新开普公司组织机构及部门职责.doc
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新开普公司组织机构及部门职责.doc
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新开普公司组织机构及部门职责
1组织机构
2管理相关部门
2.1财务部
1.在财务总监的直接领导下,具体负责企业的财务政策和财务管理制度的实施和运转;
2.负责企业的经济核算工作,组织编制和审核会计、统计报表,并向上级财务部门负责报告工作,按上级规定时限及时组织编制财务预算和结算;
3.负责搞好会计核算,正确、及时、完整地记帐、算帐、报帐,全面反映给企业领导,及时提供真实的会计核算资料;
4.负责贯彻执行《会计法》、《公司法》等法律、法规,建立健全财务管理的各项制度,发现问题及时纠正,重大问题及时报告公司财务总监;
5.负责分月、季、年编制和执行资金计划,正确合理调度资金,提高资金使用效率,指导各部门搞好经济核算,为企业发展积累资金;
6.负责资金管理,组织各部门按规定程序、手续及时做好资金回笼,准时进帐、存款,保证日常合理开支需要的供给;
7.负责与财政、税务、金融部门的联系,协助财务总监处理好与这些部门的关系,及时掌握财政、税务及外汇政策的动向;
8.负责办理银行贷款及还贷手续;
9.参与重要经济合同和经济协议的研究、审查,并负责对新产品、新项目的开发、技术改造、商品(劳务)价格和工资奖金方案的审核,及时提出具体的改进措施;
10.参与企业经营管理,围绕提高企业的管理水平和经济效益,为公司当家理财、把关和经营参谋;
11.督促、检查企业固定资产、低值易耗品、物料用品等财产、物资的使用、保管情况,注意发现和处理财产、物资管理中存在的问题,确保企业财产、物资的合理使用和安全管理;
12.督促有关人员重视应收帐款的催收工作,加速资金回笼;
13.监督采购人员做好采购工作,以尽量少占用资金;
14.负责审查各项财务开支,密切与各部门的联系,研究并合理掌握成本和费用水平;
15.负责定期开展财务分析工作,考核经营成果,分析经营管理中存在的问题,及时向领导提出建议,促进企业不断提高管理水平;
16.负责保存企业关于财务工作方面的文件、资料、合同和协议,以及公司的一切账册、报表凭证和原始单据;
17.财务总监安排的其他职责。
2.2审计部
1.对本公司各内部机构(含外地销售办事处)、控股子公司以及具有重大影响的参股公司的内部控制制度的完整性、合理性及其实施的有效性进行检查和评估;
2.对本公司各内部机构(含外地销售办事处)、控股子公司以及具有重大影响的参股公司的会计资料及其他有关经济资料,以及所反映的财务收支及有关的经济活动的合法内部审计制度性、合规性、真实性和完整性进行审计,包括但不限于财务报告、业绩快报、自愿披露的预测性财务信息等;
3.协助建立健全反舞弊机制,确定反舞弊的重点领域、关键环节和主要内容,并在内部审计过程中合理关注和检查可能存在的舞弊行为;
4.审计部应当在每个会计年度结束前两个月内向审计委员会提交次一年度内部审计工作计划,并在每个会计年度结束后两个月内向审计委员会提交年度内部审计工作报告;审计部应当将审计重要的对外投资、购买和出售资产、对外担保、关联交易、募集资金使用及信息披露事务等事项作为年度工作计划的必备内容;
5.审计部应当以业务环节为基础开展审计工作,并根据实际情况,对与财务报告和信息披露事务相关的内部控制设计的合理性和实施的有效性进行评价;
6.内部审计通常应当涵盖公司经营活动中与财务报告和信息披露事务相关的所有业务环节,包括但不限于:
销货及收款、采购及付款、存货管理、固定资产管理、资金管理、投资与融资管理、人力资源管理、信息系统管理和信息披露事务管理等;
