苏州大学仪器设备采购工作管理办法苏州大学文正学院.docx
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苏州大学仪器设备采购工作管理办法苏州大学文正学院
苏州大学仪器设备采购工作管理办法
第一章 总则
第一条 为进一步加强仪器设备采购的管理,规范采购工作程序,以《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》、《江苏省教育厅政府采购管理暂行办法》为依据,结合我校实际,特制订本办法。
第二条 仪器设备集中采购工作必须在学校统一组织和领导下进行。
大型仪器设备和批量仪器设备的采购应有纪监审办公室、财务部门、使用单位参与和监督。
第三条 本办法所规定采购范围包括学校教学科研实验仪器设备、校园网络设备、实验室家具、大型教学科研软件等。
第四条 仪器设备采购工作人员应坚持公开、公平、公正、择优、廉洁、奉公、维护学校利益的原则。
第二章 组织机构和职责
第五条 学校成立仪器设备采购领导小组,组长由分管校领导担任,成员由纪监审办公室、财务处和承担采购任务的部门负责人组成,负责采购工作中重要事宜的审议和协调。
第六条 采购部门为领导小组的日常办事机构,负责仪器设备采购信息的收集、采购计划和《申购大型精密仪器设备可行性论证报告》的报批、采购信息发布等采购(招标)前的准备工作;参与采购(招标)、做好采购过程记录并形成相关材料、签署合同(协议)以及其他工作,直至建档。
第七条 领导小组下设专项采购工作组,成员一般由纪监审办公室、财务处、采购部门的有关同志和使用单位熟悉仪器设备的人员(四十万元以上仪器设备使用单位负责人必须参加)等7人(至少5人)以上组成。
组长由采购部门的负责人担任。
与供应商有亲属、朋友等关系的人员应实行回避制。
采购工作组负责具体采购工作,包括招标、商务谈判等;必要时参与市场调研和对供应商进行实地考察。
第三章 采购方式
第八条 公开招标:
批量大、通用性强、信誉好的供应商多的仪器设备一般实行公开招标。
第九条 邀请招标:
专用性较强、信誉好的供应商较少的仪器设备一般实行邀请招标。
第十条 竞争性谈判:
专用性强、产品质量与性能指标差异较大、信誉好的供应商少的仪器设备一般采用竞争性谈判。
第十一条 商务谈判:
专用性强、独家生产、独家经销、独家代理等单一来源或特定品牌仪器设备采用商务谈判。
第十二条 询价:
仪器设备单价金额在3万元以下、批量仪器设备在10万元以下或急购的单价低于5万元的仪器设备可采用询价方式采购。
由采购部门组成采购小组(至少由3人组成),市场价格调研不得少于3家(特殊情况除外),并填写《苏州大学市场调研采购物品记录表》按编号先后保存归档,以便查核。
第四章 采购工作程序
第十三条 仪器设备使用单位向实验室与设备管理处提交《苏州大学仪器设备请购单》;大型仪器设备还需同时提交《申购大型精密仪器设备可行性论证报告》,由设备科按有关规定报批。
第十四条 采购部门(必要时采购工作组参与)进行市场调研,了解产品情况及当前价格;
第十五条 采购部门与使用单位沟通后发布采购信息。
参照“招标文件”样本编制和发布招标邀请函,函中要明确仪器设备的名称、型号规格、基本配置、技术参数、数量、交货时间、法人代表证明、投标人委托书、资信证明、三证(产品合格证、经营许可证、生产许可证)、主要业绩及其它文字材料、价格、投标(开标)时间和地点等。
对供应商投标时必须提供的信息要求力求详尽,并准备好其它有关资料。
第十六条 供应商必须按学校采购部门发布邀请函的规定编制报送标书。
标书由供货单位盖章密封,形成暗标后在规定投标时间范围内送交学校采购部门,采购部门统一收取标书后即填写《投标商登记表》。
标书由专人保管。
第十七条 如确有必要,在开标或商务谈判前采购工作组应安排人员到有关厂家或用户考察、调研,了解生产规模和产品质量。
第十八条 采购工作组举行会议,集体进行商务谈判或开标、评标,确定中标单位,并填写《苏州大学采购大宗物资招(议)标情况登记表》或《苏州大学采购物品谈判记录表》,由采购工作组签字确认。
