产品设计资料管理办法.docx
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产品设计资料管理办法.docx
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产品设计资料管理办法
目 次
前 言II
1目的3
2范围3
3术语和定义3
3.1设计文件3
4职责和权限3
5产品资料的密级3
6工作流程3
6.1文件编号及格式的确定3
6.2文件的建立3
6.3文件的归档4
6.4文件保管4
6.5文件发放5
6.6电子文件的管理5
6.7文件存放环境5
6.8文件的更改5
6.9文件的回收、销毁5
7相关支持性文件6
8记录6
9流程图6
附录A(规范性附录)产品数据格式例外申请单8
附录B(规范性附录)技术文件分发记录表9
附录C(规范性附录)文件发放申请表10
附录D(规范性附录)查阅/借阅申请表11
附录E(规范性附录)技术文件领用/补发申请单12
附录F(规范性附录)失效文件回收记录表13
附录G(规范性附录)技术文件销毁记录14
附录H(规范性附录)交付物确认单15
附录I(规范性附录)受控文件发放范围目录16
文件更改状态记录19
前 言
本标准是根据科技文轩标准化要求而制定的,本标准按GB/T1.1-2009给出的编写规则进行起草。
本标准由科技文轩公司标准化部提出。
本标准由科技文轩公司标准化部归口管理。
本标准由科技文轩公司标准化部负责起草。
本标准主要起草人:
科技文轩
本标准会签人:
分标委签字
本标准审核人:
部门领导签字
本标准批准人:
公司领导签字
产品设计资料管理办法
1 目的
为控制产品设计文件的批准、发布和更改活动,以确保使用场所可得及其有效性,并防止作废文件的误用。
2 范围
适用于产品开发过程形成的所有受控文件资料的控制。
3 术语和定义
3.1 设计文件
产品开发过程形成的所有设计资料:
包括产品图纸、数模;DFMEA;工程规范;试验规范、
试验报告等。
详见附录《受控文件及发放范围目录》。
4 职责和权限
4.1 公司标准化部资料管理科
负责归口管理产品设计文件。
负责产品设计文件标准的制定、文件的编制、审查、发放、更改、保管及作废的全过程管理。
负责与产品设计相关的外来技术文件的管理。
4.2 产品设计部门
负责产品设计文件制定、更改、归档等。
5 产品资料的密级
第一等级:
机密,以★表示;
第二等级:
秘密,以◆表示;
第三等级:
商密,以▲表示。
6 工作流程
6.1 文件编号及格式的确定
研发中心标准化部根据国家行业标准相关要求,确定技术类文件的格式及编号方法,产品图样及设
计文件的编号按企业标准《产品图样及设计文件编号原则》执行;格式参照《产品图样及设计文件格式》。
6.2 文件的建立
6.2.1 文件编制
产品设计部门负责设计文件和资料的编写,试验部门负责试验大纲、试验报告等试验文件的编制。
6.2.2 文件的评审和审批
6.2.2.1 在文件形成后,由相应的职能机构在1周内组织文件的评审或审批,并形成《评审报告》
或审批记录。
6.2.2.2 设计文件必须严格履行各级审核及审批手续,审批人的职责符合企业标准《产品图样及设计文件签署责任和管理》。
6.2.2.3 外来文件的评审
外来技术文件应在评审后方可采用,直接引用的标准法规在其被采用时由标准化人员组织评审,并由文件管理员建立文件目录。
6.3 文件的归档
6.3.1 产品开发过程中形成的资料要按阶段归档到标准化部资料管理科,归档时要注明阶段。
项目节点核查时,资料管理科将交付物清单单,并提交给质保部核查人员。
质保部将交付物确清单作为项目节点交付完成情况的依据之一。
6.3.2 网络或公共文件中的外来资料由资料管理科负责下载,经项目组相关人员确认后归档。
6.3.3 产品开发过程形成的S、A、B三阶段明细表及产品图纸、数模要及时进入PDM系统并发起相应的审批流程,流程审批结束即视为归档。
产品图纸应同时有二维和三维两种状态,不能同时具备两种状态的情况要填写《产品数据格式例外申请单》,经项目经理或分管部门领导批准方可。
6.3.4 产品变更时形成的《设计变更申请单》、《变更方案实施评估请单》,《设计变更通知书》及其它说明资料要扫描成电子文件挂在PDM零件新版本的 requirements 文件夹中;并将纸面资料归档到资料管理科。
