会务各类表格.docx

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会务各类表格

会务申请表

二级部门:

三级部门：

姓名/ID:

申请时间：

会议地点：

会议人数：

召集人：

预计会议起止时间：

会议主题：

会务类别：

（外部会议/内部会议）

工作交接情况：

时间：

签字：

主管审批：

时间：

签字：

工作委托书

委托人/工号

所在部门

职务

联系方式

被委托人/工号

联系方式

电话转移

委托人：

TEL：

委托人：

TEL：

邮箱委托

□是被委托人：

□否

委托原因

□出差□休假□请假其它：

委托时限

______年______月_____日至______年______月_____日

 工作委托

任务编号

工作任务

完成情况

交接日期

接手人

预计完成情况

表20-4  议题收集反馈表

议题说明

时间安排

提交人/提交时间

备注

表20-5  内部会务工作准备清单

会议名称：

会议起止时间：

序号

项目

备注

1

会议室预定

2

投影仪预定

3

别携机确定

4

会议资料收集汇总

5

会议通知发送

6

会议人员确定完毕

7

会议提醒发送

8

会议资料已拷贝到别携中

9

会议资料打印及文件

10

会议电视接通

11

会议电话接通

12

白板、白板笔（两种不同颜色）、白板差准备

13

会议签到表准备（附笔一支）

14

录音机、磁带、电池准备、录音机试录

15

无线话筒电池准备、试音

16

会议室座位准备整齐、保证位置充足

表20-6  会务分工总表

会前

会中

会后

负责人

监控点

会前

预算及备用资金

填写费用申请表

预定房间及分配

确认到会人数

定餐

确认形式

设备、文具（投影仪、传真机、打印机）

确认时间和期限

复印机、复印纸

水、食品

确定数量

会中

会议纪要

会后

进行结算

撤会

下发会议纪要

回收报名资料

表20-7  会务人员分工明细表

任务

计划完成

时间

责任人/联系方式

会务联系人/联系方式

备注

完成情况

表20-8  经费预算表

项目

专项费用

单价

数量

小计

展览

展厅设计

装修

设备费用

资料

设计

印刷

发行

广告宣传费用

会场

专项费用

其他杂费

食宿

住宿

餐饮

差旅费

运输费

资料运输

设备运输

服装

礼品

旅游

其他杂费

总计

XXX有限公司

出厂证

姓名所属部门

出厂日期

出厂事由

往返时间

主管领导审批

注：

“往返时间”栏由保卫科人员填写。

委托书

：

今委托同志前来贵所办理我公司车牌号为的机动车违反道路交通安全法规有关事宜，请予以方便。

谢谢！

xxx有限公司

法人代表：

年月日

表20-10  住房登记表

序号

姓名

性别

省份

单位

职位

手机

房间号

入住时间

备注

表20-11  住房结算表

日期

房间类别

申请房间号

退房号

实际使用数量

金额结算

确认

表20-12  车辆安排表

事项

数量

确定用车需求

领导接送

客户迎接

样板点参观

送行、游玩

紧急调用车

确定用车来源

公司派车

酒店车辆

旅游公司车辆

当地办事处车辆

表20-13  会务车辆用车信息登记表

司机

联系电话

车型

车牌号码

座位数

车辆所属单位

申请人

联系电话

用车具体日期、时间

客人数量及级别

车辆行走路线

确认派车司机

预计返回时间

是否已返回

表20-14  会务任务进度跟踪表

任务

完成时间

备注

完成情况

会场保密需求

录音设备、指引牌

确认横幅标语的内容制作要求，提出相关要求

指示牌的制作

与会人员的姓名确认及座位佑牌的制作

电视台及报社采访

会议桌鲜花摆放

座椅数量

对人员可能的变动做一个相应的安排

文具

水果、饮料

