财务采购部.docx

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财务采购部

财务采购部

财务采购部

◎工作职责

一、财务部分

1、负责贯彻执行《会计法》等财会法规和财会制度，严格遵守财经纪律。

2、根据国家的有关法律、法规，结合酒店

实际，制定财务管理制度、会计核算办法和各种财务规定。

3、负责酒店的财务管理，贯彻执行制度和规定，编写并执行业务流程。

4、负责酒店的会计核算，正确、及时、完整地记账、算账、报账，按要求编制会计报表，及时准确地提供会计信息。

5、负责编制酒店的财务预算和目标管理方案，制定并组织实施经济责任制办法。

6、负责酒店的价格管理，组织所有采购物资的询价、定价，负责所有营业项目的营业价格。

7、负责酒店的财产管理，做好固定资产、低值易耗品、物料用品的登记、清查、调拨、报废清理等工作，保全财产不受损失。

8、负责酒店的资金管理，认真组织收银工作，保证酒店收入颗粒归仓；认真做好日审、夜审工作，及时发现收银的错、漏、跑、贪；做好应收账款的催收工作，防止呆账发生；负责资金的收支平衡，严格把好资金支付关。

9、负责酒店的仓库管理，做好采购物资的验收、入库、储存、保管、发出、盘存等工作，指导其他部门二级仓库的管理工作，合理控制仓储，降低库存资金占用。

10、负责酒店的成本、费用管理，确保营业成本率、营业费用、管理费用、财务费用等控制在目标范围内。

11、加强物资的动态管理，堵塞漏洞。

12、负责酒店的经济活动分析，每月10日之前提供财务分析资料。

13、负责酒店的票、券、币、卡管理，严格按规定和程序印制、保管、发放、核销。

14、负责会签、会审或参与研究有关经济合同或经济协议。

15、及时向总经理提供反馈财务情况。

16、负责与财政、税务、金融等部门的联系，及时掌握最新财税政策和动向，做好合理避税、减少各项行政管理费用的缴纳。

17、完成酒店领导交办的其他工作。

二、采购部分

1、按照采购原则采购酒店一切物品，做到及时采购，保证供应。

2、所有购入物品按照验收制度，送有关部门验收，入库。

3、组织调查供应商和生产厂家的情况，做到货比三家，优选采购渠道，力争降低采购成本，保证各种物品优质廉价，物有所值。

4、根据使用部门对物品、食品的需要和实际使用情况，研究确定合理的库存贮备量。

5、加强部门间的沟通，随时收集使用部门对所购物品的意见和建议，及时调整和推介市场新货品种，当好一线部门的参谋，提高服务水平。

6、严格按财务制度支取备用金、报销货款，严格控制采购费用和管理费用。

7、完成酒店领导交办的其他工作。

◎岗位职责与素质要求

经理

一、岗位职责

1、全面负责督导、管理财务部的日常管理工作，监督财务计划的实施，并对执行中存在的问题给予解决。

2、督促审核、出纳、收银主管、仓管、及采购进行业务操作。

3、起草各种管理规章制度，并监督、检查、落实各项有关制度，对下属人员的法纪观念、财会职业道德、安全防范等负有教育、检查、监督的责任。

4、负责审核应付账款日报表、日收入报表、日审报告，负责审核各项月报表和年度报表并确保真实、准确地反映给总经理。

5、负责酒店的财产管理，督导财产会计完成清产核资工作，监督执行财产物资批导手续，确保饭店财产的安全与完整。

6、监督审查酒店内部的财务收支情况，确保酒店一切营业收入、开支税费缴纳及有关经济活动能够按照国家的有关法规和制度进行。

7、每月合理安排资金付款计划，上报总经理审批执行。

8、审核酒店记账凭证、原始凭证、列支科目及有关手续。

9、督导检查审核人员的财务审核工作。

10、审核检查总出纳的收支凭证、备用金及有价证券的使用及保管情况。

11、负责检查应付账款金额，挂账的准确性，处理有关账务问题

12、交待总经理交办的其它事宜。

二、素质要求

具有大学专科或专科以上学历，取得会计师技术职称，连续从事会计工作5年以上，从事酒店财务管理工作3年以上。

掌握财务会计、成本会计、酒店财务管理等知识，熟悉酒店经营管理、投资决策、财务分析、管理成本、会计审计；有较强的管理水平及组织协调能力，有创新能力，善于开源节流，能够对企业经营情况作出正确的分析与建议。

