医药产品代理商联谊会指导手册.docx

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医药产品代理商联谊会指导手册

医药产品代理商联谊会指导手册

一、前言

      在新形势的医药体制改革下，医药体制不断创新与发展，生产企业呈现“以客户为导向”的趋势日益增加，为了不断的扩大自己的客户群及获得更高的市场覆盖率，生产企业必须利用和掌握代理商的资源--渠道。

对于我们生产企业来说，代理商手中所掌握的这种优势渠道，正是我们所需要和追求的。

要获得这些资源的支撑，企业就必须与代理商建立良好的合作关系。

因此代理商联谊会成为我们生产企业争夺市场终端的重要手段。

随着各生产企业会议召开频率的不断加大，导致会议效果往往不尽如人意，如何充分利用资源达到最佳效果成为了生产企业必须尽快解决的问题。

二、代理商联谊会召开的时机

      召开代理商联谊会要选择正确的时机，否则不会达到预期效果，简而言之就是在正确的时间做正确的事。

那么何时才算是正确的时机：

　　1、新产品上市前　　2、各地标前稳固现有网络　　3、各地标后拓展网络4、季节产品旺季之前5、淡季的销售提升6、竞品打击时7、节假日沟通情感，提高代理商忠诚度

三、代理商联谊会的宗旨 

      我们要本着“凝心聚力、服务基石、互信互利、共同发展、”的宗旨，使代理商联谊会真正成为企业与代理商实现双赢局面的有效手段。

1、“凝心聚力”：

通过与代理商有效的情感沟通，达到增强企业与代理商之间凝聚力的目的。

2、“服务基石”：

作为联谊会的主办方，企业做好自身定位，既是代理商的服务，同时也是代理商获取利益的基础。

3、“互信互利”：

在联谊会上应明确双方的权利与义务，双方在诚信的基础上进行合作，谋求各自的利益。

从而保证会议的召开质量。

4、“共同发展”：

代理商联谊会的最终目的是促进双方的合作与发展，从长远来看，只有实现这一目的的会议才是成功的会议。

四、代理商联谊会的类型　　

（一）按会议规模、费用分　　

1、小型：

针对县及县级市范围内的代理商，一般参会人员控制在10-30人，费用在2-3千元内。

2、中型：

针对大、中城市范围内的代理商，一般参会人员控制在20-50人左右，费用在1-2万元内。

3、大型：

针对全省范围内的代理商，一般参会人员控制在100-200人，费用在3-5万元内。

备注：

参会的代理商级别及人数决定费用的标准（如食宿、礼品、会场、奖品）　　

（二）按主办方式分　　

1、独办式：

我企独资，传播的信息直接准确，但费用较高。

2、搭车式：

由其它厂家牵头主办，我企出少量会议资金顺便搭车，一般是1000-2000元或赞助礼品、促销品，费效比较为合理。

（三）按会议方式分　　

1、集中式：

集中式推广活动即以公司的名义把所在区域内的代理商召集上来，集中开联谊会。

2、分散式：

分散式推广活动即以区域总代理商的名义把管辖区域内代理商招集上来，分别开联谊会。

3、区域合并式推广：

相邻的两个或两个以上的区域市场的二级代理商召集在一起合办联谊会。

五、代理商联谊会的时间　　

（一）联谊会时间选择

1、年终代理商答谢联谊会

2、新产品上市、竞品打击、招标后沟标时等因素关键细节：

1）联谊会应“主题明确”，有针对性的主题，要解决什么问题，会使代理商印象深刻并达到预期效果。

2）避免同一区域、同一代理商在近时间内参加多次联谊会，最好每开一场会要有半年以上的时间距离。

3）关注竞争厂家的开会频率。

（二）时间选择应考虑的因素

1、根据季节的需求变化性，确定品种的吸引力。

2、根据代理商工作的时间繁忙度，考虑到会人员数量、质量。

3、关注同行推广的抢占性，可以把握机会避免撞车。

六、代理商联谊会的申请流程

1．省区经理根据市场运作具体情况及时机进行初步评估，是否召开代理联谊会，召开什么级别的会议，与事业部总经理沟通，在与产品经理沟通。

2．产品经理根据地区实际情况考察和分析，省分公司经理起草联谊会方案，产品经理审核，并完善联谊会方案。

（费用预算当地省分公司经理提供，公司总部审定）。

预计费用  本次举办会议整体费用在**万元左右，费用使用明细如下：

序号

项目申请费用单

费用合计

1

会场租赁费用（表明是否含投影仪）

***

2

礼品（**元/个，**人，）

***

3

招待费用（餐饮，每桌**元，**桌）含酒水住宿 **间，**元/间

***

4

条幅制作费用（四个条幅）

***

易拉宝（企业及产品）制作

***

5

背景墙**元/平方米

***

6

会场指示牌

***

7

会议流程提示板（40×60mm）

***

8

互动问答小礼品10个

***

9

鲜花*盆，每个**元水果

***

10

笔+签到本（**人）

***

11

邀请函

***

11

备用资金

***

12

其他项目

***

预计总花费

*****

3．事业部总经理在方案申批中要求的各项费用进行前期初步考察，参会人数预计评估，并且与省区经理沟通会后的效果评估，保证会议的效果和会后效应。

4．市场部经理在方案审批中要求再次对各项费用进行前期考察，参会人数预计评估，并且与省区经理沟通会后的效果评估，保证会议的效果和会后效应。

5．经财务部对费用预算进行考核批准后，报请总经理签批，总经理无疑意后，方可报请集团执行总裁签批。

费用打到事业部会计，由会计花销并纪录。

招待费要遵守节约的原则。

6．方案要求在距离会议预计召开前，最少10天审批完成，方案审批完成后会议前期准备阶段。

七、参会人员选择

1、老代理商：

A、必须是正在销售我公司主导产品（没有代理我公司主导产品竞品）；

B、把我公司产品作为主力品种；

C、积极配合我公司当地人员工作；

D、回款记录良好；

E、对我公司产品有良好口碑。

2、意向代理商：

A、有终端医院运作网络（有自己的销售队伍）

B、具有开发目标医院实力（目前有品种在该医院运作）

C、运作相关品种（现运作品种与我公司品种没有直接冲突）

D、必须前期沟通过，并认可我公司及产品，有合作意向

E、该地区业内人士反映“口碑好”

