会计电算化高教原版教案PPT第六章讲义.docx
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会计电算化高教原版教案PPT第六章讲义
第六章报表管理的详细设计
第一节报表管理的总体设计
会计报表概括了企业的经济活动,反映了企业的财务状况和经营成果,它是关心企业情况的单位、上级主管部门、政府和个人了解企业财务状况和经营成果以及资金流动和运用情况的主要信息来源。
同时它也是企业内部管理人员进行管理,提高企业经济效益的重要参考资料。
会计报表分为对外报表和内部报表两类,对外报表是指企业必须采用统一的格式,按规定的日期对外报送的各种报表。
这类报表的格式相对固定,按现行会计制度的规定,工业企业的对外会计报表包括资产负债表、利润表、现金流量表等;内部报表是为了满足企业内部管理的需要而设计的,其内容和格式都不固定,根据需求而不断变化。
虽然对外报表的格式相对固定,但是也不是一成不变的,它的内容和格式也会随着会计制度的改变而发生变化,所以在进行报表处理设计时,要尽可能地提供可灵活设置的功能。
在一般会计软件中,对于报表的处理通常采用两种方法:
第一种方法是对每一个报表,编制一个专门的程序来生成报表格式和数据,这种方法的优点是使用方便、可操作性强,其弊端是程序维护量大,一旦报表发生变化,或者是会计科目发生变化,或者是报表填列方法发生变化,都要改动报表生成程序,这种方法适用于自行开发的专用软件,本单位具有维护系统和编程能力;第二种方法是报表的格式和报表的数据来源都要用户自己定义,然后由一个通用程序根据定义来生成报表,这种方法的优点是通用性强,其缺点是可操作性差,对用户素质要求很高,该方法要求用户自行定义报表格式和报表数据的生成公式,仅就定义报表的数据生成公式,就要求用户了解所有报表的每个数据项是由那些数据基表、那些记录、那些字段、经过那些运算而产生的,对用户来说,熟悉系统中的所有数据基表己经很难,若要熟悉字段和索引关键字等就更难,甚至有的会计软件还要求用户按某种程序设计语言的语法规则来定义公式,因此,这种方法的实质是把一部份系统开发和系统设计任务交给了最终用户,以此来换取系统的通用性,致使许多用户望而生畏。
针对上述两种方法的缺点和不足,如何设计出一个简单实用、可操作性强的会计报表系统,一直是会计软件开发者寻求解决的问题之一。
会计软件的好坏取决于开发平台和开发者的水平,对同一开发环境而言,会计软件的通用性与可操作性之间关系具有互斥性,即会计软件的通用性越强,其可操作性可能就越差,反之会计软件的专用性越强,其可操作性可能就越强。
那么,找到会计软件通用性和可操作性之间的最佳点,即开发具有通用性,且可操作性强的会计软件是广大用户所急需的。
会计报表子系统作为会计软件的一个组成部份也不例外,就以上两种方法而论,第一种方法,虽然系统维护量大、通用性差,但是操作简单,易于掌握;第二种方法,虽然通用性强,但操作复杂,不便于掌握。
本章将介绍一种简单实用,并且操作极其方便的会计报表处理方法。
一、报表管理的功能模块划分
报表管理利用通用的报表定义功能可以自行定义和设计报表,可以灵活的定义各种报表格式及报表数据来源,同时,报表管理还具有数据采集、计算、统计、查询、汇总等功能。
通过设置报表格式,定义报表的数据关系,可以方便地从数据库中取出有关发生额或余额数据生成报表。
在报表管理中具有两种报表文件,即表样文件和数据文件。
目前的通用报表软件大都提供了自定义生成表样文件和模板生成表样文件两种功能,报表表样生成之后,再由报表处理软件根据表样文件的格式自动生成报表的数据文件,最后进行报表输出和报表分析。
近年来,随着国内外报表软件的发展,报表管理系统的功能不断增强,相应的开发工具也丰富多彩,主要包括PB、VB、VF、VC等。
专门针对开发报表管理系统而设计的ActiveX控件主要有FormulaOne、Cell组件、ChinaExcel组件以及EtCell组件等报表控件。