7.内部审计人员获取的审计证据应当具备充分性、相关性和可靠性;
8.内部审计人员应当将获取审计证据的名称、来源、内容、时间等信息清晰、完整地记录在工作底稿中;
9.内部审计人员在审计工作中应当按照有关规定编制与复核审计工作底稿,并在审计项目完成后,及时对审计工作底稿进行分类整理和归档;审计部应当建立工作底稿保密制度,并依据有关法律、法规的规定,建立相应的档案管理制度;内部审计工作报告、工作底稿及相关资料的保存时间不低于十年;
10.协助审计委员会出具会议决议,会议通知,会议签到,会议议案等
11.公司审计委员会安排的其他工作职责。
2.3采购管理部
1.保证生产物资的及时供应,保障生产活动的顺利运作;
2.负责研发等部门所需材料的寻找和采购;
3.负责ERP订单中的标准商品采购;
4.制订周期性采购计划并实施,保证采购记录规范完整;
5.控制、减少相关采购成本;
6.组织对供应商进行周期性综合评价;
7.寻求和开发新的供应渠道;
8.利用供应商的专业优势,积极为相关部门提供新技术信息和市场信息;
9.保守公司的商业机密;
10.确保采购的物料符合公司相关环保参数的要求;
11.按时完成其他临时任务。
2.4行政部
1.日常行政事务的处理;
2.各类票务预定及就餐、住宿相关事项的安排和处理;
3.负责公司档案室及相关档案的管理:
公司发展的历史文献的收集、保管,资料、物品、文档、图片及影音信息;
4.公司的各类采购合同、销售合同、合作协议等原件的归档、保管及借用管理;
5.对公司级通知、公告、文件、有关制度的参与起草、制定、发布、发放、保管及使用管理;
6.公司办公大楼保安、保洁、水电、电话、网络、公共资源及大楼进出、消防、公共安全、公共设施等各项事务的管理;
7.公司总部办公区域环境管理及职业健康安全管理相关工作的完成:
安全用电,消防演习,紧急事件处理,电梯安全管理,节约能源(水、电、油),废弃物分类管理,行政人员、保洁、保安人员在“环境管理、职业健康安全”方面的意识培养及工作监察;
8.负责新开普大厦工作区域的环境卫生及废弃物的处置与管理;负责新开普大厦生活、办公用水管理,用电管理;负责新开普大厦的污水排放管理;负责相关管理方案的实施工作。
9.公司所有车辆的档案及使用、维修事务的管理,总部车辆的借用、维修事务处理,
10.会议室的日常管理,公司总部公共资源的管理;
11.负责公司急需用品的采购,及办公用品、保洁用品的订购、建账、保管、发放和使用管理;
12.负责公司固定资产的申购管理工作;
13.负责公司所有工作用章的使用记录及相关制度的管理,并负责部分章的保管、使用审批及记录管理,如:
公司的行政公章、、工会公章及备用投标专用章;
14.各项资金、项目的申报、信息跟进、档案管理及相关对外联系事务的处理;
15.负责营业执照、组织机构代码证的年审、变更及相关事宜的处理;各类资质、资格的认证申报、现场审查、复审、相关对外联系及证书的保管、借用管理等各项事务的处理;
16.公司职工或各部门、各大区所需要的公司各类信息、资料、文档、证明和授权的编制、审核及提供;
17.公司各级政府部门的对外联系及各项接待事务的参与、组织及协助完成;
18.公司企业文化的建立、推进及各项活动的积极配合、组织及完成;
19.公司高管交办的其它事务。
2.5人力资源部
1.制订公司中长期人才战略规划;制订公司人事管理制度与工作流程,组织、协调、监督制度和流程的落实;
2.核定公司年度人员需求计划、确定各中心、部门年度人员编制计划;
3.负责公司员工的招聘、入职,办理新员工审查、录用和新工种、新岗位的培训工作,配合用人部门安排好职工业务培训;
4.负责建立员工的健康档案,做好员工入职和转岗时的体检工作,会同行政部进行公司员工的年度体检,确保员工健康档案的建档率达到100%;
