年会工作整体流程表万能年会策划.docx
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年会工作整体流程表万能年会策划
年会及聚餐事宜安排
流程规划起草人:
一、基本情况
1、会议事宜:
1.1会议时间:
1.2会议地点:
1.2参加人员:
总部职能部门部门负责人、浙江区域部分人员
2、聚餐事宜
2.1聚餐时间:
(需提前10分钟到场,各部门负责人清点人数,未到者聚餐开始正常开始)
2.2聚餐地点:
公司总部食堂;
2.3聚餐人员:
参会人员及总部人员。
3、权责:
3.1人事行政部:
主导;
3.2总经办:
监督各项事宜的落实;
3.3各部门负责人:
落实执行人事行政部各项通知;
4、注意事项:
4.1对未按要求按标准执行人事行政部关于“年度会议及聚餐事宜”各项要求,从重处罚;
4.2由于开会地点是在,聚餐地点是在,去回过程注意安全,听部门经理的统一指挥;
4.3聚餐后住宿事宜由人事行政部负责。
二、具体细则
会议安排事宜
序号
阶段
项目
细则
电子文档
截止时间
执行人/主导人员
协助人
监督/审批人
是否在规定时间内完成
备注
一、会议及聚餐通知
1、起草(会议和聚餐内容、流程);
XXXX-X-X,18:
00
无
完成
深圳、东莞天气预报等信息,准备好装备
2、发布;
XXXX-X-X,12:
00
无
完成
3、温馨提示;
隔四天发布一次,并手机群发尤其会议前两天必须发布
完成
4、手机信息提示:
时间、地点、中餐就餐地点、提前多久到场;
XXXX-X-X,18:
00
完成
避免忘记
5、会议通知、天气预报等信息(含开会前后两天);
XXXX-X-X,18:
00
完成
二、浙江人员来总部开会安
1、参加人员汇总;
XXXX-X-X,12:
00
完成
2、机票预订(确定分开还是一起过来,必须保证时效);
XXXX-X-X,18:
00
完成
排项目
3、接机事宜安排;
XXXX-X-X
完成
XXX协
2
3
会议准备阶段
4、住宿、就餐安排事宜(宾利酒店3号和4号晚上);
XXXX-X-X
助预订酒店及订餐
完成
5号晚上住宿到凤岗这边住宿
三、深圳、东莞、惠州参会人员
1、人员汇总,2、住宿地点,3、4号中晚餐、5号中餐在白泥坑就餐
XXXX-X-X
完成
四、开会期间就餐安排
1、两天会议中餐安排事宜
XXXX-X-X
完成
五、5号开完会后的住宿预订
XXXX-X-X
完成
六、会议项目流程事项安排
1、会议ppt汇总(确定会议
XXXX-X-X,
完成
2、提前会议现场设备及桌椅摆放沟通;
XXXX-X-X至XXXX-X-X
完成
3、不需测试
水(饮料+矿泉水)、笔、白板、参会签到表、座次牌、会议流程表、或会议通知(每个领导一份,每桌一张)、参会人员通讯录;
准备好:
XXXX-X-X,12:
00前
运至会议地点:
XXXX
X-X,12:
00
-
完成
4、需测试与试用效果
投影仪、音响、话筒、电脑、蓝桥软件、参会人员ppt会议课件试用(强调字体大小、颜色搭配);
XXXX-X-X,9:
00至
12:
00测试
完成
找XX要酒店联系方式,提前至少三天协商会议现场事宜
5、会议现场布置
第三和第四项的用品的摆放及测试好
XXXX-X-X,9:
00至
12:
00
完成
如上午无法完成下午继续
6、和酒店工作人员沟通,第二天必须提前三十分钟(1个小
时最好)开门,并留酒店负责现场设备人员联系方式,以备
完成
七、(是否需要聚餐)第一天会议聚餐后聚餐地点
先确定好
4
5
6
7
会议实施阶
第1天会议(XXXX-X-X)
总部人员至会议场地
安排
1、职能部门参会人员提前1小时在
总部营业部集合,在规定时间内未到指定地点,罚50元,直级领导50元;
XXXX-X-X会议举行前
1小时,人事行政部提前2小时到(向祖胜留下来组织统计未按标准时间到的)
在参会前三天及前
一天通知到位
2、根据人员数量,公司总4辆车,是
否能满足需求
XXXX-X-X
会议进行时
1、清点参会人数
会前五分钟
提前10分钟入场
签到
2、会议开场白及纪律宣布
3、会议进行
4、会议中间休息时间必须强调确定下来时间
8
段
5、中午就餐及休闲(宾利酒丿占)
9
会议结束及总部人员回公司安排
1、卜午完会后宣布第二天的安排,并说明晚上聚餐(确定地点、时间)
2、提醒大家准时退房;
10
2、职能部门回公司安排(主要是车辆),注意开车喝酒人员
11
总部人员至会议场地安排
1、职能部门参会人员提前1小时在
总部营业部集合,在规定时间内未到指定地点,罚50元,直级领导
12
第2天会议(XXXX-X-X)
50开完会聚餐?
