固定资产管理.docx
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固定资产管理
公司固定资产管理制度
为了加强公司固定资产管理,明确部门及员工的职责,现结合公司实际,特制定本制度。
一、固定资产的标准 固定资产是指使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等。
不属于生产经营主要设备的物品,单位价值在2000元以上,并且使用期限超过2年的,也应作为固定资产管理。
二、固定资产的分类
固定资产类别折旧计提年限净残值率
1、房屋及建筑物2010%
2、机器设备1010%
3、运输工具410%
4、计算机设备310%
5、办公家具及设备510%
三、固定资产的管理部门
根据部控制制度,固定资产由设备部对生产设备及相关设备进行管理;由IT部对计算机设备进行管理;由人事行政部门对办公家具及运输工具进行管理。
各具体管理部门应:
1、设置固定资产实物台帐,建立固定资产卡片。
2、对固定资产进行统一分类编号
3、对固定资产的使用落实到使用人(机器设备落实到组)
四、固定资产核算部门
1、财务部为公司固定资产的核算部门
2、财务部设置固定资产总帐及明细分类帐
3、财务部对固定资产的增减变动及时进行帐务处理
4、财务部会同固定资产管理部门对固定资产每季进行一次盘点,做到帐实相符,保持帐、物、卡一致。
五、固定资产的购置
1、各部门需购置固定资产,需填写“资本性支出申请单”(格式后附1),由部门经理、生产部门经理、财务部及总经理批准。
2、经批准后,由采购部门安排专人负责采购,填写“固定资产采购申请表”(格式后附2),报经部门经理、生产部门经理、财务部及总经理批准。
在此表中应详细填写固定资产名称、规格、型号、3家供货厂商报价以备合理采购。
3、固定资产收到后,由固定资产管理部门负责验收,并填写“固定资产验收清单”(格式后附3)一式三份,在验收清单中应详细填写固定资产名称、规格型号、金额、供货厂商,并同时对固定资产进行编号。
一份由使用部门留存,一份交财务部进行相应的帐务处理,一份交资产管理部门填写固定资产卡片,更新台帐,落实使用责任人。
六、固定资产的转移
1、固定资产在公司部部门员工之间转移调拨,需填写“固定资产转移申请单”一式四联(格式后附4),送移入部门签字,确认后交固定资产管理部门,第一联由管理部门留存,更新固定资产卡片,第二联送交会计部门,第三联送交移入部门,第四联送交移出部门。
将固定资产转移单交固定资产管理部门办理转移登记。
2、固定资产管理部门将固定资产转移登记情况书面通知财务部,以便进行帐务处理。
3、注意固定资产编号保持不变,填写清楚新的使用部门和新的使用人,以便监督管理。
七、固定资产的出售
固定资产使用部门应将闲置的固定资产书面告知管理部门,填写“闲置固定资产明细表”(格式后附5),管理部门拟定处理意见后,按以下步骤执行:
1、固定资产如需出售处理,需由固定资产管理部门提出申请,填写“固定资产出售申请表”(格式后附6)
2、列出准备出售的固定资产明细,注明出售处理原因,出售金额,报部门经理、生产部门经理、财务部和总经理审批。
3、固定资产出售申请经批准后,固定资产管理部门对该固定资产进行处置,并对固定资产卡片登记出售日期,台帐做固定资产减少。
4、财务部根据已经批准的出售申请表,开具发票及收款,并对固定资产进行相应的帐务处理。
八、固定资产报废
1、当固定资产严重损坏,没有维修价值时,由固定资产使用部门提出申请,填写“固定资产报废申请表”(格式后附6),交固定资产管理部门报财务总监和总经理审批。
2、经批准后,固定资产管理部门对实物进行处理。
处理后对台帐及固定资产卡片进行更新,并将处理结果书面通知财务部。
3、财务部依据总经理批准的固定资产报废申请和实物处理结果,进行帐务处理。
