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秘书学
1.秘书学的研究对象。
2.开设秘书学课程的目的与意义。
第二讲 秘书人员
1.比较下列几个秘书定义的优点及不足之处(提示:
根据教材中对秘书所下的定义来比较,不能简单地照搬照抄)
(1)秘书是一种职务,泛指所有管理文书并协助领导处理日常工作,为领导工作服务的人员。
(2)秘书是为政府、企事业等单位或个人服务的,助理政务、管理事务的工作人员。
(3)秘书是帮助上司处理各种事务的工作人员。
(4)秘书就是能使上司专心致志地从事其本职工作的辅助人员。
(教材p122)
2.仔细阅读教材p34~35乔治·华格纳教授提供的案例及其分析,体会四种作法的差异,能够解释为什么第三种做法最糟糕。
3.就现实需求和客观条件而言,秘书的培养目标首先应该如何确定?
4.秘书部门及秘书人员在优化群体中能够发挥哪些作用?
5.分析下列十条管理经验:
①依个人专长选择最适当的人选,彼此撷长补短,又保持多元性;
②了解团队的工作是什么,以及这些工作的重要性何在;
③激发个人与团队的工作动力,提高他们努力工作的意愿;
④让每位成员有足够的技能、人际与知识,并激发他们的潜能;
⑤有良好的沟通,彼此的关系形成信任与尊重;
⑥团队有弹性,能视需要改变架构和做事流程,并能适应多变环境;
⑦设定绩效目标和解决问题的方法,并追踪成果;
⑧以正面的肯定或给予嘉许,促进团队的学习、成长和满意度;
⑨让成员对身为团队其中一员感到光荣与兴奋,有向心力及信心;
⑩随时注意团队的发展情况,配合需求应用不同的领导型态。
(载《南方都市报》2002年3月31日第53版,原题为《让你的团队动起来》)
第三讲 秘书机构
1.列明秘书机构的基本职能和主要任务。
2.为什么秘书机构的领导关系可以形象地概括为“各为其‘主’”、“各自为‘营’”?
第四讲 秘书工作
1.如何全面、准确地理解秘书工作的辅助性?
2.如何结合实际,灵活变通地理解1985年第三次秘书长办公厅主任会议确定的“三服务”?
3.如何全面理解评价秘书工作的有效性标准?
4.结合各自的工作实践或者阅读经历,分析下面这篇报道的现实价值:
一位老牌办公室主任的经验总结
(正文略)
第五讲 中国秘书工作简史
1.唐代三省分工制与秘书工作有关的内容是什么?
2.从现代公文处理的角度分析宋代公文制度的特点。
(提示:
重新温习教材所附2001年最新版《国家行政机关公文处理办法》)
3.如何分别从领导和秘书的角度理解抗战时期陕甘宁边区政府《政务会议暂行规程》的两条规定:
① 秘书人员必须“尊重政务与
事务之区别”;
②在需要的情况下,经会议许可,秘书方可临时出席会议,“有发言权,无表决权”。
第六讲 境外秘书工作简介
1.港台及境外的秘书工作中,有哪些值得借鉴的秘书观念?
2.阅读下面这篇文章,并与本章某些内容进行对照。
另类秘书
(正文略)
4.试将对待加班加点的两种认识加以比较:
①“秘书人员工作量大,既要办常规性工作,又要处理突发性事件,至于额外事务,则更多。
对他们来说,加班加点是家常便饭。
然而,与他们的付出极不相称的是,生活待遇极低。
”
②苏珊说:
“不要认为我每天都加班工作,我并不是每天如此,只是在绝对必要时才这样做。
我认为我必须时时有所准备,以迎接这种情况的发生。
”(p413)
第七讲 办公室工作
对下面这道情景分析题的参考答案进行分析,如有必要,可对其内容及分值重新安排。
情景题:
秘书正在接听电话时如何处理有客人来访这一事件?
参考答案:
①礼貌地暂时中断电话,向来访者微笑问好,示意其稍候。
(6分)②尽快结束电话。
(5分)③询问来访者的身份、意图,并做出适当处理。
(6分)④做来访登记。
(2分)⑤连贯表述。
(3分)
第八讲 会务工作
1.下列《有效会议的准则》共有十条,你认为哪几条最难实行?
并简要说明理由。
①会议目的要清楚明确,议题三个最适宜。
②与会人员要精选,四至十人最理想。
③会前有资料,以免空口讲白话。
④避免马拉松式会议,一小时为宜,二小时为极限,准时开始,准时结束。
⑤每人发言时间控制在五分钟之内,言简意赅,掌握重点,不偏离主题。
⑥主席应带动讨论,激发创意,立场中立,化解冲突。
⑦开放心胸倾听,尊重别人不同的意见,分享他人的想法与感受。
⑧会议务必达成决议,决议之事指派专人负责提出行动计划。
⑨会议记录要忠实和完整,三天内分发给每位与会者及相关人士。
⑩追踪会后各项决议的行动及结果。
(载《南方都市报》2002.4.14)
2.案例分析:
辽宁省青年友好参观团在日本富士山县活动时,中方团长接过日方官员送上的会议程序,只见上面写着:
“中方发言时间:
10点17分20秒至18分20秒。
”他不禁楞住了,只好把原来的讲稿从十几页删削成五页、三页,最后删到一页。
第二天,中方团长像别的发言者一样,跑步上场。
他的发言干净利落,因为被台下几次掌声打断,才拖延了30秒。
事后,这位团长感慨地说:
“这件事给我的启示太大了。
”
请问:
(1)日方官员如此安排外宾的发言时间,是否失礼?
