行政部职能说明.docx
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行政部职能说明.docx
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行政部职能说明
深圳市高标电子科技有限公司
三级文件(职务说明)
文件名称
行政部职能说明
文件编号
GB-ZN-A01
版本
A/0
页次
1/4
行政经理职责
一、目的:
明确工作责任
二、适用范围:
受总经理委托,行使协调各部门工作,行使对公司日常办公秩序、办公用品、基本建设项目等全过程的管理权限,并承担执行公司规章制度、管理规程及工作指令的义务。
三、职责:
负责对办公秩序基建项目办公用品的供应全过程实行管理、监督、协调的专职管理部门,对所承担的工作负责。
坚决服从总经理的统一指挥,认真执行其工作指令,组织领导本部门全体人员履行行政部职能。
全面完成生活后勤、清洁卫生、消防环保、宣传文体、企业形象、企业文化推广等各项工作任务。
一切管理行为向总经理负责。
四、作业内容:
1、主要职责
1).负责起草公司行政工作计划、报告、总结和公司领导的专题材料;负责公司行政文件、函件、电文等起草、打印工作。
2).负责批办各级有关来文和部门的请求、报告;负责公司行政文件印发和文书档案的管理工作。
3).负责保管及使用本部门印章,办理公司出具的介绍信和证明材料。
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2000
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三级文件(职务说明)
文件名称
行政部职能说明
文件编号
GB-ZN-A01
版本
A/0
页次
2/4
4).负责总经理办公会议、生产经营工作会议以及总经理临时指定各种会议的召集和筹备工作。
2、企业管理
1).建立、健全和不断完善正常的生产经营秩序。
2).学习、研究、运用先进的企业管理技术和方法,努力提高企业管理水平。
3).开展公司内部企业管理的咨询与诊断,分析解决企业管理中存在的各种问题。
4).组织有关部门制定、修订、补充企业管理标准、工作标准和工作程序标准。
5).组织内部网络管理员定期检查网络系统内的硬件设备、通信线路,做好维护、保养工作,确保网络系统通信安全、畅通。
3、宣传和文化建设
1).负责公司形象的管理和建设,培养和塑造公司以文化为核心的企业精神。
2).负责公司宣传工作。
3).调查了解员工的思想状态,激发员工的积极性和创造性。
4).负责对外宣传稿件的组织和审查工作。
5).负责公司声象档案和荣誉实物档案的管理工作。
4、后勤管理
1).负责公司厂房、宿舍使用权的管理。
2).负责公司办公、生活福利设施的管理工作。
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三级文件(职务说明)
文件名称
行政部职能说明
文件编号
GB-ZN-A01
版本
A/0
页次
3/4
3).负责员工宿舍的安排和调整工作。
4).负责员工福利用品的计划、采购、供应和发放工作。
5).负责办公楼的清洁卫生工作。
6).负责公司员工医疗、工伤的管理工作。
5、治安消防管理
1).负责维护公司内部治安,保证公司正常生产、经营办公及生产秩序。
2).严密安全防范措施,保卫公司生产经营的安全,指导和帮助有关部门对要害部门制定防范措施,并负责督促检查落实。
3).负责协助公安部门调查公司内部发生的治安案件和火灾事故,并按有关规定对事故进行处理。
6).负责公司员工医疗、工伤的管理工作。
6、工作权限
1).对劳保用品、办公用品发放标准的审批权。
2).对员工宿舍的安排权。
3).对门卫、清洁工、部门管理人员的指挥、调度、监督、管理权。
4).有权在规定的职责范围内、处理劳资关系。
5).有权检查各部门劳动力的使用情况。
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三级文件(职务说明)
文件名称
行政部职能说明
文件编号
GB-ZN-A01
版本
A/0
页次
4/4
6).有权督促、检查各部门防火、防盗、保密工作情况,对存在隐患有权提出整改意见。
7).有权调查处理各种安全事故。
8).有权分配、调整办公室和员工宿舍。
9).有权要求各部门按时报送、编制有关计划、报表资料。
10).有权对各部门管理中存在的问题进行调查、研究、并提出整改意见。
11).对本部门各级人员聘用、晋升有审核权。
12).对本部门各级员工的工作具有指导、监督、培训权。
7、工作责任
1).对公文、函件、电文等积压或处理不及时而耽误工作负责。