九、固定资产编号
1、编号原则:
按大类、所在部门的成本中心号、顺序号、取得年月编制。
1、房屋及建筑物代码为01
2、机器设备代码为02
3、运输工具代码为03
4、计算机设备代码为04
5、办公家具代码为05
如:
财务部2006年7月购置一台计算机,则编号为
JINTAK047536007200607
资产大类成本中心顺序号购置年月
十、固定资产的清查
公司建立固定资产清查制度,清查分年中清查和年末清查,由管理部门和财务部共同执行。
固定资产的清查应填制“固定资产盘点明细表”(格式后附7),详细反应所盘点的固定资产的实有数,并与固定资产帐面数核对,做到帐务、实物、和固定资产卡片相核对一致。
若有盘盈或盘亏,须编报“固定资产盘盈盘亏报告表”,列出原因和责任,报部门经理、生产部门经理、财务部和总经理批准后,财务部进行相应的帐务调整。
管理部门对台帐和固定资产卡片容进行更新。
固定资产管理规定
第一章总则
第一条目的
为了加强对固定资产的管理,保证其合理使用,保护其完整,发挥固定资产的最大效能,降低经营管理费用,盘活闲置的固定资产,特制定本规定。
第二条定义
本规定所称固定资产是指单位价值超过1000元、使用期限超过1年且保持实物原状的经营用有形资产,或者单位价值超过2000元、使用期限超过2年且保持实物原状的管理用有形资产,包括房屋及建筑物、机器设备、运输设备、电子设备和其他设备五大类。
第三条审批权限
所有固定资产的调拨、改良、投保、处置、租赁、抵押、盘点报告必须由总部公司领导统一审批。
第四条计价方法
固定资产按实际成本计价(包括买价、运输费、包装费、安装费、税金、保险费等)。
第五条折旧管理
1、折旧方法:
固定资产折旧方法采用年限平均法。
2、在中国大陆注册的公司固定资产的分类、使用年限、折旧率及预计净残值率:
资产类别使用年限年折旧率月折旧率预计净残值率
房屋及建筑物25 3.84% 0.32% 4%
机器设备10 9.6% 0.8% 4%
运输设备519.2% 1.6% 4%
电子设备519.2% 1.6% 4%
其他设备5 19.2% 1.6% 4%
3、在中国注册的公司固定资产的分类、使用年限和折旧率参照华润集团财务会计制度执行。
第二章日常管理
第六条管理形式
固定资产实行电脑账簿(账)、电脑卡片(卡)、实物(实)分管原则;财务部管理固定资产明细分类帐,行政部管理固定资产电脑卡片,并共享固定资产管理系统资料库;使用部门管理实物。
第七条各部管理职责
1、财务部职责:
负责对固定资产价值的确认、核算、付款的审核及对实物日常管理的监督和固定资产盘点的组织工作。
2、行政部职责:
负责固定资产的申购(不包括电子设备和店铺开业前的固定资产),对固定资产实物管理的监督,包括固定资产卡片的建立、明确实物保管人和管理责任人的责任、跟踪固定资产的使用状况、固定资产报废的确认及固定资产盘点工作,并不定期对固定资产进行抽查,确保实物的安全及正常使用。
3、信息部职责:
负责电子设备的购买、维修、调配、报损和日常管理。
4、企业发展部职责:
负责各店铺开业前固定资产的申购,并在开业后将实物转交给行政部管理。
5、使用部门职责:
负责对其使用固定资产的实物保管及日常维护与保养。
第八条闲置资产管理
建立起公司部闲置资产信息网,行政部将闲置的固定资产的信息挂在网上,总部行政部参考网上信息来确定固定资产的购置方式,以便公司的闲置资产得到有效的利用。
第九条增减报告
财务部应于次月15日前编制“固定资产增减表”(见附表1,一式两联,一联财务,一联行政),送行政部核对,行政部每月20日前核对完毕,对出现的差异及时查明原因。
第十条盘点
为确保公司资产的完整性,公司每年至少组织一次固定资产的全面盘点。
由财务部牵头,行政部和财务部成立盘点小组,组织盘点准备工作。