审核

一、岗位职责

1、审核酒店各部门当天的营业收入；

2、监督收银员的工作，及时发现收银员在工作中出现的差错及漏洞；

3、每日向电算会计主管出具“营业日收入表”、“款待表”及“挂账明细表”；

4、每日向酒店总经理出具“营业日收入考核表”，使酒店领导及时了解酒店的日营业情况；

5、审核酒店的招待是否合符手续；

6、每日与出纳共同收取前一日营业现金，根据每日现金收款表与出纳核对收银员所交现金是否一致；

7、对房租进行过账处理，过账后须打印所需的各种营业报表；

8、负责夜间电脑系统的数据输入，每夜需做收入日结、过账、存盘。

9、对每日查出的问题及时进行数据调整，必要时还应向财务部经理汇报，

3、负责收银组的组织、指挥和协调工作，及时正确地完成财务部经理下达的指令和任务，保证收银点工作有条不紊，迅速、正确，不出差错。

3、合理安排各收银点收银员班次。

4、代领办公用品、账单、发票等。

5、临时顶替因病、事假缺席收银员的工作，协助较忙营业点的收银工作。

6、帮助下属员工处理疑难问题、协助处理客人投诉、拒付等。

7、定期、不定时地抽查各营业点收银员备用金，并书面报告上级领导。

8、检查各网点收银员仪容仪表、工作状态及考勤纪律，并作为对收银员奖惩、考核的依据。

9、定期组织收银员学习有关财经纪律、财务制度以及酒店的有关文件和规章制度，下达酒店新的指令，不断提高收银员的政治思想和理论水平。

10、经常对收银员进行业务指导，组织学习、辅导、培训收银员掌握有关的财会业务知识和金融业务知识，加强收银员的外语以及收银结账等方面的基本训练，不断提高全组员工的业务工作能力。

11、提出、制定对收银员奖惩意见和办法，做到奖罚分明、实事求是、合情合理，最大限度地调动、发挥全组人员的工作积极性。

12、有权根据工作需要在本组范围内安排、调动收银员的工作，对不服从合理工作安排的收银员，有权进行处理并向财务经理汇报。

13、检查、考核收银员的工作情况，了解客人的欠款情况，发现问题及时处理。

经常检查各旅行社、团、合约单位、挂账月结单位的账务结算是否正确、及时，对欠款超过酒店规定限额以上的消费客户，立即与营销部取得联系，做好即时催账和结账工作。

对重点客人和团队的账单亲自检查、复核，保证无误。

14、配合酒店会务要求帮助会务组收取会务费、安排分房和开取发票工作。

15、督促、教育员工爱护并正确使用各种机械设备，如：

电脑、打印机、发票税控机、计算器、验钞机等，以保证各项设备的正常运转。

16、接受、处理客人投诉，并向部门经理汇报。

17、对本组工作情况完成的好坏全部负责，因收银员发生工作差错，未及时处理而影响到本组正常工作，负有与责任人同等的责任。

18、负责收银员业务培训及其日常管理考核。

19、完成财务部经理布置的其他日常工作。

二、素质要求

具有良好的思想品质，大专及大专以上学历，取得初级会计师技术职称，从事酒店收银工作2年以上，身体健康，年龄最好在25-35岁之间，具有高度的思想、政治觉悟，各方面以身作则，关心员工；具有一定的管理意识、管理能力和良好的人际关系；了解酒店财务全面运转系统，以及酒店财务和经营方针、政策。