在开发工具方面,PB的数据库功能较为完善,能够较为容易的同数据库结合。
控件方面,Cell组件功能更为强大,可以开发出具有EXCEL使用风格的报表管理软件,因此,本文论述的报表管理系统是基于PB结合Cell设计的。
由于其他系统的报表都需要用报表管理系统来定义生成,因此,要求报表管理系统必须设计良好的数据接口,使其能够读取各系统中的数据。
报表管理的功能模块划分如图6-1所示。
图6-1报表管理的功能模块划分图
1、表样格式定义的主要功能:
包括表样的格式定义、报表的打印以及表样的浏览等功能。
表样的格式设计功能完成表名、行数、列数等报表基本框架的定义,设计表样的文字格式和字体风格等,实现表样文件与HTML文件、文本文件、EXCEL文件等的相互转换功能,使不同格式的文件系统之间相互传送数据变为可行。
表样的打印功能完成表样的打印设置、打印预览等功能,把设计好的表样文件打印输出,提供给使用者查看。
2、表样公式定义的主要功能:
包括数据库取数公式定义、表页内部函数定义、常用函数定义等功能。
数据库取数公式定义是表样公式定义的重要组成部分,是由报表管理系统的开发人员设计的,主要用来实现从会计科目发生额和余额等基表中读取数据;表样内部公式定义以及常用函数定义与EXCEL的公式定义相似,在报表管理系统中利用CELL控件自带的一些常用公式来确定单元格之间的数据关系。
3、报表数据处理的主要功能:
该模块主要提供根据用户选择的表样生成所需的财务报表,所有已生成报表的浏览以及报表的打印设置、打印预览、打印输出以及报表的简单汇总等功能。
二、报表管理的数据存储设计
报表数据生成就是从有关科目发生额与余额基表中,取出相关科目的余额或发生额数据,根据报表的数据公式定义,直接由计算机自动生成报表数据。
因此,所涉及到的数据基表主要有表样基表、报表文件基表、会计科目字典、其他各种数据字典、各种发生额与余额基表、操作员及其权限设置基表等。
其中绝大部分基表在第二章“系统管理的详细设计”中已经给出,在此需要设计的是表样基表和报表文件基表。
1、表样基表的数据结构设计
表样基表的名称为Byjb。
在表样基表中存储的主要有报表管理软件的开发者为用户事先设计好的、《企业会计制度》规定的、需要向外界披露的、有着固定格式的报表模板,以及为一般企业设计的常用报表模板。
报表表样基表各账套都可以使用,在该基表中存储的报表表样相当于标准报表模板,各账套都可用此模板来生成本账套的报表文件,对于生成的报表文件用户可根据需要对其进行修改。
在此需要说明的是模板文件也可以不存储在数据库中,而将其另存为以CLL为后缀的CELL文件。
表样基表的数据结构如表6-1所示。
表6-1报表表样基表的数据结构
列名
含义
数据类型
长度
主键
完整性约束
Bybh
表样编号
字符型
4
主键
非空,唯一
Bymc
表样名称
字符型
50
非空
Byscrq
表样生成日期
日期型
Bysm
表样说明
字符型
200
Czyxm
操作员姓名
字符型
10
Bywj
表样文件
二进制文件
16
Mm
密码
字符型
6
2、报表文件基表的数据结构设计
报表文件数据基表的名称为Bbwjjb,在报表文件基表中存储的主要有CELL控件生成的报表文件,企业按照《企业会计制度》的要求应向外界披露的对外报表,以及企业根据本单位的具体情况,自行设计和编制的供内部使用的自定义报表。
报表文件数据基表的主要数据项有生成报表文件的操作员、报表编号、报表生成日期等,其数据结构如表6-2所示。
表6-2报表文件基表的数据结构
列名
含义
数据类型
长度
主键
完整性约束
Zth
账套编号
字符型
2
组合主键
非空
Bybh
表样编号
整数型
4
组合主键
非空
Ny
年月
字符型
6
组合主键
非空
Bbbzrq
报表编制日期
日期型
Czyxm
操作员姓名
字符型
10
Bbwj
报表文件
二进制文件
16
三、报表处理的基本流程