2).对各种印鉴管理使用不当负责。
3).对因机密材料管理不当而发生的失密、泄密、丢失或损坏负责。
4).对内,外宾接待工作不当造成的损失或影响负责。
5).对未尽职责,安全保卫工作不力而造成的重大事故和案件负责。
6).对厂区环境卫生不清洁负责。
7).对宣传稿件中出现的错误舆论导向负责。
8).对掌握情况不力造成的计划同实际严重脱节负责。
9).负责制度的修订完善,对制度的合理性、可操作性负责。
制订:
审核:
核准:
(部门制订人)(部门经理)(管理者代表)
ISO9001:
2000
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三级文件(职务说明)
文件名称
行政部职能说明
文件编号
GB-ZN-A02
版本
A/0
页次
1/3
后勤组长职责
一、目的:
明确工作责任
二、适用范围:
受行政经理委托,行使对公司办公用品、卫生检查、员工宿舍、食堂等的管理权限,并承担执行公司制度、管理规程及工作指令的义务。
三、职责:
负责对管理权限范围内的工作实行全过程管理、监督、协调,对所承担的工作负责。
四、作业内容:
1、主要职责
1)、安排落实领导要求的各项任务,提供相关服务和后勤保障。
2)、参与拟订和完善公司后勤规范,并监督执行,确保行政后勤管理的顺利进行。
3)、负责公司办公家具、设备、用品的选购与使用管理。
4)、负责公司种类设备、设施维护,水、电、气,热的后勤保障工作。
5)、定期进行宣传与安全检查,代表公司与物业部门交涉,管理公司用水、用电情况。
6)、对公司人员申领办公用品进行记录、发放、管理及流程优化。
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2000
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三级文件(职务说明)
文件名称
行政部职能说明
文件编号
GB-ZN-A02
版本
A/0
页次
2/3
7)、负责管理公司非生产性物资(不含有仓库、车辆物资),建立账簿,做好使用记录,定期检查防止流失和损坏。
8)、负责公司办公用品和宿舍用品的配置和日常管理工作。
9)、负责公司卫生环境的监督、检查和日常管理工作。
10)、负责员工工作服的管理,负责统一制作,建立合理的领用制度,并督导正确地使用。
11)、负责公司员工食堂的管理工作。
2、工作权限
1)、对劳保用品、办公用品的发放标准有审核权。
2)、对员工宿舍的安排有规划权。
3)、对保安、清洁工、的指挥、调度、监督有直接指挥权。
4)、对食堂的伙食改善有沟通,协调及监督权。
5)、对属下人员聘用,晋升有审核权。
6)、对属下员工的工作具有指导、监督、培训权。
7)、依据公司规定,对本部门员工的奖惩具有建议权。
3、工作责任
1)、对物资账簿的准确性、时效性负责。
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2000
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三级文件(职务说明)
文件名称
行政部职能说明
文件编号
GB-ZN-A02
版本
A/0
页次
3/3
2)、对办公用品、宿舍用品配置的及时性、合理性负责。
3)、对环境卫生负监督、检查责任。
4)、对员工食堂提供体质服务、合理膳食负责。
5)、对未能及时维持后勤、办公、生产车间等影响工作负责。
制订:
审核:
核准:
(部门制订人)(部门经理)(管理者代表)
ISO9001:
2000
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三级文件(职务说明)
文件名称
行政部职能说明
文件编号
GB-ZN-A03
版本
A/0
页次
1/3
保安队长职责
一、目的:
明确工作责任
二、适用范围:
受行政经理委托,行使对公司物资进出、安全保卫、消防工作等的管理权限,并承担执行公司规章制度、管理规程及工作指令的义务。
三、职责:
负责对管理权限范围内的工作实行全过程管理、监督、协调,对所承担的工作负责。
四、作业内容:
1、主要职责
1)、负责执行公司的管理制度、工作计划和目标。
2)、负责抓好公司安全保卫和消防工作。
3)、严格服从行政部的统一指挥,执行其工作指令,一切管理行为向行政部负责。
4)、严格遵守公司的各项管理制度,认真行使公司给予的管理权力,杜绝一切越权事件的发生。
5)、负责防火、防盗安全工作管理。
6)、负责公司门卫工作的管理。
7)、负责对公司违章、违纪事件的处理。
8)、负责维持公司日常生活秩序。
9)、负责做好公司安全保卫专业档案管理。
ISO9001:
2000