为什么?
(2)请推测这位团长的启示可能会包含哪些内容?
3.分析下面这份会议日程表的优缺点:
教育部全国高校应用写作骨干教师研讨会日程
日期
时间
地点
内容
备注
12月21日
整天
香溢大酒店一楼大厅(会务组在7002室)
会议报到
1.午餐凭票。
2.晚餐5:
30凭代表证在宾馆二楼餐厅。
12月22日
上午8:
00-11:
30
下午2:
00-5:
30
宁波高专
3号教学楼
320教室
听 课
1.早餐7:
00凭代表证在宾馆二楼早餐厅。
2.上午7:
50在宾馆大厅集合。
3.中餐11:
30凭代表证在宾馆二楼餐厅。
12月23日
上午8:
00-11:
30
下午2:
00-5:
30
宁波高专
逸夫信息中心报告厅
参加第六届现代
应用文研讨会
就餐时间同上
12月24日
上午8:
00-11:
30
下午2:
00-5:
30
宁波高专
3号教学楼
320教室
听 课
讨论、总结
闭幕式
就餐时间同上
12月25日
上午7:
30
1.奉化溪口
2.天一阁
参观、游览
在宾馆大厅
集合
第九讲 调研工作与信息工作
1.案例分析一:
在某次全国人大会议期间,原黑龙江省省长邵惠奇谈及被大加推崇的领导下基层“当场拍板”这一问题时,说了这样一句话:
“我对一些重大事情可不敢动辄就‘当场拍板’。
”
请就此谈一谈调查研究与“当场拍板”的关系。
作为领导者的重要助手,秘书人员又能从中获得怎样的启示?
2.案例分析二:
某市人民政府向属下企业发出一份文件,内容是提高退休工人的生活补贴。
当时,该市的大多数企业纷纷出现经济滑坡现象,资金短缺,开工不足,不少在岗工人的工资都很难按月发放。
接到此文件后,几乎所有的企业都反映无法执行。
但此事已经媒体报道,退休工人于是不断上访,坚决要求落实政策。
市政府考虑再三,最终还是草草收回文件,重新加以修改。
根据此案例,分析一下调查研究在决策中的作用。
第十讲 协调工作
1.案例分析
某公司领导层决定对三个特殊岗位实行特殊津贴政策,消息刚刚公布,立即引起了在其他岗位工作多年的部分员工的不满。
公司领导经过慎重考虑,决定继续执行既定政策,同时要求办公室做好不满员工的说服工作,保证政策的顺利落实。
问题:
派谁去做说服工作比较合适?
为什么?
请为负责协调的这位同志设计一个有效的说服方案。
2.如何看待秘书人员的“编故事”?
文书工作、督查工作、信访工作
1.指出以下公文存在的问题,并予以修改。
(提示:
“问题”包括内容与格式两方面的;答题程序是:
先指出问题所在,再誊正一遍)
机关游泳池办证的通知
机关各直属单位:
机关游泳池定于六月一日正式开放,六月十日起开始办理游泳证。
请你们接此通知后,按下列规定,于元月三十日前到机关俱乐部办理游泳手续。
一、办证对象:
仅限你单位干
部或职工身体健康者。
二、办证方法:
由你单位统一
登记名单、加盖印章到俱乐部
办理,交一张免冠照片。
三、每个游泳证收费五角。
四、凭证入池游泳,主动示证,
遵守纪律,听从管理人员指
挥。
不得将此证转让他人使
用,违者没收作废。
五、家属游泳,一律凭家属证,
临时购买另票,在规定的开放
时间内入池。
××俱乐部
×年×月××日
2.正确使用公文的标题(另有PPT展示)
3.案例分析
1988年4月,某省科学院办公室副主任接待了所属单位植物园原职工黄某的来访。
黄某声称,1961年他被单位精简回乡,现听说省里出台了一个新文件,规定凡1960至1961年期间被精简回乡的人员,都可以落实政策回原单位工作。
所以,他要求尽快恢复公职。
副主任听说后,答复说:
“按时间是符合政策的,你先回植物园,到时候再通知你。
”后经调查核实,黄某1961年是因盗窃公物而被开除的,根本不符合此次的政策规定,不能恢复公职。
黄某得知后大吵大闹,经多方出面解释、劝说,这才了解。
在此案例中,办公室副主任有何失误?
这一失误对于秘书人员处理类似问题有哪些启示?
假如黄某赖在原单位不走,又该怎么办?
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