盘点出现盈亏时,行政部应及时查明原因,在盘点后三天将盈亏原因报告交财务部;财务部根据盘点表及盈亏说明,在盘点后半月出具固定资产年度盘点报告,并报总部公司领导审批。
第三章固定资产购置
第十一条预算控制
公司各部门每年末根据公司发展规划和部门工作需要,采用科学的方法对本部门下年度各类固定资产需用量分季度进行预测(不包括下年度新开门店购置的固定资产),填制下年度“固定资产年度需求预算表”(见附表2,一式一联),于9月30日前报当地公司行政部。
行政部将各部门需求汇总审核后交财务部、总经理分别审核,于10月10日前以电子文档形式报总部行政部。
总部行政部汇总,经财务管理本部审核后报总部公司领导审批。
公司领导审批后,总部行政部、财务管理本部、二级公司行政部及财务部各保留复印件一份,作为下年度审核各公司固定资产申购的依据。
第十二条申购
1、申购要求:
新设门店的设备申购要求:
新设门店的设备申购时间为门店租赁合同或购买合同签定后一个月,原则上只进行一次,如因特殊情况,需单独报总部公司领导审批。
日常设备的申购要求:
以一个月为申购周期,每月20号前将申购计划上报总部,在一个申购周期一般不允许重复申购同一品种。
如属特殊情况需由使用部门知会行政部或信息部,经同意后,按申购程序办理。
固定资产申购应区分预算申购和预算外申购。
对预算申购,按正常的申购程序办理。
对预算外申购,必须在申购前就所要申购的资产以专门的报告形式报总部公司领导审批,报告中必须详细列明所要申购资产的规格型号、数量、金额、用途及使用部门;经总部公司领导审批后,申购部门再按正常的申购程序办理。
2、申购程序:
(1)新开门店固定资产申购程序:
使用部门二级公司企业发展部/信息部二级公司财务部二级公司总经理总部企业发展本部/信息管理本部总部财务管理本部总部公司领导
①对于新开门店的固定资产购置,当地公司的企业发展部和信息部(企业发展部为主要负责,如未设立企业发展部由行政部代替其职责,信息部配合完成电子设备的审核)应于门店租赁合同或购买合同签定后一周通知各相关部门提出固定资产申购计划,各部门于接到通知后根据实际需求一周向企业发展部或行政部报申购计划;
二级公司企业发展部和信息部根据各部门的需求制定出新开门店总的申购计划,填制“新开门店固定资产需求表”(见附表3,一式一联)报二级公司财务部和总经理审核;
二级公司财务部和总经理在一周的时间审核完毕后,将“新开门店固定资产需求表”报企业发展本部;
企业发展本部、信息管理本部会同财务管理本部(成立联合评估小组)审核完毕后由企业发展本部报总部公司领导审批。
(2)日常固定资产的申购程序:
使用部门二级公司行政部二级公司财务部二级公司总经理总部行政部总部财务管理本部总部公司领导
①各部门根据本部门需求提出申购计划,报二级公司行政部。
②二级公司行政部根据各部门的需求,制定各二级公司下月总的申购计划,填制申购单(见附表4,一式一联),报二级公司财务部和总经理审核。
③二级公司财务部和总经理审核后,于每月20日前将下月的申购计划上报给总部行政部,由总部行政部对各二级公司的申购计划汇总后传财务管理本部审核,财务管理本部审核后报总部公司领导审批。
备注:
电子设备由信息部审核。
3、申购单/需求表的传递形式:
采取手工单与电子文档相结合方式。
二级公司各部门以手工单的形式报二级公司总经理审批。
二级公司总经理审批完毕后,二级公司行政部/企业发展部将经审批的申购单以电子文档的形式上传总部行政部/企业发展本部。
总部行政部/企业发展本部将二级公司上传的申购单/需求表打印出来后,按审批程序进行报批。
审批完毕后,总部行政部/企业发展本部将经审批的申购单以电子文档的形式反馈给二级公司。
二级公司据此予以购置固定资产。
从二级公司上传申购单到总部将经审批的申购单信息反馈给二级公司的时间为10天。