八、工作人员职责划分

1．参会人员：

市场部人员：

产品经理和其他人员（待定）          

分公司人员：

全员参加（分公司经理、区域经理和内勤）          

总公司人员：

公司领导（待定）      

2．人员职责：

序号

人员分工

参会人员

岗位职责

１

领导组

事业部总经理和市场部经理

指导此次会议

２

会务组

执行组长：

省区经理

负责会议具体工作落实

副组长：

产品经理

整体会务的推进和监督

组员：

分公司人员

 负责具体工作的实施开展

３

代理商组

区域经理及总代理公司销售人员

协邀请管辖范围内代理商

工作人员职责：

（1）市场部：

ü      负责会议的整体效果

ü      提供企业宣传片并在会议开始前播放

ü      负责制作产品PPT，要求美观主题突出针对性强

ü      提供邀请函内容和样式

ü      市场部负责礼品上报条件保障处会议礼品需求（礼品名称、数量）

ü      市场部通过卓明系统给省区经理传递背景墙、易拉宝等图案

ü      市场部产品经理提前3—5天到达开会地点，协助省分公司经理共同完成会议准备和重点代理商的走访工作

ü      市场部与省分公司经理确认流程和相关事宜

ü      市场部到会场后必须检查相关设备是否齐全，连接是否正常，并进行调试，保证会议正常进行

ü      市场部人员指导省分公司人员布置会场，并对会议流程进行监控

ü      市场部提供相关产品DA

ü      对会议的后期效果进行监督和评估。

（2）分公司经理：

ü      会议前期的会场考察和确定（按照指导方案提到的会场要求寻找会场）

ü      与酒店沟通确定参会人员就餐标准及时间

ü      参会代理商的邀请及人数确认

ü      人员分工和整体会议联系，保证会议正常进行（增加参会人员_）

ü      对会场前期的布置

ü      负责主持人指定及确认

ü      对会议进行整体总结

九、代理商联谊会运作步骤

（一）会前准备前期准备：

1.在会前20天对酒店、会场进行考查，方案审批完成后方可确定。

（省分公司经理负责）宾馆不用预定，正常不安排代理商住宿问题，如确实有困难再安排，先不通知安排住宿，只通知会议时间地点，如果要有代理商问是否安排，再跟领导申请。

2．会场大小选择：

不宜租用过大或过小，影响会议效果，会场长方形为佳，50人以下会场可以租用宾馆小会议室，圆桌形式召开；大于50人则租用中型会议室或大型会议室。

3．企业及产品PPT制作（产品经理负责）。

4.方案审批完成后尽快制作邀请函，邀请代理商，会前3天在次确认到会人数。

（省分公司人员负责）会前7天前邀请函送到代理商手中，并告之凭此函领取会议材料及礼品。

5.会议所需物料准备：

（市场部负责设计、省分公司人员负责购买及制作）

6．如果有代理商发言，要提前了解发言内容。

7．主持人的选择：

要求形象好，声音洪亮，随机应变能力强。

序号

所需物品

数量

备注

1

礼品购买

