采购管理制度范本三篇.docx
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采购管理制度范本三篇.docx
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采购管理制度范本三篇
采购管理制度范本三篇
篇一:
采购管理制度(上市公司范本)
【类别】规则制度
【时效性】一般
【秘密等级】无
******股份有限公司
发文字号:
〔20**〕10号
发行日期:
20**年1月1日
版本:
1.0版
第一章设置目的
第1条设置背景
为保障公司生产经营活动所需物资的正常持续供应,确保采购质量,降低采购成本,提高采购效率,防范采购过程中的舞弊行为,特制定本管理制度。
适用范围:
本办法主要规范生产原料类、劳保用品类、IT设备等实物资产的采购行为。
第二章采购基本原则
第2条“公平、公正、公开”原则
采购信息对企业内部相关的人员要尽可能公开,接受监督;对供应商的综合评价必须公平、公正。
第3条“信息化”原则
公司部门及人员众多,为提升效率及环保办公,公司推行信息化办公,公司的采购全部流程均在百卓优采采购管理软件(公司指定的采购信息化管理系统)上进行申请及审批。
第4条“监督问责”原则
1、采购人员要自觉接受财务部、请购部门及公司领导对采购活动的监督和质询。
2、在采购过程中,如遇到采购物资数量、价格等问题,相关人均可向采购部门提出异议。
3、对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为,公司有权对相关人员依照公司《员工奖惩制度》等进行处罚直至追究其法律责任。
第三章采购流程
第5条采购计划
需求部门一般应在每月**日前,根据经营计划的需求,制定下月采购计划,采购计划需含采购物资的名称、规格型号、单位、数量、用途等基本内容。
第6条采购申请
1、请购的定义
请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料,并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。
2、请购部门在百卓优采采购管理软件内提交的采购申请,须经部门负责人批准方可执行,若零星采购的价值【】元以下,请购部门可自行采购。
采购部门负责人在百卓优采采购管理软件内进行电子审核,如审核不通过,请购部门修改后重新提交。
第7条询比价
1、相关人员办理采购询价、货源确定等业务过程中,需声明与供应商是否存在关联关系,如果存在利益关系,该人员须予以回避。
2、单笔采购金额【】元以上的,采购部门应挑选2家以上(含2家)的供应商进行询价;询价时,应尽可能从百卓采购网等这类大型、专业的电子商务网站上以及公开市场上获得合理报价;超过【】元以上的询价单,供应商进行报价时,需要有供应商的加盖公章或合同专用章。
3、采购人员根据各供应商的报价情况进行对比报价,制作书面的询价单对比报价的报告,并提出相应的采购建议,报采购部门负责人处审核。
4、采购部门负责人审核同意后,将对比报价的报告提交内审部审核。
如审核通过,内审部通知采购人员与供应商签订采购合同;如审核不通过,采购部门需要重新询价。
第8条签订采购合同
1、采购合同分为长期和单次,无论选择哪个模板均需经过公司法务部审核。
2、若签订的是长期采购合同,则后续采购时只要百卓优采采购管理软件新建采购订单即可(需标明适用的采购合同编号),通过该系统直接把采购订单发送到供应商的邮箱,提醒供应商及时查收。
第9条物资报验与入库
1.报验
●供应商已经履行完毕的合同,采购部应及时的通知质检部门进行验收;
●质检部门在接到采购部报验通知后应及时报验,并出具报验结果证明书,对于应质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任;
