文控信息管理办法B版.docx
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文控信息管理办法B版.docx
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文控信息管理办法B版
输气管道复线工程
文控信息管理办法
(B版)
编号:
-0100-CX-006-2008
监理有限责任公司
输气管道复线工程监理部
管道建设项目经理部项目部
名称
签字
日期
名称
签字
日期
编制
审核
校对
批准
审核
批准
第一章总则
第一条概述
项目中所发生的各种通信往来文件是整个项目从始至终不可缺少的纽带,在项目运行过程中起到管理和控制作用,也是整个项目的原始依据。
为保证项目中信息传递的及时、准确和对文件审批、执行状态的准确掌握,应着重对信息处理过程进行控制。
在项目开始前,针对项目的特点,研究建立一套既符合国际惯例又切实可行,而且行之有效的管理系统,真正把纸面上的程序一步一步落实到位,实现国际工程项目对项目信息和文件要求达到快速反映、准确到位的控制目的。
第二条项目名称
输气管道复线工程
第三条项目各方
•业主:
中国石油管道建设项目经理部。
•项目部:
是中国石油管道建设项目经理部的派出机构,简称项目部。
•政府质量监督:
是国家授权对工程项目建设进行质量监督评定的权威性机构。
•驻厂监造:
驻厂监造单位代表业主按照合同的约定履行设备、材料监造任务,对甲供物资生产进行监督管理。
•监理部:
受业主委托,协助业主进行输气管道复线工程项目管理,承担本工程项目建设全过程监理任务的执行机构。
•监理区段:
承担输气管道复线工程施工标段监理任务的执行机构,并受监理部管理。
•EPC总承包商:
与业主签订EPC总承包合同,承担输气管道复线工程总承包任务的承包商。
•EPC项目部:
是实施输气管道复线工程总承包管理的执行机构。
•设计承包商:
由EPC项目部委托实施输气管道复线工程详细勘察、施工图设计及现场服务的承包商。
•物资采购代理商:
由EPC项目部委托实施输气管道复线工程自购物资采购的服务商。
•施工承包商:
由业主或EPC项目部招标确定、经业主批准并与EPC项目部签订合同的承包商。
第二章项目文件管理控制
第四条范围
该项目通信与文件控制管理办法适用于输气管道复线工程项目总体工程管理。
本管理办法规定了项目部、工程监理、EPC项目部等项目各方之间的通信方式、文件编码规则、管理与控制程序。
第五条定义
1.项目通信(信函)文件:
是指项目部、工程监理、EPC总承包商等各方之间通信联络及工程监理内部用于联络的通信函件。
2.项目程序文件:
指本监理部内部及与项目部、EPC项目部及其它相关方之间往来的项目工作执行文件、程序文件、项目记录等文件。
第六条编码系统
各参建单位文控管理人员应根据项目部工程管理办公室编制的《项目文件编码系统》(见附件1)中的参考编码分配给每一份文件。
第七条编码系统的组成
编码系统是由文件起源单位代码、项目代码、文件或图纸类别码、文件序号代码、年份等5个子系统组成。
第八条代码和编码
在文件系统中,用字母或数字标识一个被管理对象,这个字母或数字就叫做代码。
代码具有唯一性。
由代码组成的码值叫做编码。
第九条编码规则
编码系统的组成
工程项目往来公文类文件编码由:
文件起源代码、项目代码、流水号、年号4部分按顺序组成。
例:
GJXXXX
XXXX
XXXX
XXXX
文件起源代码
项目代码
流水号
年号
除项目往来公文类文件外的其它类别管理文件编码由:
文件起源代码、项目代码、文件/图纸类别编码、文件序号编码、年号五部分按顺序组成。
GJXXXX
XXXX
XXXX
XXXX
XXXX
文件起源代码
项目代码
文件/图纸类别编码
流水号
年号
第十条职责
(1)项目各参建单位具有签字权限的负责人负责发出和接收信函文件的批准签发和阅批。
(2)各参建单位部门负责人负责本部门发出信函文件的审核。
(3)具体经办人负责本部门发出信函文件的起草。
