英文电子邮件写作技巧.docx

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英文电子邮件写作技巧

英文电子邮件写作技巧

一、文法上

   １、切忌主客不分或模糊

   例子:

Decidｉngtｏｒｅscinｄtｈｅｅarlｉｅresｔｉmａte,ourrepｏrｔwasｕpdatｅdtoinｃlｕｄe$40,０0０for　new　equｉpment.”　

   　应改为:

Deｃidｉｎgｔoｒesciｎd　ｏｕｒ　eaｒliｅｒestiｍate,ｗehaｖeｕpdateｄ　ourreporttｏiｎclｕde$４0，000foｒnewequipment.（We决定呀,不是ｒｅporｔ.）

ﻫ   2、句子不要凌碎　ﻫ

   例子:

Ｈedecidednot　to　audit　theｌaｓtｔenｃonｔｒacts.Becauｓeofouｒ　pｒｅviousｏbjectioｎsabouｔcompliａncｅ.应该连在一起.ﻫﻫ   3、结构对称,令人容易理解.

   　例子:

Theowneｒquestｉｏnｅd　ｔhｅ　ｏcｃupａnｔ’sｌeａseintentionsandtheｆacttｈat　tｈecｏｎｔracthadｂeeｎ　alｔeｒｅdwithink　maｒｋingｓ．

ﻫ   应改为：

　Theoｗnerqｕesｔioned　theoccuｐant’s　leasｅ　iｎtentｉonsａndinkalteratiｏｎsofｔheconｔract.

ﻫ   ４.单众数不要搞乱，不然会好刺眼,看不舒服.　

   例如:

　Anaｕthｏrｉzｅdｐeｒsｏｎmｕst　shｏwｔhａtｔheyhａvesecurｉtycｌearａnce.

ﻫ   5.动词主词要呼应.想想这两个分别:

ﻫ   　１）.This　iｓone　of　ｔhepublic－rｅlationｓ　ｆuncｔionｓthａtiｓuｎdｅrbuｄgetｅd.ﻫ

   2）.　Tｈis　is　ｏnｅofthe　pｕblic-ｒelatioｎs　functｉons,which　ａｒe　underbｕdgeted.ﻫﻫ   ６.时态和语气不要转变太多．看商务英语已经是苦事,不要浪费人家的精力啊．

   　7．标点要准确．

   例如:

He　dｉdnot　maｋeｒepaｉrs，howevｅr,ｈeconｔｉnued　ｔｏmoｎｉtortheequiｐmeｎt.

   　改为:

He　didnｏt　makerepairs;hｏwｅveｒ，he　coｎtinuｅdtｏ　ｍonitoｒｔｈeeｑuipment.ﻫ

   ８.选词正确.　好像afｆeｃt和ｅffect，operatiｖe和opeｒａtionaｌ等等就要弄清楚才好用啦．ﻫﻫ   9．拼字正确.有电脑拼字检查功能后，就更加不能偷懒．ﻫ

   １０.大小写要注意.非必要不要整个字都是大写,除非要骂人　

   　例如:

MUＳTchａngｅtoOSimmediaｔｅly.　外国人就觉得不礼貌和喝令人一样.　要强调的话,用底线,斜字，粗体就可以了.

   　二、写信提示ﻫ

   　1．人家的名字千万不要错．老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样,头衔都不要错.　头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的：

Howaｒd　E.Wyatt，　Ｄ.D.SPｈD.　Dr.HｏｗａrdE.Hｙａtｔ

   2.多过一个男人,用Ｍesｓrs,就是Ｍiｓteｒｓ的意思，不过不要跟名字,跟姓就行啦.例如:

　Mｅssrs.Ｓmitｈ,Wyatt,ａndFｕry。

女人呢?

用Mesdａmes，Mmｅs.,orMｓｅs.同样不要跟名字.例子:

Ｍｓes.Ｆａrｂ,Liｏnｅl,aｎdGｒay。

男女一齐呢?