6.3.5 归档的产品资料要符合《产品图样及设计文件格式》的格式要求、《产品图样及设计文件编号原则》 的编号规则及《产品图样及设计文件签署责任和管理》中的审批责任规定。
未进系统的电子文件也要分阶段或分类别进行归档。
存放的资料转为档案时要标明密级、保管期限。
6.4 文件保管
6.4.1 文件目录
产品设计部门资料管理人员负责文件的保管,建立其保管资料的电子帐目。
电子帐目根据实际情
况确定格式,但至少要包括文件编号、文件名称、文件拥有人、文件有效期、文件保存介质等内容。
6.4.2 文件查阅
6.4.2.1 文件查阅需填写《技术文件查阅/借阅申请单》;
6.4.2.2 批量生产前产品资料:
项目组成员查阅非职责范围内的资料需项目经理或部门第一责任人批准。
公司内非项目组成员查阅资料需项目经理和研发中心院长批准。
6.4.2.3 批量生产后产品资料:
员工查阅资料经分管部门部长批准及研发中心院长批准。
6.4.3 文件借阅
6.4.3.1 文件借阅需填写《技术文件查阅/借阅申请单》;
6.4.3.2 批量生产前产品资料:
项目组成员借阅非职责范围内的资料需项目经理或部门第一责任人批准。
公司内非项目组成员借阅资料需项目经理和研发中心院长批准。
6.4.3.3 批量生产后产品资料:
员工借阅本部门资料经分管部门部长批准及研发中心院长批准。
跨部门借阅资料需经双方部门领导签字确定,并经研发中心院长签字确认。
6.4.3.4 所有资料的借阅人必须遵守保密要求,不得随意拷贝、复制借阅的任何资料,不得转借、转发。
6.5 文件发放
6.5.1 由产品设计部门部长确定技术类文件发放范围和对象,并根据实际使用情况进行发放范围和数量的修改,形成《受控文件及发放范围目录》,保证文件在使用现场的可得性。
6.5.2 文件的编制者规定文件的生效日期。
6.5.3 受控纸质文件在发放前由资料管理科加盖受控印章并注受控号。
6.5.4 资料管理科根据《受控文件及发放范围目录》,完成技术文件的发放并形成发放记录,在《受控文件及发放范围目录》范围内资料的发放经资料管理科领导批准即可。
6.5.5 进行同步设计工程和产品工艺规划设计时,数据冻结前的数据通过指定的邮箱或共享文件夹发放到工艺部,需形成发放记录。
冻结后的正式产品图纸、数模、BOM 在PDM系统中发放。
6.5.6 在PDM系统中走完审批流程的数据在公司内不再发放纸面文件或电子文件,使用部门因实际情况确实需要使用纸质文件或下载电子文件时需提出《技术文件领用/补遗申请单》经申请部门领导和资料所属部门领导、资料管理科领导批准后可以临时资料的形式发放,申请单上要说明临时资料的使用期限,到期将数据归还资料管理科。
6.5.7 向供应商发放正式数据由资料管理科负责,设计人员不得通过 EMAIL、光盘、移动硬盘等直接向供应商提供正式数据。
需发放正式数据时,各专业部门需填写《文件分发申请单》,对于签定技术协议的厂家,经分管部门领导或分项目经理批准即可;对于有配套合同未签定技术协议、但在确定的时间内能确保提供技术协议的厂家需研发中心院长批准。
电子数据以光盘形式发放,并对光盘进行编号。
6.5.8 不在文件发放范围目录中的资料,经研发中心院长批准方可发放。
文件发放人需填写《技术文件领用/补遗申请单》。
6.5.9 在生产过程中如因污损不清必须换发新的资料时,设计文件由使用部门到资料管理科以旧换新。
6.5.10 当文件使用人将文件丢失后,填写《技术文件领用/补遗申请单》,批准后由资料管理部门在 3 个工作日内负责提供。
文件丢失人员要对因此可能造成的泄密、损失采取及的弥补措施,并对因此造成的一切后果负责。
6.6 电子文件的管理
6.6.1 外部归档的光盘数据或电子文件数据包要进行编号,并做具体的文件清单。
6.6.2 资料管理员负责按项目开发节点和平台或车型下载PDM系统中的图纸、数模,刻盘保存,并形成目录。
6.6.3 以光盘及其它磁性介质保存的数据要定期做新备份,最长10年备份一次,光盘上要标出文件名称、编号、备份时间等。
6.6.4 电子文件外借按文件分发处理,参见 6.5。
6.7 文件存放环境
资料管理科负责评估并确保文件存放条件满足要求。
6.8 文件的更改