(4)文控管理人员负责根据《项目文件编码系统》及统一的信函文件格式编排,并进行收发、传递控制和存档。
第十一条项目信函文件的处理
1.通信(信函)管理及编码分配
(1)全部通信(信函)文件相应的参考号码由文控管理人员统一分配并保留在相应的通信登记文件中,全部信函文件管理登记的记录文件必须单独建立相应的数据库进行管理,要求达到文件的快速查阅功能。
信函文件要由文控管理人员在数据库存档时按照文件的最终版的时间进行排序并分类管理。
文件系统应建立纸介质(硬拷贝)和电子版(软拷贝)两套存档系统。
(2)各参建单位应建立通信联络系统,以保证各方之间相互通信联系的通畅。
项目各方信函文件来往应按照《项目文件编码系统》将信函文件进行编码分配,不得将信函文件的编码重复。
2.信函文件的控制
项目各方之间的信函文件传递应除按照《项目文件编码系统》将信函文件进行编码分配外还应在文件上由项目具有签字权的负责人签发,同时加盖项目公章才能进行传递,并视为有效性。
3.信函文件的接收与发出
(1)各参建单位在信函文件传递过程中,当接受收到信函文件后,首先由本单位的文控管理人员签字确认信函文件已收到并回复发文单位,以保证信息的及时性,此后有文控管理人员按照《项目文件编码系统》相关要求进行分类编码登记(分硬拷贝和软拷贝登记),以便文件查找快捷。
在分类登记时应标明接受到的信函文件编号、日期、起草人姓名和题目,并标注是否需回复。
信函文件内部传送应按照本单位制定呈批程序进行,由文控管理人员将本单位项目负责人批示进行传送,最终使信函文件闭合。
(2)信函文件发出前由文控管理人员按照《项目文件编码系统》相关要求编码,信函文件应套用本项目制定的统一信函文件格式,并对信函文件页面和文字、字号等按照本管理办法进行设定。
经本单位项目相关负责人批准签发后连同电子版一起发出,并将发出的信函文件分类登记(分硬拷贝和软拷贝登记),以便文件查找快捷。
(3)为到达无纸化办公,信函文件接受与发出可通过信息平台建立的OA系统(公文处理)进行审阅、批办、转批。
6.信函文件的状态控制
文控管理人员应在每周规定的时间对信函收发状态数据库记录进行检查,及时对信函文件的闭合情况作好记录,使工程信息能够处在最佳状态,保证往来信函的完整性和可追溯性。
7.信函的传送方式
(1)项目各方间的信函可以通过传真方式传送,如重大、重要函件需要邮政寄送正式原件的则需通过邮政快件方式传送。
(2)一般信函文件可通过信息平台或电子邮件的形式进行传递。
8.信函文件的传送确认要求
项目各方在信函文件传递过程中,为保证信函文件的及时性和收文数量和质量,在收到文件时应马上给予签字确认并将确认单回复发文方,信函文件签字确认回复不得超出收文后的2小时。
此项工作作为业绩考核项,各方要对回复滞后进行统计,并报监理部,监理部将对该单位工作不积极,不负责人的单位或人员进行通报。
9.电话会谈
项目参建各方在通过使用电话会谈时应有“电话记录”,是指重要性、决策性的谈话,但其中所有决定和信息传送应以书面信函确认为准。
10.电子邮件
(1)项目参建各方之间的信息需要快速沟通、传递的信息可通过项目数字化信息平台(名称与前面统一)或电子邮件的形式进行传送,但其中所有决定和信息传送应以正式书面信函确认为准。
(2)各部门接收电子邮件,应及时抄送文控管理人员呈报项目负责人批示、处理后存档备查。
(3)文控管理人员接收到的电子邮件应从电子邮箱中及时下载,转换为MicrosoftWord文档或记事本中,并保存在相应目录下,以方便查找。
11.会议纪要
(1)会议纪要用于证明信息和确定议项。
会议纪要应记录会议中的讨论议项及做出的决定、参加人员和时间。
每一份会议纪要将分送到出席会议的参建各方,供执行会议纪要中所确定的工作和了解项目工作安排。
(2)项目涉及的周进度审核会、专题会议的会议纪要由会议召集组织部门负责起草,经参会各方审查签字确认后,在次日通过文控管理人员发出。
(3)会议纪要原件及会议签到表由信息管理部部存档备查。
