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合同管理办法.docx
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合同管理办法
合同管理办法
第一章总则
第一条为了规范公司合同管理,明确管理职责,界定管理层面,防范经营风险,提高管理效能,特制定本办法。
第二条本办法所指的合同是指除劳动合同外,公司各部门与平等主体的自然人、法人和其它组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议,主要包括用户的销售合同、采购合同、技术开发合同、投标书以及其它临时产生的合同等。
第三条合同管理:
是指对合同拟定、合同评审、合同签订、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、归档等全过程的管理。
第四条企管部为合同归口管理部门。
第二章合同管理规定
第四条签订合同,除即时清结外,都必须采用书面形式。
第五条需要以公司名义订立各种具有履约性质的协议、文件的部门,为合同承办部门。
承办部门应根据合同项目需要指定承办人,借调、借用人员不得被指定为承办人。
第六条合同签订之前应当经合同承办部门、企管部、财务、以及合同项目所涉及的相关业务管理部门、分管副总进行评审,并报总经理批准。
相关业务管理部门范围,由承办部门根据项目所涉及的计划、归口管理、综合事务、劳动、人事、安全、技术、生产、建设、股权、市场、国际合作等问题确定。
第七条每一份合同文本上必须注明合同文本必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号,如不能一一注明,须经公司总经理在公司所留的合同上签字同意。
第八条合同管理实行承办部门负责制与评审责任制相结合的责任制度。
1)合同承办部门对合同订立、履行和执行的全过程全面负责,合同承办人为直接责任人。
2)评审部门根据本部门职责及本办法的规定,对合同项目中应当提出相关意见而未提出的,应当承担相应的责任。
第九条公司各职能部门一律不得以自己的名义对外签订合同或者其它具有履约性质的任何书面文件,所有合同必须经公司评审、加盖公司公章(合同章)才能生效.
第十条对外订立的合同,严禁在空白文本上盖章并且原则上先由合同对方签字盖章后我方才予以签字盖章。
严禁公司签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章;如有例外需要,须总经理特批。
第十一条合同承办部门应当建立合同台帐,对合同实行台帐管理。
第十二条合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证,相关人员应保守合同秘密。
第十三条在合同的订立、履行中,对有下列行为之一,且产生较大影响或严重后果的,由企管部负责追究责任部门负责人和直接责任人的责任。
涉嫌犯罪的,移交司法机关处理:
1)不按本办法规定签订、履行合同的。
2)未经本办法规定的合同评审等程序订有重大缺陷或无效合同的。
3)审查人员延误审查时间或未审出合同缺陷的。
4)不按法律或本办法规定履行变更或解除合同职责的。
5)应当追究对方违约责任而擅自放弃的。
6)提供虚假资料的。
7)未按规定进行授权或擅自转委托的。
8)与对方或第三人恶意串通、收受贿赂的。
9)泄露合同意向、商业秘密或有关机密的。
10)延误纠纷处理导致超过法定时效期间的。
11)在合同管理、签订、审核、履行过程中有其他失职行为的。
第三章管理职责
第十四条归口管理部门(企管部)职责
1)贯彻执行合同管理的法律、法规和规章制度,为合同承办部门提供法律服务。
2)建立健全本单位合同管理制度,监督、检查考核各部门及所属、所管单位合同管理情况。
3)参与重大合同的论证、谈判、起草、审查、签订及合同纠纷的处理。
4)统一管理法定代表人授权委托书和公证、签证事宜,管理合同专用章。
5)负责合同备案文本的管理,执行合同登记、统计及报告制度。
6)组织合同管理知识培训,负责合同承办人员资格审查。
7)在会签或参与重大合同谈判过程中,负责咨询法律顾问,审查合同主体、内容、形式的合法性、严密性、可行性。
8)其他相关管理工作。