弄清楚称呼就行.例如:

Dr.aｎdMrs．HaroldWrｉght　;Ｍr．HaroldWｒight　andDr.　ＭａrgａrｅtWriｇｈt;Mr．aｎdMrs．HarveyAｄａｍs-Quiｎｎ。

ﻫﻫ   　3．有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔啊～有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms．算了．Mｓ.ＳaraｈGraｙ

ﻫ   　4.地址要低日期至少两行.处名时,职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如：

   　Ken　Grｅｅn,Presｉdent／ＫｅnGrｅen　／VicePrｅsiｄｅnｔofＩnterｎａtional　Oｐeｒatiｏnsﻫ

   但这个就显得有点。

。

。

:

ﻫ

   ＫenＧreen/Viｃe　ＰresidｅntofUniｃｏmＣｈiｎa　ﻫﻫ   正确应为:

ﻫ   ＫｅnＧreｅn/VｉcePreｓｉdｅnt，UniｃｏｍChiｎａ

ﻫ   5.老外的名字有时有Jr.　或Sr．，之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确，不要笑人:

   Mｉchael　Ｊ.Smith,Jｒ.／MichａｅｌJ.SmithSr.　

   6.外国国名尽量用大写．是为尊重，也方便邮差叔叔．

   7.地址上的数字直接用阿拉伯数字吧,除了Ｏne，例子:

ﻫ   127NinthＡvｅnｕe,Nortｈ　ﻫﻫ   12７E.15Street

ﻫ   　5ＰａrkAvenueﻫ

   　OｎeＷinｇrenＰｌａza

   5５6-９1Sｔreet

给客户报价后跟进的英文邮件如何写

　在平时商务往来中,本人发现很多客户在对公司某个产品价格询盘后,我及时给予报价,但是报价后就一直没有客户的反应，没有见有订单。

像这种情况下，作为一个销售人员,应该如何处理呢?

应该写什么内容的邮件去给客户以求进一步跟进呢？

应该在发出报价后几天内发出邮件比较合适呢?

针对这些问题,本人提出以下三个解决方法,如果哪位网友有更好地办法，不妨拿出来让大家一起参考。

ﻫ

回复Ａ:

直接去函敦促ﻫﻫDｅaｒＨｕgoChu， 

Wishｅverythｉngweｌlwｉｔhｙoｕ　anｄｙｏuｒｅｓｔeemedｃｏmpａny！

Wｅarein　receｉptｏf　ｙourletterdａtｅdAug　10,ａndasrｅｑuｅsted　wａseｘpｒesｓedyou3　cａｔａloｇues　ｆｏrourrｅｆrigerationgoods.Ｗe　hoｐeｔheyｗilｌrｅａｃｈ　yｏuｉnｄuecourｓe　anｄｗｉll　ｈelpｙouｉnmakiｎg　yourseleｃｔioｎ.　ﻫ

Ｗiｓhwewillproｍｏｔｅbusiness　asｗｅllａsｆriｅndsｈip！

Bestｗishｅs！

ﻫ

Aaｒoｎﻫﻫ回复B：

先写邮件问清情况。

本人觉得先写邮件问清情况,简单的询问,如HAVＥ　YOUＲＥＣEIVEDMY　Ｐ／Ｉ,IS　THＥＲE　ANＹＱUEＳTＩOＮ　ORＰROBＬEMWITＨ　YOU？

再问何时开L/Ｃ　或汇订金过来.....如客户没回复,那你应该（很有必要）打个电话过去问清情况。

是价格问题还是临时发生改变？

客户是中间商,还在等最终客户的确认？

还是其它问题?

然后根据情况做一些措施看能否挽回这一张订单。

ﻫ

DeaｒSir,　ﻫﻫＧoｏdmorning!

Ｈｏpe　ｙouhave　got　a　wｏnderfuｌ　wｅeｋｅnｄ!

Fｏｒsｅvｅraldaysnoｎews　fｒｏｍyｏu,mｙfｒiend．NｏwＩ　ａmwｒiting　ｆorremindingyouaｂoutouｒ　ｏffeｒ　ｆoritem　ｏf＊＊**dａted＊＊＊***accordingｔoyｏｕr　relａｔiveinquｉrｙ.Haveyou　goｔ（ｏrcheｃｋed）thepricｅsornoｔ？

（Ｙｏucａnadd　sｏmｅ　woｒdstointroduｃeyoｕrａdvaｎｔage　ｏfｙｏｕrｐｒoductoｒ　ｓoｍethｉngelsｅｔo　atｔｒacｔthecuｓtomer）.　Any　cｏmｍeｎｔsbyrｅturn　wiｌlbｅmuchappｒeciated.　Itwill　ｂe　ouｒ　bigplｅasｕｒeifweｈaveoｐportunｉtiestobeonseｖｅｒｉcｅoｆ　ｙouinnｅａｒfuture.ﻫ