第十二条项目程序文件的处理
1.项目程序文件类型:
项目程序文件包括但不限于以下文件:
(1)各参建单位内部的管理文件:
护照、资产、资金、网络、劳保用品等管理办法。
(2)各参建单位提交审批的管理文件和技术文件:
•项目经济、技术建议书;
•项目投标文件;
•项目管理的程序手册、计划、进度、费用控制报告;
•周、月报;
•工程管理报告和记录文件。
2.项目程序文件编码适用范围
本项目程序文件管理程序所涉及的项目程序文件均以代码和编码系统进行统一标识。
3.项目程序文件的收文与呈批
(1)文件来源:
项目参建各方;
(2)文件管理人员检查合格后在送递方文件传送单上签字(一式两份)、确认收到后返回一份,其复印件作为文件状态管理依据录入文件状态数据库,原件存档;
(3)根据编码类别填写收文登记表,录入文件状态控制数据库;
(4)将登记过的文件呈交项目负责人审阅、批办或转批,最终到达文件闭合。
4.项目程序文件的分发与传送
根据项目负责人的批示,按批示范围进行复印、分发有关部门处理。
5.项目程序文件的发出
(1)使用信息管理部制定的统一文件格式和唯一的《项目编码系统》编码。
(2)经项目负责人批发,由文控管理人员统一发出,并统一存档。
6.项目程序文件传送和确认
(1)各参建单位将项目程序文件的首页封皮进行传递,并在传递时附带电子版传递;
(2)程序文件传送需附本项目统一的报批格式单;
(3)报批程序应项目负责人批准发出后由文控管理人员登记该文件状态,并将已发出的程序文件收到确认回复一同与报批文件原件留存备用。
7.项目程序文件的报批审查和批准
(1)报批文件的版本编号,批准前按英文字母表顺序(A、B、C、D……)排列;批准版本为0版;批准后的修订版本按数字顺序(1、2、3、4……)排列升版。
(2)报批文件提交应在版本描述处,注明(供批准);文件被批准后,应提交0版文件并注明(已批准)。
(3)收到程序文件的单位应在规定的时间内给予正式批复。
(4)报批文件当前版本上的签字应为中文手签。
以前版本的签字应以打印方式保留。
(5)报批文件各版本应提交的数量和周期应符合程序要求。
(6)文件被审批后从批复单位返还时,文控管理人员首先核查对方批复意见,并进行文件登记,呈交项目负责人阅批,根据项目负责人的批示将返还文件连同对方审批意见副本一并送交程序文件编制部门或人员,根据批复意见进行修改再次提交。
(7)文件被批准后应提交0版文件供批准单位签章。
0版文件不再保留文件报批过程(此前,每次升版都要在版本页保留以前版本信息),但再次修订的版本应保留0版及以后的信息。
(8)文控管理人员根据由提交文件部门负责人签字的书面通知,将0版文件原件或复印件分发给有关部门或单位执行。
第十三条项目文件的更改和废弃
1.对项目文件的任何修改均应由原审批部门审批。
任何修改或偏差均应以文字形式提交。
2.当文件下发又作变更时,各部门修改人员应持有项目负责人签字的文件更改通知书(其中应注明更改根据、更改内容、更改时间和更改人姓名)连同原文件一起提交文控管理人员。
文控管理人员负责向原文件领取部门下发附有更改通知书的更改后文件,其分发程序与原文件分发程序相同。
3.项目文件按程序进行更版的,应注明版次。
新版文件发行的同时应对旧版文件回收和销毁,对保留的已作废的文件应进行适当的标识和管理。
文件换版或作废时,文控管理人员应按发文范围收回旧(废)版文件,换发新版文件。
分发新版文件程序与分发原版文件程序相同。
4.对无效文件,文控管理人员负责发布销毁通知。
销毁时要填写销毁记录,并需两名监销者在场。
如果这些无效文件需要保存下来,以备将来修改或历史资料收集,则需在这些无效文件上注明“作废”字样,并单独保存,以防误用,已作废文件的编码不再另行起用。
第十四条项目文件的复制与借阅
1.部门需要复制项目程序文件时,应填写《项目文件复制经办单》,由部门负责人签字批准方可复制。
2.本项目的纸介质(硬拷贝)文件为保存的唯一不外借文件,特殊情况借阅时,应填写《文件借阅登记表》,由项目负责人签字批准方可借阅。