第十九条 采购工作组和中标供应商签订采购合同(协议)。
合同(协议)由采购工作组组长或经组长审核后由设备科具体执行者签名,加盖合同章,根据合同(协议)需预付款者应带协议副本及经费负责人签字的暂付款单(大型仪器设备还需带论证报告),到财务部门办理付款。
第二十条 仪器设备到货后由使用单位专业技术人员验收,填写资产验收单;大型仪器设备以及大批量仪器由采购部门、使用单位专业技术人员共同验收(必要时可聘请校内外专家),填写《大件、大宗物品验收登记表》;进口仪器设备应与外商工程师共同开箱、安装、调试,验收后共同形成仪器验收报告;法检的仪器设备必须请进出口检验检疫局到场参加验收,并出具检验检疫报告。
第二十一条 使用部门(采购部门)须凭采购合同(协议)、资产验收单、大型(进口)仪器设备验收报告、《申购大型精密仪器设备可行性论证报告》到财务部门结算付款。
第二十二条 办理固定资产登记手续,入资产帐。
并由采购部门将全套采购材料分类立卷,归入学校档案。
第五章 开标、评标、定标
第二十三条 在按照采购工作程序规定完成招标会前所有准备工作后召开招标会,集体检查标书密封情况,确认无误后拆封。
在此前任何人不可自行开启。
第二十四条 开标后,应根据标书中提供的有关材料审查投标人资格和标书是否符合招标文件要求,审定是否有废标,确定合格投标人。
第二十五条 采购工作组根据各合格投标人提供的仪器设备的综合技术参数、质量、价格及企业资质、业绩、信誉度、售后服务质量等进行评议,在公开、公平、公正、择优、维护学校利益的原则下评定出中标单位。
第二十六条 评标结果即予公布,由采购部门与中标单位商定签订合同(协议)时间。
第二十七条 工作组要指定人员做好招标工作记录,评标结束后应填写《苏州大学采购大宗物资招(议)标情况登记表》。
相关材料及时归档。
第六章 非招标方式采购
第二十八条 未列入计划,确因情况紧急必须在3天内购回的极少数急购仪器设备,使用单位应首先填写《急购物品确认书》,经采购部门和纪监审办公室领导确认后由采购部门内部组成采购工作组,采用询价方式(应询价3家以上)进行采购,并认真填写《苏州大学市场调研采购记录表》。
仪器设备单价在5万元以上,原则上不能确认为急购仪器设备。
第二十九条 单一来源或特定品牌仪器设备采购时,使用单位应先填写《独家经营或特定品牌确认书》,采购部门和校纪委领导根据使用单位提供的有关依据或采购人员调研情况确认。
采购工作组拟定谈判方案,通过谈判确定购销合同条款和价格,并填写《苏州大学采购大宗物资招(议)标情况登记表》。
第三十条 在六个月之内再次购买同一供货商的同种设备,经市场行情调研价格基本不变的情况下,可先填写《续购物品申请表》,经采购部门和纪监审办公室领导批准,采用续购方式进行采购,根据原购销合同规定的条款和价格签署新购仪器设备合同。
若经双方协商对原条款与价格作必要的调整,则必须对本校有利。
第三十一条 各院(系)部门利用自有资金(含由财务处代管的定项捐助款)购置仪器设备原则上应委托学校有关采购部门统一采购。
特殊情况应报纪监审办公室和设备处备案后组成院系临时采购工作组,并参照本办法制定实施意见进行采购。
仪器设备单价在3万元以上、批量仪器设备在10万元以上,必须成立临时采购工作组,由纪监审办公室、财务处、学校采购部门的有关同志参加,人数不得少于7人,组长由学院或部门负责人担任,各院(系)各部门自行进行招标,并保存好有关材料以便查核。
第七章 采购纪律
第三十二条 采购工作人员必须加强法律意识,严格遵守《政府采购法》、《招标投标法》等相关法律、法规,认真组织实施采购活动。
整个采购过程受纪监审办公室检查监督和群众监督。
第三十三条 采购部门和工作组人员在采购过程中必须坚持公开、公平、公正的原则。
不允许有私拆标书、透露采购信息或与投标人串通投标。
不得接受供应商的任何馈赠,不得参加供应商的任何形式的宴请、娱乐、旅游等活动。
坚持清正廉洁、克己奉公。
