东莞中小型制造业的存货内部控制问题研究.docx
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东莞中小型制造业的存货内部控制问题研究
本科毕业论文
题目东莞中小型制造业的存货内部控制问题研究
SubjectThedongguansmallandmediumsizemanufacturingofstockofinternalcontrolstudy
名字麦丽珍
学号190111502692
所在学院广东外语外贸大学
年级专业物流管理
指导教师方轮老师职称
完成时间2012年4月7日
东莞中小型制造业存货内部控制问题研究
麦丽珍 自考本科物流管理(准号证号:
190111502692)
摘要:
存货内部控制是指企业为了实现经营目标,保护财产安全完整、确保存货会计信息资料的真实可靠,所采取的一系列相互联系和相互制约的方法、措施和程序。
本文在阐明东莞制造业完善和加强存货内部控制的必要性的基础上,通过分析东莞制造业存货内部控制的现状,找出制造企业在岗位分工控制、授权批准控制、业务流程控制三个方面所存在的突出问题,结合东莞实际环境,有针对地提出完善和加强存货内部控制的对策,建议东莞制造企业强化从业人员控制意识,落实存货业务不相容职务制度,加强存货业务关键控制点的控制强度。
关键词:
制造业;存货内部控制;岗位分工;授权批准;业务流程控制
Thedongguansmallandmediumsizemanufacturingofstockofinternalcontrolstudy
MaiLiZhenTheundergraduatecourselogisticsmanagement(Accuratenumbernumber:
190111502692)
Abstract:
Inventoryofinternalcontrolistoshowtheenterpriseinordertoachievebusinessobjectives,theprotectionofpropertysafety,ensurecompleteinventoryoftheaccountinginformationisreliable,takenbyaseriesofinterconnectedandinterdependentmethod,measuresandprocedures.Thispaperexplainsthedongguanmanufacturingperfectandstrengthenthenecessityoftheinternalcontrolofinventory,onthebasisofdongguanmanufacturingthroughtheanalysisofthepresentsituationofinternalcontrolinventory,andfindoutthemanufacturingenterpriseinthepositioncontroldivision,theauthorizedcontrol,businessprocesscontrolaspectoftheexistingprominentproblems,combinedwiththedongguanpracticalenvironment,accordingtoimproveandstrengthentheinventoryputforwardthecountermeasuresofinternalcontrol,suggestthedongguanmanufacturingenterprisetoreinforceemployeescontrolawareness,andcarryoutstockbusinessincompatibledutiessystem,strengtheningtheinventorycontrolpointsofcontrolkeybusinessstrength.
Keywords:
