文秘与办公自动化专科专业 《文书与档案管理》课程辅导材料.docx
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文秘与办公自动化专科专业《文书与档案管理》课程辅导材料
文秘与办公自动化(专科)专业
《文书与档案管理》课程辅导材料
第一章概述
一、单项选择题
1.“文书”一词最早出现在(A)
A.汉代B.唐代C.宋代D.明代
2.文书的本质属性是现实(A)
A.执行性B.政治性C.机密性D.信息性(P7)
3.下列选项不是档案特点的是(C)
A.系统性B.选择性C.法定性D.保存性(P9)
4.我国档案室类型复杂,一般主要有(C)
A.五种B.六种C.七种D.八种(P16)
5.属于指挥性公文的是(D)
A.通告B.报告C.请示D.指示(P25)
二、名词解释
1.文书
是指行为主体在社会活动中,为了一定的目的而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料。
2.公文
是指党政机关、企事业单位、群众团体这些法定的机关与组织为了一定的目的,在社会活动中处理公务而形成并使用的具有特定格式的应用性的文字材料。
3.档案
是指机关、组织和个人在社会活动中形成的,作为历史记录保存起来以备查考的,作为凭证的文字、图像、声音等的文书和信息材料。
4.文书工作
通常也叫文书处理工作,主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。
三、简答题
1.档案的性质。
(1)原始记录性;
(2)利用的价值性;
(3)科学文化性。
2.简述档案管理的基本内容:
(1)档案的收集;
(2)档案的整理;(3)档案的鉴定;(4)档案的保管;(5)档案的统计;(6)档案的提供利用。
四、论述题
1.文书的作用。
(1)领导指导作用;
(2)行为规范作用;
(3)公务联系和知照作用;
(4)凭据记载作用;
(5)传递信息和宣传教育作用。
(P9)
五、案例分析
1.案例分析:
1923年,党的第三次全国代表大会后,中央建立秘书制,决定党内外所有档案文件按照规定由秘书保管。
1926年中央成立秘书处,负责全党文件的秘写、传递,档案的保管、处理、保密等工作。
以后,又设立了专门负责保管中央档案文件的文件保管处。
1923年至1928年,毛泽东、王若飞、邓小平等,都分别担任过党中央秘书长,直接领导文书档案工作。
请分析:
(1)党中央为什么如此重视档案工作?
(2)你认为档案工作的作用何在?
答:
(1)档案是党和国家宝贵的历史文化财富,它对于工作的查考、经验的总结和科学研究、历史研究都有着极其重要的作用。
而且档案保存的年代愈久,也就愈珍贵,对科学研究和历史研究的价值也就愈大。
正因为这个原因,党中央才如此重视档案工作。
(2)档案对现实工作及各项社会活动有查考依据作用。
现实工作以及各项社会事务活动的开展,需要经常查阅档案,以便为新的工作提供依据和参考。
档案有历史凭据作用。
档案比较真实地记录和反映了当时人们的思想和活动,是历史的真迹,可靠性较强,因此,具有不容置辩的证据作用。
档案是科学研究的基础和条件。
档案是记录前人研究成果和历史史实的最原始资料,真实可靠,任何研究工作几乎都离不开档案资料。
六、重点
1.古代所称的“官书”和“公牍”,是今天的公文
2.“文件”一词出现的时间大约在清末
3.档案最本质的属性是原始记录性
4.文书的本质属性是现实执行性
5.文书工作的具体要求是准确、及时、安全、保密
第二章文书的种类
。
一、单项选择题
11.会议纪要用于记载会议议定事项和主要精神,因而具有(C)
A.依据性B.多样性C.备考性D.原始性
12.关于经济活动分析报告特点的表述正确的(C)
A.重在总结B.重在调查C.时间性强D.时间性弱
二、多项选择题
13.属于科技文书类的选项是(ABCD)
A.专利申请书B.项目申请书C.发明申报书
D.权利要求书E.仲裁申请书
14.文书从其制发机关和作用来分可分为(ABCDE)
A.法规文书B.党内文书C.行政文书D.群体文书E.个人文书
15.文书从行文关系上分可分为(ABC)
A.上行文B.下行文C.平行文D.内行文E.外行文
三、名词解释
1.人事文书
是指各级机关在人事管理工作中形成的,反映个人自然情况、社会经历和思想品德、业务工作情况等各种材料的总称。
