K3ERP需求调研指南财务供应链篇.docx
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K3ERP需求调研指南财务供应链篇
总体调研(General)
基本情况
1.企业地址、邮编、电话、传真,项目联系人等基本资料。
2.企业经营范围,产品线和主导产品。
3.企业近几年的产值及销售额。
4.企业高层领导机构、员工总人数。
5.组织结构图,列出各主要部门的人员,职责及部门经理姓名。
6.概要描述企业的运营模式。
7.画出一张位置示意图,标明市场、销售、生产计划、采购、库房、制造、质量、财务等关键部门的位置。
企业发展
1.企业目前主营业务的现状及成长性预测。
2.企业短期的发展目标以及长期的发展战略?
3.企业计划如何实现既定的规划?
信息化建设
1.目前企业微机软、硬件基本情况。
是否已经使用计算机管理软件,使用效果如何?
可否提供系统相关文档?
2.现有的系统存在哪些不足?
本次信息化建设需要解决哪些问题,其中最迫切的什么问题?
3.企业有没有考虑过信息化建设的总体规划和实施步骤?
可否提供相关文档。
4.企业对信息化的主要需求及期望目标?
5.企业主要的竞争对手,是否了解他们的信息化程度如何?
财务部分(Financial)
总账管理(GeneralLedger)
●总体情况
1.财务部门的组织架构及部门职责?
人员分配情况?
2.企业有几套财务账,之间关系如何?
有无内部往来业务,是否已经建立内部银行?
3.财务制度是否健全,这些制度的落实情况如何?
4.目前财务体系中有没有使用计算机管理系统(应收、应付、总账、报表、现金、固定资产等),使用情况如何?
●业务核算
1.请大致描述目前所使用的会计科目结构?
2.请简要描述企业各类凭证的制单、审核流程(收款、销售、支出、转账等)。
3.企业如何定义会计年度。
4.在企业财务结账过程中经常会出现的问题是什么?
5.是否属于金税工程接入单位?
6.企业从财务角度如何处理委托代销?
7.月末货物已到而发票未到如何处理?
采用何种价格暂估?
8.企业有无进独立出口权,有哪些外币业务?
应付款管理(AccountPayable)
●总体情况:
1.企业是否制订了相关应付款管理制度,落实情况如何?
2.有没有一个完整的组织结构体系,对应付款进行管理?
●付款管理
1.企业对付款有什么样的处理策略,哪个部门有最终的付款决定权?
在什么样的情况下,付款要通过总经理批准?
2.经常使用哪些支付方式?
3.对应付余额是否进行账龄分析?
账龄如何分时段?
●报表
1.目前有哪些主要应付款报表?
多长时间制作一次?
应收款管理(AccountReceivable)
●总体情况
1.企业是否制订了相关应收款管理制度,落实情况如何?
2.有没有一个完整的组织结构体系,对应收款进行管理?
●收款管理
1.一般从发货到货款回笼需要多长时间,各品种有否不同。
2.对应收余额是否进行账龄分析?
3.企业坏账审批的流程和坏账准备金的管理情况。
●报表
1.目前有哪些主要应收报表?
多长时间制作一次?
现金管理(CashManagement)
●总体情况
1.企业是否制订了相关现金管理制度,落实情况如何?
●现金管理业务
1.如何进行银行对账?
2.如何编制现金流量表?
3.是否做现金预测方面的工作,如何做?
4.如何制定企业付款计划?
●报表
1.资金管理方面的主要报表?
发票管理(InvoiceManagement)
●总体情况
1.有没有发票管理的制度,落实情况如何(包括应收发票、应付发票)?
●日常管理
1.每月的发票大致数量(增值税发票、普通发票)?
2.应付发票是否需要和采购单或验收入库单匹配,应收发票是否需要客户签收的送货单或销售出库单匹配?
3.运费,杂项费用如何处理?
4.费用发票的审批与入账流程如何?
业务部分(Distribution)
销售管理(OrderManagement)
●总体情况
1.企业的销售体系管理的情况如何。
2.销售组织结构如何,目前的销售是以分支机构或厂方销售代表为主还是代理商为主?
3.有无专设的招投标机构,产品中标情况如何?
●分支机构
1.分支机构(如果有的话)是否独立核算?
