生活垃圾焚烧发电工程项目档案管理实施细则.docx
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生活垃圾焚烧发电工程项目档案管理实施细则.docx
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生活垃圾焚烧发电工程项目档案管理实施细则
仁怀市生活垃圾焚烧发电项目工程
项目档案管理实施细则
1/0(版本号/修订号)
仁怀中电环保发电有限公司
中电投电力工程有限公司工程管理分公司贵州仁怀环保电站项目部
2016年09月30日发布2016年10月01日实施
前言
为实现仁怀市生活垃圾焚烧发电项目工程“达标投产并通过3A等级评定、争创国家优质工程奖”的质量总目标,确保实现工程档案的规范性、完整性、及时性、准确性、系统性、真实性,特制定本细则。
本细则由中电投电力工程有限公司工程管理分公司贵州仁怀电站项目部提出、起草和归口。
本细则主要起草人:
版本号编制人审核人批准人
2016版
签字/日期签字/日期签字/日期
1目的
本细则规定了在工程文件收集、整理、归档及档案移交过程中,对各类文件的归档时间、范围、保管期限、整理、编目和案卷质量的要求,统一了工程档案编制及整理的标准。
确保本工程档案符合达标投产及创优考核标准。
2适用范围
本细则适用于仁怀市生活垃圾焚烧发电项目工程文件编制、工程档案整理、移交和竣工验收。
工程各参建单位均应遵照本细则执行。
3编制依据
下列文件对本细则的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修订单)适用于本文件。
DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范
GB/T11822-2008科学技术档案案卷构成的一般要求
GB/T38-2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范
GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范
GB/T10609.3-2009技术制图复制图的折叠方法
GB/T11821-2002照片档案管理规范
DL/T241-2012火电建设项目文件收集及档案整理规范
DL/T5229-2005电力工程竣工图文件编制规定
DL/T5210系列火电施工质量检验及评定标准
DL/T5190系列电力建设工程施工及验收技术规范
DL/T5277-2012火电达标投产验收规程
中电投规章〔2012〕年第44号中国电力投资集团公司火电工程达标投产考核实施办法
2008年第60号关于施行《中国电力投资集团公司档案管理制度》的通知
2008年第64号中国电力投资集团公司重大建设项目档案验收管理制度
仁怀市生活垃圾焚烧发电项目工程《工程建设管理委托合同》
CPIPEC-EM2120300—2015《建设管理项目文档管理规定》
4定义与术语
4.1项目文件
指建设项目在立项、审批、招投标、勘测、设计、施工、监理及竣工验收全过程中开成的文字、图表、声像等形式的全部文件,包括项目前期文件、项目竣工和项目竣工验收文件等。
4.2项目档案
是指检定、整理并归档的项目文件(4.1)。
4.3工程准备阶段文件
工程项目在立项、审批、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。
4.4施工文件
工程项目在土建和水工施工、设备安装、系统调试等施工过程中形成的文件。
4.5监理文件
监理公司在工程设计、施工、调试等过程中履行监理职能所形成的文件。
4.6竣工验收文件
工程项目在竣工验收、移交生产活动中形成的文件。
4.7设备文件
工程主设备和重要辅助设备在订货、出厂、到货、开箱和检验等过程中产生的文件。
4.8竣工图
工程竣工验收后,真实反映建设工程施工结果的图样。
4.9归档文件分类
根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行有层次的分类。