5.负责在公司推行全面劳动合同管理,管理公司人事档案,并按规定办理接转、阅档工作;负责公司员工入职、调动、离职、解聘等手续及档案管理工作;
6.负责公司一般管理干部的考核、聘用和任免;负责公司后备干部的选拔、考察、建档及培养;协助组织各专业技术职务的考试与评聘;
7.核定公司员工月度考勤数据、会同财务部门发放公司员工工资;
8.负责做好职工晋级、工资调整和新员工转正定级工作;
9.制订并监控公司系统薪酬成本的预算;负责编制年度工资调整计划,报分管领导审批后实施;定期进行市场薪酬水平调研,提供决策参考依据;
10.制订公司员工福利政策并管理和实施;负责办理公司员工的社会保险及公积金业务;
11.负责审核各项假别的审批手续,并做好工资、各项津贴、补贴、加班工资的审核工作;
12.根据公司战略发展目标,负责对公司各中心、部门的绩效考核与考核的分析管理,协助各部门经理、主管制定和调整部门员工的绩效考核方案、标准;
13.负责公司年度培训计划的制订与实施;监督、指导公司各部门的教育培训工作;制订公司年度教育培训经费的预算并进行管理和使用;负责开发与管理培训人力资源与培训教材;
14.定期对人力资源配备与使用效率、人力成本、培训管理、员工关系、绩效考核等人力资源数据进行分析,提出改善建议,并报上级领导;
15.定期对人力资源管理工作的执行情况进行跟踪检查监督并向上级反馈,同时就相关问题提出意见和改进措施;
16.负责编制、更新、维护公司员工手册;定期进行员工满意度调查,开发沟通渠道;协调有关政府部门、保险监管机关及业内单位关系;
17.负责联系高校、咨询机构,收集汇总并提供最新人力资源管理信息;
18.指导、协助员工做好职业生涯规划;
19.负责公司人事管理信息系统建设与维护。
2.6信息系统管理部
1.负责公司内部IT架构设计及技术支持;
2.负责公司内部信息系统的应用规划、维护与升级;
3.负责企业内部信息系统的安全体系建设与保障;
4.完成公司领导交办的其它任务。
2.7证券事务部
1.协助董事会秘书做好股东大会、董事会、监事会的会务工作及信息披露、股权管理工作;
2.负责公司与相关中介机构、证券监督管理部门及股东的联系,协调投资者关系、股东咨询来访的解答和接待工作;
3.负责融资、收购、兼并、股权投资转让等资本运作事项,负责项目投资的市场调研和项目的可行性分析工作;
3营销中心
3.1营销中心职责
1.规划、执行并完成公司的总体市场发展战略以及市场发展目标;
2.把握公司在行业中的发展方向,确立公司产品在行业中的市场定位,及时提供市场反馈;
3.制定和实施年度市场推广计划;
4.制定与实施各产品线价格体系及营销策略;
5.收集市场需求,制定公司新产品计划;
6.制定和实施公司各销售计划,并及时回收相关款项;
7.组织相关人员业务培训;
8.在与客户达成合作意向后,及时组织相关部门进行合同评审;
9.协助客服保证项目的顺利实施,对项目的进展和施工质量进行监督,并协助项目验收;
10.对产品质量、客户需求和客服工作情况进行反馈、跟踪和汇报;
11.协助客服中心与客户签订维护合同;
12.对公司及同类产品的市场调研,并编制相关调研报告;
13.参与研发中心相关产品的策划和评审;
14.与客户及时核实相关往来货物和货款情况,并配合财务落实各种客户函证的相关事宜;
15.建立和维护良好的客户关系;
3.2文宣组
(一)网络推广职能:
1.通过网络对公司智能卡产品进行推广
a)网络品牌,建立一个持续优化且能够反映公司良好形象的网站;
b)网址推广,加入搜索引擎等方面的产品推广;
c)信息发布,将公司的最新产品信息及时发布在网站上;
d)销售促进,让需要我们产品的客户能找到我们;
e)销售渠道,让客户
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