第三十四条 采购相关人员不得受亲朋好友、同学同事等人员的左右;其他人员也不得干预采购工作,以影响采购工作的过程和结果。
第三十五条 投标人不得相互串通投标或排挤他人投标,不得以各种形式影响采购相关人员或串通投标。
一经发现,招标单位有权取消其投标(中标)资格。
第八章 附则
第三十六条学校组织的教学仪器设备采购过程中的考察费和聘请校外专家参与仪器设备论证、评标、验收等费用从承担采购任务部门的相关经费中列支(采购部门、财务部门应将该项支出列入预算)。
使用单位派人外出调研、考察费用由使用单位在相应经费中支出。
第三十七条仪器设备运输费、进口设备发生的代理费、购汇管理费、报关费、运保费、检验检疫费等在仪器设备使用单位的相关经费中支付。
第三十八条本办法自学校签发之日起执行。
第三十九条本办法由仪器设备采购领导小组负责修订和解释。
苏州大学图书馆文献采购招标投标管理规定
第一章 总则
第一条 为了规范和完善我校文献资源的采购制度,加强文献采购的科学管理和廉政制度建设,充分发挥市场机制,通过竞争达到择优采购,提高资金使用效益。
根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》及有关法规,结合我校实际制定文献采购招标投标管理规定。
第二条 招标投标范围:
中外文图书、期刊、电子文献、数据库及其检索系统、大型软件。
凡发行渠道单一、已参加教育部中国高等教育文献保障体系(CALIS)或江苏省教育厅高等教育文献保障体系(JALIS)集团采购、已经过全国高校图书情报工作委员会或江苏省高校图书情报工作委员会集体谈判定价的文献资源不再列入本招标范围。
第三条 招标投标活动应当遵循公开、公平、公正、诚信、择优、高效的原则。
第二章 组织机构及职责
第四条 学校成立“苏州大学图书馆文献采购招标投标领导小组”,领导小组下设“苏州大学图书馆文献采购招标投标工作小组”。
第五条 领导小组由学校纪监审办公室、财务处、图书馆有关人员组成,分管校领导任组长,图书馆馆长任副组长。
领导小组的工作职责是负责对图书馆文献资源采购额度的确定及招标、评标、定标的管理和监督工作。
第六条 工作小组挂靠图书馆,日常工作在图书馆分管馆长的领导下进行,其成员由文献建设部主任、信息咨询部主任、办公室主任及相关人员组成。
主要工作为:
1.负责图书馆文献采购的招标投标组织工作,并及时向各领导小组成员通报工作进度及相关信息;
2.根据当年文献采购专项资金的额度及图书馆文献资源建设的需要,编制招标投标文件;
3.组织招标投标的信息发布,参与招标投标相关工作,必要时还需组织对投标人的实地考察;
4.审验合同履行情况。
第三章 招标方式
第七条 招标方式一般采用邀请招标;特殊文献(如独家出版、独家经销等文献)也可以在专家充分论证的基础上,经领导小组同意后采用单一来源采购或议标等方式进行。
第八条 鉴于文献采购后的长期延续供货服务的特殊性,中标商家可以一个或多个,被邀请的投标人数应超过规定的供应商数两个以上。
投标者必须是具备承担招标项目所规定的供货能力和良好服务的单位。
第九条 符合下列情形之一者,可依照本办法采用单一来源方式采购:
1.只能从唯一供应商处采购的文献;
2.科研、教学急需,但不能从其他供应商处及时采购的文献;
3.为保证原有采购文献资源的一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购或续购的文献。
第四章 招投标当事人
第十条 招投标当事人是指在招投标活动中享有权利和承担义务的各类主体,即图书馆(招标人)和图书供应商(投标人)。
第十一条 招标人必须根据文献发行的特点和要求编制招标文件,招标文件应当包括招标项目的名称、数量、实施地点、到书率和其他服务优惠要求、投标人的资格审查标准、标价含义、评标时间、评标标准,以及拟签订合同的主要条款。
招标文件的编制应严密、科学、合理,使投标单位、投标价具有合理性和可比性,以便评标。