收银员

一、岗位职责

1、保持工作区域环境卫生，做好电脑、计算器、税控机等设备设施的清洁保养工作。

2、做好交接班和班前准备工作（包括足够的备用金、零钱、发票、账单等）。

3、办理不同付款方式客账结账业务。

4、前台收银协助为住店客人办理外币兑换业务。

5、餐厅收银员核收餐厅服务员开出的点菜单、酒水单，并在单据上盖上收银章，根据台卡及点菜单收银员开设客人电脑账号。

6、对任何折、免业务都必须有营业点主管或经理签署，没有签署的账单一律不得折免。

7、迅速、准确地收银、结账，不出差错，掌握不同结算方式的处理方法。

8、遇有不能解决的问题，包括长、短款应立即上报。

9、每班营业结束，准确无误地编制收银员账单控制表及交班报表，账款平衡后方能下班。

10、严格财务手续，保证备用金完整、正确，严禁白条顶库。

11、现金收入、票据等应填写交款表认真复核后进行投币，并做好缴款袋入柜记录。

12、完成收银主管交办的其它事项。

二、素质要求

具有高中或中专及同等以上学历，具有会计人员从业资格证书，掌握各营业点收银工作流程；遵守店规、店纪及有关财经纪律和制度；懂得基本财务知识，思维清晰；熟悉并掌握酒店收银系统，税控机等操作；身体健康，五官端正，男身高1.70米以上，女1.60米以上。

采购

一、岗位职责

1、熟悉采购方针、策略、程序及规定，组织落实酒店计划采购业务、应急采购业务。

6、按时、按质、按量采购货物，如有原因不能及时采购，要通知使用部门，上报部门经理，并提出替代和补救措施的建议。

7、负责与供应商保持良好的日常联系，对于已采购的订单，及时跟踪追查，确认到货日期，保证物品的正常供应。

8、及时解决各使用部门提出的疑难问题，对需要采购的较大规模的固定资产设备，提出原有旧设备修复、改进的可能性建议。

9、积极配合各使用部门，摸清库存、消耗规律，分清轻重缓急，傅采购物品不积压、不浪费、不脱货。

10、报单时要单据、账目、手续清晰。

11、负责采购部重要档案的保管。

13、完成上级交办的其他任务。

二、素质要求

具有高中、中专毕业或同等学历，从事酒店工作2年以上。

掌握采购业务知识和采购工作程序；熟悉食品、酒水饮料、酒店用品的质量标准、生产供应的业务知识，了解合同法、税法、食品检疫和食品卫生法，具有一定的社交能力，熟悉各种食品、鲜活原料的产地、进货渠道、掌握鉴别各种食品、鲜活原料优劣的知识。

仓库管理及收货员

一、岗位职责

1、入库物资、材料，必须认真核对数量、规格、型号等与收货报告是否一致。

对所有入库材料进行质量检查，并按类别、品名、规格摆入，写出品名、规格、型号标签。

发现不合格品，需填写验收报告，呈库房领班，采购部审批，交有关采购员提出处理意见。

2、遵循库存材料周转原则，材料、物资堆放整齐有序，保持仓库整洁，湿度、通风良好。

4、仓库物资材料做到先进先出，出库材料都要凭批准签字的领料发货单，严格执行材料物资的收、发、存制度。

5、按类别、品名建立明细账，定期进行盘点，防止物资材料的损耗、变质、积压，做到账目相符，帐物相符，账卡相符，三统一。

6、根据库存物资材料消耗情况，对需要采购的物资材料报告采购部及时补仓，保证酒店物资的合理储备，减少库存资金的占用。

7、每天打扫卫生。

整理货架，出门落锁，做好防火、防盗、防冒领、防骗货、防事故工作。

二、素质要求

具有高中、中专或同等学历，从事仓库保管工作1年以上经验，具有鉴别各种食品、鲜活原料优劣质量和验收管理知识，熟悉有关法规，能独立承担收货、验货和发货，计算仓储容积、数量和经济核算。