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三级文件(职务说明)
文件名称
行政部职能说明
文件编号
GB-ZN-A03
版本
A/0
页次
2/3
10)、负责对保卫人员的监督、考核、评比。
11)、协助做好员工安全知识教育培训。
12)、协助当地公安机关做好对本公司员工的违0纪、违法事件的处理。
13)、加强对保安专用器械、消防工具、设施的管理,负责制定相关制度,妥善保管、批准领用,并监督下属合法使用和正确使用。
14)、负责保卫、安全管理方面的各项管理制度的制定,并贯彻、监督、检查。
15)、服从领导,完成上级交办的其他工作。
2、工作权限
1)、对公司内部治安、经营办公及生产秩序的违规违纪行为有制止权。
2)、对公司安全防范措施、保卫公司生产经营的安全、指导和帮助有关部门对要害部门制定防范措施有督促检查权。
3)、对协助公安部门调查公司内部发生的治安案件盗窃和火灾事故,并按有关规定对事故进行处理有跟踪执行权。
4)、对属下人员聘用、晋升有审核权。
5)、对属下员工的工作具有指导、监督、培训权。
6)、依据公司规定,对本部门员工的奖惩具有建议权。
3、工作责任
1)、对监督执行不力,造成公司财产损失的后果负责。
ISO9001:
2000
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三级文件(职务说明)
文件名称
行政部职能说明
文件编号
GB-ZN-A03
版本
A/0
页次
3/3
2)、对有关设施、工具的丢失负责。
3)、保安队长管辖的范围被盗有工作责任。
制订:
审核:
核准:
(部门制订人)(部门经理)(管理者代表)
ISO9001:
2000
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三级文件(职务说明)
文件名称
行政部职能说明
文件编号
GB-ZN-A04
版本
A/0
页次
1/2
保安员职责
一、目的:
明确工作责任
二、适用范围:
经授权后,有权制止和处理危害公司正常秩序,损害公司财产的行为。
负责对
本职工作内的工作内容实行全过程管理、监督、协调,对所承担的工作负责。
三、作业内容
1、主要职责
1).上岗时必须保持制服整洁,佩戴工作证(或服务牌),登记表端正,文明执勤。
2).负责公司内各场所的安全巡视。
包括防火、防盗,制止打架斗殴,以及保证
疏散通道畅通,协助各部门执行公司各项规章制度。
3).执勤时做到定点定人,不得脱离工作岗位。
4).积极宣传“四防”安全知识,发现不安全因素应及时阻止,发现重大案情应
保护好现场,并立即报告上级主管部门,直至来人处理。
5).认真做好上下班交班工作,填写交班执勤纪录,以便检查。
6).负责邮局所送员工信件、资料、物品的收发工作,做好登记上册。
7).负责人员、车辆、货物进出公司的检查工作。
8).服从领导,完成上级交办的其他工作。
ISO9001:
2000
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三级文件(职务说明)
文件名称
行政部职能说明
文件编号
GB-ZN-A04
版本
A/0
页次
2/2
2、工作责任
1)、|对工作失职造成的公司、员工的财产损失负责。
2)、加强保卫工作,对公司正常生产、工作秩序负责。
3)、对进出公司的所有人员、车辆、货物的检查负责。
4)、对本人提供和上报的各种资料、数据负责。
制订:
审核:
核准:
(部门制订人)(部门经理)(管理者代表)
ISO9001:
2000
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三级文件(职务说明)
文件名称
行政部职能说明
文件编号
GB-ZN-A05
版本
A/0
页次
1/2
行政助理职责
一、目的:
明确工作责任
二、适用范围:
经授权后,可协助上级开展有关行政事务的工作。
负责对本职工作内的工作内容实行全过程管理、监督、协调,对所承担的工作负责。
三、作业内容:
1、主要职责
1)、收集登记上级和外单位发来的文件、通知,做好部门员工投诉和地方政府接待工作。
2)、协调行政下属各部门的工作,接收报修单并及时通知维修组。
3)、按有关资产管理办法,对非生产性物资采用计算机建账,统一管理,做到分类、编号、登记、建账清楚正确,随时可调阅各种所需要的数据。
4)、对每件设备、家具和低值耐用品,要按规定统一编号实行专人管理。
5)、负责有关后勤发票报销审查工作。
报销手续办理齐全后到财务部办理报销手续。
6)、负责本部门文件、报告、表格资料的打印工作。
7)、负责保安日记,电工日记等记录经理批示后的工作跟进。
8)、每日巡查宿舍、车间,修理及维护的跟踪。