●对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照公司质检部门的相关规定执行;
●用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。
2.入库
●公司所有的生产物资、设备及外协加工件入库前均应通过质检部门的检验或验收;
●质检部门未及时验收的合同标的物,仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接收;
质检合格后的固定资产及服务按照公司财务规定入库,仓管部门人员在百卓优采采购管理软件内录入入库单信息。
第10条退货及索赔
如在采购过程中,供应商未按照采购合同提供物资时(如物资数量不足、质量有问题、延期供货等),采购部门应根据实际情况,要求供应商补足物资或退换货,并根据之前签订的采购合同,要求供应商进行相应的赔偿。
第12条采购付款
1、除定点供应商以及网上采购外,一般物资采购预付款不得超过合同总价的【】%,物资验收入库收到符合要求的发票后,支付合同总价的【】%,1个月后如无异议,且发票到票后,再支付剩余尾款。
每次付款记录均需记录到百卓优采采购管理软件内,标明付款时间、付款金额、付款对象、对应订单等信息。
2、对于采用预付款支付方式的采购,财务部在支付预付款时,须核对合同的支付条款、审查审批手续是否完备;对于采用货到后付款方式的采购,财务部付款时,除审核合同外,还须审核验收人员签字并注明验收情况的验收单。
3、财务部应配合采购部门定期与供应商对账,保存供应商对账资料;如对账有差异,应及时配合采购部门查明原因并进行调整。
第四章供应商管理
第13条供应商档案建立
公司统一在百卓优采采购管理软件中建立供应商评估资料档案,由采购部门安排专人进行录入和更新以下信息:
供应商的调查资料、招投标资料、有关证照(工商营业执照、法人代码证、税务登记证、质量体系合格证书)的复印件、采购合同及执行情况(采购价格、采购数量)、可供应物料清单等。
第14条供应商分级
公司将对供应商根据考评结果进行分级,在百卓优采采购管理软件内进行标记,一般可分为合格、良好、优秀供应商。
对优秀的供应商可作为长期供应商,在采购时优先考虑。
第15条供应商黑名单制度
采购部门应建立供应商黑名单,将有欺诈行为、贿赂公司采购人员、货品合格率低、服务差以及有严重质量问题的供应商列入黑名单。
凡列入公司黑名单的供应商,不仅自身永远丧失公司供应商资格,其实际控制人控制的其他企业也一并纳入黑名单。
第五章采购纪律及处罚
第16条廉洁自律
公司采购人员应廉洁自律,禁止有任何损害公司利益的采购行为。
1、不得向供应商透露不应透露的采购信息,编写具有倾向性的《采购询比价报告》;
2、不得接受供应商馈赠的礼品(包括但不限于现金、购物卡等),不管礼品价值大小,都必须在收受后的1个工作日内报备或上交给公司内审部;
3、不得接受供应商的宴请,如确实无法推辞的,应报经部门负责人备案后方可参加;
4、不得向供应商索要回扣及与业务无关的要求;
5、其他禁止行为。
第17条处罚措施
一经查实采购人员有违反公司相关规定的行为,视情节轻重,给与内部警告或予以辞退。
给公司造成损失的,要进行经济赔偿。
公司保留依法追究已离职员工在职期间违反本办法构成犯罪的刑事责任以及民事赔偿的权利。
第六章附录
附件1:
采购订单单模板
附件2:
采购入库单模板
附件3:
领用出库单模板
附件1:
采购订单模板
采购订单【样本】
采购单号:
采购日期:
供应商
采购物品信息
物品编号
物品名称
规格型号
单位
数量
单价
金额(元)
该金额为含税价,合计【】元(大写):
元整
交货日期
交货地址
包装标准
付款方式
合同编号
