物资管理办法.docx
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物资管理办法.docx
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物资管理办法
新建铁路西成客运专线西安至江油段(陕西境内)
XCZQ-8标段
物资管理办法
批准:
审核:
编制:
中铁二十局集团第五工程有限公司第三隧道工程队
(西成客专十一工区)
2016年2月20日
物资管理办法
总则
为了加强西成客专十一工区的物资采购、供应、管理工作,规范物资供应和管理行为,严格遵守“源头把关、过程控制、精细管理”的原则,以“保证质量、控制价格、保障供应”为宗旨,满足工程质量、工期和投资控制要求,优质高效地服务于施工生产,以满足各队施工生产为首要任务,我工区进行协调、监督、考核。
在此基础上根据《西成公司标准化管理手册》《中铁二十局集团第五工程有限公司工程项目物资管理办法》、《中铁二十局集团有限公司物资招(议)标采购管理办法》等,结合本项目的实际情况,制定本办法。
第一章:
实施机构
一、物资设备部,设部长1人,材料会计1人,材料员2人
二、物资管理实施领导小组及成员
组长:
王晓华
副组长:
翟德平冷志华胡亚丁徐西华
组员:
赵鹏涛张伟杨明宋子美黄灿安吴超
第二章物资分类及其范围
三、本项目物资分为两类
(一)甲供物资:
甲供物资由建设单位或建设单位在工管中心组织下进行公开招标采购,建设单位签订采购合同并负责组织供应、检查和资金结算等。
甲供物资设备必须符合国家和铁道部有关规定,以及设计文件要求。
(二)自购物资:
是指用于工程的除甲供物资外的其他由承包方采购的物资。
自购物资设备由承包单位自主采购,采购行为应符合国家招标规定和其他相关规定。
对于宜统一规格型号或制式的物资。
第三章:
机构职责
四、物资设备部职责
(一)在执行集团公司和项目部的各项管理规定的基础上,结合本项目实际情况,负责制定实施工区《物资设备管理办法》。
(二)材料会计负责物资内业资料的整理,物资各类报表的编制、汇总和报送。
材料员对物资内业资料进行指导、监督和检查。
随时对现场物资保管、堆码和标识等管理工作进行检查。
(三)负责编制甲供材料计划的编制,经工区领导审批后实施
负责主要物资采购的成本控制,定期对采购成本进行分析,用多种手段控制成本偏差;执行集团公司三个体系标准工作程序中本部门主控和相关工作程序。
五、材料人员职责
(一)负责执行上级物资管理的有关规定,并制定的物资管理办法和相关规定。
(二)根据工程部提供的工程量编制项目工程物资需求总计划和月计划;物资申请计划应附有具体的编制说明(包括物资的技术、质量标准,使用方法)和明细表(载明物资的名称、规格、数量及交货时间、地点,联系方式);有特殊要求的物资或需要加工制作的产品,应明确适用的质量标准、规范、图样、检验规程和质量保证条件等。
单位、单项工程物资需求核算表和物资需求、采购计划等。
根据现场实际情况,制定合理的储存计划和经济采购批量。
(三)负责自购物资的采购与供应、合同的签订、物资价款结算与核销以及采购产品的验证。
(四)负责各种物资报表的编制汇总上报工作。
对甲供和自购物资进行验证、签收、标识、贮存和维护。
(五)对进场物资进行验收并及时送检。
(六)做好搬运过程中的计划、指挥、调度、安全工作,以及贮存物资的堆码、防护和收发工作。
(七)负责完善本部门的内业资料,严格执行点验、收(发)料制度;各种单据、手续、合格证、质量证明、检验报告、送检单等资料,按规定要求整理,便于检索。