Manufacturing;Inventoryinternalcontrol;Postdivision;Authorized;Businessprocesscontrol
3.1.1存货相关业务的不相容职务没有分离3
3.1.2存货相关业务的人员职业素质不高3
3.3.1企业在存货采购环节存在风险3
3.3.2企业在存货领用发出环节的存在问题4
3.3.3企业在存货盘点环节的存在缺陷4
4.3.1存货的请购和采购5
4.3.2存货的验收和保管5
4.3.3存货的领用和发出5
4.3.4存货的盘点和处置6
1.前言
存货内部控制是指企业为了实现经营目标,保护财产安全完整、确保存货会计信息资料的真实可靠,所采取的一系列相互联系和相互制约的方法、措施和程序。
存货被誉为是商业企业的血液,是反映企业流动资金运作的晴雨表,通过建立健全的内部控制制度,加强对财产物资的验收、保管、领用、清查、记录等环节的内部控制,对减少贪污、挪用、盗窃、毁损的不法行为,制止损失和浪费,提高财产物资的利用效率和效果,保证会计信息的真实可靠等方面对企业的长远发展都具有重要的意义。
存货之于制造业,它在企业资产总额中所占有的比重不算是最大,但它是企业中最重要的、不可或缺的一项资产。
所以,完善和加强企业的存货内部控制成为制造业不容忽视的一个问题。
东莞制造业不仅要面对这几年东莞产业结构调整和经济社会“双转型”的挑战和机遇,而且要面对原材料的价格上涨,国外的反倾销制裁,抵抗人民升值对出口造成的压力。
东莞制造业的企业可持续经营期不长,尤其这两年倒闭搬迁的企业数量特别多,业界觉得企业发展越来越困难。
因此,完善和加强企业的内部控制不但是势在必行的,而且是引导东莞制造业走出困境的明灯。
那么,我们要好好重视和把握企业的存货内部控制。
本文立足于东莞制造业,主要以中小型制造企业为重点研究对象,分析存货内部控制的现状,并针对存在的问题提出改进建议,希望能够给正欲寻求发展突破的东莞制造业一个参考。
2.东莞制造业加强和完善存货内部控制的必要性
制造业作为东莞支柱产业之一,为东莞的经济发展发挥着极其重要的作用。
东莞的制造业主要靠贴牌生产赚取加工费,它具有投资少、见效快、劳动密集型等特点。
在过去改革的三十年间东莞制造业在国内外市场占有一席之位,但是,伴随国内外市场环境的极大改变,东莞制造业所遇到的困难就越来越多。
存货是制造企业最重要的资产之一,如果东莞制造企业继续沿用过去那种粗放的发展模式,对存货的管理松弛,内部控制差,不仅达不到投资效果,还有可能滋生违法犯罪行为。
因此,东莞制造企业在存货业务的岗位分工、授权批准制度和整个业务流程关键环节亟待加强内部控制建设,这种必然性主要体现在以下三个方面:
2.1制造业在国际市场竞争的迫切要求
众所周知,资源越来越缺乏,全球石油价格上涨,导致材料成本居高不下,造成制造业的生产经营成本不断上升。
自从加入世界贸易组织后,我国频遭反倾销。
海关最新统计分析认为“在国际贸易保护主义加剧的背景下,我国已成为国际贸易摩擦的主要对象。
”制造业出口产品不断要面临技术性壁垒,很多时候出口产品被迫退回国内,存货积压可以导致资金流动减慢,甚至资金周转不灵会造成企业倒闭。
虽然我国与国际接轨,获得更多贸易自由,但是现在我们最迫切的是要在国际市场竞争中立于不败之地,必须对企业进行内部控制,尤其是加强和完善存货内部控制。
存货是企业的生命,如果连性命都受到威胁,那企业的生存就变得岌岌可危。
2.2东莞市产业结构调整的必然要求
东莞作为制造业名城,绝大部分制造企业都是以“三来一补”的发展模式起家,但是在国家不断出台加工贸易政策调整的影响下,“三来一补”企业需要改制转型的问题已成为东莞市政府最关心的议题之一,也是东莞制造企业转轨的趋势。
在产业结构调整的过程中,制造企业为了提高单位的管理效率和充分有效地获取和使用资源,其内部控制体制必须不断地得到完善,而加强存货内部控制是其中的重要内容,与产业结构调整的要求密切相关。
2.3东莞制造业持续发展的根本要求
东莞制造业企业规模普遍偏小,品牌效应不突出。
东莞产业链虽然已经建立起来,但还不完善,产品出口企业多为贴牌生产,赚的只是微薄的加工费。
企业内部普遍呈现员工素质低下,社会保障不全面,管理松散等问题。
