科技档案管理详细规定.docx
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科技档案管理详细规定.docx
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科技档案管理详细规定
1 目
为对本院科技档案实施控制,使之达成完整、正确、系统、安全和有效利用,特制订本要求。
2适用范围
2.1本要求包含科技档案是指统计和反应我院在工程设计和咨询、环境评价、科研、业务建设、工程勘察、工程总承包、工程建设监理、设备仪器购置及使用、基建等活动中形成含有保留价值、应该归档保留图纸、图表、文字材料、照片、录音、录像、软件类电子媒体等科技文件材料。
2.2科技资料是指为了设计参考而搜集科技文件材料。
3术语和定义
本要求采取GB/T19001-ISO9001∶标准和本院《质量手册》中术语和定义。
4职责
4.1我院科技档案工作在总工程师直接领导和科技处指导下进行。
各分院及其它科技档案形成部门为协作单位。
工程总设计师、项目责任人、项目经理、设计和工程管理人员应负责本部门科技文件材料整理,须按归档范围、归档时间和要求,立即到档案情报所科技档案室归档,并负责归档后图纸修改和补充工作。
4.2档案管理人员职责
4.2.1档案情报所科技档案室,应负责科技档案搜集、整理、保管、提供利用、组织判定等业务。
各岗位必需按要求做好本职员作。
4.2.2依据上级业务主管部门要求和本单位实际情况,制订科技档案管理方面规章制度,使科技档案工作有章可循。
4.2.3指导和检验分院(所)、企业和设计人员做好科技文件材料形成、积累、整编、归档和归档后修改、补充工作。
4.2.4搜集、验收、整理、保管、统计、判定科技档案,并维护其完整、正确、系统和安全性。
4.2.5严格实施党和国家安全、保密制度,定时对库存科技档案进行检验。
5工作程序
5.1搜集归档
5.1.1落实集中统一管理科技档案标准,凡反应本院科技活动,含有保留价值科技材料,均应搜集归档。
5.1.2应掌握工程设计进度和计划安排,并持有工程计划进度表,按现行各类科技档案资料编号措施,给各工程、科研项目编号,在《工程档案给号本》(JL—ZY0102-01)上登记。
依据计划安排立即要求归档。
5.2归档范围、时间和要求
5.2.1归档范围
(1)工程项目设计来往文件及相关材料,包含上级指示、审批文件、协议、协议、来往函件,工程设计开工汇报、工程设计总结、事故处理汇报、工程会议统计、工程设计大事记等。
(2)工程设计基础材料,包含项目提议书、设计任务书、地质勘察汇报、试验汇报、工程地质及水文地质勘察汇报、地形图、水文、气象、地表、交通、水源、能源等调查材料、改(扩)建工程调查及实测材料,隐蔽工程统计材料等。
(3)设计前期(准备)工作阶段形成文件材料,包含建设计划、建厂或选厂调查汇报,可行性研究汇报及附图。
(4)初步设计阶段形成文件材料,包含方案设计、初步设计说明书及附图、环境影响评价汇报、设备表、概算书等。
(5)施工图阶段形成科技文件材料,包含施工图、施工设计总说明、预算、施工图设计设备清单、工程设计总目录等。
(6)现场施工服务工作中形成科技文件材料,包含设计变更通知单、现场补发施工图、修改施工图、修改概(预)算、施工统计等。
(7)凡改扩建、填平补齐等修改补充设计过程中形成全部科技文件材料,包含来往函电、变更依据性材料等。
(8)业务建设项目标科技文件材料,包含编制指导性文件如规范、规程、标准、设计手册、专题总结、专题资料汇编等。
(9)科研项目(含准备阶段科研课题文件材料),包含审批文件(任务书、委托书)、调研汇报、方案论证、协议协议总结验收阶段工作总结、科研汇报、论文、专著、参与人员名单、技术判定材料、结果和奖励申报审批材料、科技结果推广应用经济效益及社会效益证实材料等。
(10)本院基建所形成科技文件材料,包含征用土地同意文件、拆迁、赔偿协议书、申请汇报、审批文件、施工执照、施工协议及会议纪要、各阶段设计文件材料、报建图、红线图、完工图、决算书等。
(11)软件类电子媒体按CYSB/ZY0104-《计算机软件管理要求》实施。
(12)工程承包项目资料,包含招标和投标相关文件、承包协议、工程开工汇报、项目完工汇报(包含关键采购产品合格证(书)、设计图纸修改及现场业务联络单、施工过程检验及试验统计、完工证书、单机试车合格证书、无负荷联动试车合格证书、单项工程交工验收证书、工程总结汇报等)。
(13)工程监理资料,包含监理协议、计划、监理过程中发生信函、文件、统计、纪要、监理工作总结等。
