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采购控制精细化管理制度
采购控制精细化管理制度
第1章采购岗位职责1
1.1采购总监1
1.2采购经理2
1.3采购计划主管3
1.4采购预算主管3
1.5供应商主管4
1.6采购合同主管5
1.7采购验收主管5
1.8招标采购主管6
1.9采购审计主管6
1.10采购专员7
1.11采购文员8
第2章采购计划9
采购计划制度规范9
1采购计划管理制度9
1采购计划编制办法11
1采购订单计划制订规范13
1零星采购管理办法16
1采购申请审批制度18
采购计划工具表单19
1物资请购单19
1年度采购计划表20
1物资采购计划表20
1采购计划变更表20
1临时采购计划表21
1认证计划说明书21
第3章采购预算22
采购预算制度规范22
1采购预算管理办法22
1采购预算审批规范24
1采购预算变更控制办法26
采购预算工具表单28
1年度采购预算表28
1采购预算控制表28
1采购预算审核表29
1采购预算变更表29
1原材料采购预算表29
1固定资产采购预算表30
1辅助材料采购预算表30
1采购资金季度预算表30
1采购资金年度预算表31
第4章采购合同管理32
采购合同制度规范32
1采购合同管理制度32
1合同执行管理制度35
1合同纠纷管理制度37
采购合同工具表单40
1采购合同约定表40
1采购合同评审表41
1采购合同汇总表42
1合同风险评估表42
第5章采购谈判管理44
采购谈判制度规范44
1采购谈判实施细则44
1采购谈判礼仪规范47
1采购谈判小组组建规范49
1采购谈判冲突解决办法51
1采购谈判技巧应用规范52
1竞争性谈判采贝^管理办法55
1特殊物资采购谈判管理办法58
采购谈判工具表单59
1谈判计划表59
1谈判事项记录表59
1谈判议程纪要表60
1采购议价记录表60
1谈判人员考核表61
1谈判僵局分析表61
1谈判步骤参照表62
1谈判桌局势分析表62
1对手谈判意愿分析表63
1谈判桌上开局技巧分析表63
第6章订单跟踪管理64
订单跟踪制度规范64
♦订单跟踪工作规范64
♦订单状态跟踪管理制度66
♦订单异常处理管理制度69
♦供应商分级跟踪管理制度71
订单跟踪工具表单73
♦订单进程表73
♦订单异常表73
♦催货通知单74
♦采购订单跟催表74
♦异常订单反馈表74
♦采购追踪记录表75
第7章采购交期管理76
1交期管理制度规范76
1订单交期保证办法76
1紧急采购控制制度79
1当地采购周期控制办法82
1交期管理工具表单83
1采购进度控制表83
1交期变更联络单84
1供应商交期计划表84
1供应商交期变更单84
1采购交货延迟检讨表84
1供应商交期延误一览表85
1供应商交货状况分析表85
第8章采购验收管理86
1采购验收制度规范86
1采购验收管理制度86
1采购退货管理制度90
1采购质量控制制度91
1采购品质保证制度95
1电器设备验收管理制度99
1商超采购商品退换作业办法102
1采购验收工具表单104
1验收清单表104
1退货登记表105
1退货换货清单105
1检验异常报告105
1采购质量控制表106
1采购检验报告单106
1特采作业申请单107
第9章采购结算管理108
1采购结算制度规范108
1采购结算管理制度108
1采购付款管理办法109
1采购付款对账管理制度110
1预付账款审批管理制度112
1预付账款追踪检查制度113
1采购结算工具表单115
1采购结算单115
1预付申请单116
1账款核对表116
1应付账款明细表116
1现金采购申请表117
第10章采购库存管理118
1采购库存制度规范118
1库存计划管理制度118
1库存周转管理制度120
1库存呆滞品管理制度122
1采购库存工具表单124
1库存计划表124
1补货计划表124
1库存物资清单125
1物资存量明细表125
1呆滞品申请处理表125
1呆滞品处理损益报告126
第11章采购成本控制127
1采购成本制度规范127
1采购询价管理制度127
1采购成本管控制度128
1采购价格管控制度131
1采购成本核算管理办法132
1采购成本工具表单135
1采购询价单135
1成本预算表135
1成本费用单135
1采购询价记录表136
1采购价格审议表136