9)、规章制度的落实情况。
ISO9001:
2000
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三级文件(职务说明)
文件名称
行政部职能说明
文件编号
GB-ZN-A05
版本
A/0
页次
2/2
2、工作责任
1)、对文件资料打印、归类的准确性负责。
2)、对文件资料传递发放的准确性、及时性负责。
3)、对本职工作失职,迼成的后果负责。
4)、对本人提供和上报的各种资料、数据负责。
对本人所保管物品的丢失、损坏负责
制订:
审核:
核准:
(部门制订人)(部门经理)(管理者代表)
ISO9001:
2000
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三级文件(职务说明)
文件名称
行政部职能说明
文件编号
GB-ZN-A06
版本
A/0
页次
1/2
电工职责
一、目的:
明确工作目的
二、适用范围:
经授权后,可协助上级开展有关行政事务的工作。
负责对本职工作内的工作内容实行全过程管理、监督、协调,对所承担的工作负责。
三、作业内容:
1、主要职责
1)、每日巡查自己所属工作区域,做到对各楼层、各通道、各车间、各部门、宿舍
房间及各楼层的公共卫生场所的的用电、用水等安全情况进行排查。
2)、每日及时对发现的问题做好记录,并对能及时修理的做好维修工作。
3)、做到各通道及公共卫生场所的照明及洗用、冲水设备(灯、电路、水管等)无无用状态,对乱搭在外部墙上的电线进行整理,做到美观整洁。
4)、每天做到对损坏的门、窗,玻璃,宿舍的用电、用水、热水器、锁及公用设施进行修理。
5)、对在维修过程拆卸下来的东西,有重新利用价值的放到指定地点以备下次再用。
当工业停电时要主动开发电机发电。
6)、对发现安全隐患问题,自己不能及时处理的就及时向上面反映,做到零安全隐患问题。
7)、工作不能相互推诿,不能擅自离开自己的工作岗位。
8)、完成临时和领导布置的其他工作任务。
ISO9001:
2000
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三级文件(职务说明)
文件名称
行政部职能说明
文件编号
GB-ZN-A06
版本
A/0
页次
2/2
2、主要责任
1)、对没有做到工作巡查而产生问题负责。
2)、对没有做到要修理的没有及时修理负责。
3)、对没有完成任务负责。
4)、对完成的任务因不过关而产生后果负责。
5)、对厂区外观线路整顿不整洁负责。
制订:
审核:
核准:
(部门制订人)(部门经理)(管理者代表)
ISO9001:
2000
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三级文件(职务说明)
文件名称
行政部职能说明
文件编号
GB-ZN-A07
版本
A/0
页次
1/2
清洁工职责
一、目的:
明确工作责任
二、适用范围:
对破坏公司环境卫生的行为有权制止。
负责对本职工作内的工作内容实行全过
程的落实。
三、作业内容:
1、主要职责
1)、每日清扫自己的工作区域,做到门窗、楼梯扶手无灰尘、天花板、墙角无蜘蛛网,地面清洁,厕所无异味。
2)、每日及时清走垃圾筒内的垃圾,更换垃圾袋。
3)、爱护清洁工具,每次使用后放置在指定地点。
4)、打扫卫生时节约用水,发现未关好的水龙头、照明灯,及时关好。
下班前检查并关好责任区内的水、电开关、保证不出现长流水、长明灯现象。
5)、对违反公司卫生管理规定的行为,大胆批评、制止。
对不服从管理、教育的,及时向有关部门反映。
6)、不在上班时间,窜岗、聊天、睡觉,不做其他与工作无关的事情。
7)、完成临时性或领导布置的其他工作。
2、工作责任
1)、对环境卫生打扫扫不彻底、不符合要求负责。
ISO9001:
2000
深圳市高标电子科技有限公司
三级文件(职务说明)
文件名称
行政部职责说明
文件编号
GB-ZN-A07
版本
A/0
页次
2/2
2)、对发现违反公司卫生管理规定的行为既不制止也不报告的行为负责。
3)、对在工作时间做其他事情,导致本职工作未完成及因此引起的后果负责。
4)、对违反公司规章制度造成的不良影响负责。
制订:
审核:
核准:
(部门制订人)(部门经理)(管理者代表)
ISO9001:
2000
深圳市高标电子科技有限公司
三级文件(职务说明)
文件名称
行政部组织架构
文件编号
GB-ZN-A00
版本
A/0
页次
1/1
行政部
制订:
审核:
核准:
(部门制订人)(部门经理)(管理者代表)
ISO9001:
2000
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