6.8.1 产品明细表、图纸、数模发生变更时,按产品设计变更管理办法执行。
6.8.2 产品标准、试验规范等产品、工艺的管理、指导性文件变更后需组织相关人员进行评审,评审通过才能批准生效。
6.9 文件的回收、销毁
6.9.1 纸质文件失效时由资料管理科负责收回失效文件并形成《失效文件回收记录》 ,电子文件失效时以下发的通知单为作废依据。
6.9.2 文件作废或保管期限结束,资料管理科负责资料评估和销毁,形成《技术文件销毁记录》
。
7 相关支持性文件
序号
文件编号
文件名称
1
请关注科技文轩店,将陆续发布相关文件
产品图样及设计文件格式
2
请关注科技文轩店,将陆续发布相关文件
产品图样及设计文件编号原则
3
请关注科技文轩店,将陆续发布相关文件
产品图样及设计文件签署责任和管理
8 记录
序号
记录编号
记录名称
保存期限
1
Q/KJWXG0300101201901
产品数据格式例外申请单
长期
2
Q/KJWXG0300101201902
技术文件发放记录
长期
3
Q/KJWXG0300101201903
文件发放申请单
长期
4
Q/KJWXG0300101201904
技术文件查阅/借阅申请单
5年
5
Q/KJWXG0300101201905
技术文件领用/补发申请单
5年
6
Q/KJWXG0300101201906
失效文件回收记录
5年
7
Q/KJWXG0300101201907
技术文件销毁记录
5年
8
Q/KJWXG0300101201908
节点交付物确认单
5年
9
Q/KJWXG0300101201909
受控文件发放范围目录
5年
9 流程图
附 录 A
(规范性附录)
产品数据格式例外申请单
文件编号:
Q/KJWXG0300101201901
申请人/日期:
申请部门领导/日期:
申请原因:
院长批准:
序号
零部件号
标准名称
内容要求
适用产品
其它
附 录 B
(规范性附录)
技术文件分发记录表
文编编号:
Q/KJWXG0300101201902
序号
认可文件名称及编号
状态
备注
是否
部门
签字
是否
部门
签字
工艺
售后
生产
质量
采购
销售
附 录 C
(规范性附录)
文件发放申请表
文编编号:
Q/KJWXG0300101201903
序号
文件名称及编号
文件大小
说明
申请发放数据说明:
接受单位名称:
申请部门:
申请人:
部门领导:
研发中心院长:
资料管理科领导:
签收人:
附 录 D
(规范性附录)
查阅/借阅申请表
文件编号:
Q/KJWXG0300101201904
序号
文件名称
编号
存储介质
说明
查阅借阅目的:
申请部门:
申请人:
部门领导:
资料所属部门意见:
研发中心院长批准:
附 录 E
(规范性附录)
技术文件领用/补发申请单
文件编号:
Q/KJWXG0300101201905
技术文件领用请单
序号
文件名称
编号
版本号
受控号
份数
页数
保管人
使用期限
说明
技术文件补发申请单
序号
文件名称
编号
版本号
受控号
份数
页数
保管人
使用期限
说明
原因:
申请部门:
申请人:
部门领导:
资料管理科意见:
研发中心院长批准:
附 录 F
(规范性附录)
失效文件回收记录表
文件编号:
Q/KJWXG0300101201906
序号
文件名称
编号
版本号
受控号
文件移交部门
文件移交人
回收部门
回收人
说明
附 录 G
(规范性附录)
技术文件销毁记录
文件编号:
Q/KJWXG0300101201907
序号
文件名称
编号
销毁原因
销毁方式
份数
备注
销毁日期:
销毁人:
部门领导:
申请部门:
监控人:
附 录 H
(规范性附录)
交付物确认单
文件编号:
Q/KJWXG0300101201908
序号
交付物名称
应归档数量
实际完成量
完成率
项目阶段说明
确认单位:
确认人:
附 录 I
(规范性附录)
受控文件发放范围目录
文件编号:
Q/KJWXG0300101201909
项目阶段
文件名称
会签签发
秘级
分发部门
发放数量
备注
文件更改状态记录
文件编号:
文件识别号:
标准号
序号
文件更改通知单(文件编号)
更改人
更改标识
更改处数
日 期
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