人事行政专员岗位职责说明书.docx

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人事行政专员岗位职责说明书

人事行政专员岗位职责标准说明书

岗位名称

人事行政专员

所属部门

人力资源部

文件编号

ＹＣ－ＨＲ－０１

文件名称

人事行政专员岗位职责说明书

版本

2016-11

页数

3

直接上级

运营总监

直接下级

无

岗位核心价值

规范公司行政事务：

日常行政管理；公文与制度管理；公司档案管理；办公用品管理；部门之间工作协调；监督检查各部门工作任务的执行情况；后勤保障管理。

规范人力资源事务：

人力资源规划与执行；招聘与配置管理；培训与开发管理；绩效考核管理；薪酬福利管理；企业文化建设和员工关系管理。

工作职责与考核标准

一级职责

二级职责

工作内容

考核标准

行政服务管理

日常行政管理

1.负责公司来访人员的接待工作

公司日常行政事务处理的准确性、及时性、合理性（详见附表一）

2.负责公司电话接听记录、电子邮件以及传真收发、文档复印

3.负责公司内各种办公文档、合同等文件的录入、编排、编号、文印、整理、收发、传递、存档、销毁等工作

4.负责公司员工名片的印刷与发放

5.负责公司公章及证件的保存与管理、公司证件年审及相关事宜

6.负责公司日常文档、资料的整理归档

7.负责各会议的通知并及时做好会议纪要

8.负责公司各种通知、通告的发布与传达

9.协助公司各部门做好行政制度的执行监督

10.协助公司各部门组织员工的培训与考核

办公用品管理

1.公司行政、后勤及办公用品的登记、出入库、保管、盘点

详见附表一

2.负责公司办公设施的使用与维护

3.负责制定办公用品采购计划、制作预算报表等工作

4.负责公司办公用品的采购

固定资产管理

1.负责公司固定资产的登记、统计、造册、调配、盘点处置工作

详见附表一

行政费用管理

1.协助总监控制各项行政办公费用的支出

行政费用使用的合理性、单据核对的准确性（详见附表一）

2.核对各类单据；（如：

快递对账单）

3.各项行政办公费用的审核与报销

后勤服务管理

1.负责巡查公司各办公区域的卫生情况，定制公司卫生值日表

详见附表一

2.负责对接办公物业，保持与物业的及时沟通

3.负责公司绿植日常养护

4.汇总公司卫生问题，寻求解决方案

内外部沟通联系

1.协调各部门与员工的关系

详见附表一

2.与公司各部门进行联络与沟通，协助各部门完成工作

公关宣传

1.协助总监负责公司的公关宣传工作，具体承办各种对外宣传材料及媒体的联系接待

详见附表一

其他工作

1.完成上级安排的各项工作

详见附表一

2.公司重大、应急事务处理

人事服务管理

人力资源制度管理

1.根据公司发展规划，做好人力资源制度的起草和签批，保证各项制度的执行和修订

详见附表一

2.建立并完善人事资源管理体系，研究、设计人事资源管理模式（包含招聘、绩效、培训、薪酬及员工发展体系的全面建设），制定和完善人事资源管理制度

招聘管理

1.确定或调整公司各岗位人员编制，编写或调整岗位职责说明书

1.岗位说明书编写的及时性、合理性、

2.人员招聘的及时性、合理性等（详见附表一）

2.根据定岗定编情况，汇总公司各部门对不同岗位的人员需求

3.管理公司各大招聘网站账号，及时发布招聘信息，处理招聘网站的简历

4.通过社招、校招、猎头等多渠道发布招聘信息，收集符合职位需求的简历、严格筛选简历，预约应聘者面试

5.接待前来应聘的面试者，引导应聘者填写应聘人员信息登记表后安排面试

6.做好面试结束后的回访工作

培训管理

1.收集，汇总各部门培训需求

培训计划制定实施的及时性、合理性、有效性（详见附表一）

2.协助各部门制定并实施培训计划，包括培训教材的整理、培训通知、培训出勤统计等

3.协助各部门对培训结果进行评估

薪酬福利管理

1.制定合理的薪酬福利体系

详见附表一

2.负责公司员工社会保险事项的办，包括社保增员、变更、减员、支取、报销等事宜

3.协助并积极处理公司员工北京市工作居住证办理事宜

考勤管理

1.员工各类请假、迟到、早退、出差、公出等考情数据的管理

详见附表一

2.每月定期汇总考情情况并上报

劳动关系管理

1.办理公司员工劳动合同的签订及续签手续

详见附表一

2.做好员工关系管理：

档案准确、完善

人事管理

1.公司员工人事档案的建立与保管，其他资料的登记与整理

详见附表一

2.公司招聘、录用、离职等手续办理

3.每月新进入职员工与每月离职员工的登记汇总工作

核心权限

财务权限

无

人事权限

1.对本部门根据工作计划建议权

2.招聘人员录用建议权

3.考勤监督权

业务权限

1.对公司各部门业务工作的建议权

2.对本部门业务工作的建议权

任职资格要求

准入学历

本科及以上学历

专业

人力资源管理或相关专业

经验

1年以上相关工作经验

知识技能

1.熟悉人力资源六大模块，在人员招募、引进、培训开发及员工考核、激励等方面有实际操作能力

2.熟悉人力资源管理各项实务的操作流程，熟悉国家各项劳动人事法规政策，并能实际操作运用

3.熟悉社保各项办理流程，能独立操作完成

4.具有优秀的书面、口头表达能力、极强的亲和力与服务意识，沟通领悟能力强

5.工作细致认真，原则性强，有良好的执行力及职业素质

职业素养

岗位素质

1.高度认同公司核心价值观

2.认同结果导向的工作方法、尊重客户价值的工作取向

3.坚持原则，能够独立履行人力资源职能

个人素质

1.诚实守信、性格开朗

2.责任心强、原则性强

3.沉稳、敬业、细致、耐心

协作要求

内部客户

总经理、财务部、市场部、运营部、人力资源部

外部客户

各利益相关者

批准

审核

编制

实施日期

附表一.