4.10归档文件整理
将归档纸质文件以件或卷为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。
4.11归档
办理完毕的文件经系统整理交档案室保存的过程。
4.12项目档案移交
项目竣工验收后,建设单位根据合同、协议和规定向项目公司单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门移交有关项目档案。
4.13单位名称的简称
仁怀市中电环保发电有限公司(以下简称“项目公司”);中电投电力工程有限公司工程管理分公司贵州仁怀环保电站项目部(以下简称“工程公司项目部”);上海斯耐迪监理工程咨询有限公司仁怀项目监理部(以下简称“项目监理部”)。
5基础管理
5.1实行项目法人负责制,明确分管领导和项目档案管理体制和工作程序。
确保档案管理与项目建设同步进行。
做到“三纳入”、“四参加”、“五同步”。
5.1.1“三纳入”纳入工程建设项目各项规章制度、工作计划及流程;纳入工程建设参建各方项目日常管理;纳入工程建设项目的岗位责任制、经济责任制。
5.1.2“四参加”参加设备、材料技术协议的洽商;参加设备开箱验收或引进项目接收;参加建设项目的验收及评价;参加建设项目工法、专利、科技成果、QC成果、“四新”成果的积累、开发。
5.1.3“五同步”下达计划任务与提出文件材料的归档要求同步;检查工程进度与检查文件材料积累同步;工程验收、评价与文件材料归档同步;科技成果等评审与文件材料归档同步;项目移交生产与项目文件材料完成归档同步。
5.2基础设施建设、设备配置:
具备档案安全保管、保护和现代化管理的条件,配置必要的设备。
5.2.1参建单位应配备器具:
计算机、扫描仪(具备连续扫描功能)、照相机(800万以上像速)、激光打印机、装订机、切纸刀等
5.2.2案卷装具:
卷盒材料为牛皮纸板双裱压制;外形尺寸为:
310mm×220mm;厚度分别为:
20mm、30mm、40mm、50mm四种规格。
6管理要求
6.1管理内容
工程公司项目部负责对本项目工程文件管理的具体策划,包括目标的确定,管理网络、制度、措施的建立及落实。
6.2建立管理网络
6.2.1配合项目公司组建“项目文档管理领导小组”,项目主管领导担任组长,各参建方指派一名负责人参加该领导小组。
领导小组下设工作小组,组员包括项目公司、工程公司项目部资料主管、各参建方资料主管及相关技术人员,具体负责工程文件管理工作。
6.2.2各参建单位组建本单位“工程档案管理领导小组”,由各单位项目总工程师任组长,全面负责工程档案的形成管理及移交。
6.2.3工程公司项目部负责编制《项目档案管理实施细则》,经工程公司项目部、项目公司逐级评审通过后执行。
6.2.4工程公司项目部负责组织本项目贯彻国家有关部门颁发的档案管理规定及《项目档案管理实施细则》的实施。
6.2.5工程公司项目部负责制定对各参建方的考核制度及控制措施,并把工程文件的收集、整理和归档工作纳入与各参建单位的合同管理,纳入各部门和有关人员工作责任制。
6.2.6工程公司项目部负责项目公司及供方工程建设管理软件“PAP”中“工程资料管理”软件应用的培训、业务指导及监督检查工作。
6.2.7工程公司项目部负责对本项目各参建方的工程文件的形成、收集、整理、审查、验收、案卷装订、归档移交等管理工作进行技术交底。
6.2.8项目监理部应对各参建单位的竣工档案完整性、准确性、真实性进行审核;并应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况,发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。
6.2.10工程公司项目部和项目监理部配合项目公司进行工程档案专项验收、机组达标及创优考核验收。
6.2.11工程公司项目部组织各参建方对工程项目文档办理移交签证工作。
6.3管理流程
项目公司工程公司项目部项目监理部施工单位