报表处理分为三个组成部分,即表样格式定义、表样公式定义和报表数据处理。
在表样格式定义中需定义表样尺寸、行高、列宽、单元属性、组合单元等格式。
在表样的公式定义中需定义报表的数据来源。
用户通过使用报表管理系统提供的公式进行报表的数据库取数定义。
报表的格式定义和报表的公式定义是表样设计的重要组成部分,二者缺一不可,彼此互为依托,只有格式没有数据的报表没有实用价值,不能为信息使用者提供有用信息;只有数据没有格式的报表不能为用户所理解,不便于信息使用者使用。
因此,在设计报表的表样时,表样的格式定义和表样的公式定义处于同等重要地位。
会计人员编制新的会计报表时,首先必须登录报表管理系统,输入自己的用户名和口令,连接服务器中的数据库,进行身份验证,其次进行报表文件的初始化,设定报表的各项参数,如表的名称、行数、列数和表样文件的说明性信息等。
然后按照规定的报表格式设计报表表样,如表头、表体、表尾等,利用系统提供的数据库取数函数进行报表取数公式定义,以及报表数据运算关系公式定义,最后生成报表,基本的处理流程如图6-2所示。
图6-2报表处理的基本流程
报表处理的具体步骤应视不同情况而定,但其基本处理步骤如下。
第一步:
进入报表管理系统,建立新的表样文件
选用报表管理系统的“新建表样”功能,进入表样基本信息录入界面,用户输入表样文件的基本信息(表样名称、行数、列数、表样文件的说明性信息)后,就建立了一个新的表样文件,此时可以在此报表上设计报表格式,设计完成后保存即可。
第二步:
报表格式设计
1、设置报表尺寸:
也就是确定报表的行数和列数。
在输入报表基本信息时,已经初步设定了报表的尺寸,在此可以进行更改,如不更改则直接确认
2、定义行高和列宽
3、输入单元格的基本内容
4、设置组合单元
5、设置单元格风格,主要是确定单元格的字体、字号等
6、表格画线
如果设计的是一个标准财务报表,如利润表,则可以利用报表管理系统提供的财务报表模板生成一个标准的利润表,如果由标准报表模板生成的财务报表不能完全符合用户的需要,则用户可在此基础上进行必要的修改。
第三步:
报表公式定义
进行表页内部公式和数据库取数公式的定义。
第四步:
报表的数据处理
选择账套和表样文件,生成报表。
第五步:
打印输出报表
第六步:
退出系统
在退出系统之前,注意保存新建或者修改过的表样文件。
第二节表样格式定义的功能设计
一、表样格式定义
表样设计功能是报表管理系统的重要组成部分,表样是报表数据存在的基础,没有报表格式,报表数据毫无意义,只有把这些数据放入相应的报表表样格式中,才能用文字说明其意义所在。
设计报表的格式也就是利用报表管理系统提供的相应功能,在屏幕上绘制出报表的表格,填入报表的说明性文字。
当用户使用表样格定义功能时,如果表样文件已经存在,则系统允许用户修改原有的表样文件,或者对原有的表样文件进行补充,如果表样文件并不存在,则系统允许用户利用表样设计功能生成一张全新的表样。
因此,报表管理系统中表样格式定义模块的主要功能有:
设置报表尺寸、设置报表标题、设置报表表头、表体、表尾、报表内各单元格的属性和风格等,并可将设计完成的表样打印输出。
1、表样参数设置
表样参数设置功能用来定义新表样文件的基本信息,表样文件的主要基本参数有:
表样文件的名称,对表样文件所作的必要说明,以及定义表样文件的初始行列数。
如果初始行列数不符合需要,在表样设计主窗口中可以对其进行修改。
表样文件的参数是生成表样文件的基础,也是在表样浏览功能中提供给使用者查看的报表主要信息,这些信息用以标示报表表样最基本的定义。
用户选择新建表样功能进入表样定义界面后,首先设定新表样的基本信息,新表样的相关参数设置界面如图6-3所示。
图6-3表样参数设置界面
(1)表样名称:
25字以内,用来标示表样文件的名称,是数据库中该表样的标示,同时表样名称也作为新表样的页签名,如果用户对初始页签名不满意,在表样设计功能中可对其进行修改,但是表样名称并不能随之而改变,表样名称单独存储在表样基表的表样名称字段中,页签名是CELL内带的属性,随同CELL保存在表样文件字段中。