第十五条合同承办部门职责
1)负责合同立项,指定合同承办人,进行可行性论证,意向接触,资信调查,报请主管领导审批。
2)组织合同的谈判。
3)起草合同文本(包括起草本部门常用合同的模板),并组织合同评审。
4)负责合同的签署。
5)负责合同的履行、变更、解除及纠纷处理。
6)负责合同档案的管理。
7)负责所属单位报送集团公司审核合同事项的办理。
8)收集本办法的执行情况信息,并按公司年度制度建设计划,提出修改意见。
第十六条合同评审部门职责
1)财务部门负责对合同的价款、支付方式的合理性、可行性,资金预算及来源的可靠性,财务手续的合法性、合规性,担保财产合法、安全性进行审查;对合同变更或解除的经济性进行评估,出具书面意见。
2)相关业务部门按本部门职责,负责对合同所涉及本部门业务范围的相关条款的合法性、可靠性、可行性、安全性,是否符合相关标准及政府文件规定等问题提出审查意见。
3)归口管理部门(企管部)按本办法第十二条第七项的规定执行。
4)相关副总负责对合同进行全面审核,对承办人与评审部门不一致意见进行批示。
5)总经理负责合同的批准。
第十七条合同承办人职责
承办人应对合同自商约时起至履行完毕止的全过程负责,对期间出现的任何与合同有关的问题,按国家有关法律法规及本办法的规定,须及时与本部门负责人、归口管理部门进行协商,并以承办人为主进行处理。
第四章合同的编制
第十八条凡国家、行业或集团公司有标准或示范文本的,应当结合实际需要予以适用或借鉴,本部门常用的合同,需拟定固定的合同模板。
第十九条合同必备条款包括标的(规格、型号、数量或具体事项)、质量标准或要求、履行期限、地点、方式、价款与支付方式或合作条件、双方权利与义务、违约责任、争议解决方式等。
第二十条具有支付条件的合同,首期预付款原则上不超过合同总价款的30%;特殊情况下,需与财务负责人报备。
第二十一条合同有效期限应至合同所有权利义务履行完毕之日止。
第二十二条合同文本份数按实际需要确定,至少两份,双方至少各执一份。
第五章合同的评审
第二十三条承办人填制《合同评审表》,附合同草案,必要时附合同立项依据、他方当事人的资信状况证明材料,送评审部门评审。
第二十四条评审部门应提出具体的评审意见,如有必要,可附书面评审意见返回承办部门。
如没有具体意见,应按职责在评审表上签署“同意”或“不同意”的确定性意见,并由审核人签字。
第二十五条合同评审部门对合同的审核期限,一般不超过2个工作日。
对特别重大、复杂合同的审查,一般不超过5个工作日。
第二十六条评审意见处理
1)根据合同所涉及项目的具体情况,经承办人与审查人沟通,由承办人按双方取得共识的意见,修改合同草案。
2)出于项目本身需要及各种客观条件的限制,对于承办人认为无法采纳的意见,应向本部门领导汇报,由本部门领导决定是否采纳,并对不能采购的原因与相关部门进行沟通,不能达成共识时,以不同色笔在相关栏内说明,报上级领导批示。
第二十七条审批
1)承办人按评审意见处理结果合同草案进行修改后,连同《合同评审表》,交分管副总审核,对承办人与评审部门不能达成共识的意见,分管副总给予批示,将审核具体意见填入相关栏内。
2)分管副总审核后,由承办人报总经理决定是否批准。
第二十八条合同审批完毕后,承办人应将最终未予采纳的意见填入《合同评审表》“备注”栏内,并说明原因。
第六章合同的签署
第二十九条承办人按审批后的意见对合同修订后,按合同要求份数,重新打印,送承办部门负责人签署。
第三十条特殊情况下,需法定代表人授权委托代理人签署的,应由承办人会同企管部办理授权委托书,授权委托书原件由合同归口部门企管部保存。
第三十一条合同签署后,连同《合同评审表》一起送企管部加盖公章(或合同专用章)。
单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。
第七章合同的履行
第三十二条合同经签字、盖章,且约定的生效条件成就时方可全面实际履行。
合同生效之前,不得实际履行。
第三十三条承办人按合同约定,承担通知义务,组织合同的履行,办理相关事项,并及时将相关信息录入合同管理台帐,按年度统计合同执行情况,作为年度总结的一项内容。
如有付款事项,承办人应向财务部门提供合同副本。
第三十四条承办部门实施履约跟踪统计,掌握实际履行情况。