7职责及分工
7.1项目公司职责
7.1.1组建“工程档案管理领导小组”,由项目公司总经理担任组长,全面负责工程档案的形成管理及移交。
7.1.2负责前期文件、设计基础文件、施工图、工程管理过程性文件(如征地文件等)的收集整理及其归档工作。
派遣档案管理人员1-2人协助工程公司做好设备文件的收集整理及归档工作。
7.1.3负责合同、协议、招投标文件的收集整理归档工作。
7.1.4负责考核期(电厂运行阶段)运行资料(包括企业技术标准、系统图等必备图纸、操作票、工作票、运行日志等运行台帐、培训教材、考核期的生产记录、考核期的事故分析、处理记录及结论)的收集整理及归档工作。
7.1.5负责最终移交时提供统一的档案盒。
7.2工程公司项目部职责
7.2.1认真履行管理范围内档案工作的统一组织和管理的职能,负责对本工程档案工作的组织、指导、监督、检查和验收工作。
7.2.2负责制定《项目档案管理实施细则》,采用统一的档案管理软件,进行项目文档管理。
7.2.3负责设计文件的统一接收、登录、发放工作。
7.2.4负责工程管理性文件(包括来往文件、会议纪要)、工程未完项目资料、设备文件的收集整理归档工作并向项目公司进行移交。
7.2.5负责最终汇总、编制工程竣工档案移交总清册,并向项目公司进行移交。
7.2.6负责质量监督资料的归档工作。
7.2.7负责竣工文件编制的组织工作,按照国家对工程档案及竣工文件质量和数量的要求,结合机组达标创优要求,以单台机组为基础在该台机组通过(72+24)小时试运行后45天内(含竣工图)向项目公司移交本合同范围内完整的竣工文件,具体份数参见合同规定。
项目公司及项目公司代表有权对工程公司项目部的竣工文件编制情况进行检查并提出整改意见。
7.2.8双方同意所有从对方接收到的标明为“保密资料”字样的资料进行保密,不经对方同意,不得将该资料转发或披露给任何与本项目无关的第三方。
7.3监理职责
7.3.1负责监理依据性文件(监理规划细则、监理实施细则等)、监理工作文件(监理工作联系单、会议纪要、暂停令、月报、通知等)的形成、收集、整理、自检、组卷、装订、归档。
并在机组通过(72+24)小时试运行后45天内移交合同范围内完整的竣工文件经工程公司项目部提交项目公司。
7.3.2负责对施工单位文件的接收、审核、处理、传递工作。
7.3.3负责对竣工图的审核工作。
7.3.4负责对施工承包商、设计单位、设备代保管单位的竣工资料的完整性、准确性、真实性进行监督、检查工作,直至达到竣工移交标准。
7.3.5负责监督、检查施工单位不符合项整改及封闭情况。
7.4施工单位职责
7.4.1按《火电建设项目文件收集及归档整理规范》DL/T241-2012分类要求编制单位工程竣工档案。
建立单位工程总清册,并在机组通过(72+24)小时试运行后45天内移交合同范围内完整的竣工文件经工程公司项目部提交项目公司。
7.4.2在单位工程竣工验收时,各单位应先对本单位已编制好的竣工文件进行严格的内部自查,合格后提交项目监理部进行审核工作,监理预审合格后,工程公司项目部和项目公司各专业技术人员及档案人员共同进行复核审查,合格后按照本规定及国家有关档案管理的要求整理、装订、编目、装盒,编制移交清册,并将所有的竣工文件录入PAP竣工资料管理模块中,同时提交二套相对应的电子版档案移交项目公司。
做到工程文件与工程竣工验收同步完成。
7.4.3每台机组移交前,及时整理完整准确的设计变更单和与设计变更有关的工程联系单、图纸会审纪要等有关编制竣工图的依据。
在机组通过(72+24)小时试运行后1-5个工作日内提交工程公司项目,由工程公司项目部组织有关单位审核,汇总后移交设计单位进行竣工图编制工作。
7.4.4负责本单位施工过程中的资质类文件。
7.5设计单位的职责
7.5.1负责按工程建设要求,及时提供工程设计文件并编制施工图及总清册。
7.5.2负责三套设计变更单原件的整理及归档。
