电算化高级.docx
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电算化高级
第一部分通用软件篇:
用Excel进行财会核算
第一章会计电算化基础
根据笔者多年的教学经验,先从最常见、容易入门的通用软件入手,使会计电算化初学者较快熟悉会计核算的原理、业务流程、具体操作步骤,以及相应的计算机操作,在这个基础上再进行较深入的学习,可以收到事半功倍的效果。
因此,本书先从企业常见的Excel开始,讲解用它来进行会计核算的基本技术。
第一节会计电算化概述
一、会计电算化的含义
经济建设、企业管理的正确决策既离不开“聪明的头脑”,也离不开“明亮的眼睛”,前者指的是管理者的智慧,后者指的是与决策有关的信息。
没有真实、完整的信息,管理者纵然有再聪明的头脑,也难以做出正确决策。
会计信息是经济建设、企业管理所需信息中极其重要的部分,会计的作用就是为其提供必要的决策信息。
会计是社会发展的必然产物。
会计从15世纪开始发展,在15~20世纪中叶的500年中,随着资本主义的发展,会计进入近代会计阶段。
20世纪50、60年代以后,进入现代会计。
目前各国仍然在对会计理论和业务进行研究改进。
经过几百年的探索和发展,世界各国大量企业的实践证明它对经济建设、企业管理是十分必要和有效的。
会计能够持久发展本身就证明了这一点。
我国历来十分重视会计工作。
1999年,江泽民同志在全国金融工作会议上要求各级领导干部学点会计知识,能够阅读资产负债表。
朱镕基同志十分重视会计工作,把“会计法”看作社会主义市场经济的根本大法。
2000年7月1日,再次修订后的《中华人民共和国会计法》正式施行,标志着我国会计工作进入新的发展阶段。
会计信息系统是一个组织处理会计业务,为各级管理人员提供其所需各种会计信息的实体。
这个系统搜集、加工、存储、传送会计数据和会计信息,为预测经济前景,进行经营决策,控制经营过程提供依据。
随着会计在经济管理中的作用变得越来越重要,手工方式的会计信息处理已无法适应经济建设快速发展的需要。
计算机技术在会计领域中的应用成为必然的发展趋势。
“会计电算化”一词是1981年中国会计学会在长春市召开的“财务、会计、成本应用电子计算专题讨论会”上正式提出来的,是指将电子计算机技术应用到会计业务处理工作中,更为具体地说,是指应用各种软件(主要是指会计软件)指挥各种计算机设备替代手工完成,或完成在手工下很难完成、甚至无法完成的会计工作的过程,是“电子计算机技术在会计工作中的应用”的代名词。
这是会计电算化的基本含义。
在国外,人们一般用“会计信息系统(AccountingInformationSystem)”来表述以计算机技术为基础的电算化会计信息系统,其含义大致与我国的“会计电算化”相当。
电算化会计信息系统就是指用计算机代替手工来处理部分或全部会计数据处理业务的会计信息系统。
二、会计电算化的意义
实现会计电算化具有如下重要作用:
(1)减轻会计人员的工作强度,提高会计工作的效率。
(2)促进会计工作的规范化,提高会计工作质量。
(3)促进会计职能的转变,为财会人员参与预测、决策提供有利条件。
(4)提高单位管理水平,为单位实现整体管理工作现代化奠定基础。
(5)促进会计核算业务和理论自身的不断发展。
实现会计电算化也为企业全面实施信息化奠定了基础,比如现代化的管理软件系统ERP(企业资源规划)和电子商务等都需要以会计电算化为基础。
因此,对于会计从业人员、计算机软件专业和信息专业从业人员,掌握会计电算化的有关基本技术是十分必要的。
第二节Excel基础
究竟选择哪种通用软件作为学习会计电算化的起步软件?