2.对分支机构的管理情况如何,分支机构有没有独立的隶属总部的财务人员。
●销售人员
1.有否完整的销售人员业绩评估策略,实施情况如何。
2.销售人员的客户公关记录有否严格的报备制度。
3.如何防止销售人员侵害企业利益,有什么具体措施。
●代理商
1.代理商的分布情况和管理的情况。
2.代理商的结算方式和计算周期。
3.有否对成品进行单件号跟踪,控制代理商窜货。
4.有否年终返利,返利的结算模式如何
●客户管理
1.客户的大约数量及分布,在管理上是否按照地区进行划分?
2.企业有否客户详细资料,这些资料是集中管理还是分散在各地?
3.企业如何实现客户的资质管理与检查,是否有专职的部门或流程?
4.如何实现同客户的对账、催款,具体由哪个部门负责?
5.产品对不同客户扣率如何管理?
6.有没有长期大宗协议客户?
7.是否存在OEM客户?
●销售预测
1.企业进行销售预测的依据及方法?
●销售合同
1.销售合同是如何形成的,有没有审批过程?
目前有哪些种类?
2.销售合同是由哪个部门负责管理,如何管理?
●销售订单
1.销售人员是如何接收订单的,接受客户订单以后,销售人员如何处理?
2.如何进行订单的批准、调整和取消?
3.出口订单与国内订单在处理方式上有何联系和不同?
4.销售合同中对质量条款有何约定?
●销售发货
1.销售网络的地域分布情况?
2.销售开销货单时,具体登录哪些信息?
3.企业由哪个部门负责产品的发货运输,发货计划如何制定,如何安排不同的运输方式(自运、托运;路运、海运、空运)?
4.是否对要发货的订单作发货启运计划?
计划内容是否包括:
车辆、运费方法、车辆的体积、重量等?
有否现成的装车单格式?
5.如何进行客户收货确认,客户签收的单据是否作为对账的依据?
6.同托运企业采用怎样的结算方式?
7.是否有详细的销售记录,能否进行批号(单件号)销售跟踪,如何管理?
●销售退货
1.退货流程如何?
审批权限如何控制?
由哪个部门按照怎样的程序向质量部门进行退货审批的申请?
2.如何处理未收到客户款的销售退回业务(企业财务处理委托代销业务的方式,同处理退货方式到一致性)?
3.如何处理收到客户款的销售退回业务,退款、换货还是其他处理?
采购(PurchaseOrder)
●总体情况
1.采购部门的组织机构、人员岗位情况以及单据的流转情况。
2.企业目前对原料的采购行为是否直接受生产部门物料需求的影响?
●供应商管理
1.企业目前的供应商管理包含哪些内容,有无完善的供应商信息管理?
2.现行的供应商认证与管理工作是怎样运作的?
如何对供应商进行质量资质监控?
采购部负责哪些工作?
3.供应商有无分类?
分类依据?
4.有无对供应商进行询价、报价管理?
5.有无对供应商进行考核或评估?
除质量指标外,还有哪些指标?
6.如何查询供应商的业务记录并与供应商进行对账?
7.同供应商之间有无商业惯例中的付款折扣条款。
●采购计划
1.是否采用非MRP计划的方法生成物品的请购请求?
如是,指明是哪一种:
●重定货点
●按批量采购
●按单一订单需求采购
●按最低库存量采购
2.生产的计划内需求和计划外需求是否分别生成请购计划的?
请购计划的审批流程和权限是怎样的?
3.对于请购计划,是否建立了合理采购批次或采购量的管理方法?
原材料库存的控制由谁负责?
4.请购计划是否存在调整的情况?
它们的审批程序是怎样的?
●采购申请
1.采购申请的提交、变更和批准怎样处理?
2.是否所有采购都需首先提交采购申请?
●采购订单
1.采购业务是否全部通过标准订单的形式执行,是否经常进行没有纸面合同的电话采购?
2.对固定(稳定)供应商,是否存在一揽子协议或框架性协议的方式?
3.除了标准采购订单,还有几种采购订单?
如合同、协议等。
4.采购订单的审批流程是怎样的?
审批流程中各审批人的权限如何?
●金额限制
●账户限制
●按照企业惯例执行,没有严格的约束
5.采购订单生成后,是否存在调整的情况?
如果存在,会有哪些情况?
它们的处理、审批程序是怎样的?
6.有无对采购合同执行率的考核制度?
7.采购合同中对质量条款有何约定?
●采购接收
1.货物运抵仓库后,是否进行数量与质量的验收?
由哪个部门负责?
有没有先入库再进行入库验收的情况?
2.采购接收是否与采购订单核对,由哪个部门负责?
是否知道仓库接收的这批货物对应哪一个采购订单,如何得知?
3.入库验收(包括质检)需要多长时间?