2.会计文书
是指机关单位在经济活动和财务收支过程中,进行会计核算所形成的各种材料的总称。
3.信访文书
是指处理人民群众来信和来访过程中形成的文书。
3.专用文书
是指在专业职能部门根据专业需要形成和使用的具有一定专业内容和特点的文书。
四、简答题
1.公告与通告的区别。
(1)发布性质不同;
(2)发布机关级别不同;
(3)告知事项范围不同。
2.通报的类型。
(1)情况通报;
(2)表彰性通报;
(3)批评性通报。
3.总结的特点。
(1)指导性;
(2)真实性;
(3)专门性。
4.简述根据所反映的内容对通知的分类
(1)批转类通知;
(2)转发类通知;(3)印发规章类通知;(4)贯彻执行类通知;(5)事项类通知;(6)任免类通知。
5.简述述职报告的特点
(1)述职主体的唯一性;
(2)报告内容的规定性;(3)形成时间的特定性;(4)使用价值的鉴定性
五、案例分析
1.宋主任在××集团下属的××酒店办公室工作的历史悠久,工作经验十分丰富。
但他文化水平一般,没有经过正规的秘书专业培训。
这一天,宋主任接到酒店张经理的一项指示:
要他就本酒店与××贸易公司人事纠纷一事的处理向集团公司写一份“请示报告”。
宋主任回头把这项任务交给秘书小李。
小李刚从大学秘书专业毕业,她清楚地知道“请示”和“报告”是两种不同的文种。
根据领导交代的内容事项,她判定应用“请示”。
文稿写好后,交给了宋主任。
主任一看标题,随手就在“请示”的后面加上“报告”两字,并且对小李说:
“我们现在既是‘反映情况’,又是‘请求批准’”,所以要用‘请示报告’”小李刚进公司,主任又是自己的直接顶头上司,当时也就不便加以解释。
不过她觉得要把课堂上学的真正用于实践中真是不容易……
(结合请示与报告区别的相关知识分析。
要有必要的理论知识阐述,结合案例分析,并谈谈案例带来的启迪)
2.案例分析:
每一个公文文种都有明确的适用范围,都有严格的使用要求,每个制发机关都应根据各自的职权范围、行文目的和工作内容选择单一确定的文种。
但在写作实践中,经常出现乱用文种的现象。
如:
有些单位把“简报”当做法定公文,取代“报告”,用以反映情况;由于“通知”的适用范围很广,功能很多,同其他许多公文文种都有交叉,有人就把“通知”当成了万能文种,似乎什么文件都可以用“通知”制发,本该用“会议纪要”、“批复”、“命令”、“通报”等文种,行文皆用“通知”代替。
请分析:
(1)正确选择公文文种有何意义?
(2)如何恰当地选择公文文种?
答:
(1)不同的公文种类及名称,反映着不同的使用目的和要求,反映着不同行文机关的职权范围和行文机关之间的行文关系。
因此,正确地选择与使用公文种类及名称,对于公文的形成和处理,都具有十分重要的意义。
(2)根据发文机关的职责权限恰当选用。
由于不少文种都只限于一定级别或拥有相应职权的机关才能使用,因此机关行文时一定要根据自身的地位,在自己的权限范围内选择相应文种,否则所发文件无效。
根据发文机关与收文机关的行文关系正确选用。
机关制发公文,或是对上行文,或是对下行文,或是平行行文,三种不同的行文反映了不同的行文关系,必须分别在上行文、下行文和平行文对应的文种范围内选择恰当的文种。
根据发文的具体目的和要求准确选用。
每份文件都有特定的撰制目的,都是为了实现一定的工作意图和工作目标,因此需要根据不同的行文目的选择不同的文种。
六、重点
1.适用性最单一的文种是批复
2.命令的种类不包括指挥令
3.适用于“向国内外宣布重要事项或法定事项”的文种是公告
4.调查报告《××市古旧书业的变迁》所属的类型是反映社会情况的
5.把文书分为上行文、下行文和平行文,依据的是行文关系
6.属于党政文书的是决定、指示、命令、通知、意见
7.按照内容,信访文书可划分为求决类文书、控告检举类文书、申诉类文书、批评建议类文书
8.公告和通告的区别是发布性质不同、发布机关级别不同、告知事项范围不同
9.根据内容和使用范围,可将函分为几类:
(1)商洽函;
(2)询问函;(3)请准函;(4)答复函;(5)委托函。
第三章文书的体式与稿本
一、单项选择题
1.公文份数序号如需标识应当顶格标识在版心(A)
A.左上角第一行B.右上角第一行C.左上角第二行D.右上角第二行
2.下列发文字号的示例正确的是(C)