有奖问答礼品10份；参会人员礼品酌情而定

礼品上企业标识市场部设计，省分公司人员负责制作。

2

出席证、邀请函

数量按参会人数制定

市场部负责设计，是否制作按会议型式视情况而定。

3

绶带

2条

签到组每人一个，公司办公室备有，

4

条幅

4条

按会场实际尺寸制定

5

背景墙

1个

是否制作按会议型式及参会人数而定。

6

企业简介及主导产品易拉宝、X展架

各2个

市场部负责设计，传至省分公司经理在当地制作（易拉宝公司配有可不制作）

7

桌盘制作

按公司领导参会人数及就餐桌数制作

给公司领导提前准备桌盘

8

会场指示牌

按4个准备

9

产品宣传资料

按参会人数每人1份准备

企业宣传册、企业手袋

按参会人数每人1份准备

10

会议流程单

按参会人数每人1份准备

11

会议流程提示板

1个

12

本、笔

按参会人数每人1份准备

13

胶带、图钉、剪刀、钉书器

各1个（盒）

会场布置时用

14

投影仪、电脑、幕布、

各1个

会场一般都备有投影仪、幕布，联系确认。

15

麦克

有线一个，无线两个

会场一般会备有。

16

电源插排、音频线

各1个

电源线长4米以上，三项插座不少于三个。

17

鲜花

按会场所需

18

水果

按参会人数酌情购买

19

酒、水

按参会人数酌情购买

如酒店可自带酒水，自带以便节省费用。

20

主席台

1个

是否应用适情而定

21

接待台及覆盖红布

各2个

1．按参会人数酌情准备一或两个。

2．如接待台标准达到要求，红布可不覆盖。

22

礼品桌及红布

各1个（块）

1．如礼品桌标准达到要求，红布可不覆盖。

备注：

以上物品需要购买或制作的，由条件保障处选购及制作（如路途远，财务部派人到举办地点，与省分公司经理或产品经理确认购买或制作），涉及到平面设计方面市场部负责设计。

会议前期

1．会议前期对关键客户进行前期拜访，探求市场需求和了解当地代理商情况，有针对性地进行调整产品宣传方向，调整产品幻灯片。

（产品经理负责）

2．会场布置（省分公司人员负责实施）：

Ø      条幅分别粘贴在酒店门口上方及两侧、会场正前上方，背景粘贴在会场条幅下方。

（4个条幅内容根据会议地点及型式待定）

Ø      企业易拉宝摆放在会场入口两侧，产品易拉宝摆放在会场正前方两侧各一个。

Ø      饮用水（矿泉水、茶杯）摆放到每位参会人员桌子正中，要求横竖成线；

Ø      鲜花摆放位置：

主讲台、主席台、第一排（或圆桌会场的中间放三盆）

Ø      接待台两个（按参会人数酌情而定是否准备两个），能覆盖签到桌的红布两块，签到簿一个、笔一支，签到簿、笔向外摆放，接待台摆放在会场主入口两侧。

（省分公司人员负责准备及实施）

Ø      入会场前做好客户引导及街接工作，入会场门前做指示牌（省分公司人员负责）

3．会议仪器调试

Ø      会议前需配备两支无线麦克、一支有线麦克、与电脑连接音频线一根、投影仪一台、投影幕布一个，演讲台一个，开会前一天调试好，会议当天前1小时再次调试准备无误。