要让东莞制造能够持续发展下去,企业从根本上加强内部控制,以提高经营效率,避免资产被盗用和浪费,保护资产的安全完整,努力节省开支,降低生产成本,而完善和加强存货内部控制是达到这一管理控制的重要内容和根本要求之一。
3.东莞制造业存货内部控制的存在问题
3.1制造企业存货内部控制岗位分工方面的存在问题
3.1.1存货相关业务的不相容职务没有分离
存货盘点时应由独立于保管、使用、记账职能的人员参加。
东莞制造业对存货的清查盘点不及时,没有严格规定每次的清查盘点都必须由独立于保管、使用、记账职能的人员参与,基本都是仓管员来对存货进行盘点。
虽然大部分企业都设有仓储部门保管存货,部门人员数量充足,但是部门主管为求简化工作,在很多情况下允许部门员工兼任验收与保管的职务,此时存在整个仓储部门盗窃企业资产的极大风险。
3.1.2存货相关业务的人员职业素质不高
东莞中小型企业多数是家族式经营模式,很多情况下在人事安排方面,都会找“熟人”来担任要职,考虑他们是否具备相应的业务知识和职业道德则显得不太重要。
有些企业采购人员可以到与自己相熟的供货商进货,这容易存在采购人员与供货商串通的极大风险,这类采购人员严重缺乏职业道德。
3.2制造企业存货内部控制授权批准方面的存在问题
东莞中小型制造企业大多数是合伙企业。
最大股东也就是厂长或总经理,他是拥有最大权力的人。
只要涉及到金钱方面事,基本上都是他来做主。
因为规模较小的企业不会下设特定部门负责存货业务,很多时候由其他人兼任存货业务,厂长或总经理觉得家族公司人员简单,就只是口头授权并没有书面文件。
这就会存在仓储部门内部人员串通的风险,使存货被盗、缺失或是将存货掉包。
3.3制造企业存货业务流程关键控制点的存在问题
3.3.1企业在存货采购环节存在风险
很多制造企业都是跟相熟的供货商进行材料采购的,甚至大宗采购买卖有时是厂长或总经理亲自去采购。
东莞中小型制造企业基本是按订单生产商品,他们会设置跟单员这一职位。
企业可让跟单员一个人去进行材料采购,虽说供货商是跟企业相熟,难免存在跟单员跟供货商会串通的风险。
规模小的企业负责人会清楚从事采购的人员存在赚取购货差额行为,若涉及的金额不大,有关人员又是“自家人”,企业负责人基本会对此睁只眼闭只眼。
这样久而久之,企业不整顿员工的工作风气,很可能会酿成无法修补的错误。
3.3.2企业在存货领用发出环节的存在问题
大部分的东莞制造企业都是按照正确的程序领用和发出存货,但经过调查发现部分企业存在以下问题:
车间人员在没有仓管的情况下直接搬拿存货,并且在没有正式领料单的情况下领取货物,其解释是平常业务繁忙,领料单来不及开,一般用本子登记领料情况,事后再根据本子上的记录补回领料单。
这是一个明显的内控缺陷,如果不加以严格控制,企业的存货则有可能在不知不觉间被某些人盗窃,从而给企业带来经济损失。
3.3.3企业在存货盘点环节的存在缺陷
东莞制造业普遍采用永续盘存制对存货进行盘点,尽管能够加强财产物资的管理,但是永续盘存制下明细账的会计核算工作量比较大,有些记账人员只负责账本上的记录而不理会实际的情况。
企业应定期进行清查,当账实结果不相符时,根据清查的结果来调整账面的记录。
综上所述,东莞制造企业在存货内部控制方面存在的问题较多,并且暴露出来的问题将会影响它将来的发展。
因此,完善和加强企业的存货内部控制建设是促进企业健康发展,良性循环的必要途径。
4.东莞制造业完善和加强存货内部控制的对策
4.1明确参与存货内部控制的主体,强化从业人员的控制意识
东莞制造企业主要是劳动密集型企业,技术含量不高,进入门槛也相对较低。
在关键的岗位设置如会计、采购负责人、主管等一般都是老板的自家人担任,这样的亲戚裙带关系就难以做到岗位设置的互相牵制。
而普遍的员工一心只想着完成自己的生产任务,拿一份微薄的收入养家糊口,根本就不懂得内部控制知识,没有内部控制意识。
然而,企业的生存与否很大程度上取决于员工的素质和认识的高度。
所以,要明确参与内部控制的主体,提高从业人员的综合素质,强化从业人员的内部控制意识成为了东莞制造业亟待加强的问题。