第十三条审核要求
1、行政部/信息部应进行实地考察,对其种类和数量进行审核。
2、严格按照经公司领导审批的年度预算进行审核,对于预算外固定资产的购置,必须具有经总部公司领导审批的预算外申购报告,否则不予申购。
第十四条购置
1、购置的原则
固定资产的购置,应充分体现规模优势进行统一采购,在总部不便直接采购的情况下,可指定二级公司相关部门进行采购。
2、购置方式的确立
总部行政部/信息管理本部在审核各二级公司申购数量时应确立购置方式,购置方式分统一采购、自行采购、调拨及向外租赁四种方式。
在确定购置方式时,行政部在确定购置方式时应首先通过公司部固定资产信息网查找可供调配的闲置固定资产,在同一区域有同类型闲置固定资产的应采取调拨方式,否则应采取采购或租赁方式;对于选用采购方式,凡本公司同类商品进价不高于外部市价的,应优先考虑从本公司部采购。
采取外部采购时,应在充分考虑节约费用及可操作性的前提下采取统一采购或二级公司自行采购。
3、供应商的评估
(1)公开投标:
对每类固定资产每次采购金额在15万元以上的(车辆购置除外),应采取公开投标方式确定合作的供应商,公开投标的时间为半年一次,对供应商的评估方式为:
经办部门应选取三家以上合适的供应商采取公开投标的方式进行采购,供应商投标后,由联合评估小组(成立联合评估小组,联合评估小组由财务、企业发展、信息、行政人员各一名组成,联合评估小组直接对公司领导负责)对各家商品的质量和价格进行综合评估,之后以评估报告的形式报公司领导确定一家供应商。
(2)直接采购:
对每类固定资产采购金额在10万元以下的,经办部门应选择三家以上合适的供应商洽谈,比较各家商品的质量和价格,进行综合评价,并将评价结果报联合评估小组审核。
联合评估小组进行审核时,应按照所需资产的质量、规格等要求另外进行询价,如所咨询价格明显低于经办部门的提供的价格,经办部门应对存在的差异作出解释,对无合理理由的较大差异,同时将经办部门的采购业绩纳入年度考核中。
经联合评估小组审核后,报公司领导确定一家供应商进行资产购置。
采购时,原则上要求供应商在规定的时间将物品送到指定地点。
第十五条验收
1、验收要求:
负责验收的部门,验收时应根据已审批的申购单、调拨单逐一清点数量及抽查其质量,对质量不合格的物品应拒收。
2、单据填制:
自行采购由经办部门与行政部负责验收,统一采购由实物接收公司的行政部负责验收,对验收合格的物品行政部应于验收时填制“固定资产验收单”(见附表5,一式三联,第一联行政部,第二联财务部,第三联供应商),同时以使用部门为单位编制“固定资产签收明细表”(见附表6,一式三联,第一联行政部,第二联财务部,第三联使用部门),并为每个使用部门复制一份;编制完毕后,传各使用部门实物保管人签名。
对需要安装的固定资产,使用部门应出具固定资产安装验收报告,将其附在相应的验收单之后。
对于专业性较强的固定资产,经办部门与行政部应邀请相关专业技术人员协助验收。
4、标签的粘贴:
行政部门按下文规定的编号要求统一编制固定资产标签(见附表7),发放给各使用部门,并监督其自验收签字之日起一周粘贴在实物明显的位置,以便实物和账簿一一对应。
第十六条付款
1、付款审核:
财务部对购入的固定资产数量、单价等方面进行审核,对于实际购入数量大于申购数量的,财务部将不给予报帐,对于实际单价与前述确定的单价不符的,必须注明原因,如无合理原因,超出部分的金额由经办人承担。
2、付款方式:
(1)统一采购的固定资产由统一采购的公司付款,实物接收公司的行政部办理好“固定资产验收单”及“固定资产签收明细表”后,将财务联传统一采购的经办部门,经办部门凭已审批的申购单、发票、“固定资产验收单”及“固定资产签收明细表”到财务部报帐,经财务审核,报经办部门所在公司的公司领导审批后付款。
经办部门所在公司财务部对所付的固定资产款挂往来帐。