7.5.3负责对汇总的设计变更文件进行最终审核,保证其完整、准确,按合同和GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法以及本细则的整理要求,编制竣工图,按A4幅面(297×210mm),图面朝里,图标外露的规格折叠。
每页图纸均应加盖“竣工图章”(式样符合DL/T5229-2005要求)。
在机组通过(72+24)小时试运行后45天内,向工程公司项目部提交两台机组竣工图,由工程公司项目部整理归档后向项目公司移交。
7.5.4负责编制设计工作总结,并提交工程公司项目部。
7.5.5负责编制竣工图总目录及清册
7.6调试单位职责
7.6.1负责调试大纲及调试计划的收集、整理、立卷工作。
7.6.2负责调试工程联系单的收集、整理、立卷工作。
7.6.3负责调试使用的仪器汇总报验、特殊调试人员资质报验的收集、整理、立卷工作。
7.6.4负责调试试验强条执行检查记录的收集、整理、立卷工作
7.6.5负责分系统调试方案、措施报审文件、条件检查确认表试运签证、调试报告、调试记录、调试质量验收文件的收集、整理、立卷工作。
7.6.6负责整套启动调试方案、措施报审文件、条件检查确认表、调试记录与报告、整套启动签证、报告及整套启动调试质量验收文件的收集、整理、立卷工作。
7.6.7负责编制调试总结及调试单位组织会议的会议纪要。
7.6.8在机组通过(72+24)小时试运行后45天内移交合同范围内完整的竣工文件(份数根据合同规定)经工程公司项目部提交项目公司。
8项目文件形成要求及上报份数
8.1文件形成要求
8.1.1报送的文件字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字手续完备,日期要求填写规范,采用8位数,如“2014年05月22日”或“2014.05.22”,采用碳素笔,不得用红色、纯蓝墨水、复写纸、圆珠笔和铅笔。
签字意见一定明确,不允许出现“正在联系”等不明确意见。
8.1.2表格纸张要求规格为A4(210㎜×297㎜)70g以上打印纸,文件幅面为A4规格,文件装订边距一般要求:
上边距为2.5cm,左边距为2.5cm,下边距为2cm,右边距为2cm,页脚1cm,标题字体统一为三号黑体,报审表内容字体为宋体五号,单位工程、检验批报表中内容为五号或小五号。
如表格内容较多可适当下调字号,页脚字体为宋体小五。
表格边框线条粗1.5磅,表格内线条粗0.5磅。
8.1.3工程施工技术文件用表要求严格套用国家或行业标准规范表式。
8.1.4验评表中所填的工程编号,应与施工单位所报“施工验收范围划分表”一致。
8.1.5填写要求:
①意图和意见表达应实事求是、内容具体、用语规范;词义搭配准确;语句完整、通顺、字迹清楚;②签署的各级人员应具有相应资格,签署程序符合规定;③处理文件一般应在1个工作日内处理完毕并返回,最长不得超过3个工作日。
签署日期格式为:
XXXX(年)---XX(月)---XX(日)。
用于记录的专业施工与验收表格式文件,应符合现行电力行业标准的格式,没有填写内容的空白格应划线“/”或加盖“以下空白”章,以示闭环。
8.1.6各方产生的文件,若文件上有主送单位,则由产生文件方直接将文件送到主送单位资料室,由主送单位资料室负责该资料的流转,并在各方签字完成后负责发放给相关签字方。
施工单位报送程序,除有主送单位的除外,其它技术文件一律先送项目监理部资料室,由监理单位登记并进行文件流转。
施工单位应将处理完毕的技术文件及时进行扫描(带印章文件应彩扫为PDF格式文件),并将电子版保存备查并同步进行PAP归档。
8.1.7工程联系单:
可分三种情况,第一,主送监理单位,直接报送监理单位。
第二,事项需要工程公司项目部解决,先报监理,再报工程公司项目部。
第三,事项需要项目公司(需设备厂家、设计工代)解决,先报监理、工程公司项目部,再报项目公司,需要相应增加(设备或设计签字栏),增加签字栏应在工程公司项目部后、项目公司栏前。
注:
因工程联系单表式是“PAP”自动生成,若报送单位栏数不足,可自动填加,页数控制在一页之内;若填报出现“空栏”,应写明“以下空白”。
工程联系单签署意见应明确,流转时间最多不能超过三个工作日。