是否需要
13
中午结束
自行安排坐车回总部
14
下午
1、参会需住宿人员和王主管对接联系
聚餐活动事宜
序号
阶段
项目
细则
电子文档
截止时间
执行人/主导人员
协助人
监督/审批人
是否在规定时间内完成
备注
17
1、优秀管理者证书打印;
XXXX-X-X
2、优秀管理者奖金包装、优秀团队(确定金额)
XXXX-X-X
18
1、聚餐礼物及其他礼物准备
及抽奖箱准备,人员名单打印;
XXXX-X-X
19
果瓜子盘子、一次性杯子等的;
XXXX-X-X
20
5、
聚餐横幅定制
XXXX-X-X
21
2、水果、瓜子、糖类准备
XXXX-X-X
3、酒、饮料的购买
22
4、菜的购买
XXXX-X-X
XXX提供菜单
5、现场KTV话筒、投影仪等的试用
XXXX-X-X,10:
00前
抽奖奖品包装及摆放
组长:
;成员:
早晨9:
00-下午17:
30
准
买菜回来后帮忙提菜的
组长:
:
成员:
早晨9:
00-下午17:
30
具体人员安排灵活点
备阶
卫生打扫
组长:
;成员:
早晨9:
00-下午17:
30
具体人员安排灵活点
23
段
5、人员安排
洗菜洗水果
组长:
:
成员:
早晨9:
00-下午17:
30
具体人员安排灵活点
24
做菜、切菜、帮厨
早晨9:
00-下午17:
30
王主管和对方沟通
56
22
-
员成长组
员成<:
组
员成<:
组
量
□
口
n
□
管算就事提炖不己备方自准寸但实
X,落如了先
-1二安稿亠B发
、
7
提写天三前提
“
、
表三代前工提员表
集收目节
88
U
■
8
2
实施阶段
定待间时
^一一口发
22
定待间时
«
定待间时
目节演表餐聚
、
4
定待间时
后力开密餐皑
55开
定待间时
结束
定待间时
定待间时
W计⑺统
、、m一一3理
定待间时
9
2
0
33
U
□
年会流程及任务安排表
现场负责人:
主持人:
时间
流程
内容
负责人
备注
12月14日
刖
杂项采买
负责提前购买水果
12月14日周六订好,15日早送货至会场
主导人:
1、酒类(红酒,白酒,香槟)、面包、水、无忧宝宝礼品、荧光棒、抽奖礼品、生日礼品、小游戏的礼品、点心、水果、易拉宝、横幅;
酒水:
其他:
负责自带电脑
一台,用于节目评选
除水果外在12月14日前全部采买到位;自带接线板,用于评委评分电脑
主持稿
节目顺序和串词
背景、音乐
制作
音乐:
背景:
抽奖制作
收集人员照片、抽奖制作:
1-3等奖逐个抽,4等奖2个一抽,5等奖
收集:
些叶
制作:
无忧宝宝图片制作
5个「一抽
主导人:
会场桌位导视图
打印
主导人:
门口有电视屏幕可以滚动播放席位图,由制作
12月15日9
占
八、、
会务组全体人员进场
1、到达酒店
主导人:
提前通知到位
2、在公司负责把物品运输到年会场地
主导人:
会场布置
扎吹气球,装饰会场
主导人:
;
组员:
负责向酒店索要2卷专用胶带
易拉宝横幅的摆放
主导人:
负责摆放并拉横幅
10点
背景音乐调试、LED调试
音乐的播放流程、LED背景的播放流程,王剑与酒店音响师沟通调试
音乐播放:
背景播放:
抽奖、无忧宝宝礼品、小礼品的摆放
在舞台的右侧有礼品桌:
先封箱放置,待14:
00拆箱摆放
主导人:
已与酒店确认桌子
一等奖,二等奖悬挂
奖品放在酒店的升降挂钩上
主导人:
组员:
已与酒店确认
主持人造型
女主持:
服装、化妆
主导人:
负责服装租赁
由联系化妆师(手机:
)
所有演职人员进场
开始彩排
11:
40
嘉定及中粮人员出发
包车从嘉定出发到会场
包车由负责确定,并制定行程
12点
泡泡机,烟雾机,追光灯,投
影仪及工作人员到位
各项设备调试
主导人:
摄像师开始拍摄花絮
需要无忧公司人员协助,请联系
13点
集体照拍摄位置商谈
与摄影师讨论决定集体照拍摄事宜
主导人:
12点
