淄博市建设工程档案整理基本要求.docx
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淄博市建设工程档案整理基本要求
淄博市建设工程档案整理基本要求
一、文件材料案卷质量要求
(一)建设工程归档文件材料的内容,应是从建设项目的提出到竣工投产,交付使用全过程中形成的有价值的建设工程文件材料。
向城建档案管理部门报送的建设工程档案应为原件。
(二)建设工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范,标准和规程。
(三)建设工程文件的内容必须真实、准确、完整、齐全,与工程实际相符合,做到图、物相符。
(四)建设工程文件应采用耐久性强的书写材料,不得使用易褪色的书写材料。
(五)建设工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁,签字盖章手续完备。
(六)建设工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm×210mm)。
图纸宜采用国家标准图幅。
(七)建设工程文件的纸张应用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图。
计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件。
(八)不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/10609、3-89),采用“手风琴”式,统一折叠成A4幅面(297mm×210mm),图标栏露在外面。
二、 建设工程竣工图编制
(一)在施工过程中,完全按照设计图施工,没有变动者,可在原施工图上加盖“竣工图”标志章,填写有关栏目,作为竣工图。
(二)在施工工程中有一般性设计变动,能在原施工图上修改补充,且不影响图面质量,可不重新绘制竣工图,把在施工工程中修改变更的内容,用碳素笔在施工图上修改、补充,注记变更论据,在注记变更依据的起始部位画上一个圆圈,原件上以直径为10毫米为宜,一张施工图的变更按先上后下,先左后右的顺序在圆圈内用阿拉伯数字编顺序号。
然后在修改注记后的施工图上加盖“竣工图”标志章,填写有关栏目,作为竣工图。
(三)凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及有其它重大改变不宜在原施工图上修改、补充,应将改变后的实际情况重新绘制竣工图,并加盖“竣工图”标志章,填写有关栏目,作为竣工图。
(四)所有竣工图均应加盖竣工图章。
(五)竣工图章的基本内容应包括:
“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、总监、现场监理。
竣工图章中所列各项签署者应为第一责任人,原则上不能代签,由竣工图的编制和修改单位负责把关。
其中,技术负责人指对该项目工程直接负责的技术人员。
1、竣工图章示例如下:
竣工图
施工单位
编制人
审核人
技术负责人
编制日期
监理单位
总监
现场监理
2、竣工图章尺寸为:
50mm×80mm。
3、竣工图章应使用不易褪色的红印泥,应盖在图标栏上方空白处。
4、利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修改依据。
凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变或变更部分超过图面1/3的,应当重新绘制竣工图。
5、建筑物、构筑物、住宅区、管线工程、市政基础设施工程竣工图必须进行实地竣工测量,按归档要求报送1:
500竣工图,竣工报告书和数字光盘或软盘等有关材料。
三、 立卷的原则和方法
(一)立卷应遵循建设工程文件材料的自然形成规律,保持卷内建设工程文件的有机联系,便于建设工程档案的保管和利用。
(二)立卷前应对档案进行著录,填写著录单。
工程级著录信息来源:
立项批准文件,规划、用地许可证、竣工报告等。
案卷级著录信息来源:
案卷封面、卷内文件目录、备考表等。
文件级著录信息来源:
单份文件著录时,主要依据文头、文尾。
被著录的档案信息不足时,参考其他有关的档案、资料。
(三)一个建设工程文件由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程组卷。
(四)建设工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、工程竣工验收文件5部分立卷。
(五)竣工图按建筑、结构、给排水。
电气、暖通等专业顺序排列,视其材料的多少组成1至数卷。
(六)案卷内不应有重份文件;不同载体的文件一般应分别组卷。
四、卷内文件的排列
(一)文件材料按事项、专业顺序排列。
同一事项的请示与批复。
同一文件的印本与定稿,主件与附件不能分开,并按批复在前、请示在后,印本在前,定稿在后,主体在前,附件在后的顺序排列。
(二)一个单位工程的文件排列应按照“淄博市建设工程档案报送基本内容”中各部分文件的顺序号[
(一)。
1。
(1)。
。
。
]排列,组成1至数个案卷。
(二)图纸按“淄博市建设工程档案报送基本内容”中竣工图顺序号排列,同专业图纸按图号顺序排列。
(三)既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后。
五、案卷装订
(一)、案卷可采用装订与不同装订两种形式。
文字材料必须装订。
既有文字材料,又有图纸的案卷应装订。
装订应采用白线绳三孔包边左侧装订法,装订线不得压字,要整齐、牢固,便于保管和利用,每卷厚度不得超过30mm。
(二)、图纸单独立卷时,一律不装订。
每卷厚度为30mm。
有特殊要求的可使用40mm、50mm。
(三)、装订时必须剔除金属物。
六、案卷编目
(一)、编制卷内文件页号应符合下列规定
1、卷内文件均按有书写内容的页面编号,每卷单独编号,页号从“1”开始编写流水号,用打号机或铅笔编写。
2、页号编号位置:
单面书写的文件在右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角。
折叠后的图纸一律在右下角。
3、成套图纸或印刷成册的科技文件材料自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码。
4、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
(二)、卷内目录的编制应符合下列规定:
1、序号:
以一份文件为单位,用阿拉伯数字从“1”依次标注。
2、文件编号:
填写文件或图纸原有的文号或图号。
3、责任者:
填写文件的直接形成单位和个人。
有多个责任者时,选择两个主要责任者。
其余用“等”代替。
4、文件题名:
填写文件标题的全称。
5、日期:
填写文件形式的日期。
年月日用“.”隔开。
6、页次:
填写文件在卷内所排的起始页号。
最后一份文件填写起止页号。
7、卷内目录中所填写的数字一律用阿拉伯数字。
8、卷内目录排列在卷内文件首页之前。
(三)、卷内备考表的编制应符合下列规定:
1、卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数,以及立卷单位对案卷情况的说明。
2、填写立卷人姓名和立卷时间。
3、填写审核人姓名和审核时间。
4、卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
(四)、案卷封面的编制应符合下列规定:
1、案卷封面的内容应包括:
档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。
2、档号应由分类号、项目号和案卷号组成。
档号由档案保管单位填写。
3、档案馆代号应填写国家给定的本档案馆编号。
档案馆代号由档案馆填写。
4、案卷题名应简明,准确地揭示卷内文件的内容。
案卷题名应包括建设单位名称、工程名称、专业名称、卷内文件的内容。
5、编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。
6、编制日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。
7、移交单位应填写工程项目的建设单位。
8、保管期限分为永久、长期、短期三种期限。
永久是指工程档案需永久保存;长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命;短期是指工程档案保存在20年以下。
同一案卷内有不同保管期限的文件,该案卷保管期限应从长。
(五)、城建档案的密级分为绝密、机密、秘密三种。
同一案卷有不同密级的文件,应以高密级为本卷密级。
(六)、卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70克以上白色书写纸制作,幅面统一采用A4幅面。
◆建设工程声像档案
建设工程声像档案的素材应系统、完整并符合声像档案真实性的质量要求。
一,建设工程声像档案编目
建设工程声像档案的编目分成录像档案和照片档案两部分,分别按照素材的形成时间顺序编号。
单体建筑5000平方米以内报送录像档案不少于60分钟,10000平方米以上报送录像档案不少于120分钟。
小区建筑群体作为一项工程报送时录像档案不少于180分钟。
单体建筑5000平方米以内不少于报送照片档案120张,10000平方米以上不少于报送照片档案240张。
小区建筑群体作为一项工程报送时照片档案不少于360张。
二,建设工程声像档案整理的具体方法:
录像档案在整理时要求首先将原记录信号格式(高于DVD格式时可不用转换)转换成DVD(MPG)格式;照片档案报送时要求为JPEG格式,每张照片的原始容量不少于1MB。
拍摄后及时整理是通常的主要做法,将建设工程声像档案素材按照拍摄的时间顺序,应用E-AYCH数字化城建档案管理系统声像档案模块分别整理录像档案和照片档案。
录像档案和照片档案整理完毕形成数字文件后与相之对应的该工程建设的文字说明、拍摄工作单(或工作记录)等电子文件资料刻盘后与竣工档案一并报送。
◆地下管线工程档案
管线工程档案资料主要包括地形测绘,建筑物、构筑物综合竣工测绘及室外管线工程竣工测绘,市政基础设施工程竣工测绘四个方面。
一、整理的基本要求:
应严格执行《淄博市地下管线普查技术规程》,对本规程未做规定的参照《城市测量规范》CJJ8-99、《城市地下管线探测技术规程》CJJ61-2003、《1:
500、1:
1000、1:
2000地形图图式》GB/T7929-1995、《1:
500、1:
1000、1:
2000地形图要素分类与代码》GB14804-93、《全球定位系统城市测量技术规程》(CJJ/T73-97)和《城市基础地理信息系统技术规范》(CJJ100-2004)中的有关规定执行。
平面坐标系统与本地规划建设坐标一致,高程采用1985国家高程基准。
探测单位进行地下管线探测和竣工测量时应按规程规定的计算机数据格式和数据结构存储数据,普查、探测和竣工测量成果最后要经计算机逻辑查错和入库检查。
综合管线图数据格式是dwg格式和dxf格式,字体为AutoCAD2005以上版本自带的字体。
地下管线探测作业单位应具备相应资质,探测成果应进行自检和通过相关验收,地下管线成果图比例尺为1:
500,分幅规则与淄博市50X50基础地形图一致。
竣工实测数据齐全正确与实地符合,竣工图的编绘内容和各项注记齐全正确,图例符号使用正确,图面整洁、清晰线条光滑,上交资料整饰美观,纸质资料和电子资料同时报送。
◆建设工程档案归集管理程序
一,签订《山东省建设工程档案移交合同书(责任书)》
(一)、建设单位申请建筑工程施工许可证前,应当与城建档案管理机构签订《山东省建设工程档案移交合同书(责任书)》。
(二)、填写“《山东省建设工程档案移交合同书(责任书)》登记表”,明确建设单位责任人、联系人、联系方式、项目规模、开竣工时间等;
(三)、城建档案管理机构将《淄博市建设工程档案报送基本内容》、《淄博市建设工程档案整理基本要求》等建设工程档案归集的各项要求告知建设单位,建设单位也应告知各承建专业单位;
(四)、建设单位要采取集中学习、现场培训、咨询答疑等方式,提高工作人员归集意识。
二,核发《山东省建设工程档案预验收意见书》
(一)、填写“《山东省建设工程档案预验收意见书》核发登记表”,
(二)、根据《淄博市建设工程档案报送基本内容》对工程档案的准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件和竣工图进行预验收,确保内容要齐全、载体要完整、归集要系统、信息要准确,验收合格的签发“意见书”,验收不合格的,下达《淄博市建设工程档案预验收通知书》,5日内限期整改,直至合格;
(三)、建设单位未取得城建档案管理机构出具的《山东省建设工程档案预验收意见书》,不得组织工程竣工验收。
(四)、预验收后,建设工程档案仍由建设单位保管并办理有关手续,有关手续办理完毕后方可向城建档案馆移交。
三,签发《山东省建设工程档案合格证》
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