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机关事务管理论文
机关事务管理论文
关键词:
机关事务;体制;机制中图分类号:
D63-39文献标志码:
A文章编号:
1002-2589(2011)36-0035-02随着经济社会的飞速发展,机关事务管理工作进入了一个新的历史时期,任务更加繁重,矛盾更加突显。
面对新形势,只有准确理解和把握机关事务管理工作的内在规律,找准其主要矛盾,才能在管理和服务工作中抓住关键,掌握主动。
充分发挥制度机制的重要保障作用,在实践工作过程中不断建立和完善行之有效的管理体制和运行机制,用制度来有力规范工作流程和干部职工行为,进而有效提高工作效率,是做好机关事务管理工作的前提和基础。
为进一步发掘我局机关事务管理工作在管理机构、队伍建设特别是制度机制等方面的发展空间,本文选取了制度建设水平较高的郑州、长春两个城市,旨在学习、借鉴兄弟城市的经验和做法,充分激活我市政府机关事务管理和后勤服务的优势和潜力,推动我市政府机关事务工作的发展和进步。
郑州市市直机关事务管理局的基本情况郑州市市直机关事务管理局重新组建于1989年,是管理市直机关事务工作的市政府直属机构。
主要负责市直机关国有资产、房地产、基建、公共机构节能管理、大中型车辆及集中办公区会议室管理,市直机关精神文明建设指导及其他社会事务协调,以及通讯、安全保卫、绿化美化、膳食服务、物业管理等工作。
内设办公室、人事教育处、计划财务处、房地产管理处、基建管理处、行业指导处、安全保卫处、通讯技术处、综合管理处、膳食管理处、离退休管理处、车辆管理处和会议管理服务处等13个处室和机关党委、纪委监察室;设市机关事务工作协会等4个群团机构;设公共机构节能减排工作办公室、采购办、督查办等3个临时机构;领导市直机关服务中心。
在制度机制方面,郑州市市直机关局全面履行和不断强化机关事务管理保障职能,建立了一整套涵盖面广、内容完备的机关事务管理制度和运行规范。
如膳食管理制度、环境秩序和物业综合管理制度、会议管理制度、通讯技术管理制度、车辆管理制度、房地产管理制度、基建管理制度、财务管理制度、人事管理制度、党务管理制度等。
长春市市直机关事务管理局的基本情况长春市市直机关事务管理局成立于2003年,是管理市直机关事务工作的市政府工作部门。
统管市直机关房地产及其物业管理、车编核定工作,负责市委、市人大、市政府、市政协4个办公厅的后勤公共事务管理服务及国有资产管理工作。
内设办公室(节能管理处)、财务管理处、房地产基建管理处、综合保障处、管理服务处、车辆管理处、市直机关保卫处、人事教育处、后勤改革指导处、政务中心管理服务处等10个职能处室及党委办公室、机关党委、纪律检查委员会。
同时管理市接待办、市直机关房屋维修队、市直机关文印中心、房屋维修工程处、劳动服务公司、市委幼儿园、市政府第一幼儿园、市政府第二幼儿园、长春宾馆、市直机关汽车维修中心等事业单位。
其机构编制健全,职能全面,管理范围广,在制度机制方面同样有着较高水平的建设成果,其工作制度涵盖公共机构节电、节水、节气、公务用车节油和办公用品管理、车辆车编管理、房地产管理、自身建设等各方面,特别是在工程招投标管理、物资采购管理、经济合同管理等方面,制度化、规范化程度较高。
存在的主要问题国务院副秘书长、国管局局长焦焕成指出:
机关事务工作作为政府工作的组成部分,既有行政管理的内容,也有服务保障的内容,既是一项政治工作,也是一项经济工作、社会工作。
这就是机关事务工作的基本内在规律。
机关运转需求的不断增长与机关保障供给的有限性和不平衡性之间的矛盾,是机关事务工作的主要矛盾。
长期以来,我市机关事务管理工作存在的主要问题有三个方面:
第一,机构、职能和人员编制设置不到位,形成制约我市机关事务工作硬件提档升级的瓶颈。
目前,在领导决策层、机关干部职工及各界舆论中普遍存在一种将管理与服务相混淆、推崇机关后勤全盘市场化的思想,导致机关事务工作前途黯淡,举步维艰。