(2)自行采购的固定资产由采购地公司自行付款,经办部门凭已审批的申购单、发票、“固定资产验收单”及“固定资产签收明细表”到财务部报帐,经财务部审核,报采购地公司总经理审批后付款。
第十七条入账手续
固定资产凭供应商发票、“固定资产验收单”和“固定资产签收明细表”入账。
关于发票的索取,电子设备由信息部办理,新开门店购置的固定资产由企业发展部办理,其他固定资产由行政部办理。
行政部应在购买当月根据“固定资产验收单”及“固定资产签收明细表”录入固定资产电脑卡片,办理固定资产入帐手续,以便跟踪固定资产的实物管理,确保财务核算的准确性和及时性。
信息部和企业发展部应积极配合行政部固定资产电脑卡片的录入工作。
第四章固定资产调拨
第十八条调拨方式
1、公司部调拨:
由调入使用部门提出申请,经当地公司行政部和财务部审核后报当地公司总经理审批。
审批完毕后,行政部打印“固定资产部调拨单”(见附表8,固定资产部调拨单一式两联,财务一联,行政部一联),经行政部、财务部审核后,调入部门凭审核后的调拨单调拨固定资产。
调拨手续完毕后,行政部应于当月将调拨单传给财务部。
财务部凭固定资产调拨单做相应的帐务处理,行政部凭固定资产调拨单修改固定资产电脑卡片。
2、公司之间调拨:
由调入地公司提出申请,填制“固定资产公司间调拨申请单”(见附表9,申请单一式一联),经总部行政部和财务部审核后报总部公司领导审批。
审批完毕后,调出地行政部打印“固定资产公司间调拨单”(见附表10,固定资产公司间调拨单一式四联,调出地财务、行政部,调入地财务、行政部各一联),经总部行政部和财务管理本部审核后,调入地凭审批后的调拨单调拨固定资产。
调拨手续完毕后,双方行政部凭固定资产公司间调拨单修改或录入固定资产电脑卡片,并于当月将调拨单传给各自财务部,双方财务部据以做相应的帐务处理。
第五章固定资产使用
第十九条保管责任人
固定资产申购部门自签收固定资产之日起成为固定资产使用部门,固定资产使用人即为实物保管人。
固定资产使用部门应指定专人保管本部门的固定资产实物。
第二十条使用要求
1、固定资产使用人应按说明书的要求操作,随时保持固定资产的洁净与完整。
2、未经固定资产实物保管人的允许,他人不得擅自使用。
3、若固定资产出现故障,使用部门应及时通知行政部门处理,不得擅自拆除。
4、使用部门发现本部门的固定资产连续三个月未使用,且预计将来亦不会再使用的固定资产,应知会行政部门及时挂上公司部资产信息网。
第六章固定资产改良
第二十一条改良条件
1、可延长固定资产使用年限达2年以上;
2、能为公司带来的未来经济利益明显大于预计的改良支出净额。
第二十二条改良程序
1、固定资产改良由使用部门提出固定资产改良申请;
2、由行政部、财务部对改良申请进行审核,符合改良的才能报公司领导审批。
3、改良完毕后,参照购置固定资产的方式进行验收、入帐、付款,改良后的固定资产原值及折旧年限应重新确定,改良后的固定资产原值为原固定资产账面净值减去改良过程中发生的变价收入加上因改良而增加的支出,折旧年限按改良后预计可使用年限确定。
第七章固定资产保险及理赔
第二十三条投保围
单位价值较高、易于毁损或被盗的固定资产,如运输设备。
第二十四条投保
财务部提出投保申请,经公司领导批准后签订保险合同,办理投保手续。
第二十五条理赔
若固定资产发生有关保险合同约定的索赔事项,使用部门应在第一时间知会财务部通知保险公司认定理赔。
对符合经济原则的固定资产应及时修理,并索取修理发票传财务部。
财务部按索赔事项编号列示明细,在一个月统一索赔。
第八章固定资产租赁
第二十六条出租
由出租固定资产的公司行政部(或信息部)提出申请,经总部行政部(或信息部)、财务管理本部审核后报总部公司领导审批,总部公司领导审批后,出租固定资产公司的行政部(或信息部)根据审批结果办理固定资产出租业务。