对出现的各种问题如履约困难或违约等情况,及时获取证据、协调处理并向归口管理等相关部门报告。
重大事项,必须及时向合同签署人报告并通知公司法律顾问。
第八章合同的变更或解除
第三十五条合同需要变更或解除时,合同承办部门应在与合同归口管理等部门沟通情况后,以书面形式通知他方,说明变更或解除合同的原因和答复的期限。
变更或解除合同的协议草案一经达成,需重新进行合同评审及签订手续。
第三十六条合同承办部门收到合同他方要求变更、解除合同的文书、电报、电话、信函、图表、数据电文,应及时与归口管理等部门沟通情况、请示合同签署人后,应当在法定或约定的期限内书面答复对方。
如果必须变更或解除,应与他方达成变更或解除合同的书面协议草案,确定索赔条件,并按合同评审的相关规定办理。
第三十七条变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求,挂号寄发或由对方签收,挂号或签收凭证作为合同组成部分交由合同承办部门保管。
第三十八条对不可抗力或国家宏观政策调整原因而使合同不能履行或延期履行的,应及时书面通知对方或者及时取得对方遇有上述情况的证明材料,主动与合同有关各方协商处理。
第三十九条有担保条款的合同变更,应征得原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位公章或者合同专用章。
第四十条经公证、鉴证的合同,所达成的变更或解除合同的协议需报原公证、鉴证机关备案。
第四十一条涉外合同的变更或解除,法律有特殊规定的应按规定办理。
第九章合同纠纷的处理
第四十二条合同他方当事人违反约定或提出履行异议的,承办部门必须在法定或约定的时间内以法定或约定的方式答复。
第四十三条出现纠纷,承办部门应立即向归口管理部门企管部报告,必要时向分管副总和总经理报告,并收集整理处理合同争议的文件和证据资料。
第四十四条合同纠纷协商、调解,应由合同承办部门与企管部共同进行。
协商或调解达成一致时,应依合同签订程序签订书面协议。
协商或调解不能达成一致时,应在法律规定的时效期间内,可按合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷,承办部门应商同归口管理部门确定代理人、应对方案等,并向受托签署人、法定代表人请示。
第十章合同的档案管理与使用
第四十五条承办部门根据合同履行情况,及时更新本部门合同管理台帐。
第四十六条合同履行完毕或合同的权利义务终止后,由承办人整理、保管合同档案,并按公司有关档案管理的规定及时归档。
具体范围视合同具体情况,包括但不全包括以下内容:
1)合同正式文本及附件。
2)立项登记审批表
3)合同评审表
4)与合同签署有关的基础、背景资料
5)合同他方当事人资信证明材料。
6)双方法定代表人身份证明、授权委托书、代理人身份证明。
7)合同履行中相关的电传、信函、电报、图表等。
8)有关变更或解除合同的协议及一切相关文字信息、音像资料等。
9)有关纠纷处理的协议书、调解书、裁决书、判决书等。
10)其它应当存档的相关资料。
11)档案的使用,按公司档案及商业秘密管理的有关规定执行。
第四十七条本办法由企管部负责最终解释权。
第四十八条本办法自总经理批准之起开始执行。
附:
合同评审表
合同变更确认书
颜值控股有限公司
2015年11月1日
武汉海恒信息存储有限责任公司
合同评审表
编号:
日期:
年月日
合同编号
合同名称
甲方
乙方
合同承办部门
合同承办人员
评审部门
评审意见
承办部门
签名/日期:
相关部门
签名/日期:
企管部
签名/日期:
财务部
签名/日期:
分管副总
签名/日期:
总经理
签名/日期:
备注
保存期限:
与合同同时保存表格号:
H01008
武汉海恒信息存储有限责任公司
合同变更确认单
日期:
原合同编号
承办人
承办部门
变更内容相关部门
合同类别
□采购合同□销售合同□项目(技术开发)合同□其它
合同变更事项
变更前内容:
变更后内容:
承办部门
负责人
相关部门负责人
主管副总
总经理
我方签章确认:
对方签章确认:
确认日期:
确认日期:
注:
本表作为合同的必备件,原件与原合同一起存档。
保存期限:
与合同同时保存表格号:
H01009
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