1运输方案审批单137
1采购成本计算表138
第12章采购招标管理139
采购招标制度规范139
1采购招标管理制度139
1招投标文件管理制度143
1招标文件评审制度145
1投标文件评审制度147
1招标争议处理办法149
采购招标工具表单151
1招标信息登记表151
1招标委托申请表152
1标书评审表153
1开标记录表154
1招标比价表155
1评标小组名单155
1投标文件偏差汇总表155
1投标文件评审结论表155
第13章项目采购管理157
1项目采购制度规范157
1项目采购管理制度157
1项目采购作业管理制度161
1项目采购交期控制制度163
1项目采购工具表单166
1项目采购计划表166
1项目采购申请表166
1项目采购询价单166
1项目采购控制表167
1项目采购验收单167
第14章采购信息管理169
1采购信息制度规范169
1采购信息收集制度169
1供应商信息管理制度171
1采购信息系统使用制度173
1采购信息保密制度175
1采购信息工具表单178
1供应商信息表178
1信息系统权限表179
1档案借阅申请单180
第15章采购审计管理181
1采购审计制度规范181
1.3采购执行审计制度181
1.3采购稽核管理制度182
1.3物资采购审计办法183
1.3合同审计管理办法185
1采购审计工具表单188
1.4项目采购审计计划表188
1.4采购审计实施计划表189
1.4采购付款审计表189
1.4审计工作底稿190
1.4审计工作总结表190
第16章采购贿赂管理192
1采购贿赂制度规范192
1反采购贿赂管理办法192
1采购贿赂处理办法193
1采购贿赂工具表单196
1预防采购贿赂调查表196
1采购贿赂治理工作调查表197
1采购贿赂事件查处汇总表197
1已查结采购贿赂事件专报表198
第1章采购岗位职责
1.1采购总监
岗位名称
采购总监
部门名称/编号
采购部
直接上级
分管副总
职责概述
根据企业运营需要制定企业的米购战略规划、工作方针和工作目标等,监督指导采购工作,确保物资按时、保质、保量供应
工作职责
不相容职责
1
制定米购战略规划、米购部工作方针和工作目标
♦落实采购战略规划和方针
♦落实各项采购管理制度
♦制定年度采购预算和计划
♦参与米购执行和付款过程
♦制定米购价格
2
依据企业管理要求和米购战略,建立健全企业米购管理制度,监督采购管理制度的落实情况
3
设计采购部的组织结构,明确下属人员的工作职责,筛选并任用采购部主管及以上工作人员
4
审批年度采购预算和采购计划
5
审批特殊请购、大额米购和重要米购合同
6
对米购物资的种类和价格进行审核
7
根据米购业务模式和各岗位职责分,情况,制定科学合理的采购流程
8
主持采购招标和采购合同评审工作,签订采购合同,并监督执行
9
监督采购进展情况,指导下属开展采购监督跟单、催货工作,进行采购交期管理
10
审阅下属提交的《米购质量检验报告》,并预防
米购物资质量事故
11
负责米购管理人员的招聘、考核、指导工作
生效日期
批准日期
1.2采购经理
岗位名称
部门名称/编号
直接上级
工作职责
不相容职责
1
协助米购总监制定米购战略规划、工作方针等,并协
助其建立健全企业的采购管理制度、工作标准
♦监督采购制度落
2
积极落实各项采购管理制度和相关规范、工作标准等
实情况
3
负责制订企业米购预算的米购计划,并报上级审批
♦审批年度采购预
4
负责向上级报请特殊米购、大额请购和重要米购合同
算和计划
5
审核物资的种类和米购价格、并报米购总监审批
♦审批特殊采购、
6
组织下属人员调查和审查供应商,并根据审查结果确
定供应商,制定合格供应商名单,报上级审批
大额请购和重要采购合同
7
指导吓属员工做好各项米购招标、询价米购工作,起
草并制定《采购合同》
♦批准计划外采购项目
8
控制采购进度,指导采购专员开展采购跟单、催货工作
♦参与执行采购、付款过程
9
组织开展米购进料质量检验工作,并监督米购检验过
程,审核《采购质量检验报告》
♦起草米购合同,审批采购价格
10
管理部门内部人员,并对下属人员进行指导和培训
♦审批供应商名单
11
对米购部下属人员进行考核和评价
生效日期
批准日期
根据上级制定的采购战略规划、工作方针和工作目标等,指导开展采购的各项业务,根据企业生产运营的需要制订企业的采购计划,组织采购原材料、设备等物资,选择和管理供应商,确保企业所需物资能够得到适时、保质、保量的供应