对于经营租赁方式出租的固定资产,应视同自有固定资产管理;以融资租赁方式租出的固定资产,应视同固定资产转让处理。
对于出租的电子设备由信息管理本部办理转让手续,其他固定资产办理出租由行政部办理。
第二十七条租入
由租入固定资产的公司行政部(或信息部)提出申请,经总部行政部(或信息部)、财务管理本部审核后报总部公司领导审批,总部公司领导审批后,租入固定资产公司行政部(或信息部)根据审批结果办理固定资产租赁业务。
对于经营租赁方式租入的固定资产,不得列为公司的固定资产,所付租金,按受益期限计入费用;以融资租赁方式租入的固定资产应视同自有固定资产管理。
对于租入的电子设备由信息管理本部办理转让手续,其他固定资产租入由行政部办理。
第九章固定资产处置
第二十八条固定资产的转让
转让公司行政部(或信息部)与受让方达成转让意向,会同财务部对转让的固定资产采用适当的评估方法进行初步估价,提出固定资产转让申请,经总部行政部(或信息部)、财务管理本部审核后报总部公司领导审批。
总部公司领导审批后,转让公司行政部(或信息部)根据审批结果转让固定资产。
转让公司财务部根据审批结果做相应账务处理。
第二十九条固定资产的报废
1、报废条件:
①长期闲置不用,在可预见的未来不会再使用,且已无转让价值的固定资产;
②由于技术进步等原因,不可使用的固定资产;
③已遭毁损,以至于不再具有使用价值和转让价值的固定资产;
④虽然固定资产尚可使用,但使用该固定资产违背成本效益原则;
⑤其他实质上已经不能再给公司带来经济利益的固定资产。
2、报废审批程序:
使用部门二级公司行政部/信息部二级公司财务二级公司总经理总部行政部/信息管理本部总部财务管理本部总部公司领导
备注:
电子设备由信息部审核,其他设备由行政部审核。
3、报废要求:
①对已提足折旧、不能继续使用且无修复价值的,由使用部门填制“固定资产报废申请单”(见附表11,固定资产报废申请单一式三联,一联使用部门,一联财务部,一联行政部),报总部公司领导审批后,到当地行政部和财务部办理相关固定资产报废手续。
②对无使用和修复价值、但尚未提足折旧的固定资产,应查明原因,书面报总部公司领导审批后,到当地行政部和财务部办理相关固定资产报损手续。
③报废的固定资产应及时清理,如有变卖价值的,由二级公司行政部、财务部对报废资产的价值进行相应的评估,由二级公司行政部根据评估结果对报废资产进行变卖,批准报废日到变卖完毕的时间周期为一个月。
第十章固定资产编号
第三十条编号原则
对所有的固定资产进行统一编号,各公司的固定资产的编号不允许相同。
第三十一条编号方法
所有固定资产编号是由“两位地区号+一位门店类型号+四位门店及部门代号+一位资产类别号+四位序列号”的组成。
两位地区号:
只能用阿拉伯数字作为代号,如01代表,02代表等;
一位门店类型号:
只能用阿拉伯数字作为代号,如0代表地区总部、1代表万佳模式店、2代表标准超市店、3代表综合超市店、4代表便利店;
四位门店及部门代号:
对于地区总部,该四位数用阿拉伯数字来代表各部门;对于万佳模式店、综合超市,该四位数的前两位用阿拉伯数来代表门店,后两位用阿拉伯数字来代表门店中部门,如0110代表该固定资产存放在华强店营业管理部,0102代表该固定资产存放在华强店驻店财务;对于标准超市和便利店,该四位数用阿拉伯数来代表门店;
一位资产类别号:
只能用阿拉伯数字作为代号,1代表土地、房屋及建筑物、2代表运输设备、3代表电子设备、4代表机械设备、5代表其他设备;
两位地区号只能由总部行政部来放号,其他的由当地公司行政部自行放号。
第三十二条编号发放时间
行政部门在编制“固定资产签收明细表”时,在编号栏按编号规则依次发放编号。
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