物资供应管理实施过程中会形成大量业务资料,材料员应按规定自始至终、真实填写、收集、归类收存记录资料。
A、业务资料:
内业资料应实施计算机管理,根据上级业务部门及本单位的要求,完成各种统计报表工作,保证其时效性、准确性、完整性。
B、物资供应管理过程形成的业务明细帐、资金帐、点验单、发料单和业务报表(如:
需求计划、申请计划、采购计划,物资消耗报表,物资明细账、供需合同、原材料、能源收、支、存统计表等)均应认真、及时准确编制。
C、质量、安全、环保管理体系运行的记录资料、材料标识记录、贯标检查记录等资料应及时填制,分类造册归档。
D、有明晰的物资台帐,各项手续齐全,设专门的人员对内业资料和台帐进行完善和管理。
(八)保证所有影响产品质量的工程物资都能够通过标识实现可追溯性,做好物资追溯记录。
(九)对材料消耗制定切实可行的节约措施,设置合理的节约目标,有效地利用资源、能源。
(十)对项目使用的易燃、易爆、有毒有害、油品及化学品,制定严格的监控措施,制定相应的应急预案。
(十一)负责工程竣工后施工场地清理和余料的回收,物资资料的整理移交工作。
(十二)负责施工现场的物资标识牌的定制、管理和检查。
第四章物资采购供应
六、项目开工前,工区工程部负责编制《单项、单位工程物资需求表》,物资设备部根据《单项、单位工程物资需求表》编制《项目工程物资需求总计划》,经工区工程管理部长、总工程师审批后及时上报物资设备部,《单项、单位工程物资需求表》作为附表一并报送;根据施工进度,编制《月甲供物资需求计划》和《自购材料采购计划》,经总工程师审批后上报。
物资设备部根据上报的各种物资计划及时进行汇总上报。
每月17日之前报送下月《物资需求计划》。
物资设备部每半年报甲供物资需求计划,按月份报需求计划,每月20日前报送次月计划,需求计划要满足实际施工需要,并预留一个月的储备量。
七、对具备招标条件的物资项目部实行招标采购,采购行为要公开透明。
坚持质量优先、价格合理以及公开、公平、公正和诚实信用的原则,严格杜绝权利采购、人情采购、多头采购、非物资设备部门采购等不良现象,堵塞物资采购漏洞。
第五章业务制度
八、定额供应制度。
物资设备部根据上报的《月物资需求计划》结合项目部下达的《施工计划》、《单项、单位工程物资需求表》,以此为材料供应依据,实行限额发料。
九、物资点验制度。
现场材料员对所有进场物资按照验收标准进行验证,严禁将检验、试验不合格的物资点验入库,更不得办理结算。
物资验收内容:
(一)质量验收:
包括外观检验(目测)和内在质量检测(检验/试验)
(二)数量验收:
核对进场物资的数量与单据量是否一致。
电子磅计重验收的,要附上收据、并有过磅人员签字。
(三)资料验收:
查看产品认证书、材质证明、装箱单、发货单、合格证等。
(四)环保安全验证:
查看是否有环境和职业健康安全的影响因素存在。
十、限额发(领)料制度。
根据工程实际情况按分部、分项、单位工程设计定额实施限额发(领)料。
限额数量由工程管理部、计划财务部(计划部)提供,工区总工程师审核。
材料的发放、领用和列销必须由两人以上完成。
十一、核销结算制度。
严把结算关,货款结算必须凭合同、发票、点验单等各种凭证,经工区经理和计划财务部(财务部)审核无误后,方能办理结算手续。
十二、资料积累制度。
各单位应建立、整理、保存好各种计划、采购合同、点验单、发料单、收发料登记、材质证明书、报验通知、检验单、统计、消耗报表等原始资料和质量活动记录,符合贯标要求,以备核查。
第六章自购物资管理
十三、自购管理概括为:
全面规划、计划进场、严格验收、合理库存、妥善保管、控制领发、监督使用和标准现场管理。