行政人事专员考核标准

被考核人：

工号：

考核时间：

年月

考核

项目

考核

内容

量化指标

完成结果

（是、否）

权重

评分

行政服务管理30%

日常行

政管理

1.负责公司来访人员的接待工作

1%

2.负责公司电话接听记录、电子邮件以及传真收发、文档复印

1%

3.负责公司内各种办公文档、合同等文件的录入、编排、编号、文印、整理、收发、传递、存档、销毁等工作

1.5%

4.负责公司员工名片的印刷与发放

1%

5.负责公司公章及证件的保存与管理、公司证件年审及相关事宜

1%

6.负责公司日常文档、资料的整理归档

1%

7.负责各会议的通知并及时做好会议纪要

1%

8.负责公司各种通知、通告的发布与传达

1%

9.协助公司各部门做好行政制度的执行监督

1%

10.协助公司各部门组织员工的培训与考核

1%

办公用

品管理

1.公司行政、后勤及办公用品的登记、出入库、保管、盘点

1.5%

2.负责公司办公设施的使用与维护

1%

3.负责制定办公用品采购计划、制作预算报表等

1%

4.负责公司办公用品的采购

1%

固定资

产管理

1.负责公司固定资产的登记、统计、造册、调配、盘点处置工作

2%

行政费

用管理

1.协助总监控制各项行政办公费用的支出

1%

2.核对各类单据；（如：

快递对账单）

1%

3.各项行政办公费用的审核与报销

1%

后勤服

务管理

1.负责巡查公司各办公区域的卫生情况，定制公司卫生值日表

1%

2.负责对接办公物业，保持与物业的及时沟通

1%

3.负责公司绿植日常养护

1%

4.汇总公司卫生问题，寻求解决方案

1%

内外部沟通联系

1.协调各部门与员工的关系

1%

2.与公司各部门进行联络与沟通，协助各部门完成工作

1%

公关宣传

1.协助总监负责公司的公关宣传工作，具体承办各种对外宣传材料及媒体的联系接待

2%

其他工作

1.完成上级安排的各项工作

1%

2.公司重大、应急事务处理

1%

人事服务管理30%

人力资源制度管理

1.根据公司发展规划，做好人力资源制度的起草和签批，保证各项制度的执行和修订

3%

2.建立并完善人事资源管理体系，研究、设计人事资源管理模式（包含招聘、绩效、培训、薪酬及员工发展体系的全面建设），制定和完善人事资源管理制度

2%

招聘管理

1.确定或调整公司各岗位人员编制，编写或调整岗位职责说明书

2%

2.根据定岗定编情况，汇总公司各部门对不同岗位的人员需求

1%

3.管理公司各大招聘网站账号，及时发布招聘信息，处理招聘网站的简历

1%

4.通过社招、校招、猎头等多渠道发布招聘信息，收集符合职位需求的简历、严格筛选简历，预约应聘者面试

2%

5.接待前来应聘的面试者，引导应聘者填写应聘人员信息登记表后安排面试

1%

6.做好面试结束后的回访工作

1%

培训管理

1.收集，汇总各部门培训需求

1%

2.协助各部门制定并实施培训计划，包括培训教材的整理、培训通知、培训出勤统计等

2%

3.协助各部门对培训结果进行评估

1%

薪酬福

利管理

1.制定合理的薪酬福利体系

1%

2.负责公司员工社会保险事项的办，包括社保增员、变更、减员、支取、报销等事宜

2%

3.协助并积极处理公司员工北京市工作居住证办理事宜

1%

考勤管理

1.员工各类请假、迟到、早退、出差、公出等考情数据的管理

1%

2.每月定期汇总考情情况并上报

1%

劳动关

系管理

1.办理公司员工劳动合同的签订及续签手续

1%

2.做好员工关系管理：

档案准确、完善

1%

人事管理

1.公司员工人事档案的建立与保管，其他资料的登记与整理

1%

2.公司招聘、录用、离职等手续办理

1%

3.每月新进入职员工与每月离职员工的登记汇总工作

1%

工作

态度

20%

仪表礼仪

着装规范；物品摆放有序；按行政礼仪文明接待。

3%

责任感

工作认真、责任感强，积极主动、忠于职守。

4%

协作精神

工作中能积极主动地与其它员工配合，提供便利。

3%

忠诚度

恪守职业操守，廉洁自律，维护公司利益和形象。

3%

团队精神

具有集体荣誉感，尊重他人，团结协作。

3%

行为准则

认同、信守公司企业文化。

4%

工作

能力

20%

工作效率

能够按期或提前高质量地完成工作任务。

4%

执行力

能坚决执行上级领导的各项工作指令。

4%

创新能力

能够不断的改进工作方法且有效提高工作效率。

4%

组织协

调能力

能够有效分配、利用资源，促使工作目标实现。

4%

计划统

筹能力

能够有效的规划工作，促使工作目标的实现。

4%

合计得分

考核分值=评分合计*100

考核结果

参考标准

等级

考核分值

绩效系数

绩效奖金=绩效工资*绩效系数

A优秀

91分以上

1.0-1.5

B良好

81分-90分

0.9

C合格

71分-80分

0.8

D需提高

61分-70分

0.7

E不合格

60分以下

0