A.国发<2011>2号B.国发(2011)2号C.国发〔2011〕2号D.国发2011年2号
3.公文如需标识紧急程度,要用(D)
A.2号宋体字B.2号黑体字C.3号宋体字D.3号黑体字
4.下列关于保密期限的示例正确的是(A)
A.机密★6个月B.6个月★机密C.机密●6个月D.6个月●机密
5.公文如有附注应当用(B)
A.3号宋体字B.3号仿宋体字C.4号宋体字D.4号仿宋体字
6.除类别词外,一份文件的主题词最多不超过(A)
A.5个B.6个C.7个D.8个
二、多项选择题
1.属于公文主体部分的选项是(BD)
A.发文字号B.主送机关C.紧急程度D.抄送机关E.成文日期
2.主题词的特点是(AC)
A.单义性B.关联性C.规范性D.确指性E.简洁性
3.文稿的种类主要有(AB)
A.草稿B.定稿C.正本D.副本E.存本
三、名词解释
1.文书文体
是为适应行政工作、公共事务管理的需要而形成的语文体式。
就表达方式而言,它是一种兼有议论文、说明文、记叙文的一般特点的应用文体。
2.文书稿本
指的是同一文件在撰写、审核、印制过程中根据文书处理的需要而形成的在形式、内容、作用上有所不同的文稿和文本。
四、重点
1.公文标题“三要素”指的是发文机关、事由和文种
2.就表达方式而言,文书文体不使用抒情
3.就表达方式而言,我国现行机关的公文文体采用白话文
第四章文书的形成
一、单项选择题
1.文书形成必须遵循的规律是(C)
A.方便阅读、方便处理B.注重审美、讲求实用
C.约定俗成、保证通行D.科学继承、勇于创新
2.文书形成的必然趋势是(C)
A.应用性B.真实性C.时代性D.受命性
3.属于简缩型凝合性缩略语的选项是(C)
A.三个面向B.四有新人C.抗洪抢险D.教科文卫
4.属于统括性缩略语选项的是(C)
A.老少边穷地区B.中共中央C.四项基本原则D.十届人大
5.“四化”属于(C)
A.凝合性缩略语B.固有性缩略语C.统括性缩略语D.创新性缩略语
二、多项选择题
1.文书形成的思想准备包括(ABCE)
A.思想道德修养B.明达事理,明辨是非
C.明确意图,把握主题D.个人价值观念E.较高的政策水平
2.写作公文前必须事先准备材料,材料的来源包括(BC)
A.历史材料B.文件材料C.实际材料D.档案材料E.比较材料
3.文书修改的主要范围主要包括(ABCDE)
A.深化主题B.审查内容C.调整结构D.修正语句E.修正标点
4.叙述的方法有(ABCDE)
A.概叙B.顺叙C.插叙D.引叙E.倒叙)
5.立论常用的方法有(ABCD)
A.例证法B.引证法C.因果法D.对比法E.释义法
6.说明的方法有(ABDE)
A.定义说明B.分类说明C.比方说明D.举例说明E.引用说明
三、简答题
1.文书选材的标准。
(1)真实;
(2)新颖;(3)典型;(4)系统;(5)切旨。
2.文书结构的任务。
(1)总文理;
(2)统首尾;(3)相衔接;(4)巧定夺;
3.文书语言表达的修辞要求。
(1)表达的明确性;
(2)表达的简洁性;(3)表达的平易性;(4)表达的文明性;
(5)表达的程式性。
4.简述文书语言表达的修辞要求
(1)表达的明确性;
(2)表达的简洁性;(3)语言的平易性;(4)表达的文明性;(5)表达的程式性。
5.简述文书形成的步骤
(1)文书形成的准备;
(2)拟定提纲;(3)草拟初稿;(4)征求意见;(5)反复修改;(6)誊抄文稿;(7)确定标印。
四、论述题
1.文书形成的基本原理。
(1)客观反映与实用性原理;
(2)美观与方便处理原理;
(3)约定俗成与时代性原理。
2.文书主题表达过程应达到的要求。
(1)主题要集中;
(2)主题要清晰明确;
(3)主题要前后一致;
(4)主题露而不藏。
五、论述题
1.试述文书选材的标准
答:
(1)真实。
一是事实内容必须真实,二是对事实的概括必须真实,三是材料要能反映事物的本质和主流。
(2)新颖。
一是要深入实际调查研究,不能闭门造车,合理想象;二是要从新的角度去审视材料,认真观察和思考,以抓住最有意义的材料。
(3)典型。
一方面要注重材料的个性特征;另一方面要抓住事物的发展方向,抓住有代表性的材料。
(4)系统。
选用系统材料,要注意正反结合、点面结合、现实与历史结合。
(5)切旨。
一是要根据主题的需要决定材料的数量,二是要根据主题表达的要求决定材料的详略,三是要根据主题的要求决定材料的表现形式。