第十二条 招标人应要求投标人提供有关资质证明、实施能力和业绩情况,并对投标人进行资格审查,不得有意限制或排斥符合条件的投标人。
第十三条 招标人不得向他人透露可能影响公平竞争的有关招标、投标的相关情况。
设有标底的,标底必须保密。
第十四条 招标人对发出的招标文件需进行必要的说明或修改时,应在招标文件要求提交投标文件截止时间两日前进行,并以书面形式通知所有投标人。
说明或修改的内容为招标文件的组成部分。
第十五条 招标人应当在开标前要求投标人提交下列材料:
1.营业执照副本;
2.法定代表人证明件;
3.投标人委托书;
4.资信证明;
5.主要业绩;
6.招标人认为应当提交的其它证明文件。
第十六条 投标人应当具备下列条件:
1.具有独立承担民事责任的能力;
2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度;
3.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力;
4.有依法纳税和社会保障资金的良好记录;
5.法律、行政法规规定的其他条件。
第十七条 投标人必须遵守国家法律、法规,以优质、优价、诚信参与竞争。
凡采取违法、违规、违纪及其它不正当手段者,招标小组有权取消其投标资格。
已经中标者,招标投标领导小组有权否决。
第十八条 投标人应当按招标文件的要求,编制投标书。
投标人必须满足招标文件中要求和规定的各项综合评价标准。
第十九条 投标人应按照招标规定在开标前交纳投标保证金,否则视为自行弃权,不得参加投标。
第五章 开标、评标、中标
第二十条 开标应当在招标文件确定的时间公开进行,开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。
第二十一条 开标由招标投标工作小组主持,邀请所有被邀投标人参加。
第二十二条 评标由评标工作小组负责。
评标工作小组由学校有关部门人员、具有招标法规知识及实践经验、办事公正的专家和图书馆工作人员代表组成,成员人数为5-7人(其中专家人数不少于三分之二)。
第二十三条 评标工作小组成员由招标投标领导小组确定。
评标小组成员名单在投标会议召开前必须保密。
与投标人有利益关系的人员不得参加招标评标小组。
第二十四条 在确定中标人之前,招标人不得与投标人就投标价格、投标方案等实质性内容进行谈判。
标底被泄漏的,招标人有权终止招标。
第二十五条 评标工作小组按照招标启事公布的评标原则和方法,对投标人进行评审和比较,择优确定中标候选人,由主持人当众宣布结果。
第二十六条 招标人要指定专门工作人员对开标、评标、中标过程进行记录。
定标后,应当请评标小组成员在评标结果等记录上签名,以存档备查。
第二十七条 招标人应对评标小组确定的中标候选人进行审核,候选中标人不具备履行合同条件的,予以剔除,最后将拟定中标人报招标投标领导小组确定,并在规定时间内予以公示。
第二十八条 定标后,在规定时间内,招标人和中标人应当按照招标文件和中标人的投标文件签订书面合同。
超出规定时间而不签合同者,招标方有权另选他人,投标保证金不退,作为违约金处理。
第二十九条 招标人在与中标人签订合同及履行合同过程中,凡因特殊情况,需要对合同方案进行调整时,须经双方协商决定,并报请招标投标领导小组批准。
第六章 纪律与监督
第三十条 招标人员在招标过程中,要坚持原则,严守机密,廉洁自律,违反纪律者应按照有关规定进行查处。
第三十一条 招标人与中标人签订书面合同时,应同时签订廉政建设责任书。
第三十二条 在规定的采购工作完成后,实施部门要及时向学校有关领导通报文献采购计划的落实情况。
对中标人未能按照合同执行者,学校有权追究其经济和法律责任。
第七章 附则
第三十三条 本规定由苏州大学图书馆文献采购招标投标领导小组讨论修改,报校长办公会议批准后实施。
第三十四条 本规定由苏州大学图书馆文献采购招标投标工作小组负责解释。
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