职责概述
1.3采购计划主管
岗位名称
采购计划主管
部门名称/编号
采购部
直接上级
采购经理
职责概述
根据企业的米购战略规划等制订年度米购计划,并根据企业日常物资需求情况制定采购工作计划,积极落实采购计划,确保计划按时完成
工作职责
不相容职责
1
根据企业年度销售计划、生产计划和战略规划等制订企业年度采购计划,并对其进行分解
♦审批采购作业计划
♦审批采购订单
2
接收各部门的“请购单”,并对其进行审核与汇总,制订采购物资需求计划
3
根据米购物资需求计划和年度米购计划,制订具体的采购作业计划,并报上级领导审批
4
根据米购作业计划和具体的需求计划编制米购订单
5
监督米购作业执行过程,查看米购专员是否按照计划完成采购工作,为日后改进工作奠定基础
生效日期
批准日期
1.4采购预算主管
岗位名称
采购预算主管
部门名称/编号
采购部
直接上级
采购经理
职责概述
根据企业的米购战略规划和年度预算制定米购年度预算,并根据具体的米购工作将预算进行分解,制定详细预算;监督采购预算的执行过程,确保将采购费用控制在预算范围之内
工作职责
不相容职责
1
收集采购预算的编制依据,编制年度采购预算并上报领导审批
♦审批采购预算
♦执行采购费用和
预算
♦掌握采购支出
2
监督采购预算的执行情况,确保采购预算不超支
3
执行采购成本控制措施,并审核采购支出
4
根据米购需求的变化情况,修订米购预算,并及时上报
5
对采购预算的执行情况进行分析,并编制分析报告
生效日期
批准日期
1.5供应商主管
岗位名称
供应商主管
部门名称/编号
采购部
直接上级
采购经理
职责概述
根据企业的米购需求情况开展供应商调查、供应商评选、供应商认证、供应商维护、供应商考核与评价等工作,为企业建立稳定可靠的供应商队伍
工作职责
不相容职责
1
制定和完善供应商开发流程,并监督、执行
♦与供应商谈判价格
♦与供应商签订合同
♦确定某项采购的供
应商
2
制订并执行供应商开发“划
3
负责对潜在供应商的拜访和评估工作,选择与推荐潜在供应商
4
开展产品的询价、比价、议价工作,负责样品价格的确认及分析
5
组织做好供应商评估与审核工作,及时记录评审过程
6
定期开展市场行情调查,收集整理市场信息,汇报供应商情况及编制分析报告
7
根据供应商的日常表现,对供应商进行考核,并根据考核结果,及时指导供应商工作,使其改进产品或服务
8
协助米购经理对供应商供货、质量、交期和售后服务进行监督
9
定期拜访供应商,做好供应商维护工作
10
建立供应商管理档案,及时收录供应商信息;随时更新供应商管理档案,将供应商发生的重大事件及变动记录在呆
11
定期对供应商数据库进行核查与管理
12
安排下属人员的日常工作,协调供应商管理工作与本部门其他工作之间的关系
生效日期
批准日期
1.6采购合同主管
岗位名称
采购合同主管
部门名称/编号
采购部
直接上级
采购经理
职责概述
起草、制定并落实米购合同管理规范,与供应商开展合同谈判,起草并送审采购合同,负责采购合同的执行工作
工作职责
不相容职责
1
协助采购总监、采购经理制定采购合同管理制度与相关流程、规范,并按照制度规范指导工作
♦审批采购合同
1执行采购作业过
程
2选择供应商
3对供应商付款
2
编制统一的日常米购合同范本,并及时报上级领导
批准
3
协助上级领导开展米购谈判工作,并记录谈判过程
4
根据采购谈判、采购询价等结果,起草采购合同,并及时送审
5
在合同谈判和采购合同执行的过程中,实施合同风
险防范措施
6
跟踪采购合同的签订过程,并及时将合同进行备份
和归档
7
整理、汇总并归档采购合同的相关资料
8
及时将合同中规定的相关内容传送给责任人
生效日期
批准日期
1.7采购验收主管
岗位名称
采购验收主管
部门名称/编号
采购部
直接上级
采购经理
职责概述
制定并落实米购质量规范,对米购的物资进行验收,剔除不合格品,确保采购物资的质量能够满足企业要求
工作职责
不相容职责
1
协助米购经理、质量管理部制定各类米购物资检验标准和规范,并积极落实
♦选择供应商
♦执行采购作业过程
♦进行特采决策
2
负责组织对供应商进行质量评审和认证工作,提出米购物资的供应商质量标准
3
组织开展对米购物资的质量检验工作,识别并认真记录各类物资质量问题,填写“米购检验报告单”,