工程联系单流转完毕后,由施工单位进行闭环确认。
施工单位资料员每周末需对项目公司报未返回的联系单清查,以避免联系单丢失。
施工单位要对每份工程联系单格式及编号进行把关,不允许出现专业或编号错误的联系单,如有联系单作废应将编号及时补上,以免出现断号。
8.1.8图纸发放流转
施工图纸的发放,由项目公司资料室接收、清点后发放给工程公司资料室,由工程公司资料室统一登记后签发。
工程公司资料室按确定的图纸发放范围、图纸分发的份数发给相关单位,由各方指定专职资料人员接收并办理签字手续,负责图纸的保管、使用和归还(图纸发放份数:
工程公司3套、监理公司2套、施工单位6套)。
8.2工程文件编码
详见附录17C项目文件编码管理要求
8.3施工单位所报技术文件份数
施工单位报审文件的份数应根据上报文件实际流转需要考虑,如:
项目公司1份(需项目公司签批文件)+工程公司项目部1份(需工程公司项目部签批文件)+项目监理部1份+竣工后移交项目公司2份+施工单位自留1份(如涉及到设计工代的可适当增加)。
9项目文件收集
项目文件的收集、编制与整理作为各参建单位档案管理部门的日常工作,对于项目档案业务工作来说,文件的收集、编制与整理是业务流程中最重要的基础环节,对于文件转化为档案的过程来说,文件收集是整理的基础,文件编制是整理的前奏,而整理是文件转化为档案最重要的环节。
9.1项目文件的收集范围
9.1.1建设单位在项目建设中形成的所有文字、图表及音像等各种载体形成的文件为收集对象,将具有保存价值的文件纳入归档范围。
9.1.2供方单位主要项目文件归档范围及归档责任单位见“附录17A”。
9.2项目文件的收集时间
9.2.1项目文件应与项目建设同步收集。
9.2.2前期阶段、施工准备阶段、竣工验收阶段、生产准备阶段等项目管理性文件,可在文件办理完毕或阶段性工作完成后及时收集,并录入“PAP”工程建设管理软件竣工资料管理模块。
9.2.3设备、仪器及物资文件,在开箱验收后及时收集登记,并录入“PAP”工程建设管理软件竣工资料管理模块。
9.2.4施工、调试单位形成的各专业项目文件,责任单位在施工过程中做好记录,单位工程验收后及时收集,整理并录入“PAP”工程建设管理软件竣工资料管理模块。
9.2.5监理和设计等单位形成的项目文件,应在工作完成后及时收集,并录入“PAP”工程建设管理软件竣工资料管理模块。
9.3项目文件的收集份数
9.3.1本项目文件收集份数按各参建单位合同执行。
9.3.2设计单位编制的施工图,归档份数为一份。
9.3.3设计单位编制的竣工图,归档的份数为三份(单台机组),一套正本,两套副本(具体份数由合同规定)。
9.3.4电子文件应存储在脱机载体上(即DVD光盘),按电子档案的归档要求应一式三份,一份封存、一份异地保管、一份提供利用。
9.4项目文件的质量要求
9.4.1项目文件齐全、完整、准确、系统、签章手续完备;其内容真实、可靠,与工程实际相符合。
9.4.2项目归档文件应为原件。
因故无原件归档的合法性、依据性、凭据性等永久保存的文件,提供单位应在复制件上注明原件在何处并加盖公章。
9.4.3项目文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,其载体、书写及制成材料应符合GB/T11822规定。
9.4.4由分包单位形成的文件,发包单位负责审核并签字;有劳务分包形成的文件,发包单位应对形成文件承担全部的质量责任并签字确认,否则视为无效文件。
9.4.5案卷档号分配:
准备归档的文件材料,以参建各方的合同、协议及本项目已批准的单位工程划分表为基准,参照“附录17A”所列的分类号顺序,分配本工程各参建方档案分类号和案卷号。
10项目文件编制
项目文件编制是项目档案整理工作特有的一道工作程序,其特殊性是由项目文件成套性及动态管理的特点所决定的。
项目文件编制是根据文件管理、文件整理和文件利用的需求开展的一项工作。
10.1项目文件编制要求
10.1.1参建单位应按照DA/T28规定编制竣工文件,监理单位负责审查。