物资采购程序及规范

一、采购申请

各部门需采购的零星物资，各仓库需补充库存时，由部门和仓管人员填写“采购申请单”一式四联，“采购申请单”注明所需物品的数量、质量、规格、时间等要求，经部门经理、财务部经理、执行总经理批准签字后，送采购部统一安排采购。

（采购金额在一千元以下的报执行总经理批准，一千元以上的报董事长批准）

二、采购员必须依照“采购申请单”批准的数量、质量、规格、品种、时间要求及时采购。

三、采购人员收到自己分管的申请单后要认真归纳、分类整理，在确认无误后，按照要求尽快寻找至少三家以上的同类货品的价格比价，取最低的形式。

四、采购员采购回的物品交仓库验收，验收合格后由收货员开具“入库单”或“直拨领料单”，将物品进仓或分送到所需部门。

五、采购员根据已签字认可的“进仓单”、“直拨领料单”以及采购申请单、发票结算联到财务部报账，结算货款。

仓库管理工作程序及规范

一、备仓物资的申购。

各仓库需补充库存时，由仓库管理员填写”采购申请单”，经财务部经理、执行总经理签字后报至采购部，安排采购。

申请之前须认真核查库存量及消耗量，“采购申请单”应注明需采购物资的名称、数量、规格、厂家等。

二、物资的验收。

仓库管理员按规定的质量验收标准对所购物资进行验收，如发现质量问题或规格不符的物资应予以退回。

三、仓库管理员对物资验收合格后，根据采购员提供的采购物资的原始发票和实物填制入库单，用量很少或不宜进仓的货物开直拨收料单。

四、入库单的入账。

仓库管理员根据经主管领导签字并完整无误的入库单输入电脑，每张单输完后都要核对总金额，检查手工进仓单与电脑进仓单是否一致。

对直拨收料单，专设一个本台账登记品牌、规格和单价。

五、物资验收入库后，仓库管理员应加强库存物资的保管，对入库物资进行分类摆设、储存，在掌握货物保管方法的基础上，做到在库房“勤检查”、“勤观察”“勤翻动”，注意防火、防鼠。