2.试述文书主题表达过程中应达到的要求
答:
(1)主题要集中。
集中,就是要一文一义。
主题要集中,就要善于根据文书包括和涉及的内容,从不同层次上确定主题。
(2)主题要清晰明确。
主题要清晰明确就要写好开头,开头往往“开宗明义”,点明全篇的要点或结论,概括基本精神。
同时要注意纲目统一,目随纲而张,使主题在各部分的逻辑联系中得到体现。
(3)主题要前后一致。
前后一致是指一份文书从始至终表明一个意思,不枝不蔓,中途不可转换主题。
(4)主题露而不藏。
无论是对客观事物所持的基本观点、主要评价,还是办事所持的基本意见、主张,都要用明确的语言直截了当地表达出来。
六、案例分析
1.新中国成立后,1951年9月29日,政务院颁布的《公文处理暂行办法》中未将“通知”列为独立的文种,而是附在“通报”之后,但实际工作中“通知”却广泛使用。
为此,国务院秘书厅1957年11月所发的《关于对公文名称和体式问题的几点意见》和国务院办公厅1980年10月发布的《国家行政机关公文处理办法(草案)》中,都把“通知”列为正式公文。
此后,国务院办公厅1981年2月发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》以及1987年2月发布的《国家机关公文处理办法》都将“通知”列为主要文种,至今未变。
现在,通知已成为各级国家机关、各个组织、团体、企事业单位使用频率最高的文种。
请分析:
(1)“通知”这一文种的确定,经历了什么样的过程?
(2)如何理解文书形成的约定俗成原理?
答:
(1)“通知”这一文种的确定,不是单纯靠行政手段做出的,而是根据实际使用需要和多年来的约定俗成,然后加以规范而做出的。
(2)文书的形成是社会实践活动的体现,是文书形成者依据社会的规范而进行的创造性活动,因此,约定俗成、保证通行是文书形成必须遵循的规律。
遵循约定俗成规律以确保文书的通行,涉及的问题很多,文体种类的确定即是其一。
公文文种的确定,新中国成立以后曾经有过几次大的变化,这些变化很大程度上就是根据实际使用习惯进行调整的。
“通知”的确定就是这样的一个过程。
懂得了这个原理,在文书形成的过程中就要做到符合惯用的体式,时刻想到人们的思维习惯,以提高文书的质量。
七、重点
1.文书形成的初始环节是草拟初稿
2.文书形成的根本目的是注重应用
3.文书形成的最后一个环节是标印
4.文书结构的任务主要有总文理、统首尾、相衔接、巧定夺
5.文书形成的基本规律包括主体内化规律、载体实现主体意图规律、主客体统一规律、受体接受主体意图规律
第五章文书的处理
一、单项选择题
1.下列关于请示的行文规则表述不正确的是(C)
A.只写一个主送机关B.不得抄送下级机关
C.可以夹带报告事项D.不能直送领导个人
2.起草公文时,结构层次序数的第二层应当表述为(A)
A.㈠B.⑴C.⒈D.①
3.收文办理的第一道程序是(C)
A.登记B.分发C.签收D.批办
4.收文办理中具体体现行使领导职权的环节是(B)
A.拟办B.批办C.承办D.注办
二、名词解释
1.交拟
是指机关单位的领导或文秘部门的负责人向拟稿人交代撰拟任务的过程。
2.审核
是指文稿在送交机关领导签发之前,对文稿的内容、体式等进行全面的检查审定。
3.分发
是指对印制完毕、需要发出的文件按发放范围进行分装和发送的环节。
4.行文制度:
指的是机关与机关之间的行文必须遵守的行文准则和规定,包括行文关系、行文方式和行文规则三个方面的内容。
5.行文关系:
指发文机关与收文机关之间文件的往来关系。
具体地说,是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。
三、简答题
1.上行文的行文方式。
(1)逐级上行文;
(2)多级上行文;(3)越级上行文。
2.文书处理程序的特点。
(1)确定性;
(2)连续性;(3)规范性。
3.发文复核的内容
(1)审批签发手续是否完备;
(2)附件材料是否齐全;(3)格式是否统一规范。
4.收文登记的形式
(1)簿册式登记;
(2)联单式登记;(3)卡片式登记。
5.拟办的特点
(1)参考性;
(2)差异性;(3)概括性。
6.简述用印需注意的事项
(1)用印必须经有关负责人批准,并由掌管机关印章的专门人员经手进行;