Lｏoｋinｇ　foｒwａrdｔo　yｏurｐromptｒesｐｏnse,ﻫ

Ｔｈankｓandｂestregarｄｓ,

ＹoursＦaｉtｈｆully 

ﻫＡａrｏnﻫﻫ回复C:

如果仍然没有回音的话,可以在一、两个月后再写一封信。

ﻫDｅarSir,ﻫﻫNｏwIaｍwritinｇfor　kｅｅpinｇｉntｏuch　withｙｏu　for　furtherbｕsiness．Ifany　ｎｅw　inquiry，ｗelcomeherｅ　aｎdIｗiｌltrymybｅｓｔtosatiｓfy　youwelｌwiｔｈcompｔetｉtivepｒｉｃｅｓas　perｙoｕrreｑuest.

ﻫBytｈeｗay,　ｈow　ａboutyourordｅr（orbusｉnｅｓs）　witｈ　iteｍ　***?

Ｉf　sｔillpendinｇIwoｕldｌiketoofｆerouｒlatｅstｐrｉcｅｓ　toprｏｍote　anopportunity　ｔocoｏｐerate　wｉｔh　ｅａch　oｔhｅｒ.　ﻫ

Thanksanｄ　ｂestregards， ﻫﻫAaroｎ

英文邮件e-maiｌ退信常见英语提示

   　做外贸联系国外客户常见的退信如下.这有帮助你更好的与客户联系.也有助与你与国外邮局写信告诉他事情的改善申请.所以以下的E-ＭAＩL术语要懂.

   　１．Thisis　thePｏstfix　progrａm　aｔhostsmtｐ2８98.cｏm.

   Posｔfixｐｒogram指电子邮件的后缀,　.

   Host主机,以..为主机的

   Ｉ＇msoｒryｔohavｅto　iｎforｍｙouｔhatyｏuｒ　meｓsaｇｅcouｌdnot

   　bｅ　delｉverｅdｔoｏne　oｒ　morerecｉpients．　Ｉt＇sattａｃhedｂelow.

   收件人reｃipieｎts.传送dｅlｉveｒｅｄ

   Forfurthｅｒ　assｉｓtance,plｅａsesend　maｉlto

   poｓtmasｔｅｒ邮局

   Ｉfｙoｕdo　so,pleaseｉncｌｕdeｔhisｐrｏｂｌemreｐorｔ.　Yｏucaｎ

   deｌｅteyour　ｏwntextfｒomthｅattａｃｈｅd　returnedmessagｅ.

   问题报告ｐroblｅmrｅport

   　returned　mesｓage被退回的邮件信息

   ThｅPｏstfｉxprogrａm

   :

Hｏstor　doｍaｉnnamenot　ｆound.Nａmesｅrｖｉcｅerｒorｆｏr

   naｍe=idｃs.cｏｍtyｐe=ＭX:

Hostnｏｔｆound,tｒyａgａｉn

   hosｔordomａinｎame主机或域名

   Noｔfound没有发现,那你就要另找其他的邮件了.找不到客户的邮箱域名服务器肯定没有办法发邮件.或许是你的邮局不支持海外发送，被国外邮局拒绝了,所以你可以用其他的邮箱测试.

   2.ThｉsｉstｈePｏｓtfｉxpｒogram　aｔ　hosｔsmtp2.26３xmaｉｌ.cｏｍ.

   I'msｏrrｙtohａvetoinformｙoutｈatｙourmessａgecｏuldnot

   ｂedeliｖerｅd　toｏnｅ　or　mｏre　rｅｃipienｔs.Ｉｔ＇sattacｈeｄbelow.

   Forfurｔｈer　assiｓtａｎce，ｐlｅaseｓeｎd　mailtｏ

   　Iｆ　youdoso,pleasｅiｎcludethiｓ　pｒｏblemrｅpｏrt．Yoｕcan

   ｄeleteｙoｕrｏwnｔextfrｏmtheattachedreturｎｅd　mｅssage.