（省分公司负责落实，市场部负责调试）

4．资料准备：

Ø      事业二部会准备：

舒血宁注射液、注射用骨肽、骨肽注射液、血塞通注射液；

Ø      事业三部会准备：

注射用血塞通、血栓通胶囊、七叶皂苷钠注射液、小牛血去蛋白提取物

Ø      产品资料、企业资料、企业手袋等事业部负责准备并发送到省分公司。

本、笔与省分公司经理负责购买。

Ø      企业手袋、企业资料、本、笔、会议流程单按到会人数超出10-20份准备，将所有资料放入企业手袋内，放置会场入口签到桌内侧，提前备好。

5．会前接待

Ø      会前考虑好参会人员的交通工具的安排，邀请时省分公司经理、区域经理尽量沟通确定，让代理商自驾车或自行承担路费。

如公司负责交通费用应提前安排接送车辆，返城火车票及飞机票的购买工作。

Ø      会议接待必须要求专人负责，保证代理商在进入会场一楼前有人接待，并引导参看指示牌引导专家到会场。

Ø      保证代理商到场有人接待，一个接待台一人（引导代理商签到及发放资料）；另外安排两人引导代理商就座。

无冷场现象发生。

Ø      到会专家就坐原则为：

熟人可以做一起；先坐前排位置；主要位置让出给特定专家和工作人员就做（如：

会上发言的全国专家等人）。

（二）会中控制

1．会议流程：

序号

内容

时间

注意事项

1

参会人员签到，陆续进入会场

会前半小时   

1、             会场反复播放企业宣传片（播放时间为9：

30，两次27分钟）2、             接待台保证有两人接待（一个引导来宾签到；一个发放资料袋）（如有人离开需要替换人到位方可离开）

2

会议开始前准备

会前5分钟

1、             除接待人员外，公司领导，省区经理、产品经理、主持人就坐前排2、             企业宣传片播放完，会场静止两分钟为宜3、             主持人正式宣布会议开始

3

主持人开场白，介绍会议流程

会议正式开始10分钟

开场白内容1、             表明本次会议主办方，并且感谢各位新老朋友多年的支持。

2、             解读会议要求。

3、             介绍到会主要人物，如：

公司领导、省区经理、医药公司领导等，点到名人员必须从座位起立向来会人员致谢。

4、             介绍整体会议流程：

领导讲话、企业产品介绍、有奖互动、代理经验交流、省区经理讲话、招待。

4

公司领导讲话

10分钟

讲话内容：

1、             代表公司对各位朋友支持表示感谢2、             有幸利用本次机会结识各位业内精英，结合会议主推品种介绍政府最新政策或行业前瞻信息