灯光、音响、麦克风、数投、打印机

提前调试

……

表20-15  会务工作准备清单

会议名称：

会议起止时间：

序号

项目

备注

1

会议日程安排表（会议须知）

2

费用预算

3

参加会议人员联系表（手机）

4

车辆预定

5

餐饮、住宿

6

备用金

7

资料

8

签到登记表

9

文具：

笔（）、本子（）、纸（）、文件夹（）、胶水（）、订书机（）

胶纸（）、涂改液（）、胶片（）、胶片笔（）、录音机（）、磁带（）

电池（）、电源插座（）、投影仪（）、屏幕（）、教鞭（）、便携机（）、传真机（）、坐席卡（）、工作卡（）、胸花（）

10

饮料

11

药品

12

水果

13

夜宵

14

纪念品

15

场地布置

16

……

……

表20-16  会务签到表

姓名

公司

联系电话

房间号

入住时间

表20-17来清晰明了地列出会务资料的详细情况

类别

编号

资料名称

总数量

系统部需求

研讨会需求量

样板点

需求总量

剩余量

交换机

1

宽带

2

接入网

3

表20-18  费用管理表

事项

准备情况

备注

场地检查

音响室专门指定人员配备工作人员进行音乐的播放，旨在监督其不得私自录音

录音设备

不能写明具体会议内容，并在人员入场后撤销指引牌

指示牌

检查进入会场人员是否佩戴胸卡，无胸卡者禁止入场，这是为了防止竞争对手趁机入场了解我公司产品开发进度

胸卡检查

每份资料编号并与人员相对应，这样若缺少资料时就能很快确定是谁将资料带出会场

资料发放

资料、会议议程回收

结束会议时，按照资料编号一一回收清点，确保签定委员会未曾携带鉴定材料离开会场，以保证资料的保密性

表20-19  会务费用接收清单

日期

送单人

费用说明

金额

审批人

接受人

会议记录

（一）

1.会议名称：

2.时间：

3.主持人：

4.参加人员及人数：

5.主持人报告：

6.例行报告：

7.讨论事项及结论：

会议记录

（二）

1.开会时间：

年月日时分至时分

2.开会地点：

3.会议名称：

4.主持人：

5.参加人员：

6.出席人员：

7.主持人报告：

8.讨论事项及结论：

会议通知

   谨定于年月日午时分召开会议，请准时参加为荷。

    随本通知送提案书一份，若有提案请填写后，于开会前提交为荷。

    此致

先生

召集人

年度会议实施计划表

会议名称

区分

举办次数

举行日期

举行时间

目的

参加者

司仪

主席

事务负责人

议事记录

黑板记录员

出席者参考资料

会场分发的资料

会前分发的资料

会议审核表

注意要点

查核栏

开会的目的

本次会议是否实际需要（是否是流于形式的例行会议？

有没有其他更好的解决方法）

开会的目的是否明确

设定要项方面

开会的时机、地点是否恰当

开会场所是否恰当

所邀集的与会人员是否恰当

开会通知方面

是否对于与会人员确实需要通知妥当

对于开会的主旨、议题是否确实通知与会人员

是否事先通知与会人员应当事先就议题做好准备

是否通知与会人员事先备妥有关的资料

会议准备方面

是否事先拟就议题的进行顺序及时间的分配

事前是否应当分发参考资料？

是否已经做了应变的准备

是否安排好会议记录

是否必须用幻灯机或录像机设备

邀集与会人员的选定标准：

1.对于该项议题确实深有感触者。

2.对于该项议题确实握有资料、学有专精并富有经验者。

3.本次会议的结论将会对其有所影响者。

4.邀其与会参与发言讨论的好处要比因该员工出席会议而致工作停顿所造成的损失来得更  大者。

年度会议活动计划表

会议名称

细节项目

开会次数

开会日期

开会时间

会议目的宗旨

与会人员

司仪

主席

会议召集单位

会议记录

总务

与会者应备资料

会场标示资料

目前或事前的分发资料

提高会议效率的会议记录

年月会议记录主持者：

出席者

时间:

年月日星期时分记录：

缺席者：

  ～时分黑板：

理由：

地点:

议题

问题点

部门

决议事项

承办者

期限

查核

说明

说明

例行会议一览表

会议名称

讨论事项

召集人

列席人

固定参加人员

不固定参加人员

会议日期

备注

产销会议

产销配合事项

副总经理

厂长

业务经理

生管科长

制造科长

业务科长

品管科长

技术科长

每周一次

质量管理会议

质量改进检讨

厂长

副厂长

品管科长

生管科长

制造科长

每两周一次

厂务会议

讨论各种厂务

厂长

各科科长

每周一四次

效率检讨会议

检讨科内各种问题

各科科长

各组组长

进度会议

检讨修订进度

各科科长

各组组长

每周一次

随同科务会议召开

各种联系会议

布定期视需要而定

会议功能分析

目的

□1、是否正确把握会议目的、成员

1、目的

2、主题

3、前例

出席者

□2、是否确认过出席会议名单

1、其观点

2、性格倾向

3、发言的习惯

会场

□3、是否确认会场、日期

1、会场在那里

2、日期

3、席位顺序

议题

□4、是否事先加以议题进行检讨

1、议题是什么

2、其资料

3、检讨

发言

□5、是否检讨过发言的时间及内容

1、该发言的时间

2、该发言的内容

3、发言是否精简

质询

□6、是否检讨过质询和被质询的事

1、想质询的事是什么

2、时机为

3、可能被质询的事是什么

协助

□7、对主席或协调者的协调态度如何

1、是否协助主席

2、是否协助相同立场的人

3、表示赞同的立场是否明确

流程

□8、是否很灵敏地抓住会议的流程

1、对会议的气氛是否敏感

2、对会议的流程是否敏锐

3、是否能引导会议的流程

幽默

□9、是否意识到会议中，幽默是一张很好的王牌

1、是否能缓和开会中的气氛

2、是否能适度的发言

3、是否错失幽默发言时机

□10、

备注

会议开会通知如下：

承办：

（检查）

议题

日期

月日时分~时分

地点

出席者

开会通知单

主席

资料

其他事项

确认

会议议案检查表

主题[]

月日时分

□1.现状如何

□2.问题点为何

□3.改善点在哪里

□4.改善案为何

□6.改善的问题点

□7.执行时间

□8.所需费用

□9.所需人员

□10.是否有前例

□11.其他公司的例子

□12.附注资料

□13.

□14.

主席的会议准备表

会议名称

日期

地点

出席者

主办者

出席者的性格倾向

会议目的

希望意见一致之事

情报

资料

进行步骤

时间分配

分配工作

准备布置

费用、经费

记载事项

会议议事录

时间：

年月日时分时分出席者：

地点：

缺席者：

主席：

记录：

议案

主题

讨论事项

提议者

备注

少数人意见

会议议案检查表

主题[]

月日时分

□1.现状如何

□2.问题点为何

□3.改善点在哪里

□4.改善案为何

□6.改善的问题点

□7.执行时间

□8.所需费用

□9.所需人员

□10.是否有前例

□11.其他公司的例子

□12.附注资料

□13.

□14.

主席的会议准备表

会议名称

检查

日期

地点

出席者

主办者

出席者的性格倾向

会议目的

希望意见一致之事

情报

资料

进行步骤

时间分配

分配工作

准备布置

费用、经费

记载事项

会议进行检查表

□1、是否严格控制准时开会、准时散会

□2、议题的主题说明是否精简

□3、是否告知出席者会议出席程序，并请求协助

□4、就讨论题目是否公开地接受质疑

□5、是否强迫某特定人员发言

□6、是否批评某人的发言

□7、发言者是否有自现自夸的倾向

□8、是否有感情同事的发言倾向

□9、是否有特定某人独自发言的情况

□10、是否很多闲谈、私语的精彩

□11、是否有人至始至终保持沉默

□12、是否能在既定的时间内作出一个结论

□13、在既定时间内没有结论时，是否有任何处理方式

□14、意见对峙时，是否有解决对策

□15、是否有尊重少数人的意见

备注

会议议事录

时间：

年月日时分时分出席者：

地点：

缺席者：

主席：

记录：

议案

主题

讨论事项

提议者

备注

少数意见

未决事项

会议发言要点表

月日[]

发言者

主旨

发言要点

重要程度

主要反对意见：

检讨事项：

会议决定事项确认表

□决定事项

□决定内容

□条件

□目标

□注意事项

□实施方法

□执行负责人

□标语□参考资料

会议决定事项管理表

决定事项

年月日

同意

部门

负责执行人

实施目标·实施日期等

评价

各部门每个月实施检查表

月

实施目标

评价

月

实施目标

评价

1

7

2

8

3

9

4

10

5

11

6

12

有效的散会检查表

□1会员是否有效的积极提议

□2是否正确的记录提议事项

□3是否复诵一遍，让全体会员确认无误

□4得知意见的议题的处理，是否获得认同

□5当天的议题中，是否有无法讨论的议题

□6是否获得同意日后再讨论

□7是否也尊重少数的意见

□8是否指示承办人员保管议事录

□9是否指示待决定的事项通报全公司

□10是否让出席者以愉快的心情散会

□11是否提示出席下次会议

□12会场整理是否万全

□13

备注

会议未决事项检讨表

月日【】未决事项

内容

说明

提议者

处理

检讨

资料

年度行事历决定会议表格

活动名称

日期

内容预算

单位承办人

联络

年初的致辞、开始工作

1/5

董事长致辞、训话、员工的决心、聚餐（2万元）

总务：

王大明

分机：

1657

新年宴会

创立纪念日

新进员工的招考

就职典礼

运动会

员工旅游

记载事项：