关键是认真执行材料的验收、发放制度,建立健全原始记录和各种台帐,按月进行盘点。
十四、自购材料库分为综合库和专业库,应根据材料的性能和贮存特点高标准建设,库存容量应满足汛期、冬季、农忙季节及其它材料枯竭期的备料需要。
十五、自购材料的堆码:
钢材、木材应设置存放专区,将材料按项目部的要求作好下垫上盖,应入库的材料必须入库,防止材料的锈蚀、变质、变形;水泥应置于库内存储,按品种、标号公别堆垛。
垛底的防潮垫层距离地面高度不小于20厘米,堆垛与墙壁距离不小于50厘米;垛底地面应高于周围地面,库房周边要有排水沟,库内地面不得有积水。
十六、所有进出场物资,根据不同规格、品种、性能分区分库存放,并加以标识,标识牌统一美观、标志清楚、内容完整、填写规范。
物资堆码必须整齐划一,库容整洁,同时必须采取有效的防护、安全措施。
十七、对易燃、易爆等危险品,应制定详细的《爆炸物品管理暂行办法》,在安全的地方设立危险品仓库,仓库有专职人员24小时看管;火工品的领取、发放、回收必须制订严格的监管制度和建立严格的进料、领发、使用、退库登记手续。
制定相应的应急预案。
十八、地材管理
必须严格实施定额供应和限额领料制度,各单位要选派品行端正、有责任心、业务能力强的材料员,并配备电子磅等设备;验方收料时,至少应由两名材料员共同签认。
根据每月拌和的混凝土方量、收方量、库存量、配合比等反算材料是否节超,发现问题要及时解决,防止材料供应异常现象的发生。
对材料验收人员要加强监管,对收料把关不严、虚开票据等造成单位损失,要追究收料员的责任,视情节轻重,给予经济处罚,并予以清退,触犯法律的要移交法律部门处理,并追究单位领导和相关人员的经济责任,对于责任心强、给企业做出贡献的人员进行奖励。
第七章甲供材料的管理
十九、甲供材料的确定与结算
甲供材料必须纳入组织的管理体系并实施控制,以确保产品实现过程和满足施工要求。
业主对甲供材料的名称、规格型号、价格、数量、质量要求、交付方式及期限、双方的权力和义务等进行约定。
甲供材料应按业主的要求实行计划管理。
二十、甲供材料的验证
物资设备部对材料的进场数量、规格型号、生产日期及有效性、外观、产品合格证、质检报告等进行验证并做好记录。
二十一、标识
甲供材料,从接收到使用的各个阶段,应在有关的资料和料场标注“甲供材料”字样,内容完整、整齐,满足对产品识别、实现追溯的要求。
验收、保管、发出阶段的标识,由内业材料员负责;场内搬运、加工、使用阶段的标识由现场材料员负责,填写标识内容由各队试验室负责。
二十二、贮存和维护
甲供应单独存放和单独建帐管理、在收、发料单上注明甲供。
入库的材料由专职库管员负责,发出的材料由领用者负责。
二十三、不合格、损坏、丢失、不适用处理
在验证、贮存、加工、使用过程中,现场有关人员如发现材料不合格/损坏/丢失/不适用的情况,应及时反馈到物资设备部,设备物资设备部接到反馈的信息后,应组织人员核实,并填写《甲供材料不合格/损坏/丢失/不适用报告单》,经工区部技术主管审批后及时向代理商和业主报告,按顾客反馈意见妥善处理并保存好记录。
第八章物资监督检查与奖罚
二十四、根据上级有关规定和本管理办法,物资设备部制定具有可操作性的实施奖罚措施,负责组织物资监督检查。
依据实际情况,采取普查和抽查相结合的方式,坚持边查边改,不断改进和加强项目物资管理工作。
物资监督的重点是:
采购管理、收发料管理、合同管理、质量管理、防护管理、库存管理、内业资料管理。
二十五、根据监督检查的情况,对单位和个人进行奖罚。
(一)对以下单位和个人进行奖励。
1.降低采购成本贡献突出的单位和采购人员。