   　ＴhePostfix　prｏgrａｍ

   :

ｃoｎｎecｔ　to

   a．xxx.ｘxxｘｘx．com[208.10１.３4.７0]:

Ｃｏnneｃｔioｎrefuｓｅｄ

   拒绝连接Ｃoｎneｃtionrefusｅd

英文邮件回复报价样函

在外贸业务中,我们每天都在回复客人的询盘,那么你的回复是否规范，是否表达得明确而具体呢？

这是我收集到的回复报价的英文样函,和大家一起分享吧。

ﻫ    说明涨价原因

ﻫ    DeａrSir　oｒＭaｄaｍ:

ﻫﻫ    Ｅnｃlosedis　ｏurnewpriｃｅliｓtwhich　ｗilｌcome　intoeffect　thｅeｎｄoｆtｈis　month．　Yoｕ　willseｅthat　we　have　ｉncｒeasedoｕrpriceｓonｍostmodels.　Wehaｖe,　howevｅr,　reｆraｉnedfroｍdｏiｎgsoonsoｍemodeｌsofｗhｉｃhwｅ　holdlarｇe　stockｓ.　Theeｘpｌａnatiｏn　fｏrｏur　inｃｒeasedprｉceｓstemｓfrom　theｆact　thaｔweａre　ｎowpａyinｇ10%ｍorefoｒｏuｒrawｍaｔｅrialsｔhanwｅwerｅｐaｙingｌaｓtyｅａr,　aｌoｎｇwｉthsｏmｅ　of　ouｒsubcontrａctorｓｈavingrａｉsedtheirprices　as　much　aｓ１５％．ﻫ

    As　ｙouknow,wetaｋegrｅat　ｐrｉdeinourprｏductａｎ　dare　ｐｒｏｕdof　thereputatioｎｆoｒquality　and　ｄepenｄability　weｈaｖeｂuiltoveｒ15years.Ｗewiｌl　notcompromｉsetｈａt　ｒepｕｔａtｉoｎ　beｃａusｅ　ofraising　cosｔｓ.Wehａvｅ,thｅｒeforｅ,deciｄedtｏ　rａisethｅpｒiceofｓomeofour　prｏducts.ﻫ

    Ｗehoｐeｙouｗilluｎｄerｓtａnd　ｏuｒpositiｏn　ａｎｄlook　forｗardtoyourcooｐeratioｎ．ﻫ

    Wiｔh　bｅstregards,ﻫ

    Hillａｒy

    说服买家涨价之前下单

    ＤearSirorＭadam:

    Thｉsisｒeｇａｒding　oｕｒ　quotation　daｔed2Novｅｍbｅr,anｄ　our　ｍａｉl　ｏffｅr　dated８November　concerninｇtｈe　suｐplyofwidgｅts（小机具）.Weａｒｅ　preparｅd　tｏ　ｋｅｅpoｕr　offeropen　untilthｅend　oｆｔhisｍonth.ﻫﻫ    Ｆｏr　ｙｏｕｒinfｏｒmａtioｎ,ｔhe　marketisfirm　anｄgrowing．　Tｈereisｖery　liｔｔleliｋelihooｄoｆanｙsigｎifiｃａnt　chaｎgeｉｎthevisibｌefｕturｅ.Asｔhisｐｒoduct　is　inｇrｅatｄeｍａndand　ｔhｅsuｐplyｉsｌiｍited,toseｃurｅyouroｒder,ｗe　wouldrｅｃｏmｍeｎdtｈat　yoｕaｃcepｔｔhｉs　ｏfferwithout　delay.ﻫﻫ    Youｒｓ　sincｅreｌy,ﻫﻫ    Hｉlｌaryﻫﻫ    对价格作出让步ﻫ

    DｅarSirorMadam:

    Thankyoｕforｙourmail．Weａreｄisapｐoinｔed　toｈearｔhatourpｒicefor　yourreｑuiｒedｐroductｉstoｏhigh　ｆoryoｕraccepｔaｎcｅ.YoｕmｅntｉonedtｈaｔＪaｐanｅsegｏods　arｅbeingofferｅｄ　ｔｏ　yoｕaｔapriceapproxｉmatｅly8％　lｏwertｈanoｕr　quｏte.

    Wｅacceptｙoｕr　position,　bｕｔweaｒeof　thｅｏpiｎion　ｔhat　thequalityofｔｈe　oｔheｒmakｅsdoesnotmｅａｓureｕｐto　thａtoｆ　oｕｒproducts.　Ａｌthoｕghｗeａrｅｋｅenｔｏdoｂｕsiｎeｓｓｗiｔhyou,wｅreｇret　that　ｗe　cannotacceptyourcounteroffer．ﻫﻫ    Ｗedowaｎtto　trｙ　and　worｋwithｙou,aｎｄｍeｅｔyｏuｒrequest,butthebｅst　wecan　dｏ　istoredｕcｅ　oｕr　ｐreviousｑuotationｂy　３％.Wehｏｐｅthatthisｗill　meeｔ　your　apprｏval.ﻫ

    Ｗｅｌookfoｒwarｄtoheariｎgfromyoｕ.ﻫﻫ    Wiｔｈbest　regａrds,

ﻫ    Hillａｒy

ﻫ    答复在30日有效期的信用状付款的建议

ﻫ    Dear　Siｒor　Madam:

    Ｔhａｎｋyouｆoｒyouｒorｄer　of500b/wTVsetsbyyｏurｌeｔｔerdated　１7　Ｊuly.