备注
该模板是免费软件-百卓优采采购管理软件(个人版)内置模板,支持根据实际需求自由调整模板格式。
(以下无正文)
甲方:
百卓优采采购管理软件乙方:
【供应商名称】
授权代表(签字):
授权代表(签字):
日期:
20XX年【】月【】日日期:
20XX年【】月【】日
附件2:
采购入库单模板
采购入库单(样本)
入库单号:
入库日期:
供应商:
联系人:
联系电话:
序号
物品编号
物品名称
规格型号
单位
数量
单价
金额
备注
1
2
总金额:
¥000.00
入库地址:
所属项目:
备注
该模板是免费软件-百卓优采采购管理软件(个人版)内置模板,支持根据实际需求自由调整模板格式。
经办人:
附件3:
领用出库单模板
领用出库单(样本)
出库单号:
出库日期:
领用部门:
领用人:
序号
物品编号
物品名称
规格型号
单位
数量
单价
金额
备注
1
2
总金额:
¥000.00
所属项目
备注:
该模板是免费软件-百卓优采采购管理软件(个人版)内置模板,支持根据实际需求自由调整模板格式。
经办人:
篇二:
采购管理制度
1总则
1.1目的
为了规范公司各类采购行为,明确公司各部门在采购活动中的职责分工,加强对采购活动的有效管理,保证公司采购活动遵守国家法律、法规和公司管理政策,保证采购质量,提高采购效率,降低采购成本,争取公司的综合最佳效益,特制定本制度。
1.2依据
本制度依据《中华人民共和国招标投标法》和《中华人民共和国合同法》等有关法律法规及公司相关管理政策等制定。
1.3适用范围
固定资产采购、低值易耗品采购、接待物品、大型办公设备采购与维修等。
1.4基本原则
(1)公司所有员工在进行合同与采购活动中应严格遵守本规定及公司有关政策、程序、制度,采购活动应尽量实现充分竞争,遵循公开、公平、公正和诚信原则,保证采购质量,努力降低成本;
(2)参与采购的相关人员应客观公正地履行职责,遵守职业道德,保守公司商业秘密,廉洁奉公;
(3)各部门须严格在批准的年度采购预算范围内,制定详细周密项目采购计划。
过程进行不得以紧急采购或其他原因为由,或将项目化整为零,绕过必要的审批或回避竞争性采购方式。
对处于关键路径上的突发性紧急采购,按紧急采购程序处理;
(4)公司所有采购不得由一个人单独完成采购全过程,双人制采购;
(5)采购应当优先采购低耗能、低污染、通过环境管理体系认证企业的货物、工程和服务;
(6)采购和合同管理工作应做到有章可循、有人负责、有人检查、有据可查。
每项采购和合同管理过程均需有完整的文件和记录。
1.5采购权限
(1)采购金额超过10000元,采购招标委员参与见证招评标全过程。
由采购秘书组织相关采购招标委员会成员参会进行讨论,讨论议题形成会议纪要以留备档;
(2)行政部采购人员负责公司日常1万元以下物品采购。
注:
其他非采购组成员购买公司或高管所需物品,请遵守公司财务部报销制度。
由行政部经理审核并负责完成报销流程,非采购组成员不可走购买物品报销流程;
(3)1万元以上10万元以下参与人员增加分管副总、审计部负责人、财务负责人或财务主管、采购物品及设备的负责人及经办人;
(4)10万元以上采购招标委员会成员,必须参加人:
分管副总、高管以外的其他委员、高管参加人数不低于三人(含)。
2职责和分工
合同采购过程中各职能部门应按分工履行应尽的职责,使公司相关政策与程序得到有效执行,同时也应强调职能部门之间的团队协作,以取得在总体上的最佳效益。
2.1行政部的职责
(1)根据批准的采购计划,牵头组织并实施采购,包括负责组织资格评审、招标、评标和合同签订,负责完成采购流程并同相关部门完成验收入库;
(2)牵头组织招标文本的统稿及审核;负责在合同签订前牵头对合同文本的合法性、完整性、准确性和严密性进行审查;
(3)若采购合同履行过程中发生争议、仲裁和诉讼等法律事务,必要时向公司法律顾问进行咨询;