灯光调试
和酒店预约,和外请灯光师约好
主导人:
12点
午餐演职人员、会务组人员
面包与饮料,并做简单记录,以免漏发6欢
'发下放人:
由负责提前购买并由张师傅负责运输
13点
水果点心摆放
迎宾区及每桌台子上的水果和点心的摆放
主导人:
组员:
负责摆放
14点
全体人员入场
入场引导:
区域、办事处负责人、部门经理自行安排本部门人员有序入场
由邮件提示所有年会人员14点开始
入场
14点50分
演出倒计时通知
通知
演出正式开始
安排节目的顺序,编写主持稿,裴慧协作
15点
陈总致词
15点
晚会音乐
节目音乐播放(节目全程)
主导人:
晚会背景
节目背景播放(节目全程)
主导人:
道具
所有节目所需道具:
列出清单,选准道具上下台时间点
主导人:
;组员:
节目单(附道具,道具须提前准备好,
统计好,打印好分享给)
话筒
根据表演人数的多少,提交话筒数量(共6个无线话筒),话筒支架无忧自带(由负责)
道具负责人站在舞台左边,靠音控处
灯光秀
灯光秀时间、安排:
外请追光灯灯光师配合
主导人:
已与酒店方确认
安排节目衔接
所有节目均从后面过道,由右边上台,左边下台
负责邮件通知,和现场通知
负责现场排练
所有节目均须在上一个节目开始均已准备就绪,在等候区等待上场
提前通知到下个节目的办事处、部门负责人进行准备
化妆室后台--演出通道
化妆室:
催促、引导从化妆室到入场通道--余丽敏
演出通道-舞台候场区
主导人:
组员:
演出退场引导
评委入座
主持人邀请评委入场
评委:
上午与酒店安排桌椅座位,在主桌的右前方摆放评委席
15-17点
现场竞答
现场竞答,按问答顺序提问
负责PPT播放
负责礼品购置
确认礼品存放处
要负责给抢到答题的人员递话筒,翁美娟负责颁发礼品
17点
评委评选结果公布
一二三等奖颁奖,颁奖嘉宾分别是
一等奖:
;二等奖:
;三等奖:
17点
无忧宝宝礼品发放
颁奖嘉宾:
17点30
分
安排拍摄集体照
站位,现场组织
主导人:
协助:
事先已与酒店方确认需要拍集体照,现场人员与服务员一起摆放椅子
17点30分
-18:
25分
酒店人员翻台
收拾桌子,准备晚宴
主导人:
协助:
17点32
摆放酒水
搬运至指定服务台,由服务员进行上桌摆放
主导人:
协助:
分
18点30
八
晚宴开席
分
18点30
八
肖总致词
分
九周年蛋糕庆祝仪式
切蛋糕、倒香槟仪式(香槟塔搭建、酒杯到位)
主导人:
需酒店提供香槟酒杯现场搭香槟塔,注意安全,香槟杯由酒店提供,现场搭香槟塔由外请婚庆公司人员负责,杯子摔坏照价赔偿。
12月份生日人员祝贺
叫到名字的人员到舞台领取礼物站,接受大家的祝福
由小俞组织催促,巧克力由小俞引导发放(由杨玉玲、翁美娟发巧克力)
确定数量后由XXX统一购买
晚宴开席
负责与酒店方沟通,关注上菜的速度
主导人:
五等奖30名:
5个一起
抽奖仪式
1、整个抽奖环节由负责
抽奖操作:
协助:
四等奖12名:
2个一起
2、负责礼品的指导发放,为礼仪负责发放
礼品;
奖品:
发放:
三等奖9名
3、作抽到人员的名单记录
记录:
二等奖6名
20:
30
晚会结束
嘉定、中粮包车回程
人员由负责清点人数并做记录
跟踪执行人:
确保大家安全回程
特别注意:
1以上会务组人员,请务必将自己所负责事务牢记并做好充分的准备,所负责事情均要从头到尾全部负责到底,包括运送回公司。
2、会务组人员须对所有参会人员以礼相待,禁止出现不礼貌事宜,且无论此项事
情是否你本人负责,只要有人前来咨询,均要给予回复或让其找到相关负责人员,不得推诿或说不知道。
3会务组人员内部须团结一致,互帮互助,不得出现争吵等内讧现象,以免影响公司形象。
4、如有紧急或特殊事宜,请及时联系会务总负责人魏永丽。
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