第一个考虑因素是其在企业和其他单位的普及程度。
Excel在国内外被广泛使用。
在国外以及我国外资企业中,Excel是会计日常工作中的主要工具,美国等国的会计教材里也主要采用Excel来进行核算。
因此,学会用Excel来处理会计核算,能够立竿见影地应用到实际工作中。
第二个考虑因素是学生能否方便地得到并在家庭中安装这个软件,以便课后复习与练习。
Excel在我国的普及程度很高,学生在家庭的计算机中安装Excel不会困难。
因此,采用Excel作为入门的软件对于学生和学校而言,其可行性较大。
第三个考虑因素是技术难度要小。
Excel易学好用,功能强大,适于处理会计核算。
特别是和专用会计软件比起来,它更加灵活,用专用会计软件固定的模块无法处理的问题往往可以用Excel解决。
最后,从教学角度,本课程的内容应该有助于学生学习其他相关课程。
学会使用Excel处理会计核算后,学生在学习会计专业的其他课程时,可以直接用它完成作业,还可以边学边用,迅速应用到实际工作中去。
本书后面采用VisualBasic来编写会计程序也以本部分知识为基础。
这种立竿见影的效果会提高他们学习的积极性。
因此,本书选择Excel作为学习会计电算化的第一步内容。
一、Excel简介
Excel是美国微软公司出品的办公软件Office中的重要部分,在全世界得到广泛应用。
它是一个电子表格软件,即它主要把数据以表格的形式组织和显示。
(一)Excel的特点
Excel有3个特点。
1.Excel是电子表格软件
在Excel中,数据主要在表格内输入和显示,具有很强的表格内和表格间计算和其他的处理功能。
这和企业、事业单位日常的大量办公业务,特别是会计业务中的数据处理相似;Excel还提供了许多专门针对会计、财务核算的功能,因此受到了财务人员的欢迎。
2.Excel具有较强大的数据库处理功能
在实际工作中经常需要对大量数据进行排序、分类和查询。
Excel可以把数据按照一定规律合理地加以组织,满足实际工作中常用的信息查询和统计的需要。
3.Excel具有图表功能
Excel能够把数据迅速转化为图表,用直观的直方图、圆饼图等把数字之间的比例、趋势、关系等形象地表示出来。
这对于理解枯燥的数字内涵的意义,揭示深层的规律很有帮助。
因此,在会计分析中这个功能大受欢迎。
(二)从实例看Excel对会计核算的作用
图1-1是一个工资计算的原始数据。
其中每一行分别记录一个员工的工资数据。
数据没有经过整理,编制这个报告的目的是核算每个员工的工资收入合计,还要核算基本工资、职务津贴和本月奖金的合计以及总计。
如果用手工计算,需要至少计算16次。
现在来看看用Excel是怎么计算出结果的。
图1-1工资计算的原始数据
首先,把数字区域选中,并且选中区域要向右多出一列,向下多出一行(选择操作将在以后讲解),如图1-2所示。
这仅仅需要用鼠标在Excel区域中拉一下就可以完成了。
图1-2选中数字区域
其次,单击Excel窗口常用工具栏中的
按钮,上面16项计算的结果就都出现了,如图1-3所示。
可见,会计人员如果使用了Excel,会大大提高工作效率,而且掌握起来很容易,操作也十分方便。
实际上,Excel不仅可以方便、便捷地处理一般日常财务、会计核算的问题,对于高级、复杂的财务、会计核算与分析也是得心应手。
图1-3计算的结果
下面来逐步学习Excel的知识。
Excel有不同版本,从满足会计核算的要求来看,其功能、界面大同小异,只要掌握了其中一个版本的使用,稍加改变,即可适应其他版本。
本教材以Office2000中的Excel2000为核算工具。
若读者手中的Excel版本与本教材不同,可能某些菜单项位置与本书不一致,但是均可在菜单其他位置找到。
二、Excel的启动和退出
Excel的启动与退出有多种方法,本书只讲最基本的方法,这样只用尽量少的精力就可以基本满足需要。
1.方法1:
菜单启动与退出
开机启动,进入Windows后,单击“开始”按钮,在出现的菜单中选择“程序”,在出现的下一级菜单中找到MicrosoftExcel,出现Excel的界面,Excel的启动就完成了。
如果要退出Excel,可以单击菜单栏中的“文件”菜单,选择“退出”,Excel的界面消失,表示Excel被关闭。
这种方法完全依靠菜单操作,因此学员容易掌握。
2.方法2:
图标启动与退出
Windows的特点是采用图形用户界面,它依靠直观的图标来发布命令,让系统执行相应操作,其优点是简化记忆,操作简单。