第一,管理层应向全体员工明确内部控制的主体,尽量让全体员工明白实行内部控制就是“自家事”。
企业可以就内部控制建立相关的惩罚和激励制度,对违规者进行处罚,对内控方面做得好的人或举报违规者的人进行表扬和奖励,并且对举报者保密。
与此同时逐步形成企业的内部文化,将员工凝聚在一起,若企业得人心,自然会得到发展。
第二,管理层要先树立遵守内部控制制度规范的榜样,即使是家族人员在工作的执行中出现失误也应当一视同仁,按制度办事。
第三,应开设下级员工的内部控制培训课程,以强化员工的内部控制意识。
只有企业每一位从业人员都具备了内部控制意识,企业才有可能在操作上重视内部控制的建设。
4.2企业在存货业务方面落实不相容职务分离制度实行
企业应当设置独立的保管人员对实物资产进行看守,与负责存货验收的人员分离开。
若企业的存货品种类型比较多,则应针对不同品种来设置相应的保管人员。
另外,企业存货的清查盘点应严格要求有独立于保管、使用、记账的人员参与,并不是像当前企业全由仓储部门来操作,规定必须有存货采购、财务部门等此类人员的参与。
同时,盘点人员还得做好清查盘点记录,填写好相应的清查盘点报告。
只有真正地将不相容职务分离,把好岗位分工设置这一关,企业才有可能做到完善其内部控制。
4.3加强对存货关键业务控制点的控制强度
4.3.1存货的请购和采购
仓储部门提出存货请购的申请,必须以书面形式连同生产通知单上交审批人,经过批准后方可交予采购人员执行。
企业授权批准存货采购的人员与具体执行存货采购业务的人员适当分离。
4.3.2存货的验收和保管
采购人员接到供应商发过来的存货,应通知仓储部门,由仓储部门的人员检查订货合同、入库通知单、供货商提供的材质证明、合格证、运单、提货通知单等原始单据与待检验货物之间是否相符,最后出具验收证明并签字盖章。
货物验收没有问题之后,仓储部门可以另外指派独立保管人员给货物办理入库手续,填写好一式三联连续编码的入库单,让财务部门正确登记入库存货的数量与金额。
保管人员需要定期对存货进行检查,做好存货的增减变动情况登记。
4.3.3存货的领用和发出
存货保管人员收到生产部门或销售部门出具的、经批准的领料单或提货单后,进行认真核对。
在核对无误后,一次填制完成一式三联连续编码的发料单或出库单,经办人及仓储部门主管签字后,送往不同的部门分别保存。
一般情况下,不容许事后补交领料单或提货单,以防存货内部控制缺失,经领导批准的特殊情况除外。
4.3.4存货的盘点和处置
一般东莞制造企业选择永续盘存制,同时可以进行必要的定期实地盘存,在每年度终了时要进行一次存货的全面清查。
存货盘点要有仓储部门、采购部门、生产部门和财务部门非关联人员参与,盘点内容包括质量检验和实物数量计量,然后由盘点小组编制盘点报告表,保管人员、仓储部门主管和盘点小组相关人员签名作实。
最后对存货盘点中发现的盘盈、盘亏、毁损、报废,仓储部门应填制待处理财产审批表,经批准后方可对此进行处理。
另外,企业在建立本单位的内部控制制度时,还需要考虑地方政策、经济、文化等宏观因素的影响,只有合理、科学地协调这些因素,才有可能达到内部控制的效果。
5.结语
建立健全有效的存货内部控制,不仅有助于防止存货业务的错误记录和舞弊行为的发生,还能使企业加强成本控制,促进企业生产经营持续稳步发展,达到以效益为中心,向管理要效益的目的,是企业经营措施的重要一环。
制造业的存货内部控制需要根据企业自身的实际情况,不断改革创新,跳出制度的条条框框,活用于企业实际管理过程中。
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致谢
经过努力,我终于完成了《东莞中小型制造业的存货内部控制问题研究》论文的写作。
本文是在方轮老师的悉心指导下完成的,花费了方轮老师很多的宝贵时间和精力,他给予了我很多关键性的建议。
在论文修正的过程中,我遇到了前未有过的困惑和迷茫,正是由于老师和同学的帮助和支持,我才克服了一个又一个的困难,直到本文的完成。
在这里请接受我真挚的谢意!
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