湖北工程学院共青团采集系统基本使用方法.docx
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湖北工程学院共青团采集系统基本使用方法.docx
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湖北工程学院共青团采集系统基本使用方法
2011年共青团采集系统
基本操作步骤及方法图文实例版
主要内容:
前言
一、如何增加团支部、团干部、团员
(一)进入系统
(二)年度转结
(三)增加团支部结构图
(四)增加团干部
(五)增加团员
二、如何利用采集模板
三、如何汇总和修改团组织信息
(一)填写或汇总团组织数据
(二)修改团组织数据
四、如何交换团组织统计数据
前言
1、我们强烈要求在使用软件前,先仔细阅读以下文档。
2、各级团组织下发的《编码规则》,它是所有统计工作的前提。
3、光盘中的《共青团基层组织数据采集系统用户手册》和基层组织用户视频)。
也放进了采集软件中(进入软件,点击“系统管理”按钮后,选择“帮助”)。
如图:
进入软件后,点击“系统管理”,
再点击下图中的“帮助”。
里面包含了文字、影音帮助及信息录入维护标准(如下图)。
一、如何年度结转,增加团支部、团干部、团员
以文学院团总支为例。
(上级团组织编定的代码是000.017.010.011.001,其他学院代码见文件包里面的附件)
(一)进入系统:
电脑时间设置好后,进入系统界面,不是乡镇(街道)团委或团工委的选择“否”,输入上一级团组织给予的单位编码、团委简称、自己设定密码后,点“确定”进入系统:
关于团组织的简称。
详见下表
团组织名称
组织代码
文学院团总支
000.017.010.011.001
外国语学院团总支
000.017.010.011.002
政法学院团总支
000.017.010.011.003
美术学院团总支
000.017.010.011.004
经管学院团总支
000.017.010.011.005
音乐学院团总支
000.017.010.011.006
教育学院团总支
000.017.010.011.007
国际教育学院团总支
000.017.010.011.008
数统学院团总支
000.017.010.011.011
物电学院团总支
000.017.010.011.012
化材学院团总支
000.017.010.011.013
生科院团总支
000.017.010.011.014
计算机学院团总支
000.017.010.011.017
城建学院团总支
000.017.010.011.018
体育学院团总支
000.017.010.011.020
新技术学院团委
000.017.010.011.022
(二)年度转结
进入系统管理界面,点击工具栏中的“年度结转”按钮,系统弹出如下图所示的窗口。
以文学院为例,勾选“文学院团总支”,去掉毕业班(07级本科及08级专科),选择结转年度:
2010,新建年度:
2011,勾选“包含团干部信息”和“包含团员信息”复选框,将团干部、团员信息随团组织一齐转到新建年度。
(三)增加团支部结构图
我们按照团委--团总支—团支部构建。
1、编辑团总支基本信息:
(1)进入系统后,点击“团组织管理”,选择年度:
2011。
(2)点击下图中“修改团组织信息”,填写本级团组织相关信息
(3)完善相关信息(尽量填写完整,黄色项目为必填项,不然不能够生成报表)
2、在团总支下新增团支部。
(1)步骤如下:
第一步:
点击团组织管理
第二步:
以文学院团总支为例,务必点击文学院团总支
第三步:
点击新增团组织信息
第四步:
给11级学生和专升本学生新增的团总支编定代码,填写相关内容后,确定。
(注意:
此次新增的是团支部机构代码,例如:
文学院团总支代码是000.017.010.011.001,现在编辑的是团支部代码:
1101141班团支部:
000.017.010.011.001.101;1001142班班团支部:
000.017.010.011.001.102;其中最后的101代表11级的班级)
(2)快捷步骤。
也可如下图,先点击文学院团总支后,再点击鼠标右键,在弹出的窗口中选择新增团组织信息。
(四)增加团干部
点击选择”团干部管理——团组织——新增——填写团干信息”(如果有多名团干部,再次点新增就可以啦~)
(1)第一步:
选择“团干部管理”。
(2)第二步:
选择团组织。
先确认你要录入的团干部属于哪级团组织。
如果是1101141班的团支部书记,首先要点击选择“1101141班团支部”(如下图阴影处),才能录入:
如果是文学院团总支的团总支书记,就首先要点选文学院团总支(如下图阴影处)后,才能录入。
总之,团干部属于哪一级组织,你就首先选择哪一级组织后,方能录入。
(3)第三步:
点击新增。
(4)第四步:
填写信息,黄色底框为必填项目。
(五)增加团员
点击“团员管理——选择团支部——新增——填写团员信息”(输入后,可直接点新增输第二个团员,以此类推)
(1)第一步:
点击“团员管理”。
(2)第二步:
选择团支部。
先确认你要录入的团员属于哪级团组织。
如果是1101141班的团员,首先要点击选择“1101141团支部”后(如下图阴影处)才能录入:
总之,团员属于哪一个支部,你就首先选择哪一个支部后,才能录入。
(3)第三步:
选择新增。
录入完一名团员,直接选择新增即可录入第二名团员
(4)第四步:
填写信息。
黄色底框为必填项目。
二、如何利用采集模板
(一)为何使用模版
1.团员、团干部逐个录入太麻烦,怎样提高工作效率?