A、同一货源地采购同种物资同其他采购单位比较,若低于平均价,按低于总金额部分的10%进行奖励采购人员(组织或个人);
B、不同货源地采购同种物资,同其他采购单位比较,若低于平均价,仍按低于总金额部分的10%进行奖励采购人员(组织或个人)。
2.严格履行职责成绩显著的物资管理人员。
A、限额发料,定额内消耗的,每单项工程奖励1000元;
B、修旧利废、挖潜降耗,符合设计要求的,按降耗总金额的10%进行奖励。
3.举报损害企业利益的行为,经查证属实的人员,每次奖励500元。
(二)对以下单位和个人进行处罚:
1.违反采购规定和程序,增加采购成本的单位和采购人员
A、同一货源地采购同种物资(如中砂或碎石),同其他采购单位比较,若高于平均价,对采购人员按高于总金额部分的10%进行处罚(组织或个人);
B、不同货源地采购同种物资,同其他采购单位比较,若高于平均价,对采购人员按高于总金额部分的10%进行处罚(组织或个人)。
2.材料员应对材料超耗负责,发现超耗现象,要追究原因;无正当理由的超耗,应追究单位领导和相关人员的经济责任,情节严重的,交纪委处置。
A、不限额发料,超定额消耗的,对相关人员按超耗价值的5%进行处罚。
B、对单位按超额价值200%的额度进行处罚。
3.对弄虚作假、以权谋私、暗中收受回扣和收受贿赂,给企业造成经济损失的人员,将根据情节轻重,给予通报批评、调离岗位、解聘、除名等处分;给企业造成直接经济损失的,依法赔偿;构成犯罪的,移交司法部门依法追究刑事责任。
4.对因责任心不强,工作失职,造成物资积压、丢失、变质等损失浪费人员,罚款500元。
二十六、本工区使用物资量大,为满足工期要求,需提前储备,专门成立一个物资储备场,负责执行物资设备部甲供物资需求和分配计划,与业主代理商合作定量、随时把合格物资送达各工班,协助工区物资签收、并在收料单上签字(证明材料安全、准确到达现场)。
负责索取各种材质证书和资料,及时反馈现场和材料总厂的情况,积极配合支持项目物资设备部的工作,克服困难、确保工地正常施工。
物资中转站具体工作流程图如下:
(一)收料流程:
物资设备部材料计划(工区工程部长、总工审核)→项目部工程部→项目部总工→项目部物资设备部→业主→供货商→库房→验收入库→检验/试验→点验单→贮存、防护、标识
(二)发料流程:
材料计划(工区工程部长、总工审核)物资设备部→限额发/领料单→审批→队库房→发料
(三)结算流程:
收发(汇总/月)→报物资设备部→送财务→节超核算→执行核算流程图
(四)主要物资的节约目标:
钢材2.5%、木材2.5%(以钢代木不计节约)、水泥5%、油料4.5%,炸药达到定额标准。
第九章物资设备部与相关部门的接口程序
二十七、各级物资设备部门要加强与所有人员的有效沟通,做好和各部门的接口工作,保证各部门之间的账目相符。
每月实际完成工程量、对下计价工程量与对应的物资应耗数量相符;物资部门与供应商、工区的往来账应与财务账相符。
二十八、各级物资部门应协调好部门之间的接口工作。
(一)与计划部的接口程序
1、施工合同签完5日内,计划部门应向物资设备部门提供施工合同中“物资设备的供应条款”,确保物资的供应和施工合同相符。
2、每月计价完毕3日内,计划部应向物资设备部提供钢材、防水板、止水带和砼当月和开累对下计价数量。
3、物资设备部主动和计划部沟通,规范施工合同中“物资的供应条款”,规范物资核算。
(二)与工程部的接口程序
1、图纸到位一个月内,工程部向物资设备部提供分部分项工程物资的设计数量、规格型号、技术标准等;
2、工程变更时,工程部应及时向物资设备部提供材料的增减数量。
