项目管理办法.docx
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项目管理办法.docx
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项目管理办法
项目管理办法
为了明确项目管理中各部门的关系和责任,体现团队合作精神,顺利推进财务中心各项目的顺利实施,特制定本制度。
1、管理原则:
指定项目负责人,由项目负责人遵循项目负责人负责的原则,利用相关资源进行计划、组织、协调、控制,以实现项目的预定目标。
第一条适用范围
1、软件工程:
凡公司自行开发和购买使用的各种软件项目,包括现有ERP系统各模块以及以后新增各模块、各种新增业务类型。
2、其他应该实行项目管理的工程。
第二条项目团队
1、项目团队/项目小组:
调研到项目完成各阶段所有项目实施人员的集合。
2、项目经理:
项目经理主要负责从实施计划的制定、执行,直至项目的完工验收,人财物等资源的配置、项目计划、项目协调、各种方案的确定以及其他重大事项的决策。
3、项目业务员:
对公司业务比较熟悉、负责项目实施具体事项的人员。
根据项目团队的规模,可在项目经理下设置多个项目组长,项目组长下再设置若干组员。
每个项目,都要建立项目联系人名单,包括所有项目团队成员的姓名、部门、邮箱、RTX号、手机、办公电话等信息,方便项目团队成员日常联系。
第三章项目准备和立项
第三条定义:
通过可行性分析,确定近期内(一般不超过三个月)公司需要投入人力、物力、财力并有可能在近期签约或确定的业务项目。
第四条适用范围:
核算和流程部、税务部、运营部、预算部等部门。
第五条任务
1、提出立项申请、进行可行性分析。
1.1立项流程
业务部门提出立项需求或财务中心内部提出需求,由需求人会同财务中心、信息部等部门进行可行性分析,再按照流程进行审批。
一般项目由财务总监审批、向部门副总裁汇报,较大项目由部门副总裁审批、向总经理汇报,重大项目由总裁审批。
立项流程如下图所示:
提出立项申请
可行性分析
审批(按项目大小规定权限)
立项项目编号
1.2可行性分析的内容有:
Ø价值(预计利润,或对公司可能产生的影响);
Ø公司技术能否支持;
Ø公司资源能否支持;
Ø是否符合公司产品方向(能否体现公司形象、能否树立样板工程);
Ø预计签约/确定时间;
Ø成功的可能性;
Ø客户的业界信誉(主要指资金信誉);
Ø公司其他的竞争优势;
Ø其他需要提供的分析资料。
2、成立项目小组
2.1原则:
由立项审批人提议,通过财务中心、信息部等各部门的项目小组成立会议讨论决定。
2.2成员组成:
根据项目内容和复杂程度从财务中心、信息部等部门抽调熟悉业务的人员组成项目组。
3、项目跟踪
3.1任务:
项目前期需求调研、编写项目总体设计任务书、形成项目总体设计方案,审核、审批总体设计方案。
3.2工作流程
安排、分配工作任务
项目经理项目小组成员
汇报、反馈工作信息
3.3设计方案的管理:
设计方案要做版本管理。
送交方案之前必须得到上级领导的确认,并保留电子存档,保证技术文档的可追溯性。
3.4方案的审批流程:
方案提交人部门经理财务总监部门副总裁。
审批表格:
《项目设计方案审批表》。
(见附件一)
3.5项目发生的相关费用按公司日常业务核算制度执行。
3.6项目签约/确定。
按照公司合同管理相关规定执行。
第四章项目实施
第六条定义:
实行项目经理负责制,项目经理负责管理项目实施全过程。
通过项目实施经理的指挥、协调、组织、沟通,领导整个项目的实施过程,以实现项目的预定目标。
第七条适用范围:
财务中心各部门。
第八条项目实施的任务
1.确定实施小组。
一般项目的项目经理由财务总监指定;较大项目由部门副总裁指定;重大项目由总经理指定。
项目小组成员由项目经理提议,通过项目实施小组成立会议讨论决定。
2.制定实施计划。
包括:
Ø详细设计方案(施工设计方案)
Ø项目实施方案
Ø项目任务书
Ø材料计划
Ø人员计划
Ø项目进度计划
Ø质量控制计划
Ø项目物资供应计划
Ø培训计划
由项目经理协同其他部门对实施计划进行审核,最终必须得到上级领导的审批,才可以实施。
3.编制项目预算。
按实施方案、项目任务书编制项目预算。
4.执行实施计划。
按计划安排、指挥项目的具体实施工作;在项目的实施过程中,项目团队成员间的项目相关邮件要抄送给项目经理;项目经理负责协调各方关系。
项目小组成员要定期向项目经理书面汇报项目进展情况,填写《项目实施情况表》(见附件二)。
一般每周汇报一次,内容包括本周项目进展情况、下周项目安排、特殊事项说明等。
如遇特殊情况,项目小组成员可随时汇报。
项目经理可定期向上级领导汇报项目进展。
5.协助项目决算。
项目组需要配合财务部门做好项目的成本归集、利润确认。
6.项目内部评审。
项目内部评价,项目实施的工作回顾,经验教训总结,项目成员工作考核,作为项目奖惩的依据。
7.完成竣工验收。
协同公司各相关部门,组织用户或相关项目评审单位竣工验收。
8.提交竣工文档。
在项目验收合格后,汇编项目有关文件,向相关部门提供所有的技术参数和文档,并提供完整的竣工文档。
所有项目文档都需要存档。
9.其他应当由项目实施小组完成的任务。
第五章项目变更及确认
第九条项目设计变更
项目实施过程之中发生的项目范围变更、设计变更导致的项目变更,必须及时得到项目各方的书面确认。
确认方式可以是邮件、签字等。
第六章项目终结
第一十条项目终结:
办理项目终结手续。
1、实施完毕的项目进入公司项目终止程序,由公司内部逐级审批(见附件三《项目终止审批表》);
2、因故中途废止的项目合同进入内部责任追究程序。
分析项目废止的原因,进行经验总结;如因人重大过错造成项目废止的,需要追究相关人员的责任。
第七章项目文件归档
第一十一条项目归档:
汇集项目文档,按公司资料档案管理的有关规定入档。
第八章文档管理软件介绍
第一十二条财务中心使用iDoc多可文档管理系统管理项目文档。
项目小组成员将所有项目相关文档上传到该软件,并设置相应的查看、修改、删除权限;可对文档进行版本管理。
具体操作如下:
1.在IE等网页浏览器地址栏输入
2.在文档管理模块,“****财务中心”组下选择项目对应的文件夹。
点“上传文件”,将文件上传到相应的文件夹目录。
操作类似资源管理器。
3.选择某个文件,右键可以修改预览文件、下载文件、修改文件(需要相应的权限)。
4.在财务管理模块,可以使用“站内消息”对项目组其他成员发送短消息;使用“邮件信息”发送邮件。
附件一
项目设计方案审批表
项目名称
设计人员
设计日期
项目成员
送交日期
设计思想:
1.项目特点
2.技术特点
3.其它
审核人意见:
签字:
年月日
审批人意见:
签字:
年月日
备注:
附件二
项目实施情况表
项目名称
项目类型
项目经理
项目编号
项目进展:
特殊事项:
项目阶段:
下周实施内容:
预计完工日期:
备注:
汇报人
填表日期
附件三
项目终结审批表
项目名称
项目成员
终止日期
年月日
项目执行情况:
1、完成部分
2、未完成部分
3、未完成原因
项目经理签字:
年月日
备注:
审核人意见:
签字:
年月日
审批人意见:
签字:
年月日
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