登记质量原始记录
4
妥善处理米购物资的质量异常状况,并向上级领导提出合理的处理意见
5
根据质量检验记录情况,定期对米购物资的质量进行统计分析,并对供应商进行质量评价
6
针对各类米购物资的规格、质量向供应商提出质量改善建议
生效日期
批准日期
1.8招标采购主管
岗位名称招标采购主管部门名称/编号采购部直接上级采购经理
根据招标采购工作规范执行招标工作,编制招标文件,发布招标公告,并对招标过程进行评审
工作职责
不相容职责
1
协助采购总监,采购经理制定招标采购工作规范
1制定招标工作规范
2制定标底价格
3制止米购标准
4参与评标结果的确定
5组织招标后的合同谈判与起草,作
2
根据招标采购工作规范组织招标采购工作,做好招标采购准备
3
根据物资需求部门或项目需求等编制招标文件,并在各类媒体上发布招标公告
4
组织开展邀标、资格预审、考察等招标准备工作,并对通过资格预审的投标人发售招标文件
5
及时组织开标、评标会议,确定评标人员,并进行评标、定标
6
负责就招标过程中的事项和问题为投标人答疑
7
P联系相关权限人员,安排合同签订工作
生效日期
批准日期
1.9采购审计主管
岗位名称
米购审计主管
部门名称/编号
直接上级
审计部经理
职责概述
对米购工作的各个环节进行审计,找出米购工作中的问题,确保米购管理各个环节都符合企业内部控制管理规范
工作职责
不相容职责
1
对公司采购内部控制制度的建立健全和执行情况进行检查与评价
♦参与米购业务执行
♦参与米购预算和决算工作
♦参与米购付款工作
2
制订并实施年度审计计划,执行专项审计和常规审计
3
对米购预算和决算、米购费用的支出情况进行审计
4
审查米购招标过程的规范性,招标文件编制的规范性,评标过程的公平性,采购合同等的合法性和有效性
5
对物资验收、入库、计量、价格和货款支付等业务的合法性和有效性等进行审查和评价
6
对米购存货与成本、米购人员成本支出等进行审查
7
对米购过程中各项人员职责的相容性进行审查,并对不
合理之处进行纠正
8
独立完成审计报告
生效日期
批准日期
1.10采购专员
岗位名称
采购专员部门名称/编号
采购部直接上级采购经理
职责概述
协助采购经理和各级主管制定采购计划与预算,参与采购谈判支持工作,起草各类采购文件并及时上报,协助相关人员完成采购跟催、验收和付款等工作,确保采购过程顺利进行
工作职责
不相容职责
1
协助采购计划主管编制单项采购工作计划,并及时上交
♦审核各项采购文件
♦制定采购价格
♦实施采购付款结算
♦选择供应商
2
协助采购预算主管编制采购预算,并独立编制小额单项采购预算,及时上报
3
完成对在途货物的跟踪,并及时催交货物
4
协助质量管理部和仓储部进行米购物资的接收工作
5
接货后及时向供应商发送“收货单”,并向财务部提交付款申请
6
对小额单项采购工作进行总结,并分析采购成本
7
向上级领导提出降低采购成本、提高采购效率的建议
生效日期
批准日期
1.11采购文员
岗位名称采购文员部门名称/编号采购部直接上级采购专员
职责概述协助上级领导及采购专员做好采购信息收集、汇总、分类等工作,并做好
采购过程记录,完成各项采购文件的印制、传递、整理、归档等,协助采购专员顺利开展各项工作
工作职责
不相容职责
1
收集供应商信息及文件资料,建立供应商信息资源库
♦编制各类采购文件
♦参与采购决策
♦制止米购标准
2
协助供应商管理人员进行供应商的联络、接待工作
3
进行合同校对、编修、理顺、装订、保管并办理送审手续
4
做好各项采购工作的记录,并对记录及时进行整理和归档
5
及时将米购产品目录输入系统,并对其进行更新和调整
6
按照米购专员的意愿向供应商发出订单
7
完成各项采购信息收集和采购数据统计工作,及时进行统计结果分析
8
完成上级领导或米购专员交办的其他任务
生效日期
批准日期
第2章采购计划
1采购计划制度规范
1采购计划管理制度
采购计划是指企业管理人员在了解市场供求情况、认识企业生产经营活动过程和掌握物
料消耗规律的基础上对计划期内物料采购管理活动所做的预见性安排和部署。
做好采购计划
管理,有助于企业规范采购工作和部署,提高采购管理工作水平。
采购计划管理制度
第1章总则
第1条目的
为了达到如下目的,特制定本制度。
1.加强采购计划的管理,保证公司各部门的采购工作按时按质地完成,确保公司生产经营活动顺利有序地进行。