实际上,机关后勤服务社会化是一个涉及多方面改革的渐进过程,“服务社会化恰恰为“管理科学化指明了前进的道路,提出了更高的要求,只有不断强化和扩展管理职能,才能满足服务对象日益增长的迫切需要。
第二,人力资源结构不合理,成为机关事务管理在软件发展上的桎梏。
相对于机关事务工作日新月异的新形势、新任务和新变化,机关事务管理队伍由于历史原因造成的知识结构单一、年龄老化、文化素质相对落后等问题,导致专业性、复合性、实战性的人才短缺,难以适应科技含量日益提高的政府工作需要和机关后勤事业发展的迫切需要。
第三,机关事务资源与服务对象预期之间的矛盾日益突出,导致机关事务工作难度不断增加。
餐饮原材料、人员、技术的市场成本不断上扬与资金有限、机关干部职工口味不断提高之间的矛盾,统管办公用房房源枯竭与市政府系统办公用房需求增长的矛盾,公务车辆保障与市直机关公车改革的矛盾,服务对象对物业服务期望值较高和物业费用标准有限之间的矛盾,建设节约型机关总体要求与部分单位行政成本过高之间的矛盾,后勤保障范围、对象、标准不断扩张与财政供给有限之间的矛盾等,都要求我们要努力突出管理与服务双轨运行的核心地位,不断强化管理与服务意识,完善管理与服务机制,通过扎实有效的工作、细致周到的服务,切实把科学理念贯穿于机关事务工作的全过程。
启示和做法第一,调整规范机构,理顺工作职能。
2009年以来,市政府机关局致力于进一步整合机关事务管理资源,调整、规范管理机构,理顺工作流程,改善内部分工,强化机关事务宏观管理和专业管理职能,解决部分职能交叉、定位不清的问题,使层级负责制和岗位责任制得到有效落实。
结合实际工作需要,积极争取市领导和有关部门的支持,在现有职能处室的基础上进行了一系列调整,形成了由行政事务管理处、资产管理处、事业管理处、公共机构节能监督管理处、车辆管理处、办公室、财务处、机关党委组成的内设机构,并经市编委办批准重新调整了科级机构,使机关事务工作职能和机构得到理顺。
第二,强化干部队伍,提高人员素质。
采用机关事业单位公招、接收军转干部及选调优秀干部补充自然减员等形式,不断为机关局干部队伍注入新鲜血液。
目前,干部平均年龄43岁,比2008年小5岁。
其中50岁以上人员21人,占33%;40岁以上人员22人,占35%;20~30岁人员20人,占32%。
近三年共新进29人,普遍特点是年龄较小、学历较高,充实了机关事务管理战线的后备力量。
为了进一步提高干部职工综合素质,改善干部队伍精神面貌,近年来,机关局先后开展了“强素质,求精细,讲效率,要效果主题年活动和“提倡三种精神,提高五个能力,打造一流机关事务管理队伍活动,逐步形成了一支结构合理,能打硬仗的干部职工队伍,为机关局的长足发展奠定了坚实基础。
第三,健全管理制度,细化工作流程。
2011年,机关局以“三五一活动为载体,组织局内各处(科)室、所属事业单位立足现有机构和职能,根据自身工作职责和岗位分工,深入挖掘管理潜能,重新制定和修订了相关管理制度和工作规范,旨在进一步整合现有后勤资源,切实转变工作作风,努力提高工作效率,有效指导和规范机关事务管理和服务工作实践。
目前,《机关事务管理制度汇编》已初具规模,主要包括以下几方面。
一是行政事务管理工作:
包括市政府办公楼行政事务管理委员会管理制度,餐饮工作管理、办公楼室内花卉、室外绿化管理、办公楼通讯协调管理、办公楼布展管理、办公楼环境装饰管理、话务工作管理、节能报表管理、医疗保健管理、生活服务管理、机关浴池管理、机关洗涤中心管理、纯净水供应管理等方面的制度等。
二是资产管理工作:
包括固定资产管理、房产管理、引进社会化服务单位监督管理、日常资产管理、文明施工管理、办公楼物业服务监督管理等方面的制度。
三是会议服务管理工作:
包括办公楼会议室使用流程、会议室电子设备管理制度,机关会务中心会议服务规程、会议服务原则,服务员一日常规、职业道德标准、职业技能标准、培训制度,机关会务中心安全保密、备品管理以及会议室和领导办公室卫生管理方面的制度等。
四是文印服务管理工作:
包括保密管理、生产安全、生产统计、原材料及工具盘点、领料、交接、设备维护保养、清洁卫生、复印机管理等方面的制度。
五是幼儿教育管理工作:
包括机关幼儿园安全应急预案,传染病疫情监控与报告、档案管理、教师业务学习、集体备课、课题管理、教科研骨干教师培养、安全教育、教学工作资料积累、教育环境创设管理、课程管理、教育教学管理、食品采购索证、食堂粗加工管理、食品库房管理、食堂从业人员健康检查、餐(用)具洗涤消毒管理、配餐间卫生管理、食堂食品留样、消毒产品进货检查验收、幼儿服药、家长联系、教职工健康体检、幼儿接送、卫生保健、门卫岗位管理等方面的一系列制度。
六是公共机构节能监督管理工作:
公共机构节能工作管理制度(2011年8月10日修订)。
七是车辆管理工作:
包括市政府部门特殊公务车辆使用和管理制度(试行)、市政府办公厅特殊公务车辆管理办法(试行)、机关局机动车辆和驾驶员管理规定、机关通勤车管理制度、机关汽车一队管理制度、机关汽车二队管理制度、机关汽车服务中心管理制度、汽车美容中心管理制度等。
八是财务管理工作:
包括财务管理内控制度、经费报销制度、现金银行存款管理制度、财务档案管理制度、市政府办公区“一卡通系统管理办法等。
九是自身建设工作:
包括局长办公会议局务会议专题会议制度、人事档案管理制度、考勤管理制度、所属事业单位工作人员调入调出管理办法、临时用工管理办法、文书档案管理制度、印信管理制度、保密管理制度、接待管理制度、采购管理制度、备品管理制度、综合员联动工作制度、思想政治工作制度、党风廉政建设责任制度、“三会一课制度、发展党员工作制度、党费收缴制度等。
有了这些制度,用制度管人管事,机关事务管理工作才能得以规范,才能得以创新,才能得以发展。
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本文主要就针对机关行政事务管理的性质展开了探究,从而总结出我国目前机关行政事务管理中存在的问题,并提出解决这些问题的相关措施,希望通过本文的探究,能够为相关的人员提供一定的参考和借鉴。
关键词:
机关;行政事务;管理;问题;措施21世纪,社会进入到了高速发展的时期,在这一时期,机关事务管理工作也得到了极大的发展,机关事务管理工作中存在的问题逐渐暴露出来,影响到了机关事务管理工作的正常开展。
针对这些问题,就需要机关单位能够采取合适的手段进行解决,抓住机遇,努力迎接挑战,从而使得机关事务管理工作的效率可以得到有效的提升,进而完善机关行政事务管理体制,使得机关行政事务管理工作更加规范化和科学化。
下面本文就主要针对机关行政事务管理进行深入的探究。
1机关行政事务管理的性质1.1机关行政事务管理具有综合性机关单位所进行的事务,通常是与政府部门相关的工作。
从这一点就可以看出,机关行政事务管理工作开展的实质内容就是为政府的相关工作的顺利进行提供保障,充分的发挥出机关行政事务管理部门的职能,使得机关内部组织更加的协调和有序,并且能够为各项事务的开展提供更加满意的服务。
机关行政事务管理的主要任务就是针对机关事务进行检查和监督,除此之外,机关行政管理事务所涉及的内容还有很多,这些内容庞杂而繁复,机关行政事务管理所涉及到的工作内容和需要展开的职能少说也有20多种,这就使得我国的机关行政事务管理具有明显的综合性。
1.2机关行政事务管理的服务性机关行政事务管理的主要职能就是服务保障,在提供服务的过程中,使得机关行政事务管理工作能够顺利的发展。
就这一点来说,我国的行政机关事务管理具有一定的服务性质。
而具体的服务性主要体现在如下几个方面:
第一,利用完善的财政体系来对机关行政事务管理工作开展所需要的成本费用进行审核和预算支出,从而提供相应的财政保障。
第二,严格依据相关的法律法规来展开机关行政事务管理工作,从而规范相关人员的工作,为人们提供生活上的保障。
第三,信息宣传服务。
机关行政事务管理充分的进行社会宣传,使得机关行政事务管理部门的工作得以顺利的进行。