表样名称不允许为空,用户必须填写。
表样名称存储在表样基表(byjb)的表样名称(bymc)字段中。
(2)表样说明:
100字以内,说明报表表样文件的描述性信息,用于说明表样文件的具体内容,便于表样的使用者正确理解报表表样文件的内容和用途,避免出现不必要的差错。
表样说明可不填写,但是为了说明表样的具体用途,最好填写表样说明信息。
表样说明存储在表样基表(byjb)的表样名称(bymc)字段中。
(3)表样行数:
所生成表样文件的初始行数,系统默认22行,最多65535行,用户可根据实际需要设定表样文件的初始行数。
行数必须填写,不允许为空。
行数传递给CELL控件,打开表样设计窗口时生成指定的行数,保存在表样基表(byjb)的表样文件(bywj)字段中。
(4)表样列数:
所生成表样文件的初始列数,系统默认4列,最多255列,用户可根据实际需要设定表样文件的初始列数。
列数必须填写,不允许为空。
列数传递给CELL控件,打开表样设计窗口时生成指定的列数,保存在表样基表(byjb)的表样文件(bywj)字段中。
2、表样格式设计
表样格式不仅仅指报表的行数和列数,而且还包括对报表内容的设计。
表样参数设置完成后进入表样设计窗口,系统根据用户设定的基本信息生成一张指定行列数的空白表,初始的页签名称为用户在表样相关参数设置窗口设定的表样名称。
表样设计的功能较多,需要输入的信息也较多,因此,要求界面设计要合理,而且方便用户操作。
所有常用的功能都设计在工具栏内,不常用的一些功能可以通过菜单功能来实现,这样可以留下绝大部分空间作为表样设计区域。
表样设计具有文件、编辑、视图、行、列、表页、数据、窗口等功能。
表样设计界面如图6-4所示。
图6-4表样设计窗口
(1)文件功能
该功能与其他各种通用报表处理软件的文件功能类似,其功能主要包含:
打开文件、另存为模板、保存、另存为、导出、导入、打印设置、打印预览、打印、退出等功能。
①“打开文件”、“另存为模板”、“保存”和“另存为”功能。
通过PB编程结合调用CELL控件的文件函数实现。
用户在设计表样时,即可以从头开始按部就班的定义,也可以利用报表管理系统提供的报表模板直接生成表样。
打开文件功能可以打开以CLL为后缀的表样模板文件,通过此功能用户可以打开系统开发者为用户预先设计好的表样模板文件。
如果系统自带的表样模板文件适合用户的实际需要,则可以直接利用;否则如果表样模板文件不能完全适应用户的实际需要,则用户只需在模板文件的基础之上,做出相应的改动,使之适合本单位的实际情况,这样就减少了用户设计表样的时间,方便了系统的使用者。
在用户对模板文件做出修改之后,利用系统的“另存为模板”功能把用户修改后的表样文件另存为模板,或者通过表样设计的“保存”或“另存为”功能,把表样保存到数据库中,使用“另存为”功能时需要重新确定表样名称。
如果用户选择“另存为模板”功能,则系统将用户设计的表样保存为以CLL为后缀的CELL文件,该文件即可以保存在操作员使用的客户端计算机上,也可以保存在局域网内其他客户端计算机上,或者局域网的服务器上,但是,不能保存在数据库中。
保存的CELL文件可以通过软盘或者广域网传递给其他用户,这样就方便了用户在不同的客户端上或者在不同的局域网之间对表样模板的共享。
如果用户选择“保存”功能,则系统将用户设计的表样保存在服务器的数据库中,这样只有局域网内部的系统合法用户才能通过报表管理系统共享表样。
在保存到服务器数据库情况下,系统把用户设计好的表样文件连同在表样参数设置界面设定的表样名称和表样说明信息一同保存到表样基表中,表样文件通过内嵌的CELL控件保存到表样基表的表样文件(bywj)字段中。
表样编号由系统自动生成,不允许用户改动,表样编号保存在表样基表的表样编号(bybh)字段中。