因此,有必要掌握用图标来启动和退出Excel的方法。
如果桌面上有Excel图标,双击该图标,就可以启动Excel。
Excel图标形状如图1-4所示。
用图标来退出Excel时,双击窗口左上方的控制菜单图标
就可以退出,如图1-5所示。
图1-4Excel图标 图1-5图标形状
三、Excel的基本组成
人们在日常生活中接触一个新的设备时,比如一台电视机,先要搞清楚这个设备主要的开关和按钮有什么作用,如何操作,这样才能会使用这个设备。
开始学习一个软件时,也要先熟悉这个软件各个部分的名称、作用,为以后具体学习操作打下基础。
(一)Excel的主窗口
启动Excel以后首先见到的窗口是Excel的主窗口,如图1-6所示。
下面逐项介绍其各部分的作用。
1.标题栏
Excel主窗口最上方的蓝色水平长条叫标题栏。
在标题栏最左边的图标叫做控制菜单图标,双击它可以退出Excel,还可以通过其下拉菜单的“还原”、“最小化”、“关闭”等子菜单项,来控制整个Excel窗口的显示状态和关闭Excel。
在控制菜单图标右边的“MicrosoftExcel”表明这个窗口目前运行的是Excel。
如果目前窗口运行的是其他软件系统,这个位置出现的将是后者的名称。
所以,这里出现的文字可以帮助用户了解当前窗口运行的是哪个软件系统。
在“MicrosoftExcel”右边的“-Book1”指示目前在Excel里打开的是Excel的一个独立文件的名字,其名称叫Book1,它是Excel的工作簿。
图1-6Excel主窗口
在标题栏最右方的3个按钮也是用来控制整个窗口状态的。
其中,单击“关闭”按钮可以退出Excel,单击“还原”按钮
可以使窗口恢复到原来大小,单击“最小化”按钮
可使Excel缩小为任务栏中的一个图标。
图1-7移动鼠标指针
标题栏本身也具有控制整个窗口的功能,学会使用它们会明显改进用户的工作效率。
这些功能主要有控制窗口大小和移动窗口位置两种。
移动鼠标指针至标题栏的蓝色部分,如图1-7所示。
如果这时标题栏右上角中间的按钮是“最大化”按钮
,表明窗口没有占据整个屏幕,如果希望把窗口扩大到全屏幕,除了可以单击“最大化”按钮以外,还可以双击标题栏的空白处,把窗口最大化。
在窗口最大化后,有时需要把窗口缩小,恢复到原来的大小。
这时可以再双击标题栏蓝色部分,窗口面积就会还原到原来的大小。
对一些较复杂的Excel处理工作,需要其窗口在屏幕不同位置移动,利用标题栏可以很方便地做到这点。
在窗口没有最大化的情况下,将鼠标指针对准标题栏的空白处,按住鼠标左键不要松手,然后在桌子上拖动鼠标,Excel窗口会相应地在屏幕上移动。
这样就可以随意地安排Excel窗口的位置了。
2.菜单栏
图1-7中标题栏下方带有“文件”、“编辑”、“视图”等选项的水平栏叫菜单栏。
菜单栏相当于电视机、录像机的开关和按钮,它的实质是Excel的命令。
Excel的使用者通过菜单中的各个选项向计算机发布命令,操纵Excel完成各种工作。
可以说学习Excel主要就是掌握这些菜单及其子菜单项的使用。
由于菜单栏命令较多,有时通过菜单栏来查找某个命令较为麻烦,操作步骤也较多。
为了提高效率,Excel为用户提供了更方便地调用常用的、使用频率高的命令按钮,即便捷菜单和工具栏。
3.便捷菜单
用户一般常使用的是鼠标的左键,其实,鼠标的右键也有重要的功能。
在Excel窗口中单击鼠标右键(以后本书称这种操作为“右击”),会在鼠标指针处出现一个菜单,该菜单包含了这种环境下最常用的命令,因此大大简化了操作。
这种菜单叫做“便捷菜单”。
在不同位置通过右击产生的便捷菜单可能有不同的内容,Excel会自动判断用户当时所处的环境,并把在这种环境下最常用的命令放在便捷菜单里。
如图1-8所示就是当鼠标指针对准列号F后右击产生的便捷菜单,它与前面的便捷菜单不同。
图1-8显示便捷菜单
掌握便捷菜单的使用会明显提高工作效率,这也是本课程要达到的目标之一。
通过观察Excel使用者是否熟练使用便捷菜单,可以看出其水平高低。
4.工具栏
熟练使用工具栏也可以反映出用户的水平高低,也会明显提高用户的工作的效率。
图1-7中菜单栏下面的两个带有许多小图标的水平长条是工具栏。
上面的叫做“常用工具栏”,下面的叫做“格式工具栏”。
工具栏中的小图标实际上就是Excel的常用命令按钮,在菜单栏里包括的命令往往比工具栏更全,那么为什么还要使用工具栏呢?