(4)负责组织合同谈判;办理支付申请;负责合同结算;负责合同执行情况的总结和分析,归档合同文件;建立并维护与公司采购相关的信息系统;
(5)负责临时采购或紧急采购的具体实施。
2.2相关归口部门/技术部门/使用部门的职责
(1)编制年度各项采购预算,对超出预算的采购,提出预算变更申请;
(2)提出采购流程申请,确定采购物项和服务的质保等级,跟踪流程审批;
(3)提供潜在供应商信息;
(4)参加对潜在供应商的资格评审;
(5)组织编写招标文本和合同文本的内容;
(6)参与商务谈判;
(7)负责采购的验收。
2.3财务部的职责
根据国家相关法律法规及合同的规定,审核支付所需文件、票据的有效性、合法性,办理相关支付手续。
负责发票、交付款、尾款处理、验收入库等事项。
2.4审计部的职责
对采购和合同管理活动的真实性、合规性以及效益性进行独立监督和评价;其中包括:
监督一定金额以上采购项目的招评标过程,审核其合同推荐书;根据需要,对采购项目的招评标过程及合同管理进行不定期的监督和评价。
负责整个采购流程的合理性、合规性、合法性,保证采购项目的最优化。
2.5法务部的职责
负责在合同签订前对合同文本的合法性、完整性、准确性和严密性进行审查,处理合同争议、仲裁和诉讼等法律事务。
3供应商及采购合同管理
3.1供应商的资质审查
行政部招标采购人员负责组织供应商资格审查,从资质、信用、技术能力、财务状况、安全质保等方面进行审查;资格审查报告应经参加审查的全体成员签字,报授权人批准。
3.2投标人选择
推荐投标人时应首先从供应商库内选取;如需选择供应商库以外的供应商作为投标人,由行政部负责进行资格审查,审查合格后按照招标流程进行招标。
3.3供应商库的建立
行政部建立《供应商库》,持续改进并完善。
3.4供应商库的维护
行政部负责补充、复审和更新供应商库,并组织对供应商合同执行情况进行评价,将评价意见列入供应商库。
3.5合同文本
行政部提供合同文本,报法务部审核。
行政部建立采购合同档案,填制《合同台账》,以留存备查。
4采购管理
4.1采购申请审批流程
所有采购申请均需走OA流程审批;
各部门应根据需求分类别填写相关采购物品申请表,申请获批准后的执行应严格控制,原采购项目范围如有变化,应补充审批并说明原因。
4.2采购方式
采购方式包括竞争性采购和非竞争性采购,非竞争性采购应严格控制。
竞争性采购包括竞争性谈判(一般不涉及)、询价采购;非竞争性采购包括议标、紧急采购和特殊物品采购。
竞争性谈判:
指通过与两家或两家以上潜在供应商谈判的方式确定供应商,适用于技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的采购项目。
询价:
指同时向三家或三家以上的潜在供应商进行书面询价,潜在供应商一次报出不得更改的价格条件后,选择价格最低或价格条件最优者为供应商。
适用于采购标的规格\标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。
议标:
指与独家供应商进行谈判的采购方式。
紧急采购:
指公司在发生不可预见事件或突发事件时进行的采购。
紧急采购应事先申请,经授权人批准后实施,事后应按相关规定补办审批手续
特殊物品采购:
指由于特殊要求产生的指定性的采购。
申请部门填写《特殊物品采购申请表》,申请获批准后采购人员方可实施采购。
4.3采购方式的选择
采购方式由招标采购委员会提出建议,报主管领导批准。
对于采购金额大于10000元(含10000元)的采购项目,应采用竞争性采购方式;
对于采购金额小于10000元的采购项目,可采用非竞争性采购方式中的议标采购方式;
低值易耗品、办公设备等常用物资的采购需与之前通过竞争性采购确定的供应商签订年度固定单价合同,由其统一供应。