3.需在网上查阅的文件,根据项目负责人的权限范围,分级只读共享。
4.需要下载或复制电子版文件,必须遵守合同有关版权要求,由项目负责人批准签字。
第十五条项目文件的保管与存档
1.项目实施期间,与项目有关的全部硬拷贝文件和电子版文件办理完毕,原件均保存在文控管理人员处,至少一份硬拷贝原件,其电子版软拷贝分别存入CD-ROM和移动硬盘上,按照文件编码分类保管,并严格做好保密工作。
2.文控管理人员负责各类文件的立卷归档,任何部门和个人不得私自保存应归档的文件资料。
3.根据国际贯例和项目有关规定,各参建单位负责的全部硬拷贝文件和电子版文件,按照归档要求整理存档。
第三章项目工作语言及文字资料排版要求
第十六条项目工作语言
本项目的工作语言为中文,对外提交的正式文件、信函都使用中文,年月日表示方式:
年、月、日,例如2002年9月18日。
第十七条文字资料排版要求
1.英文字体为Arial,中文字体为宋体。
2.排版格式:
正文使用小四号宋体字,1.5倍行距。
3.页面设置:
上3厘米,下2.8厘米,左2.5厘米,右2厘米,页眉1.5厘米,页脚1厘米。
4.文件封面题目:
使用加粗二号宋体字。
5.各级标题及正文内容:
字体大小为小四号字。
6.使用汉字样列条目,使用黑体或宋体字;使用阿拉伯数字分层排序的使用和正文相同的宋体字,最多排列四级,例:
1.5.3.2,如仍不足使用,可以使用小写英文作为最后一层排序。
7.文字编写统一采用“office办公软件”,纸张规格为A4。
第四章附则
第十八条本管理办法解释权归监理部。
第十九条根据工程具体情况,如须进行修改,必须上报监理部,经监理部批准后方能执行。
附件:
附件1:
项目文件编码系统
附件2:
监理单位提交项目部报批文件流程图
附件3:
EPC承包商、物资供应厂家提交监理单位报批文件流程图
附件4:
监理区段提交监理部报批文件流程图
附件5:
传真格式
附件6:
报告格式
附件7:
通知格式
附件8:
备忘录格式
附件9:
会议纪要格式
附件10:
文件传送单
附件11:
会议签到表
附件12:
信函/文件处理单
附件13:
受控文件分发(回收)记录表
附件14:
图纸、资料发放登记表
附件15:
文件借阅登记表
附件16:
项目文件复制经办单
附件17:
监理部收文登记表
附件18:
监理部发文登记表
附件1项目文件编码系统
1.编码系统的组成
工程项目往来公文类文件编码由:
文件起源代码、项目代码、文件序号编码、年号4部分按顺序组成。
例:
GJXXXX
XXXX
XXXX
XXXX
文件起源代码
项目代码
流水号
年号
除项目往来公文类文件外的其它类别管理文件编码由:
文件起源代码、项目代码、文件/图纸类别编码、文件序号编码、年号五部分按顺序组成。
GJXXXX
XXXX
XXXX
XXXX
XXXX
文件起源代码
项目代码
文件/图纸类别编码
流水号
年号
2文件起源代码
文件起源代码表示文件的起源,“GJ”代表“管道建设”,“XXXX”用于确定文件的起源。
编码规则详见下表:
代码
文件起源
备注
0001
项目经理部
…
….
0100
输气管道复线工程监理部
0101
输气管道复线工程监理部HSE部
0102
输气管道复线工程监理部工程技术部
0103
输气管道复线工程监理部控制部
0104
输气管道复线工程监理部信息管理部
0105
输气管道复线工程监理部综合办公室部
…
………….
0106
输气管道复线工程第一监理区段
0107
输气管道复线工程第二监理区段
0108
输气管道复线工程第三监理区段
0109
输气管道复线工程第四监理区段
0110
输气管道复线工程第五监理区段
0111
输气管道复线工程第六监理区段
0112
输气管道复线工程第七监理区段
…
…….
1000
勘察设计服务商
2000
评估、咨询服务商
3000
物资装备、材料供应商
4000
施工承包商
5000
检测承包商
6000
EPC总承包商
7000
政府质量监督
8000
其他
…
…...