首先,工具栏所能调用的命令都是最常用的命令。
其次,用工具栏调用命令只需要单击对应的按钮,操作简便。
因此,技术熟练的人常利用工具栏来快速调用命令。
显然,掌握工具栏的使用也是本课程的重要目标之一。
注意:
在有的Excel主窗口中,“常用工具栏”和“格式工具栏”有时不是分成两行显示,而是合并在同一行上,但是其功能是相同的。
另外,除了这两个工具栏外,还有其他工具栏可以被显示出来,它们在不同的环境下各有作用。
5.其他
工具栏下面的是编辑栏,它是用户输入数据、公式的位置。
编辑栏下面是工作区,Excel的数据是在这个区域存放和处理的。
Excel主窗口的最下面一行是状态栏,它显示有关Excel当前状态的信息。
如果在工作区的数据很多,窗口区域较小,无法通过当前的窗口看到数据的全貌,就需要移动数据在窗口中的相对位置。
滚动条的作用就是移动Excel工作区位置。
当鼠标指针对准垂直滚动条后,按住鼠标左键,如果这时上下拖动鼠标指针,Excel工作区显示位置就会上下移动,拖动水平滚动条会左右移动Excel工作区显示位置。
(二)Excel对数据的组织
现在把注意力集中到工作区,通过工作区的结构了解Excel对数据存储和显示的组织方式。
这对于读者掌握Excel的基本特点,理解为什么Excel适于处理会计业务会有所帮助。
1.工作簿
会计的核算数据与成果如原始凭证、明细账、总账、报表等的记载、保存和核算是以账册为基本单位,要装订成册并妥善保存。
Excel也是把各类数据和信息存储在类似会计账簿的独立存储的电子文件中。
这类电子文件在Excel中叫做“工作簿”,是数据和信息的一个独立单位。
在启动Excel后,标题栏左上方的“Book1”就是Excel为刚打开的空白工作簿起的名字。
英文名称Book指的是“账簿”的意思。
可见,Excel的设计思想与会计核算业务的特点是比较吻合的。
Excel在刚打开一个工作簿时会给它一个默认的文件名,如Book1、Book2,但是用户可以根据自己的需要设置其文件名。
同时系统会自动为这个名字添加一个扩展名,一般是xls。
扩展名与文件名之间以英文的句号隔开。
2.工作表
会计使用账簿主要是在其中的账页中记载、计算和查询数据,会计报表一般也一页一页地装订在相应的账簿中。
对应于这种账页,Excel用“工作表”来加以处理。
打开一个空白工作表后,出现如图1-9所示的窗口。
其顶部标题栏出现的“Book1”是工作簿的名称,窗口底部有形状类似于办公用的口取纸的几个标签,上面写有“Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”等字样,这几个标签叫做工作表标签,“Sheet1”、“Sheet2”或“Sheet3”等是工作表的名字。
工作表的名字可以修改成用户自己指定的名字,如“一季度销售收入报告”、“原始数据”等。
当用鼠标指针对准不同的工作表标签单击后,如果工作区有数据,将会发现工作区内的内容发生变化,就像翻阅会计账簿的账页一样。
一个工作表标签对应的工作区中的内容构成一张工作表。
图1-9打开空白工作表
工作表不是独立存储的数据单位,它们是工作簿的组成部分,只有打开一个工作簿才能浏览其中的工作表。
可见,Excel对数据、信息和表格等的组织是分层次的,最顶层是工作簿,在工作簿中是若干工作表。
那么,在工作表内部又是如何组织的呢?