3、工程部每月应核实开工以来各工号累计材料消耗的需求计划并报物资设备部。
(三)与财务部的接口程序
1、物资账科目分类必须与财务软件分类保持一致。
2、物资设备部与财务部每月须按时对账,确保两个部门的账目相符,对账后,须由物资设备部长和财务部长签字确认。
5、每月付工程款时,财务部首先须根据施工合同条款,核对物资成本列销的单位是否正确,扣除成本列销在施工单位的物资款。
6、当月的账须当月转,以便于准确进行成本核算,防止超拨款现象。
每月26日,无论能否按购销合同付清货款,都必须通知供应商对账,收回工区签收的验收单,并及时记账。
(四)与试验室的接口程序
1、必须检验合格后才允许材料进场,坚决杜绝不合格材料进场。
2、工地采购的水泥和外加剂应与配合比验证时采用的厂家相符。
第九章其他
二十九、本办法由物资设备部负责解释。
三十、各种表格附后。
中铁二十局西成客专第十一工区
2016年2月20日
供应商调查评价记录
ZT20CX09-01
填制单位:
编号:
供应商全称
电话
通讯地址
联系人
法人代表
传真
物资类别
产品名称
规格型号
产品质量等级
企业资质等级
质量体系状况
调查内容(调查资料附后)
调查人:
年月日
评价地点
评价组织人
记录人
参评部门及人员
评价内容
评价结果
批准
采购计划明细表
ZT20CX09-02
填制单位:
用途:
编号:
统一编号
统一名称
规格型号
计量单位
计划数量
拟定单价
金额
交货时间或地点
备注
复核:
制表:
物资明细帐
(ZT20CX09-04)
物资名称计量单位
规格型号购入单价
记帐凭证
内容摘要
收入
支出合计
支出分布
结存
备注
时间
字
号
数量
金额
数量
金额
数量
金额
转下页累计
合格供应商名册
ZT20CX09-05
填制单位:
编号:
序号
供应商全称
产品名称
规格型号
详细地址
电话
联系人
批准:
年月日填表:
年月日
物资招标采购节约率统计表
ZT20WZ09
项目名称:
年月日
材料名称
规格型号
计量单位
投标最初报价
投标最初平均报价(元)
中标价(元)
招标采购节约率%
第一家报价(元)
第二家报价(元)
第三家报价(元)
第四家报价(元)
第五家报价(元)
第六家报价(元)
第七家报价(元)
…
制表:
说明:
按此表统计物资招标采购节约率。
物资调价申请表
ZT20WZ11
申请单位:
序
号
材料名称
规格
合同
数量
已供
数量
现供
单价
拟调整
单价
供应单位
调价原因:
物资设备部意见:
工区经理意见:
年月日
公司业务主管部门审核:
年月日
公司领导审批:
年月日
业务主管:
填制:
年月日
说明:
因市场单价变化,需要调价时必须向公司打申请表
×××项目部
周转材料报废处置调查评价记录表
ZT20WZ40
序号
材料名称
规格
型号
计量
单位
数量
原值
处置报价1
处报价2
处置报价3
处置报价4
单价
金额
单价
金额
单价
金额
单价
金额
单价
金额
参评部门及人员
评价结果
项目经理批准
公司项管中心意见
公司领导意见
评价地点:
记录人:
年月日
说明:
项目闲置的需下场调拨或处置的周转材料及小型机具以呈批件的格式打报告并附《周转材料及小型机具报废处置调查表》报公司设备物资设备部。
必须进行实验的物资清单记录
ZT20WZ18
编号:
序号
物资名称
必须实验的规格型号
取样方法及其他
编制单位:
编制部门:
编制人:
复核人:
年月日
说明:
必须进行实验的物资用此表登记,须试验室配合。
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