10.1.2需整改闭环或回复的项目文件,执行单位应在完工后按质量要求编制相对应的闭环文件。
10.1.3设计更改文件,施工单位应按专业编制《设计变更执行反馈汇总表》,见记录1。
10.1.4对单位工程中按专业集中整理的设计更改文件、设备与原材料质量证明文件、计量器具文件,立卷单位应按DL/T241-2012规定填写登记表,在表中应填写文件所在卷册的档号,建立索引。
土建专业《单位工程设备、材料出厂试验报告及质量证明登记表》,见记录2。
10.1.5原材料质量证明文件,应分门别类按原材料的品种、型号等特征及原材料管理台账编制原材料跟踪记录。
10.1.6非纸质载体文件归档时,应有整理单位编制文件说明与载体一起移交,并应在备考表填写互见号。
10.2竣工图编制要求
10.2.1竣工图应齐全、完整,修改到位,签章手续完备,并应与项目竣工验收时实际情况相符。
10.2.2设计单位应按DL/T5229规定编制全套竣工图。
10.2.3竣工图应加盖竣工图章。
竣工图章应按DL/T5229规定执行。
10.2.4项目监理部应对设计单位编织的竣工图进行审查,并在竣工图卷册目录上加盖竣工图审查章。
竣工图审查章见图1。
图1:
竣工图审查章
10.2.5竣工图应按GB/T10609.3规定折叠,图纸折叠图幅向里,图标栏应外露。
11项目文件的整理
文件整理是按一定原则,对文件进行条理化、系统化整理的过程,是文件转化为档案的重要环节。
项目文件整理工作主要包括系统整理和科学编目两部分,系统整理包括对文件的分类和排列,以真实反映电力建设项目活动的真实情况,保存文件自检的有机联系为原则;科学编目包括编制档号、案卷目录、卷内目录、备考表等,将经过系统整理的文件固化和编制检索工具。
编目揭示了归档文件和案卷的内容和构成。
11.1项目文件整理的基本要求
11.1.1项目文件应由文件形成单位整理、归档、立卷。
由多个单位分包的单位(单项)工程,应由分包单位对各自承建范围形成的文件进行整理,由发包单位汇总整理。
11.1.2项目文件整理,应根据档案对文件形成的查考与凭证价值确定保管期限。
保管期限分为永久与定期两种。
永久保存文件。
凡是证明项目建设合法性、反应工程质量和竣工验收的依据性文件以及对文件保管单位今后工作有长远利用价值的文件,应列为永久保管。
定期保存文件。
凡是反应项目建设活动且在一定时期内对文件保管单位有参考利用价值的项目文件,应列为定期保管。
定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年两档。
11.1.3项目文件保存单位及保管期限划分见“附录17A”。
11.1.4项目文件整理,卷内文件不得有重复,共用时应在备考表中说明。
11.2分类的原则、类目设置及分类表
11.2.1分类原则
(1)火电建设项目档案分类应以火电建设项目全部归档文件为对象,依据参建各方在项目建设中的职能,按文件的来源结合档案形成阶段、专业性质、特点,应保持项目档案的成套与系统以及档案的形成规律和有机联系。
(2)分类应具有概括性和包容性,具有相对的稳定性和扩充性。
11.2.2类目设置及档号标识
(1)分类表类目应按参建单位的不同职能,文件的来源和形成阶段,分专业性质、特点按下列要求设置:
A)一级类目设置:
6大类为电力生产类、7大类为科学技术研究类、8大类为建设项目类、9大类为设备仪器类。
B)二级及以下类目设置:
6大类电力生产类按生产职能部门,文件性质设置;
7大类科学技术研究类应按科技成果性质或立项课题设置;
8大类项目建设类应按专业、系统、设备台件设置。
9大类设备仪器类应按专业、系统、设备台件设置。
(2)档号由项目代号(或年度)、分类号和案卷流水号三组代号构成,分类用0~9阿拉伯数字标识。
三组代号之间用“—”分隔;不同级类目之间,直接连接。
档号标识见下图。
(3)本工程公用部分00,1号机组01,2号机组02。
11.3组卷原则及组卷方法
11.3.1组
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