这就是下面工作表的结构要回答的内容。
3.工作表的结构
工作表内的数据是按照表格的形式组织的,这和会计日常核算的格式极其相似。
工作表的结构由行、列组成,每行最左边有阿拉伯数字1、2、3等,每行的数字作为行号就是该行的名字。
每列最上面有A、B、C等大写英文字母,每列的字母作为列号就是该列的名字。
数据在工作表内是放在一个一个的格子里的,这些格子处于行、列的交叉处,叫做单元或单元格。
每个单元的名字用其所在的行号和列号表示,表示顺序是“列号+行号”。
比如,第三行与第二列交叉处的单元名称为B3,一般把它叫做单元地址。
4.当前单元
每个工作表的单元格的数量巨大,当会计人员输入数据的时候,究竟把数据输入到哪个单元里呢?
平时写字时笔尖的位置就是写字下笔的位置,Excel也采用图示方式来把用户要输入数据的单元与其他单元区别开来。
工作表的由黑色边框包围的区域或单元就是接收输入的数据或公式的区域或单元。
这个接受当前操作的单元就叫当前单元。
当前单元的作用相当于写字时的笔尖位置。
如果会计人员打算在其他单元输入数据或做其他处理,就要把其他单元选做新的当前单元。
这时只要对准这个新的位置上的单元,比如C5,单击鼠标左键,黑色边框包围的区域就改到新的单元上。
从上面的内容可以看到,Excel把存储在其中的数据或信息按照如下的层次顺序加以组织:
工作簿→工作表→行、列→单元格→当前单元格。
第三节简单会计报表的编制
本节先从一个销售收入报告开始,介绍编制简单会计报表。
一、数据输入的基本方法
图1-10是一个简单的销售报告。
下面来编制这个报表。
首先把销售报告中的原始数据输入进去。
用键盘在单元格A1中输入“一季度销售报告”,输入时,在A1和编辑栏中就同时出现被输入的内容,在编辑栏中等号左边出现了如图1-11所示的图样。
其中,图标
为“输入”按钮,图标
为“取消”按钮。
许多初学者常常发觉自己的任何操作都没有反应,这往往是因为Excel正在处于图1-11的状态,即在编辑栏中有“输入”按钮与“取消”按钮。
这表明Excel处于单元格内部编辑状态,此时在确认或取消操作完成之前,系统不接受用户的其他操作。
只要单击“输入”或“取消”按钮完成确认或取消操作,就可以解除“锁定”状态。
最后需要将刚才制作的报表存储到计算机硬盘上,以防止数据丢失。
图1-10显示“销售报告” 图1-11显示内容及图样
二、输入数据的技巧
仅仅用键盘进行数据输入和手工输入数据的效率相比没有明显的优势,我们需要学习的是利用计算机的巨大功能更方便、快速地输入数据的技巧。
(一)用序列填充法实现自动输入
销售报告的产品名称右边应该输入3个月份。
按照手工输入的办法,只能一个一个地输入。
如果这类数据有几百个,工作量就很大了。
利用Excel可以快速地实现对这类数据的自动输入。
1.月份的自动输入实例
先解决3个月份的自动输入问题。
首先在B3输入“一月”,输入完成后单击B3,使其成为当前单元格。
在B3单元格的黑框右下方有一个黑点,有的资料把它叫做“填充句柄”,本书把它叫做“控制点”。
这时鼠标指针的形状是白色空心十字,移动鼠标指针,使鼠标指针指向控制点,在鼠标指针接触控制点后,鼠标指针变为图1-12所示的细的黑色加号形状。
在鼠标指针变为细的黑色加号形状以后,按住鼠标左键,拖动鼠标沿着同一行向右平行移动。
图1-13显示了拖动过程中的情况。
图1-12鼠标指针指向控制点图1-13拖动鼠标指针
在拖动到适当位置后,比如向右拖动3个单元格,松开鼠标左键,在同一行方向就会连续出现“二月”、“三月”等月份,拖动距离越长,出现的月份就越多,当“十二月”出现后就会再次从“一月”开始自动重复出现各个月份的数据。
图1-14显示的是松开鼠标左键后的情况。
这是Excel为用户提供的加快数据输入速度的便捷方法之一,这个功能就是序列填充(在英文版Excel中叫做AutoFill),这个功能对提高会计人员的日常工作效率很有帮助。