(14)涉外项目资料,包含询价、报价、投标文件、协议和附件、谈判统计、谈判过程中外商提供材料、谈判协议、议定书、出国考察及搜集相关材料、来往文件和函电、国外技术标准说明和专利等。
(15)环境评价资料,包含环境估计、调查汇报、防治污染方案、能源评价等。
(16)凡本院设计、科研用外购设备、仪器相关资料,包含申请汇报和批复文件、谈判协议协议;随设备、仪器全部图样和文字材料及装箱单,安装、调试统计;性能检测汇报及交付使用验收文件,操作、维护规程;设备仪器申请报废汇报、报废判定书及批文等。
5.2.2归档时间
5.2.2.1工程设计中形成各阶段科技文件材料,应在各阶段设计项目完成后即行归档;非标及各业务建设项目材料亦应在任务完成后立即归档。
5.2.2.2科研文件在每一个课题(项目)结束或告一段落时归档。
5.2.2.3设备仪器文件材料在设备安装试运转后,交付使用时立卷归档。
5.2.2.4基建项目结束后,房产科按归档范围整理资料归档。
5.2.2.5工程(项目)总责任人应在工程结束后,将工程设计来往文件及“工程会议统计”、“工程设计大事记”、“工程总结”、“工程总目录”等整理归档。
5.2.2.6工程总承包和工程监理及工程勘察项目结束后,由项目责任人/项目经理将全部应归档资料整理归档。
5.2.3 归档要求
5.2.3.1高阶段设计文件归档要求按CYSB/ZY0701-《高阶段设计文件编制要求》实施。
5.2.3.2工程(项目)责任人须在协议签定后,立即来科技档案室索取档案号;施工图设计开展前,应事先和科技档案室约定编号,编号措施见附件一《有色冶金设计科技档案编号措施》编制施工图子项表,给科技档案室一份,同时发给各专业责任人,方便在施工图设计中依据该子项表进行编号。
图号变更时,要填写《设计图纸图号变更通知单》(JL-ZY0102-02)。
5.2.3.3归档人员须认真填写《设计文件归档表》(JL-ZY0102-03),并根据附件二《有色冶金设计科技档案保管期限划分标准》确定科技档案保管年限。
5.2.3.4凡需要归档科技文件材料,严禁用铅笔、易退色圆珠笔、红墨水笔书写和署名。
用复写纸复写或签署不全科技文件材料不得归档。
底稿必需归档。
文字资料归档二份,施工图归档一份。
5.2.3.5软件类电子媒体按CYSB/ZY0104-《计算机软件管理要求》实施。
5.2.3.6各驻外分院(部)形成科技文件材料归档,按附件四《驻外分院(部)科技档案管理要求》实施。
5.3 档案情报所科技档案室基础工作
5.3.1整编
5.3.1.1必需对归档科技档案进行验收分类、编号、整编、编目、编制检索工具并将其输入微机,严格实施整编岗位责任制,使经过整编科技档案,既便于保管,又便于提供利用。
5.3.1.2编制薄式《技术档案分类目录》(JL—ZY0102-04)作为科技档案总帐和内部工作人员交接统计。
5.3.1.3认真做好修改及补充资料更替、配套工作,使归档科技档案符合完整、正确、系统要求。
5.3.2 保管
5.3.2.1加强档案库房技术管理,确保科技档案资料安全,最大程度地延长档案使用寿命,所领导对此必需加强检验和指导。
5.3.2.2保持库房整齐卫生,立即修补破损档案,落实“以防为主,防治结合”标准,切实做好温、湿度测定,做好防治有害生物、防尘、防火、防盗、照明管理和档案保管情况检验等工作。
5.3.2.3科技档案入库时,库房管理人员应根据整编入库总帐上登记项目认真查对帐、物、卡,并在《技术档案库帐》(JL-ZY0102-05)登记,立即入库上架。
5.3.2.4库房排架要和科技档案分类和类别一致,每个档案密集架、柜及各类档案类别、分类、属类之间,均应有显著标志,便于取放。
5.3.2.5底图和蓝图档案应分别保管。
5.3.2.6库房要有定人管理,定时清点查对,做到帐、物、卡一致,如发觉问题,立即处理。
5.3.2.7底图归档时,要填写《底图登记帐薄》(JL-ZY0102-06),驻外分院移交底图时,则要在《驻外分院底图移交清单》(JL-ZY0102-07)上登记。
底图一律不得外借;如需修改、复制,必需经部门领导和科技处签字同意。
5.3.2.8文印厂从底图库调晒底图时,要在《借调底图登记本》(JL-ZY0102-08)上登记,并在第二天早晨整理后如数归还到底图库,不能私自将底图转借她人。
5.3.2.9对库存底图应常常检验,对老化变质或破损部分,要立即修补或重新复制。
5.3.3 利用
5.3.3.1利用是保留和管理科技档案、资料最终目标,利用工作由科技档案室全体组员负责实施。
5.3.3.2依据科技档案种类、分类编制工程设计目录卡,为科技档案提供和利用发明条件,努力提升服务质量。
