档案管理办法.docx

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档案管理办法

档案管理办法

第一章  总  则

     第一条为加强集团档案的科学管理，有效保护和利用档案,更好地为集团提高经济效益服务，根据《中华人民共和国档案法》、《工业企业档案分类试行规则》等有关规定，制定本办法。

第二条          档案分类:

一、按档案性质分：

包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。

二、按档案专业分:

包括党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类等十类。

三、按档案保存介质分：

包括纸质档案、声像档案。

第三条集团综合部负责全公司的档案管理工作，各子公司综合办负责本公司的档案管理工作；集团各部办、直属公司，子公司各职能部门（单位）建立临时档案，在档案管理业务上归综合部门统一管理。

第二章归档范围

第四条各单位在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围（见附件《文件材料归档范围》）。

第五条归档文件材料的来源：

一、各单位内部形成的文件材料；

二、集团所属单位和派出机构应报集团的文件材料；

三、各单位引进项目、外购设备等带来的文件材料；

四、集团投资的全资、控股、参股企业应向本集团提交的文件材料；

五、集团参与的合作项目，合作单位按要求应向集团提交的文件材料；

六、集团执行、办理的上级和外来文件材料。

第六条归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

第三章归档时间

第七条管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。

第八条新产品、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

第九条外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

第十条集团员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

第十一条会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。

第十二条磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

第十三条下列文件材料应随时归档：

一、变更、修改、补充的文件材料；

二、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；

三、企业产权变动过程中形成的文件材料；

四、其他临时活动中形成的文件材料。

第四章归档要求

第十四条整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。

第十五条归档的文件材料应为原件。

因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。

文件材料归档后不得更改。

第十六条非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

第十七条具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。

第十八条归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

第十九条归档的文件材料一般一式一份。

重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数，文书档案应订一式二套卷，底稿加正文留存一套，正文留存备查一套。

反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

第二十条两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。

有合同、协议规定的，按其要求执行。

第二十一条各单位的专（兼）职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。

重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。

档案部门接收时应全面检查归档文件材料的质量。

第二十二条交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。

第五章  档案管理

      第二十三条档案分类

      一、分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。

     二、集团的党群、行政、生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入相应的类别中统一编号。

    三、常用的分类方法有：

（1）按产品型号分类；

（2）按设备型号分类；（3）按科研课题分类；（4）按工程项目分类；（5）按专业性质分类；（6）按组织机构分类；（7）按时间分类。

     第二十四条档案编目与编制检索工具

     一、要编制档案总目录、档案分类目录、底图目录和保管单位目录。

    二、要根据需要编制档案检索工具，并且进行档案著录工作，著录方法按照国家标准GB3792.5一85《档案著录规则》执行。

      第二十五条档案保管

      一、接收档案必须认真验收，并办理接交手续。

      二、存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。

      三、底图除修改，送晒外，不得外借。

修改后的底图入库，认真检查其修改、补充等情况。

底图存放以平放为宜。

      四、缩微胶片、照片、磁带等的保管：

（一）存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。

缩微母片和拷贝片应分别存放；

（二）胶片库房应设置在没有臭氧、氧化氮、硫化氢，二氧化硫等有害气体和物理性污染地段，库房内应设有防火和空气调节设施，温度、湿度应符合规定的要求。

      五、要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，库藏档案因移交，作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。

      六、档案库房的一般要求：

（一）保存档案必须有专门的库房，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施；

（二）档案库房建设要列入企业基本建设计划，库房建筑设计按照《档案馆建筑设计规范》执行。

     第二十六条图纸的修改、补充

      一、修改已归档的图纸要有经过领导批准的图纸修改、补充通知单。

      二、修改内容较小时，可直接在图画“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单”，采用“杠改”、“刮改”时应在修改处标注“修改标记”。

      三、修改内容较多时，应另出新图代替，原来图纸作废。

新图列入原图纸目录，并且注明所代替的原图图号。

作废的图纸应注明新图的编号，根据需要另行保管。

    四、整个保管单位内图纸作废，由新图代替时，应重新编制保管单位，并且注明原保管单位编号。

原保管单位标注新保管单位的编号后，根据需要另行保管。

      第二十七条档案鉴定

      一、各单位要根据国家有关部门的规定，编制档案保管期限表，档案保管期限分永久、长期、短期三种。

长期为十六年至五十年左右，短期为十五年以下。

二、确定保管期限的基本原则是：

（一）对本单位有长远利用价值的档案应永久保存，它主要包括：

本单位制定的属于法规政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结，综合统计报表，机构演变、本单位领导人任免的文件材料；上级直属单位颁发的属于本单位主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级单位针对本单位主管业务并要贯彻执行的重要文件材料；本单位的基本建设和技术改造、产品开发、设备仪器管理形成的科技档案、会计帐簿、财务报告、审计报告等。

（二）对本单位在一定时期内有利用价值的档案分别为长期保存。

它主要包括：

本单位一般工作问题文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，上级单位颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料，下级单位报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。

财会档案的会计凭证和一般性财务报表等。

　 （三）凡是在较短时间内对本单位有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。

它主要包括：

本单位一般事务性的文件材料，上级单位和同级单位颁发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料，下级单位报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。

三、本规定未尽事宜，参照《文书档案保管期限表》、《会计档案保管期限表》、《建设项目文件材料归档范围和保管期

限表》执行。

第二十八条  档案借阅

一、查阅档案时，首先由查阅人认真填写查阅档案登记簿。

二、查阅档案只限于有关内容，任何人不得擅自将档案、资料带出室外。

三、如因工作需要借出档案时，要办理档案借阅手续，认真填写档案借阅审批表，同时须经主管领导审批（各分公司借阅档案须经各分公司经理签署意见，集团各部办借阅档案须经各部办部长签署意见），档案管理部门领导审批同意后，方可借阅。