下面来详细介绍这个功能。
2.操作要点
在上面的操作中,鼠标指针在不同位置下有不同的形状,具有不同的功能。
要掌握鼠标指针的位置、形状和功能这3个要素。
比如,在工作区位置,当它的形状是白色空心十字时,它可以用来选择单元格或区域,但是当它移动到接近控制点时,其形状变为细的黑色加号形状,这时可以用来进行序列填充。
掌握鼠标指针的这个特性可以大大加快用鼠标处理的速度,是Excel高手与生手的区别之一,本课程强调对于这些技巧的教学,以便会计人员利用这些便捷功能提高工作效率。
3.文字类数据的序列输入
上述数据的输入十分方便,但是它只能够自动输入彼此之间有顺序变化关系的系列数据,这类数据存在内在的规律。
比如一月、二月……,星期一、星期二……等。
Excel之所以能够实现自动输入,是因为它从用户的前一个或几个输入的数据中判断出这种规律,按照这种规律就可以自动地输入以后应该出现的数据。
比如,上面的例子中用户输入“一月”,排在一月之后的是二月,Excel根据这个规律就会自动输入“二月”及其以后的月份。
了解了这个特点以后,读者可以自己试验其他序列数据的自动填充。
比如,在C4输入英文的一月“January”,用上述方法就可以自动输入二月、三月等的英文“February”、“March”等,如图1-15所示。
有时输入“January”会无法实现序列填充,这时可以试验一下其英文简写“Jan”,一般就可以达到目的。
其他序列数据如星期一、星期二等都可以采取这种方法快速输入。
图1-14自动生成月份 图1-15输入英文
除了日期数据以外,其他类型的数据是否也可以利用序列填充的功能呢?
如果文字后面带有阿拉伯数字,也可以利用这个方法。
比如,在B2输入“产品1”,用同样方法拉到G2,则“产品2”到“产品6”便都自动输入了。
以上试验的都是水平方向序列填充数据。
如果把鼠标指针沿垂直方向拖动,序列填充也会在垂直方向发生,这时在同一列中自动输入序列化数据。
4.文字类序列数据的存储
学习到这里时,参加学习的会计人员往往会兴致大发,希望把自己日常工作中常用的数据都用序列填充法自动输入。
比如,第一次输入一个员工的名字,能不能够用这个方法把单位里几千个员工的姓名一下子都自动输入进来呢?
但是他们很快发现目前还做不到这点,Excel本身能够实现序列填充的文字序列不多。
那么,企业本身常用的序列文字数据能否利用序列填充呢?
下面通过销售报告的例子来分析。
前面已经输入了销售报告的两行标题,现在利用序列填充把3个产品名称分别输入到A4、A5、A6里。
单击菜单栏的“工具”,在下拉菜单里选择“选项”,弹出如图1-16所示的“选项”对话框。
单击该窗口上方的“自定义序列”选项卡,如图1-17所示。
图1-16“选项”对话框图1-17“自定义序列”选项卡
左边“自定义序列”框里是Excel已经存储的序列数据,Excel的序列填充功能就来自这里存储的数据。
用户只要把自己日常工作中需要的序列数据输入到这个框里,就也可以把自己定义的序列数据自动输入。
输入用户自定义的序列数据的方法有两种,下面一一介绍。
1)手工输入序列数据
在右边的“输入序列”框中单击,或者单击“添加”按钮,使“输入序列”框中出现闪动的竖线,即插入点,在“输入序列”框中输入3个产品的名称。
注意输入每个产品名称之后要按下回车键,使下一个产品名称出现在下一行。
输入结束后单击“添加”按钮,这3个产品名称就会进入左边“自定义序列”框的最下方,排列顺序与其上面原来的序列数据相同。
完成这个操作之后,就可以采用系列填充来自动输入了。
2)利用现有数据输入序列数据
如果A4、A5、A6里已经存在以前输入的3个产品名称(如图1-18所示),那就可以利用这些现成的数据把序列数据导入到自定义序
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