5010
河北方圆检测
5020
庆阳长庆检测
5030
四川派普检测
5040
辽河华宇检测
5050
洛阳中油检测
5060
中油龙宇检测
3项目代码
输气管道复线工程项目代码为:
序号
项目名称
代码
1
输气管道复线工程
未明确的单位或处室和在工程陆续开展涉及的单位或处室,由监理部向项目部汇报,由项目部文控统一分配。
4文件类别代码
除项目往来公文类文件外的其它类别文件代码,详见下表。
编码
文件类别
编码
文件类别
概算
GS
工艺规程
GC
合同
HT
技术规格书
GE
监理规划
GH
材料清单
CD
程序文件
CX
设备清单
SD
作业文件
ZY
施工组织设计
SS
日报
RB
施工方案
SZ
周报
ZB
HSE作业指导书
HSEZDS
月报
YB
HSE作业计划书
HSEJHS
总结
ZJ
HSE检查表
HSEJCB
备忘录
BW
设计图纸
SJ
信函
XH
设计变更/修改
SB
培训记录
PX
概/预算材料
YS
监理工程师通知单
JLTZ
进度计划/措施
JD
不符合项目通知
BFH
生产计划/措施
SC
工程暂停令
ZTL
安全生产计划/措施
AQ
会议纪要
HY
工程量确认单
QR
……
……
……
……
5流水号
流水号以4位阿拉伯数字组成,流水号的编制已项目代码为基础,每一个项目文件以部门/专业代码和年号从0001按序单独流水
6年号
年号以4位阿拉伯数字组成用来表示文件产生的年份,例如2008年产生的文件,年号位“2008”。
7编码分隔符
编码规定中的各部分之间用“-”分隔。
8编码规定适用范围
本编码规定适用所有与本工程相关的来往文件及资料。
附件2监理单位提交项目部报批文件流程图
附件3EPC承包商、物资供应厂家提交监理单位报批文件流程图
附件4监理区段提交监理部报批文件流程图
附件5:
传真格式
单位全称
收件单位:
收件人:
编号:
抄送:
拟稿人:
传真:
签发:
日期:
页数:
紧急请审阅请批注请答复请传阅请落实
文件标题(三号黑体字)
主送单位:
(四号黑体字,1.25倍行距)
正文:
(四号宋体字,单倍行距)
单位落款:
(四号黑体字)
日期:
(四号黑体字)
附件6:
报告格式
单位全称
收件单位:
收件人:
编号:
抄送:
拟稿人:
传真:
签发:
日期:
页数:
紧急请审阅请批注请答复请传阅请落实
文件标题(三号黑体字)
主送单位:
(四号黑体字,1.25倍行距)
正文:
(四号宋体字,单倍行距)
单位落款:
(四号黑体字)
日期:
(四号黑体字)
附件7:
通知格式
单位全称
收件单位:
收件人:
编号:
抄送:
拟稿人:
传真:
签发:
日期:
页数:
紧急请审阅请批注请答复请传阅请落实
文件标题(三号黑体字)
主送单位:
(四号黑体字,1.25倍行距)
正文:
(四号宋体字,单倍行距)
单位落款:
(四号黑体字)
日期:
(四号黑体字)
附件8:
备忘录格式
工程备忘录
收件人:
编号:
发件人:
日期:
主题:
正文:
(四号宋体字,单倍行距)
附件9:
会议纪要格式
单位全称
会议纪要
(编号)签发:
会议主题:
会议时间:
会议地点:
参加人员:
会议主持:
会议内容:
(正文四号宋体字,单倍行距)
附件10:
文件传送单
输气管道复线工程项目部名称
文件传送单
文件名称:
日 期:
编 号:
收件单位:
收件人:
以下文件传送你处:
报表印刷品规划组织设计方案
信件副本命令变更图纸管理文件规范
附件
份数
说明
备注:
文件传送用于:
用于批准 批准
供你使用 批准但要按注释修改
按要求 返回并更正
请审阅、批示
抄 送:
发件人:
请在下面签名(复印后)并将本页返回
发件方领导(签字):
签 名:
附件11:
会议签到表
输气管道复线工程项目部名称
会议签到表
会议地点:
会议日期:
会议主题:
参会单位
姓名
职务/职称
联系电话
附件12:
信函/文件处理单
输气管道复线工程项目部名称
文件处理单
收(发)文日期
份数
急件
来源
编码
文件主题
处理意见
主管领导批示
处理结果
备注
附件13:
受控文件分发(回收)记录表
受控文件分发(回收)记录表
文件名称
文件编号
序号
文件接收部门
接收人
接收日期
受控编号
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
附件14:
图纸、资料发放登记表
序号
图纸资料名称
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
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- 关 键 词:
- 信息 管理办法