质检入库流程是怎样的?
4.如果运抵的货物多于订购数量的情况?
是否仍旧入库?
处理流程是怎样的?
5.如果运抵的货物数量少于或质量低于订购要求,处理流程是怎样的?
6.如果接收的物料虽不是订购物料,但接收物料可替代采购物料使用的情况,处理流程是怎样的?
7.如果采购物料运抵时间提前或延迟于采购订单的到货时间,处理流程是怎样的?
8.对于一个订单,但是供货商分批发货(接收)的情况下是如何处理的。
●采购物料退货
1.在什么情况下会产生采购退货?
采购退货是否有审批流程?
2.如何处理已经支付货款的采购退货?
3.如何处理尚未支付货款的采购退货?
仓库部分(Warehouse)
●总体情况
1.请描述一下库存的物理分布以及逻辑上的区分是怎样的,目前管理的总体情况如何?
2.有无实行子库划分?
3.在同一子库中有无实行库位管理?
4.是否有类似虚仓的管理?
5.库存物资如何进行分类?
是否实行了内部编码(条形码)管理?
尤其是原料、半成品、成品、盘具、备品备件、包装等。
6.企业的产品有多少已经申请了条形码?
库存管理(InventoryManagement)
●成品及半成品
1.库存物资如何进行批号控制?
在仓库中如何标识别不同的到货批次?
2.仓库如何管理半成品,有没有半成品仓库(或者在车间有专门的存储区),半成品库的收货、发货流程如何?
3.销售出库的类型有哪几种?
是否存在捐赠、领样、试用等形式?
4.请描述仓库对销售退回的处理流程?
●委外加工物料
1.是否有委外加工业务
2.如有委外加工业务请描述外协件的检验、收货、退货流程?
●生产物料
1.生产物料的发放和收回流程?
2.目前的生产物料发放采用何种方法(配发、利用),是否有原料准备员进行配料、发料。
●杂项发料和杂项接收
1.对非采购订单接收的物料和非销售发料的物料的控制?
2.有否存在倒冲领料?
3.仓库是否使行手工账登记,账实是否相符?
●库存物料的调拨
1.什么情况下会对库存中的物料进行调拨,在企业内部是否比较多?
2.材料在库存之间的调拨流程是怎样的,尤其是对办事处之类的异地调拨是如何处理的?
●库存物料的调整
1.在哪些情况下会对仓库中的物料进行调整(指库内仓位间的调整)?
2.对仓库中现有库存进行调整的依据是什么?
●库存盘点
1.物资盘点处理的方法和流程?
(全面盘点或抽查盘点)盘点周期为多长?
2.是否对高价值物品与低价值物品的盘点频率是一样的?
一般会在何时进行存货盘点?
3.与财务对账周期为多长?
4.仓库与生产、财务对账的内容?
5.仓库与生产对账,数量不一致时如何处理?
6.库存盘点结果的财务处理?
7.是否实施库卡的管理,库卡结余数是实际盘点数,还是计算结余数?
生产部分(manufacture)
计划管理
●计划制订
1.生产计划由哪个部门制订,该部门的人员机构如何,现有计划人员数量?
2.制订计划的周期(周、月、季度、年)?
实际操作中最常用的是那种计划?
3.制订计划的大致流程和制订计划的依据?
4.计划制订中的难点?
●计划落实
1.生产记录的编制、发放、回收流程如何?
2.生产计划是否落实,由哪个部门进行考核?
3.是否实行记件工资(个人、车间)?
4.有否根据每日计划落实情况,对下一步计划进行修改的流程?
5.是否准确了解每个车间的额定生产能力
车间管理
●总体情况
1.主要有哪些生产车间,地理分布情况如何?
各车间的主管部门以及人员情况?
●生产控制
1.车间目前是否以批生产记录代替工票?
批生产纪录(工票)的在车间内的流转情况?
2.车间加工报废处理流程?
3.投料是否都有监控,在生产过程中是否随时进行物料平衡检查?
4.车间有几种报表?
汇报对象是谁?
5.对工段采用考核方法?
厂部对车间的考核方法?
质量控制
●总体情况
1.质量管理部门的人员和分工情况。
2.请描述目前企业质量管理的总体状况。
设备管理
1.对设备的定期校验是由哪个部门负责,记录情况如何?
2.是否编制大修、中修、小修等维修计划?
是否记录记录设备维修中事故的内容、原因、更换零件、发生的费用等内容进行登录和查询?
3.是否独立记录设备润滑情况?
4.备件管理的情况如何?
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