5

主要医药公司领导讲话

待定

内容（以对企业、产品活动支持致谢，认同为主旋律）

6

产品经理讲解企业和产品

40分钟

讲解内容：

1、             企业规模、荣誉、发展潜力2、             产品荣誉、优势、临床疗效3、             市场支持：

学术、广告、活动

7

代理商代表发言（三个人为佳）

20分钟

发言内容：

（到前台、发言结束主持人致谢或主要领导握手致谢）1、             自我介绍2、             运作品种时间、运作医院和开发科室状况

8

省区经理表态发言

15分钟

发言内容：

1、自我介绍，感谢代理商到来2、感谢代理商的支持与够配合3、重新强调中标、提价后产品优势和目前品种在市场销售情况

9

区域经理发言

15分钟

发言内容：

（同上、语言要求朴实、中肯）

10

代理商签代理协议

待定

做“根据公司要求、地市级代理商或三家（医院级别）以上意向医院代理商现场与公司领导签约”，或现场填写意向医院、品种预留登记表等活动安排

11

主持人总结发言，宣布会议结束，参会人员到餐厅就餐

会议开始10分钟

1、             主持人代表公司对代理商的到会表示再次感谢。

2、             对长期以来的合作进行回顾并肯定，对未来的共同发展进行展望。

3、             祝福与会代理商4、             宣布大会结束

备注：

以上各项完成后，均有主持人作发言小结，时间按照情况而定

2．会议要求：

ü      会议期间请大家保持安静

ü      请大家将手机关机或调至震动状态

ü      不要在会场内随意走动

ü      有奖问答的内容是重点讲解内容，在讲解时，请大家认真听讲。

（三）会后跟进会场收整：

1．易拉宝及条幅、会场背景要求会场人员帮助撤下，省分公司人员负责保存。

2．公司申请的自带投影仪，会后产品经理负责保存。

3．会议结束后专人负责检查会场，参会人员物品是否都带离会场，防止遗漏。

就餐安排（省分公司人员负责）：

1．就餐时间与酒店沟通确定，安排人将餐位牌提前摆放好。

2．如公司自行提供的酒水，就餐前将酒水提前准备到餐厅，由服务员摆放。

3．要求有公司人员到餐厅门口引导就坐

4．省区经理陪同重要代理商一同进入餐厅

5．重要代理商由公司人员巧妙引导安排在领导一桌，必须有专人陪同

6．对有意向代理商进行合理沟通，达到预计目的

7．对于其它代理商合理安排就餐，尽量达到每桌至少有一位公司人员陪同就餐，保证就餐愉快进行。

8．就餐中，公司领导和公司人员敬酒

9．就餐结束后发放礼品，要求代理商凭邀请函领取礼品

10．所有代理商离席有人相送

11．重要代理商由公司领导或省区经理送到电梯口或楼下会议后期：

1．根据邀约对象的档案，有意向代理商应定期进行回访，并制定拜访计划，及时了解客户需求，尽可能在最短的时间内签定协议，并打款发货。

防止客源流失。

2．对新老代理商节假日邮寄礼品，定期拜访，回访方式有：

电话、信函、上门拜访等

3．针对没订货的客户，要及时跟踪没订货的原因。

4．做好下一步产品的终端拦截工作。

5．树立公司形象，及时处理售后问题。

十、代理商联谊会的总结、评估　 

综合性、详细的会后评估可以总结整个代理商联谊会的得失利弊，并为下次联谊会及会后的跟踪活动提供宝贵的经验，为代理商联谊会的规范管理提供帮助和参考。

（一）参会人员的评估　

1、主要数据：

邀请人数、签到表、就餐人数

2、分析内容：

为什么有的代理商被邀请了却没来；为什么有的代理商来了但中途离开；为什么有的代理商未被邀请却自己来了。

邀请人数，签到人数、就餐人数的三者关系？

3、在分析的基础上找出原因，找到更改的办法。

（二）产品的评估　

1、信息来源：

购销合同

2、分析内容：

为什么有的产品没有被订货？

为什么有的产品的订货量不大（或没有定货）？

是产品问题（质量、价格等），还是竞品问题（习惯用药），还是季节因素？

各品种占比例情况分析？

邀请人数，签到人数、购销合同签定人数的三者关系？

3、找出潜在因素，解决实际问题，满足客户需求。

（三）对渠道的评估

1、信息来源：

代理商签到表薄

2、分析内容：

从签到薄上的单位可以看出参会代理商的都是哪些区域（市、县、乡）？

哪类客户（医院、社区），为什么其它区域的代理商没来，都是什么原因？

一级代理商占总代理商的多少比例？

二级代理商占总代理商的多少比例？

三级代理商占总代理商的多少比例？

3、通过分析，明白货物流向，找出渠道盲点，从而调整渠道结构，调整市场策略，挖掘市场潜力。

（四）对费用与销量的评估 

1、信息来源：

会议所需物品清单，开会的费用发票 

2、分析内容：

哪些费用是可以节省的，哪些费用是浪费的？

礼品、餐饮、住宿的标准是否过高？

是否有代理商的到达率不够或超标造成费用（礼品、餐饮、住宿）浪费？

3、 通过费用的分析，加强对费用的有效使用，加强成本的核算意识。

（五）会后跟踪代理商进行沟通

1、信息来源：

代理商签到表薄

2、沟通内容：

l      对我们有什么要求和建议？

l      没有签约的原因是什么？

l      没有签约的代理商曾经代理过那些品种特别是竞争厂家的品种有没有？