“另存为模板”功能的操作界面如图6-5所示,其他功能界面同“另存为模板”功能界面类似。
图6-5“另存为模板”功能界面
②导入、导出功能。
通过PB编程调用CELL控件的文件函数实现。
报表管理系统提供给用户表样模板文件是以CLL为后缀的CELL文件,使用打开文件功能也只能打开CELL文件,这样用户在实际应用过程中的选择范围就受到了限制。
报表管理系统的导入、导出功能实现了不同格式表样文件之间的资源共享。
通过导入功能可以将文本文件、HTML文件、EXCEL文件等格式的表样导入到报表管理系统表样设计窗口中,如果导入的表样符合用户需要,则通过保存功能可以将导入的表样文件保存到服务器的数据库中,供局域网内部的系统合法用户使用,也可以通过“另存为”功能,将导入的表样文件保存为以CLL为后缀的CELL文件。
如果导入的表样不能完全符合用户需要,则用户可对其进行必要的修改。
报表管理系统的导出功能可以将用户设计的表样文件导出为文本文件、HTML文件、EXCEL文件等格式的表样文件。
如果用户把设计的表样导出为EXCEL文件格式的表样,则可以使用EXCEL打开该表样,并对其进行编辑,编辑后的表样还可以用报表管理系统的导入功能重新导入到系统中。
导出其他文件格式的表样文件则以独立文件的形式保存在报表管理系统之外。
导入的表样即可以保存在服务器的数据库中,也可以独立文件的形式保存在客户机上。
③打印和退出功能。
退出功能实现退出表样设计界面,返回报表管理系统主控界面,该功能通过PB编程实现。
打印功能主要包括页面设置、打印预览和打印等。
打印功能通过调用CELL的打印及打印预览函数实现。
页面设置窗口中打印内容设定标签页的主要功能包括打印范围设定、打印行标列标设定、缩放设定以及辅助打印参数设定等。
选择全表页则打印整张工作表,利用指定范围功能可以只打印表样的部分内容。
选择打印行标或者打印列标功能则在打印表样时同时打印行标和列标。
调整缩放比例,可以将面积较大的表样缩小打印,便于整体掌握表样的格式;也可以将面积较小的表样扩大打印。
选择打印表格线功能则在打印时连同表样格式和表格线一同打印,否则只打印表样格式而不打印表格线。
选择单色打印功能只使用黑色打印,否则打印出和表样设置窗口相同的彩色,此功能需要采用支持多色打印的打印机才能实现。
打印3D属性功能则打印出3D效果,打印所有单元格功能实现打印隐藏单元的功能。
页眉和页脚功能是设置打印的页眉和页脚,可以选择居左、居中或者居右显示,页眉和页脚可以由用户直接输入通过系统提供的插入页号、插入日期、插入时间、插入总页数、插入表名等功能插入指定的内容。
同时可以在此设定页眉和页脚的字体属性以及起始页号。
页边距功能用来设定打印的左、右、上、下边距;垂直居中打印或者竖直居中打印;当组合单元格跨页时,在每页打印组合单元格相应的部分还是在每页都打印整个单元格等。
表头、表尾、表左和表右功能设置在每个打印页中重复打印的内容,并分别位于表格的头部、尾部、左部和右部。
只需在表头行号、表尾行号、表左列标和表右列标分别对应的单行编辑框中输入表样的行标、列标即可,但要注意这些内容可以超过一行或者一列,但必须连续,如表头行号可以定义为1:
2,表示表样的前两行作为表头。
表页选项功能设定此次页面设置是针对某一张表页,还是将所有的表页页面都设置为一样。
选择指定表页功能并在对应的单行编辑框中输入表页的序号即可。
应该指出的是,表样同表页的关系如同EXCEL中工作簿同表页的关系一样,一个表样可以包括一张表页,也可以包括多张表页,通过表页选项功能可以对不同的表页设置不同的打印参数,也可以对所有的表页设置相同的打印参数。
打印页面设置界面如图6-6所示。
图6-6打印页面设置界面
(2)编辑和视图功能
编辑和视图功能主要是指在设计表样时所用到的一些常用功能。
编辑功能主要包括:
撤销、重做、复制、粘贴、删除、查找、替换、设置超级链接、全选、清除、填充等;视图功能主要包括:
工具栏、行标、列标、页签、垂直滚动条、水平滚动条等。
①编辑功能。
该功能同其他通用表格处理软件的编辑功能类似,在此主要介绍查找、替换、清除、填充等功能。
查找、替换功能通过调用CELL控件的查找、替换函数实现,功能是在表样中找寻指定的字符或者文字。
查找方向设置包括从表样的当前位置向上查找或者向下查找;搜索方式设置包括按行搜索和按列搜索;搜索范围设置包括只搜索当前表页和搜索所有表页。
如果只搜索小写字符或者只搜索大写字符,使用大小写敏感功能即可实现大小写字符的区分。
如果选择在单元公式中查找选项,则允许系统在单元格公式中搜索指定内容,如在替换下拉列表框中输入字符或者文字,在系统查找到指定的内容之后,使用替换功能将表样中的相应内容替换为用户想要替换的内容,也可以使用全部替换功能,在查找完全部表页之后一次性全部替换。
查找、替换的界面如图6-7所示。
清除功能通过调用CELL控件的单元格函数实现。
主要包括清除指定单元格中的文字、格式、公式、超级链接以及清除指定单元格中的全部内容等功能。
填充功能主要是指在当前选定的单元格中按第一个单元格的内容向左、向右、向上、向下填充,以及根据需要填充等差序列、等比序列和自定义序列等功能。
填充功能主要通过调用CELL控件的填充函数以及相应对话框函数实现。
图6-7查找、替换功能界面
②视图功能。
凡是在表样设计窗口中显示的相关视图,在视图菜单相应的子菜单首部都以“√”标示,在表样设计窗口中没有显示的相关视图,在视图菜单相应的子菜单前以“”标示。
用户可以根据需要设置是否显示行标、列标、工具栏、垂直滚动条、水平滚动条和页签等,以设定适合自己个人风格的表样设计操作界面。
该功能主要调用CELL的表页函数实现。
(3)行、列、表页功能
①行、列功能。
通过调用CELL控件的表格函数实现。
表样设计是在工作区中的单元格中输入相关内容,因此,行、列功能是非常重要的。
行、列功能主要实现在当前的单元格所在的行或列之前插入一行或一列、多行或多列,在表样最后一行或最后一列的后面追加一行或一列、多行或多列。
用户根据需要设定行高和列宽,在调整行高、列宽时,也可以使鼠标位于两行、两列之间,当鼠标的形状变成向上向下的箭头或向左向右的箭头时,直接拖动设置行高、列宽,或者使用行、列功能的最适合的行高或最适合的列宽功能,由系统自动调整行高、列宽。
实现插入多行功能只需在“请您输入插入的行数”后面的单行编辑框中输入所要插入的行数即可。
插入列功能与插入行功能类似。
插入多行功能界面如图6-8所示。
②表页功能。
表样设计模块的表页功能同行、列功能类似,熟悉行、列功能可以很容易的掌握此功能。
表页功能主要包括表页尺寸、表页保护、修改页签、增加表页、追加表页和删除表页等功能。
主要通过PB编程调用CELL控件的表页函数实现。
表页尺寸功能实现在表样设计窗口下对表样的行、列数重新设定,根据实际需要调整在表样参数设置界面对表样行列数的初始设定值。
其界面如图6-9所示。
图6-8插入多行界面
图6-9表页尺寸设定界面
表页保护功能实现对当前表样修改权限的锁定,通过PB编程实现,输入的格式锁定密码保存在表样基表(byjb)的密码(mm)字段中,口令可以是字母、数字、符号的相关组合,密码组合越复杂其保密功能越强,密码最长为6位字符。
表样文件加锁后,打开加锁的表样文件并修改表样格式后,如果保存则必须输入正确的解锁口令。
只有口令正确,才能够保存对表样进行的修改,否则只能将修改后的表样文件另存为其他文件名,在保存表样时,系统自动从表样基表中读取密码,如果对应密码列为空则允许保存,否则要求用户输入正确的锁定密码,当用户输入的密码同数据库中读取的密码一致时,允许保存,否则拒绝保存为原文件。
修改页签功能实现对表页初始页签的修改功能。
在首次进入表样
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