1.3机关行政事务管理内容较为琐碎当前我国的机关行政事务的管理主要就是体现在对于机关日常事务的处理上,其工作的复杂性主要就是表现在事无头绪上,因为行政事务管理主要日常主要就是对人与人之间的关系进行处理,另外对于人与物之间的关系也需要进行处理,管理内容十分的琐碎。
2机关行政事务管理存在的问题2.1机关行政事务管理的机构配置不合理机关行政事务管理的内容就是机关内部的工作事项、外部接洽的事项以及会务等。
另外,机关行政事务管理工作也会针对各组织工作内容以及任务进行管理和核定,并且还要对地方工作进行监督和管理等等,这些工作都积压在机关行政事务管理部门中,使得机关行政事务管理的负担加重,工作效率持续降低。
造成这种情况出现的主要原因就是因为我国目前的机关行政事务管理中的各个机构之间责任划分的不明确,机构职能的划分不合理,各个机构之间联系和配合不密切,从而使得机关行政事务管理工作开展的质量无法得到有效的提高。
2.2机关行政事务管理机构的人员配备不齐我国现阶段的机关行政事务管理机构还沿袭着传统的机制体系,管理部门的人员配备不够齐全,一些岗位安排的人员属于兼职人员,没有安排专门的管理人员。
而且很多的管理人员本身的综合素质并不高,对于管理的专业知识了解的并不全面,相关的管理技能掌握的也不够熟练,因此,使得机关行政事务管理的效率相对较低,另外,业务工作与综合工作需要同时开展的时候,由于人手的短缺,也使得这两个工作无法顺利的同时进行,导致工作中常常会出现厚此薄彼的情况,导致机关行政事务管理出现一面倒的现象,服务功能无法得到最大的体现。
2.3机关行政事务管理不够规范当前的很多机关行政事务管理工作存在着管理方法不科学,服务机制不健全的问题。
地方党委、政府的行政管理部门下设文秘科、信息科、研究室等部门,每个部门仅负责一项专门的工作,而基层的一些机关部门则是集合这所有部门的职责于一个部门。
工作量更大、人员更少、事情更杂。
3解决措施3.1调整规范机构,优化配置机关行政事务管理机构只有进行机构的调整和优化配置,才能够使得机关行政事务管理的职能可以有效的发挥出来,从而使得机关行政事务管理工作可以顺利的进行。
针对机关行政事务管理机构进行优化配置,使得相关管理工作开展更加的顺利,也使得各个机构管理工作的进行更加的规范化和科学化,并且不断的对机关行政事务管理职能进行强化处理,剔除一些职能重复的部门,合理的划分职能,明确各个工作人员的职责,制定相应的法律法规,从而使得机关行政事务管理部门可以严格的依照该法规来实施管理工作,并且发挥出其服务保障职能,以实现机关单位的可持续发展。
3.2强化干部队伍,提高人员素质机关局陆续开展高素质,高效率,高效果,肯实干的主题活动和演讲活动,以提高他们员工的综合素质,精神境界,让他们以最好的精神风貌来投入到工作中。
同时,政府也要大力提倡团结友爱、诚实礼貌、勤俭节约,尊老爱幼等基本的道德规范,在其内部也要积极开展各种学习教育活动,以增强全体职工对工作的责任感,把工作当成自己的事儿来做,形成团结互助,勇往直前,乐于为人民服务的优良品德。
机关中开设职工岗位的培训班,培养员工的先进工作技能,使他们善于总结归纳在工作中获得的经验和一些失败的教训,全面提升工作能力。
3.3优化管理制度,精化工作流程机关局可以举办各种活动,组织局内各处(科)室所属事业单位以现有机构和职业技能为基础,根据自身工作职责和岗位的不同进行分工,根据自身能力的不同,喜好的的不同,深入挖掘广大职工的内在潜能,以便重新修订相关的管理制度和规范的管理体系,从而可以更深一步整合现有的后勤资源,使之更好地被利用,努力提高员工的工作效率,增加职工的实践能力,并在实践中给予相应的指导,使之更加规范。
结束语机关行政事务管理的工作效率对于我国的社会发展过程影响是很大的,随着当前世界经济一体化进程的加快,我们要积极提高我国机关行政事务管理的工作质量以及工作效率,这样才能够跟上时代前进的脚步,不断提高我国整个社会系统的经济效率,实现真正的全面发展与进步。
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