年度内凡属低值易耗品、办公设备等常用物资(含零星物资采购),不再单独向其它供应商采购。
特殊情况经(副)总裁批准可不受采购金额限制采用非竞争性采购方式进行采购。
4.4竞争性采购
对于竞争性采购的项目,采购金额大于10000元,审计部门或招标委员会(暂无)介入监督。
小于10000元的采购,由行政部根据采购流程实施采购。
竞争性采购流程包括采购计划申报、询价、采购、请款、发票、入库、出库、盘点。
4.4.1采购计划申报
各部门通过OA办公自动化系统进行采购申报,流程审批通过后形成OA单据,采购人员根据单据内容核对库存情况后执行采购。
4.4.2询价
采购人员根据采购计划向潜在不少于3家供应商发出询价单,询价单中列出供应商名称,物资名称、型号、报价及交付日期等。
物资采购员对其进行评估后,形成综合评价书面文档《采购方案对比表》,交由行政部经理,由主管副总裁及相关部门对其决定取舍。
4.4.3采购
采购人员根据询价情况,组织与其中标单位签订合同,合同审批表送达相关部门逐级审核,常务副总裁审核同意后进行采购。
由物资验收员验收合格后由仓库管理人员审核。
4.4.4付款
根据合同约定填写合同付款审批表。
如为分次付款,申请人在申请时需明确前期付款金额,本次付款节点及金额。
4.4.5发票、收款收据
供应商出具发票并提供相关收据后执行付款。
若有合同,在签订合同时可约定发票的提供时点及发票的类别是增值税专用发票还是普通发票。
如果合同中未予约定,基于对公司有利的原则,应尽量让对方开具增值税专用发票。
特殊情况下,如对方无法开具发票,需对方开具相关收据后,先执行付款后,由采购人员另行找寻替代替票,报销时需要提供由主管副总签字同意的书面说明。
4.4.6入库、出库、盘点
货品送达后办理验收、入库、出库、盘点等相关程序。
货物在验收入库、使用出库、期末盘点时需遵循《办公用品领取及归还管理办法》、《固定资产管理制度》等具体管理要求执行。
4.5非竞争性采购
4.5.1非竞争性采购主要是议标采购,指与独家供应商进行议标采购的方式,议标应严格控制。
4.5.2如确实无法进行竞争性采购或有足够的理由说明议标对公司最为有利且满足下列条件之一的,可采取议标采购:
(1)曾在该供应商处采购了货物、设备、技术或服务,出于标准化的考虑,或因需要与现有的货物、设备、技术或服务配套,并考虑到原先的采购能有效满足需要,且与目前的市场价格相比,采购价格合理,而不宜另选其他货物或服务来予以代替,可继续向原供应商采购;
(2)因某些特殊原因。
4.6紧急采购
在特殊情况下或者高管紧急需要时可直接采取紧急采购的方式,紧急采购事后应补齐采购手续。
若采购流程需要的单据和相关报销手续没有补齐,财务部不予报销。
5评标
5.1评标原则:
所有采购项目采用合理最低价或综合评分的评标原则。
5.2合理最低价评标原则是指能够满足招标内容的实质性要求,并且经评审的投标价格为最低者中标。
5.3综合评分评标原则是指能够最大限度地满足招标文件中的各项综合评价标准,综合得分最高者中标。
5.4对于技术含量不高且没有质保等级的项目原则上采用合理最低价中标的评标原则。
6定标与合同签订
6.1总裁、常务副总裁根据评标小组提出的书面报告和推荐的中标候选人确定中标人;如无书面说明,总裁、常务副总裁应当确定排名第一的中标候选人为中标人。
排名第一的中标候选人放弃中标、因不可抗力提出不能履行合同,或者招标文件规定应当提交履约保证金而在规定的期限内未能提交的,授权人可以确定排名第二的中标候选人为中标人。
排名第二的中标候选人因前款规定的同样原因不能签订合同的,授权人可以确定排名第三的中标候选人为中标人;根据已审核、批准的签订合同/订单推荐书,商务部门方可向中标人发出中标通知书。