答:
可以使用软件自带的共青团基层组织团员基本信息采集模板进行录入,这样能够方便地将工作中原有的各类电子数据进行加工,然后通过“数据交换—导入Excel文件”的方式导入到软件中,可大大提高工作效率。
如对不熟悉电脑操作的村级团支部开展统计,可将数据采集模板下发给各村团支部,对团员、团干部信息进行统计,然后由乡镇团组织导入到软件中。
我们建议对基层团委意见尽量下发统计软件建立本级团委信息库,而团支部一级通过下发模版进行统计更快捷。
2.使用信息采集模板电子表格要注意什么?
答:
一要注意内部标红色的信息项均为必填,不能空缺;二要注意不能对电子表格原有格式做修改,要严格按照表格格式录入,否则无法导入;三是要注意导入时要选择导入对应的团支部下面,不要导入到别的团组织或者上级团组织;四是要注意采集模板只能导入团员、团干部个人信息,导入后还要对相应的团组织信息进行填写。
3.信息采集模板电子表格中为何没有性别、年龄?
答:
性别、年龄可根据身份证号码自动生成,为降低工作量,不再单独填写。
(二)使用方法
1、对基层团支部较多的单位或者不宜建立系统数据库的单位,在系统安装后,可以将软件安装目录里生成的“共青团基层组织团员基本信息采集模板.xls”,发给基层团支部,让基层团支部用电脑填好后,再直接导入电脑汇总。
如:
某团总支团支部太多,团总支先在系统里建立好完整的组织结构图,再将“采集模板”按照组织结构图下发到每一个团支部,让各团支部分别统计用电脑填写后,再直接导入系统软件。
(下图为模拟的学校组织结构图)
“共青团基层组织团员基本信息采集模板.xls”光盘中可找到,如下图。
打开的采集模板表格如下图。
不得对导出表格里的项目做任何修改,否则无法导入。
其中,红色为必填项,由于系统自动根据身份证号识别性别、出生年月,所以在采集模板中没有性别、出生年月一项。
表格中含有团干部和团员两张表,都要填写。
如下图
3、如何将采集模板数据导入系统:
(1)第一步:
选择数据交换
(2)第二步:
选择导入Excel文件
(3)第三步:
点击导入单位,选择2011年度。
(4)第四步:
在弹出的窗口中,选择已经建立好的相应的团支部。
比如是1101141班的上报模版,就点击下图中的1101141班团支部。
(5)第五步:
选择上报的模板数据的路径。
(6)第六步:
点击开始,导入完成。
三、如何汇总和修改团组织信息
团干部和团员的数据填写完成后,但“团组织管理”中的数据并不能自动汇总,需要我们手动填写或点击汇总(如下图)。
即使你完整的录入了团干部和团员数据,以上数据还必须自己填写。
(一)填写或汇总团组织数据
1、选择团组织管理
2、必须先选择你要填写或汇总的团组织。
(数据必须一级一级向上汇总)
3、选择“修改团组织信息”
4、填写数据
(1)如果是团支部,就直接进行填写。
上图中的“14-28岁青年数”、“年度发展团员数”等项目都要各支部根据实际情况填写。
(2)如果是团总支以上团组织,点击
后,
弹出的窗口会多出一个
按钮(如下图),只要点击就可以汇总下级团组织的数据了。
注意统计“下辖团组织信息”和“团员数据信息”要分别点击
按钮。
(二)修正团组织信息。
团组织在填写或汇总数据后,发现填写或者汇总的数据与实际不相符合可以通过点击
,进入修改界面(如下图,不同的组织界面可能不一样),对数据进行修正。
四、如何交换团组织统计数据
1、所有数据填完之后,请点击数据交换,生成上报文件:
(1)第一步
(2)第二步:
(3)第三步:
第四步、请大家将桌面上生产的上报文件交换给上一级团组织就ok拉~~像下面一样的文件格式哟~~祝大家开心快乐!
@!
重要提示:
建议学院团总支安装好,建立班级支部结构后,由11级新生各班支部将规定的excel模板上交导入,谢谢大家!
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