对库房内长时间未领用的物资，要向有关部门报告；对即将到期的物资提前一个月向财务部经理报告，作出适当处理。

六、物资的出库。

各部门到仓库领料时，仓库管理员根据各部门经理签字批准的领料单对库存物资采用先进先出法进行发货，再根据已发货的领料单登账并输入电脑。

七、月末，仓库在全部单据已登入手工账和电脑账的前提下，再进行全面盘点，核实账实是否相符，如账实不符，应查明原因，报财务部经理处理。

财务管理办法

第一章货币资金管理

货币资金是酒店的流动最强的资产。

为切实加强管理，规范货币资金的收支行为，保护货币资金的安全与完整，根据有关会计法规的要求制定本制度。

一、现金的管理制度

1、凡收入的现金（不论是营业额还是非营业额）必须全数交财务部并送存开户银行，任何人不得从现金中直接坐支。

2、各收银点当日盘点现金收入的溢余或短缺，必须如实报告，并填列“现金溢余（短缺）报告表”，溢余现金不得据为已有，短缺现金由当班收银员负赔偿责任。

3、收入现金采用三级稽核：

①主管与收银员上缴前的稽核。

②总出纳收取现金的稽核。

③会计稽核员的稽核。

4、根据国务院《现金管理暂行条例》，现金支出只可用于下列范围。

①职工工资；

②个人劳务报酬；

③根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金；

④各种劳保福利费用以及国家规定的对个人的其他支出；

⑤向个人收购农副产和其他物资的价款；

⑥出差人员必须随身携带的差旅费；

⑦结算起（1000元）以下的零星支出；

⑧中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。

5、根据酒店3-5日的现金支出额核定库存限额，月末必须保证库存的限额。

6、定期或不定期检查库存现金的安全性与完整性，不准用白条充抵库存现金，更不得挪用现金。

二、银行存款的管理制度

1、除按核定的限额保留库存现金外，超过限额的现金必须存入银行。

2、除了在规定的范围内可以用现金直接支付的款项外，在经营过程中所发生的一切货币开支业务都必须通过银行存款办理结算业务。

3、酒店只开设以由财务部核定的一个基本存款账户，其他一般存款账户根据需要由财务部提出建议，报总经理批示后再设。

4、财务部不得将酒店的银行账户出租、出借给任何单位和个人。

5、由财务部制定现金支票和转达帐支票使用的具体规定，建立严格的审批程序，保护酒店存款的安全，同时应掌握好银行的存款的余额，避免签发空头支票和远期支票。

6、根据银行余额调节表追查所有未达账项，对有疑问的有关部室要配合财务部必须进一步调查落实，防止酒店资金收不回，时限一个月。

四、结算资金管理规定

为加强结算资金的管理，控制结算资金的规模，及时回笼货币资金，防止坏帐损失的发生，根据有关财务法规的要求制定本办法。

1、坚持“钱出去货进来，货出去钱进来，钱货两清”的原则。

2、零售消费必须坚持不赊账的原则，会议结算款应区别情况对待，对一般往来客户应做到会议开完，账务结清，对长期往来且资信情况比较好的客户由公关营销部会同财务部制定切合实际的信用政策，包括信用消费的对象，信用消费的规模和信用结算的最长期限。

3、职工借支差旅费必须填报借支单，逐级审批，出差完毕，五日内报账并将余款全部交回，如在当月31日之前还未报帐的，从当月工资中予以扣除，若有特殊情况，经总经理批准同意后，可适当延期偿还，但必须订出还款计划，并做出局面保证，从以后工资中逐月扣除。

4、逐月清理并按户头登记应收账款，送领导审阅，分析原因，对不应发生的应收款项，财务部应通知有关部室督促经办人员限期收回，对性质严重且无法按正常途径收回的必须借助法律手段予以清款。

报账程序有关规定

为了规范报账行为，特制定报账的若干规定，请各部门遵照执行。

一、各部门购买物品，必须填列请购单，经办人和部门负责人签字后，由总经理批示购买。

一联交采购部，一联交财务部，一联申购部门留存。

二、所有物品采购一律归入采购供应部，采购部凭请购单进行采购，自行采购的财务部门拒绝付款。

（如有特殊情况报执行总经理批示的除外）

三、采购部将采购员、验收员和采购负责人签字的发票及所属入库单或直拔单交财务审核，财务部根据请购单所列内容进行核对，主要核对内容包括：

1、发票是否真实。

2、发票内容是否与请购单内容相符。

3、物品价格是否符合物价员调查提供的市场行情。

4、其他需要审核的内容。

四、财务审核完毕，认为可以报账的签字，不符合报帐手续的则不予签字。

五、在订购的情况下，由供应商直接拿财务已签字的付款请款单交执行总经理批示后方可报账。

非订购或特殊情况下，由采购部办理有关手续。

六、总经理根据财务已审核的单据决定是否签批。

七、将签字手续完备的发票及附件送财务部报账。

八、费用报账程序：

1、发票由经办人签字，证明人签字，注明用途或原因。

2、部门负责人签出同意报账的意见。

3、总经理批示。

4、财务报账。

九、急用物品及特殊情况，由部门经理签出意见，执行总经理批示后才能报账。

（报账金额在一千元以内的报执行总经理批示，一千元以上的报董事长批示）

借款制度

一、各部门借用支票和现金，均需事先填列借支单，并详细注明借支金额，借支原因以及预计归还日期。

二、借支单由部门经理签出意见后，由总经理核批，同意借支，方可到财务部门办理借支手续。

（借支一千元以下报执行总经理批示，一千元以上报董事长批示）

三、收银组借备用金，待酒店开业之后视营业情况再订，备用金实行交接制，由财务不定期核对备用金数额。

五、特殊情况或紧急情况下，由总经理批增，可到财务部办理借支手续。

六、借支后未按时归还或未及时报账的，财务部有权从其工资中逐月扣除。