此外,还应书面通知未中标的投标人,但仅限于通知它未中标事宜,不涉及其它事项和其它方的任何资料;为规避风险,除由于商业惯例经内部批准外,必须要求中标人在合同签订前提供履约保证金。
6.2在领导选定候选中标单位顺序后,具体执行部门当按照上述顺序依次与候选中标单位就合同价格展开再次洽谈,以争取更有利的价格空间,相关部门需及时将洽谈结果上报领导,以备领导决策。
6.3合同(协议)须由公司法定代表人或授权代表签字,并视需要加盖印章或合同专用章。
7文件档案整理
行政部采购人员每月末对当月采购进行纸质文件和电子台账整理,纸质文件以提供能说明本次采购原始金额的资料为主,电子台账则据实统计采购物资名称、数量、金额、事由、OA流水单号等主要信息,以备相关部门核查。
8相关记录表单
《采购台账》
《供应商库》
《合同台账》
《采购方案对比表》
9招标采购小组人员名单如下:
采购组成员:
金明(大连)、隋媛媛(大连)
采购招标委员会成员:
侯霞、鲍晨钦、衣琰、王媛、、、、、临时增加采购项目(设备)负责人及经办人,由担任秘书
10本制度自发布之日起实施
篇三:
采购管理制度
采购流程图
采购管理制度采购计划与预算
1.总则
1.1制定目的
为制定采购计划与预算编制流程,配合公司预算制度的推行,特制定本规章。
1.2适用范围
本公司每年度之采购数量计划资金预算,除另有规定外,悉依本规章处理。
1.3权责单位
(1)总经理室负责规章制定、修改、废止之起草工作。
(2)总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。
2.采购计划编制之规定
2.1采购计划的作用
编制采购计划有下列作用:
(1)预估用料数量、交期、防止断料。
(2)避免库存过多、资金积压、空间浪费。
(3)配合生产、销售计划之达成。
(4)配合公司资金运用、周转。
(5)指导采购工作。
2.2采购计划之编制
2.2.1销售计划
(1)公司于每年年底制订次年度之营业目标。
(2)业务部根据年度目标、客户订单意向、市场预测等资料,作销售预测,并制订次年度销售计划。
2.2.2生产计划
(1)生管部根据销售预测计划,本年度年底预计库存及次年度年底预计库存,制订次年度之预测生产计划。
(2)物控人员根据生产预测计划,BOM、库存状况,制订次年度之物料需求计划。
(3)各单位根据年度目标,生产计划预估次年度各种消耗物品的需求量,作成预估计划。
2.2.3采购计划
(1)采购部汇总各种物料、物品之需求计划。
(2)采购部编制次年度采购计划。
2.2.4采购计划编制注意事项
采购计划要避免过于乐观或保守,应注意的事项有:
(1)公司年度目标达成可能性。
(2)销售计划、生产计划之可行性和预见问题。
(3)物料需求资讯与BOM、库存状况之确定性。
(4)物料标准成本之影响。
(5)保障生产与降低库存之平衡。
(6)物料采购价格和市场供需之可能变化。
3.采购预算编制规定
3.1一般原则
(1)采购预算分为用料预算与购料预算。
(2)财务部负责提供上年度材料单价、次年度汇率、利率等各项预算基准。
(3)本年底预计库存中之可用材料应计人次年度之用料预算,但不列入购料预算;次年度预计库存不列入用料预算,但应列入购料预算。
(4)购料单价特殊物料外,应以年度成本降低目标预估(如以上年度平均采购单价之95%计算)。
3.2用料预算
(1)物控人员负责次年度生产用料之各月预算明细的编列。
(2)用料单位负责低值易耗品、间接物料和资本支出预算明细的编列。
(3)同类物料不必细分(如不同颜色之塑料米)而以总用量预算。
(4)物料之损耗率应计入用料预算,但应以年度损耗率目标制订,一般可略高于标准损耗率而低于上年度平均损耗率,低于或等于年度损耗率目标。
(5)财务部负责汇总工作。
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