2.采购部凭采购预算进行采购,财务部据预算筹措和安排采购所需的资金,控制采购费
用的支出。
32条适用范围
本制度适用于采购部负责的所有物资采购计划制订和预算管理工作。
43条管理职责
1.采购部经理负责年度、季度、月度采购计划与预算的审批与控制工作。
2.采购计划主管负责年度、季度、月度、临时采购计划与采购预算编制工作的组织与审核。
3.采购计划专员负责单项采购活动计划和预算的编制工作。
44条采购计划原则
1.现有库存不能满足的采购申请才能够被列入采购计划之中。
2.能在本公司内部采购的,不得采用外购的形式。
第2章采购需求确定
35条采购需求预测
1.在进行采购需求分析之前,采购计划人员应收集采购历史数据、市场销售计划、生
产计划等各类数据,为预测采购需求做好准备。
2.采购计划人员需将收集到的资料分类整理,以方便使用。
36条物资请购
1.各请购部门应当及时汇总部门内部的物资需求,并编制“物资请购单”。
2.各请购部门需在规定的提前期内,将“物资请购单”及时提交至采购部。
37条物资需求汇总
1.采购计划人员需将各部门的物资请购需求进行汇总并及时编制“物资需求汇总表”。
2.采购计划人员应将各部门的物资需求进行汇总分析,并与历史数据进行对比,查看需求是否合理。
第8条确定物资需求量
4.采购计划人员应首先根据需求预测以及各部门的实际需求状况,确定独立需求物资的
需求数量。
5.独立需求物资订购批量和订购点的确定可以采用订量订货模型和订期订货模型。
6.确定好独立需求物资的需求数量之后,采购计划人员应当进一步确定相关需求物资的
需求数量。
7.相关需求物资数量的确定可以用传统的订货点法处理,也可按照相关产品的需求量进
行分解。
8.确定上述两类物资需求数量之后,应当根据库存状况及在途物资的状况,确定采购需求数量。
9.采购需求数量可以由净需求数量扣减可用库存数量和即将到货的物资数量后确定。
第3章采购计划的编制与审核
第9条采购计划的编制依据
采购计划人员在制订采购计划时应考虑经营计划、需求部门的采购申请、年度采购预算、
库存状况和公司现金流状况等相关因素。
第10条采购计划的编制步骤
.采购计划人员应明确公司经营计划,掌握公司于每年年底制定的下一年度经营目标。
.采购计划人员需掌握市场部根据经营目标、客户订单意向、市场预测等资料所做的市场销售预测情况。
.采购计划人员应明确公司生产计划和库存状况,及时掌握生产部根据销售预测计划制
订的生产计划和物资需求计划。
.采购计划人员应汇总各种物资的需求和请购单据,并据此编制采购计划。
第11条采购计划的审核审批
.采购计划由采购部根据审批后的“采购申请表”制订,年度采购计划需报请公司总经理办公室进行审批;月度采购计划报请主管副总进行审批;短期采购计划由采购部经理批准
执行。
采购急需物资应填写“紧急采购申请表”,经部门负责人审核签字、公司主管副总核
准后列入采购范围。
.采购计划应同时报送财务部门审核,以便公司各项资金计划工作的完成。
第12条采购计划审核内容
采购部或财务部的相关领导在审核采购计划时,应着重审核采购计划中的以下内容。
5.各项采购计划的口径是否一致。
6.采购计划与销售计划、生产计划的相符性。
7.采购计划制订过程中所采用的物资需求计划与物资清单、库存状况等资料是否相符。
8.采购计划中各类物资的数量、计划单价、金额等是否合理。
第4章采购计划的执行管理
第13条采购计划分解
.采购计划主管应将审批后的计划进行分解,分解过程包括两类:
将采购计划按照时间分解和将采购计划按照职位分解。
.采购计划分别按照时间和职位进行分解后,便可变为一项项的采购任务。
第14条采购任务的下达
.对采购计划进行分解后,采购部还需对采购任务进行进一步的执行落实。
.采购部经理需将采购任务分配到人,并落实责任,向采购人员说明采购的品种、数量、
价格、期限和供应商的情况等内容。
.采购部经理需判断采购作业是否属于大额采购,对不同的采购作业采取不同的执行方
法。
大额采购由采购部经理签发“采购控制书”并报请总经理审批后,按照采购作业计划执
行采购任务;小额采购可由采购部经理直接安排采购工作。
15条采购任务执行
1.采购计划主管应对采购部执行计划的过程进行监督。
2.采购部应当做好采购过程中采购
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- 采购 控制 精细 管理制度