5.3.3.3科技档案人员应端正服务态度,爱岗敬业,熟悉家底,在工作中做到认真、细致、主动、热情,调档正确、快速。
5.3.3.4严格实施《相关工程图纸和设计文件归档和借阅若干要求》(附件三),确保利用工作正常开展。
借阅时应填写《档案资料借阅卡》(JL-ZY0102-09),借阅特、一、二级图纸时,要填写《借阅特、一、二级图纸申请表》(JL-ZY0102-10)。
凡借阅者丢失科技档案,由档案情报所按“长冶设档字[1999]5号”文处理。
5.3.3.5凡新来本院工作设计人员,必需凭人教处证实到科技档案室办理借阅证,登记编号后,方可借阅库存科技档案资料。
5.3.4 统计
5.3.4.1必需建立、健全科技档案统计制度,方便掌握情况,总结经验,改善管理。
5.3.4.2统计范围:
总藏量,各类卷册量,新入库增加量,整编工作量,微机输入量,判定、移交、销毁量,日常查阅及借出、返还量,个人工作量,小组月、季、年度总计等。
5.3.4.3统计要做到真实、正确、立即和连续性。
5.3.5 鉴定
5.3.5.1为维护档案完整、正确、系统,确保档案质量,科技档案室应依据档案利用和保管期限等情况,立即提出判定计划,报科技处经主管院领导同意后顾之忧下达任务,并由相关部门指派人员组成专门判定小组,开展判定工作。
5.3.5.2科技档案及资料搜集、整理过程中判定,由整编人员在办理档案、资料整编归档手续时进行。
5.3.5.3判定工作依据具体情况,可在院内或驻外分院、设计现场进行,每次判定均要写出判定汇报。
5.3.5.4判定作废档案,必需由判定人员签字,部门领导(包含工程责任人)签字,最终由总工程师(或主管副总工程师)同意。
档案人员负责将作废档案、资料剔出、销帐,另存十二个月。
尽可能做到作废档案在另存期间或以后,再无查找利用要求。
5.3.5.5判定结束后,应依据同意作废清单,注销帐卡和删减库存统计数,保持帐、物、卡一致性,以免误用。
5.3.5.6作废档案销毁,必需严格审查、查对,在《档案资料注销帐薄》(JL—ZY0102-11)上登记,经总工程师审核,由院保密委员会同意后,送造纸厂销毁,同时派人监销。
6 相关文件
CYSB/CX01-《文件控制程序》
CYSB/ZY0201-《高阶段设计文件编制要求》
CYSB/ZY0104-《计算机软件管理要求》
附件1:
《有色冶金设计科技档案编号措施》
附件2:
《有色冶金设计科技档案保管期限划分标准》
附件3:
《相关工程图纸和设计文件归档和借阅若干要求》
附件4:
《驻外分院科技档案管理要求》
7记录
JL-ZY0102-01《工程档案给号记录表》
JL-ZY0102-02《设计图纸图号变更通知单》
JL-ZY0102-03《设计文件归档表》
JL-ZY0102-04《技术档案分类目录》
JL-ZY0102-05《技术档案库帐》
JL-ZY0102-06《底图登记帐薄》
JL-ZY0102-07《驻外分院底图移交清单》
JL-ZY0102-08《借调底图登记本》
JL-ZY0102-09《档案资料借阅卡》
JL-ZY0102-10《借阅特、一、二级图纸申请表》
JL-ZY0102-11《档案资料注销帐薄》
附加说明:
编 制:
梁希平 会 签:
何曼炎
审 核:
彭 兵
批 准:
潘晨湘
技术档案库帐(JL-ZY0102-05)
库号
名称
密
级
保管
年限
甲1张数
本
份
登帐
日期
备注
底图登记帐簿(JL-ZY0102-06)
套号
图纸名称
设计年月
累计
张数
甲1
张
归档
日期
底图
变更情况
保管期限
密
别
收图人
盖章
驻外分院底图移交清单(JL-ZY0102-07)
移交领导:
移交人:
移交时间:
档案号
工程名称
档案名称
设计阶段
设计日期
技术等级
保管期限
底图
自然数
底图
甲1数
缺页数
备注
接收部门领导:
接收人:
接收时间:
借调底图登记本(JL-ZY0102-08)
时间
图纸图号
甲1
施工
甲1
交流
自然
张数
应晒
张数
借调人
归还人
档案签收人
备注
档案资料借阅卡(JL-ZY0102-09)
姓名
所属部门
序号
图号
名称
备注
部门责任人
资料产出部门责任人
科技处
注:
借阅底图时要在“备注”栏中写明用途,并经科技处签字。
借阅特、一、二级图纸申请表(JL-ZY0102-10)
分院(所):
年月日
图号
名称
级别
用途
借阅者签字:
分院(所)签字:
科技处签字:
备注:
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