设备、材料市场变化,建立数据库。
16.负责收集并提供空调方便的资料及提供设备、设置采购意见。
17.负责对雨污水、给水等市政配套工程的协调管理工作。
18.完成工程部经理交给的其它工作。
五、土建工程师岗位职责
1.及时汇报工程进展情况及计划。
2.编制项目工程总进度控制计划、月进度控制计划。
3.编制分包工程、甲供、甲控设备、材料计划。
参加材料、设备的审验。
4.负责工程施工的管理工作,监督和控制项目的质量、安全、进度、成本。
5.协调现场施工过程中总包、分包、安检、质检等单位的关系,确保工程按计划实施。
6.协助提供总包、分包工程合同招(议)标的基本工程技术要求条款,参与对总包、分包队伍的考察、筛选、评价工作。
7.参与甲供设备及材料招(议)标工作及评价工作。
8.对工程质量事故或问题提出处理意见。
9.参与内部对施工图的审查工作,参与图纸会审及施工组织设计初审。
10.积极参加初步设计及施工图设计审查,提出专业审查意见或专业技术方案。
11.协调营销等部门的现场工作。
12.现场签证的确认。
13.参与项目成本控制体系建立工作。
17.负责督促协调主体单位为配套工程的开展提供条件。
14.完成工程部经理交办的其他工作。
工程部资料员岗位职责
1、服从直接上级的领导和管理,完成领导下达的工作。
2、做好图纸和技术文件的收发工作。
收发台帐记录。
3、负责工程施工有关资料的收集、整理、管理工作。
4、负责工程项目建筑市场相关资料的填写、整理、申报及相关工作。
5、按档案管理制度的规定收集、整理、保管好工程档案。
6、负责向工程部及其他部门提供工程建设所必须的各种资料。
7、负责合同的归类、登记、保存等管理工作。
8、负责依据合同编制月工程付款计划和付款登记及台账工作,负责资金动用审批表的签章及付款落实工作。
9、负责配合工程部对工程隐蔽、主体工程验收等工程有关资料的签章工作。
10、.完成工程部经理交办的其他工作。
六、督促现场监理
1.要求监理对所有工程实施全方位监理,并且所有的监理工作都必须在甲方专业工程师的监督之下有序、有效地执行。
具体要求有以下几个方面:
a.监理公司负责编制监理大纲及细则,报工程部批准,重点审批其针对项目的可实施性。
b.监理公司严格按监理大纲、细则对工程质量及进度进行控制。
c.对于关键工序及特殊部分编制作业指导书。
d.必要时,用实物样板规定评定标准。
e.保证施工现场有适合的设备、人员。
f.对隐蔽工程进行强化管理,保证工程质量。
2.在施工过程中,进行现场指导、监督,根据现行国家颁发的各种施工规范、图纸设计等标准,及时纠正不当施工,进行过程质量控制。
对已完成的分项分部工程逐项进行检查评定,并在《分部分项工程质量评定表》上签字确认。
监理公司对每一项工程进行检查评定后,将质量评定表上报甲方专业工程师,甲方专业工程师接表后
进行抽检,抽检频次不少于标准规定数量的25%,相符率达90%以上,即认为监理评定正确,予以签名盖章确认,否则,必须重新检验评定。
七、工程质量、进度和安全生产文明施工的管理
1.工程质量管理与检查落实制度
为了加强公司工程部对施工单位各项工程施工质量的监督、控制,完成公司各项工程的质量目标,监督各施工单位对工程质量的管理。
制定以下制度:
a.工程部对各施工单位工程质量检查,每周不少于四次,由工程部负责组织。
b.检查时,必须有总监、甲方工程部负责人四人以上参加。
C.检查时存在的问题,检查人员必须以书面的形式通知各施工单位项目经理,限期整改,并将施工单位项目经理签字的整改结果书面返还工程部。
检查人员必须进行复核确认,签署复核意见,并由签字人对整改结果负责。
d.现场土建工程师和安装工程师及旁站监理员每天在现场巡检,对较大质量问题或存在较大质量隐患,现场巡检人员有权责令暂时停工,并由总监理工程师签发停工令。
协助各单位确定处理方案
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