（见附件2《档案借阅审批表》）

四、借阅档案使用完毕应按期归还，不得转借他人使用。

对所借的档案妥善保管，不得私自拆毁、涂改和对外传播。

如需复制，要经档案室同意，重要内容须经主管领导批准。

在借阅期间发生的一切问题，一律由借阅人负责。

五、企业档案主要供本企业利用，企业外单位或个人需查阅时，应持介绍信，重要内容的材料需经主管领导批准后，方可查阅。

    第二十九条档案销毁

一、销毁档案必须严格掌握，慎重从事，对短期档案由销毁人提前登记造册，提出销毁报告，由各单位综合办主任审批。

对长期档案销毁的由销毁人提前登记造册，提出销毁报告，经各单位综合办主任审核，集团主管领导审批，并报上级主管部门备案。

二、销毁档案时要严格执行保密规定进行烧毁，必须由二人以上进行。

      第三十条本办法自下发之日起执行。

第三十一条  本办法由综合部负责修订及解释。

集团文件材料归档范围

一、党群工作形成的文件材料

（一）党务综合性工作、党员代表大会或党组织（如党、政、工、团、妇）召开的代表大会、代表会议、工作会议的全套会议文件，以及各种音像材料。

（二）党组织建设、党员和党员干部管理、纪检监察工作、重要政治活动或事件所形成的资料及办理员工的行政、党、团、工会组织介绍信及存根；

（三）宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统战工作、安全保卫、综合治理形成的文件资料；

（四）本单位党委、工会、团委和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；

二、行政管理工作形成的文件材料

（一）行政领导的会议文件材料，召开的工作会议、专业会议材料；

（二）本单位颁发的（包括转发与其他机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制本以及重要文件的修改稿；

（三）本单位的请示与上级单位的批复文件，下级单位的请示与本单位的批复文件；

（四）本单位及其内职能部门活动形成的工作计划、总结、报告。

及检查下级单位工作、调查研究形成的主要文件材料。

（五）本单位的成立的可行性研究、申请、批准，企业章程。

合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料。

（六）本单位的历史沿革、大事记、年鉴、反映本单位（本行业）重要活动事件的剪报、荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料。

（七）综合性行政事务，企业事务公开，文秘、机要、保密、信访工作，印鉴的管理登记的文件材料；

（八）内容重要的人民来信、来访材料，领导的批示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等。

（九）本单位（包括上报和下批）干部任免（包括备案）、调配、培训，专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、工人名册、报表，以及员工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩文件材料。

（十）本单位与外国签订的条约、议定书、协定、合同、换文（正本、副本）和本单位外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议记录、电话记录、音像材料、有参考价值的资料。

三、经营管理工作形成的文件材料

（一）本单位改革，经营战略决策。

制定的工作条例、章程、制度等文件材料。

（二）计划管理，责任制管理，各种统计报表，企业综合性统计分析。

（三）资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，产权变动、清产核资。

（四）属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理。

（五）商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查等。

（六）财务管理，资金管理，成本价格管理，会计管理。

（七）物资采购、保存、供应和流通。

（八）经营业务管理，服务质量管理。

（九）境外项目管理。

（十）招投标项目管理。

四、生产技术管理工作形成的文件材料

（一）生产准备、生产组织、调度工作。

（二）质量管理，质量检测和质量控制工作。

（三）企业管理现代化和信息化建设，科技管理。

（四）生产安全，消防工作。

（五）环境保护、检测与控制。

（六）计量工作。

（七）标准化工作。

（八）能源管理。

五、产品生产或业务开发工作形成的文件材料

（一）产品的市场调研、立项论证、设计。

（二）产品的工艺、工装、试制、加工制造。

（三）产品的检验、包装。

（四）产品的销售与售后服务。

（五）产品鉴定、评优。

（六）产品质量事故分析及处理。

六、科学技术研究工作形成的文件材料

（一）、科研项目的调研、申报立项。

（二）、科研项目的研究、试验。

（三）、科研项目的总结、鉴定。

（四）、科研项目的报奖、推广应用。

七、基本建设和技术改造工作形成的文件材料

（一）基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁工作，以及建设单位项目管理工作。

（二）基建项目和技术改造项目的设计。

（三）基建项目和技术改造项目的施工。

（四）基建项目和技术改造项目的监理。

（五）基建项目和技术改造项目的竣工和验收。

（六）基建项目和技术改造项目的评奖、创优。

（七）基建项目的使用、维修、改建、扩建。

（八）事故的分析和处理。

八、设备仪器管理形成的文件材料

（一）购置设备、仪器的立项审批，购置合同。

（二）设备、仪器的开箱验收或接收。

（三）设备、仪器的安装调试。

（四）设备、仪器的使用、维护和改造、报废。

（五）事故分析和处理。

九、会计工作形成的文件材料

（一）会计凭证；

（二）会计账簿；

（三）财务报告及报表；

（四）统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；

（五）审计工作形成的材料文件等。

十、员工个人管理形成的文件材料

（一）员工的履历材料。

（二）员工的鉴定、考核。

（三）员工的专业技术职务评聘。

（四）员工的奖励与处分。

（五）员工的工资、保险、福利待遇等。

（六）员工的培训与岗位技能评定等。

（七）其他记载个人重要社会活动的文件材料。

十一、其他对企业有保存价值的文件材料。