    Wehａvecoｎｓideredyourｐropｏsaｌto　ｐaｙ　by　ａ　30-daylｅｔteｒofｃｒeｄiｔ．We　do　notuｓuallyacceptｔimecredit;however，invｉewｏf　ouｒ　loｎｇａnｄmuｔuallyｂenefｉcｉａｌ　relatｉonｓｈip,wearewｉｌlｉng　ｔo　mａｋeaｎexceptioｎthistiｍｅ.ﻫﻫ    Imｕstsｔressthａｔｔｈiｓdｅｐａrｔurｅ　fromourusualpracｔicerｅｌaｔesto　tｈis　trａｎsactioｎonlｙ.This　ｏｎｅ-tｉme　accoｍmｏｄationdｏes　not　sｅｔaprecｅdenｔfoｒfuｔurｅtraｎsaｃｔions.

ﻫ    IamencloｓiｎgoｕrｓａlｅsｃonｔｒａctNo.8３4coverinｇthｅｏrｄer.　Iwｏuldｂegｒａｔeｆｕlifyouｗouｌｄfolｌoｗ　theusｕalpｒocedure.ﻫ

    Ｙourｓｓincｅｒely,ﻫ

    Hilｌaｒｙﻫﻫ    答复直接付款的要求ﻫﻫ    Dear　SirorMａdam:

ﻫ

    Tｈankyouforyour　letterdated2Ｏcｔｏbeｒ　requｅstiｎg　paymeｎｔagaｉnsｔdｏｃｕmｅnts　for　cｏnｔｒacｔs　No．48２and483.

ﻫ    Wearepｌeａseｄtosaｙｔｈat　we　agreetoyourrequｅst.Wｅｗiｓh,hoｗever,　ｔｏｍａke　iｔclearthatin　our　futｕｒeｔranｓacｔioｎs,ｉｎvoｌｖｅdfoｒｅach　transactioｎisless　thaｎUS＄５,000or　theequｉｖalenｔinReｎminｂi.　Sｈoｕｌdtheamountexcｅeｄtｈaｔｆigｕrｅ,paｙmenｔbｙleｔｔｅrｏfｃredｉｔwillbe　required．

ﻫ    Ｗewouｌｄｌiketｏsaythａtthiｓ　exceｐtionisaｌloｗｅｄ　onlyin　ｌiｇｈtof　ourloｎgaｎd　ｍutuallybeｎeficial　aｓｓoｃｉatiｏn.

ﻫ    Ｙoｕrｓsinceｒeｌy,ﻫ

    Hillaｒｙﻫﻫ    同意修改付款条件ﻫ

    ＤearSiｒorMadaｍ：

ﻫ    Weｔhank　youfoｒ　your　lettｅｒ　ｄateｄ６Juneand　aｒepleasｅdtoacｋｎowledgeyｏｕr　orderNo.4６3　ofthesame　date　ｆoｒ　cｅｒamictｉｌes．

ﻫ    Ｔhemodifｉeｄterｍs　ｏfpａymｅntyou　pｒopoｓeａrｅquiｔeacceptablｅ　aｎdatｅleｘ　hasbeｅndispatchｅdtｏｙouｔothiｓefｆeｃｔ.ﻫ

    Allｔheitemsｉnyouｒｏrｄer　canbe　sｕpplieｄｆrｏmstockanｄ　ｗｉllbepackｅd　ａnｄshiｐpedimmediａtelyupontｈｅrｅmittaｎcｅｂytelｅgraphic　transferbeingreｃeｉvｅｄ.

ﻫ    Thefolｌowingdocｕments　wiｌlｂeａｉrmaｉlｅdto　youimmediatelyａftｅrshipmeｎt　is　ｍaｄe:

ﻫ    1.Ｂilｌｏfｌaｄingｉnduplicaｔe

   2.