(2)用印文件的制发机关必须与印面一致,用印文件的内容必须与签发的定稿相符,否则不得用印;(3)用印时,印面要端正清晰,用印的位置要正确,要严格按照《国家行政机关公文格式》的规定用印;(4)要根据发文的印数核实用印的份数,超过印数的不能用印;要防止将印章错盖在漏印的空白纸上;(5)送印刷厂印制的文件,如需套印机关印章时,应派专人送取;(6)通过报刊等发布文件时,签发稿上应加盖印章。
四、论述题
1.试述文稿审核的重点
(1)是否确需行文。
这是文稿审核的一个重要的先决条件,如果没有行文的必要,那么也就不存在其他的后续程序。
(2)行文方式是否妥当。
这是指文稿制发的名义是否合适,是否需要提交一定的会议讨论或经过上级或有关机关的批准,是否与有关部门、地区协商或会签。
(3)是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。
包括审核公文是否符合党和国家的法律、法规和方针、政策及有关规定等。
(4)公文格式是否符合《办法》的规定。
包括文稿的格式、使用的文种是否恰当,行文的语气是否得体,标题、主送机关、密级、时限、主题词、印制份数等是否妥当。
(5)文稿的文字表述是否简明、通顺,是否符合语法、逻辑规范,标点符号的使用是否正确,文字有无错漏,文稿的段落、条款之间是否有相互矛盾、前后不一致以及重复交叉等现象。
2.试述办理复文时应该注意的事项
(1)认真领会拟办、批办意见,根据拟办、批办意见复文。
若对批办有疑问,必须向批办的领导及时反映,切不可各行其是。
(2)认真研究文件的内容,属于自己承办的要及时办理,不属于自己承办的要说明原因并及时退回。
(3)批办意见要求本部门牵头与其他部门联合复文的,由本部门拟出文稿与有关部门会商,并由本部门和有关负责人会签后,再报请机关单位领导审批。
(4)内容涉及以前的收文或其他有关材料时,要查找有关文件作为复文的参考。
需经领导审定的复文,要将有关材料一并附上,以保证领导全面掌握情况,做出正确的决策。
五、重点
1.根据发文定稿制成文件正本的过程是缮印
2.发文处理过程中最重要的一个程序是签发
3.文书处理过程中一个具有决策意义的环节是批办
4.收文办理的第一道程序是签收
5.文件生效的标志是用印
6.文件在机关内部运转处理所必须经过的一系列环节是指文书处理程序
7.国家行政机关行文的总原则是确有必要,注重效用
第六章文书的整理与归档
一、单项选择题
1.文书归档编制移交目录至少(A)
A.一式两份B.一式三份C.一式四份D.一式五份
二、名词解释
1.分类方案类目
是指在一年的实际文书没有形成之前,事先根据机关工作活动的规律,在研究机关的工作性质、职权范围、内部组织机构及分工情况的基础上,预测下年度可能形成的文书,按照文书整理的原则,拟制出来的归档文书的类别和条目。
2.初步整理
是指机关的文书部门把机关一年内在工作中逐步形成的应当归档的文书整理工作放在平时有计划地进行。
3.文书整理归档
是指将处理完毕的、具有一定查考利用价值的、应作为档案保存的文件材料,按照它们在形成过程中的联系,以“件”为单位,进行装订、分类整理,并进行装盒、归档,使之有序化的过程。
三、简答题
1.简述无须整理归档的文件材料有哪些
(1)重份文件;
(2)未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿;(3)事务性的、临时性的、没有查考价值的文件材料;(4)与本机关或本部门主管业务无关的文件及非隶属的机关送来的参考性文件;(5)内容被其他文件所包括了的文件材料;(6)一般机关来往发文的信封。
四、论述题
1.文书整理归档以“件”取代“卷”的优点。
(1)以客观标准取代主观标准;
(2)更加符合文书整理的基本原则;
(3)文书整理更简便易行和具有确定性;
(4)有利于整理手段的现代化。
2.文书整理归档的基本原则。
(1)遵循文件形成的客观规律;
(2)保持文件之间的有机联系;
(3)区分文书的不同价值;
(4)便于保管和查找利用。
3.试述文书整理归档的质量要求
(1)整理归档的文书应齐全完整。
齐全完整一方面是指所收集的文书材料应齐全、完整,没有缺漏,另一方面是指收集到的文书材料没有漏页及破损等情况。
(2)整理归档的文书要符合档案保护的要求。
这主要指整理归档的文书材料所使用的书写材料、纸张、装订材料等要符合经久、耐用等要求,以利于妥善保管。
(3)整理归档的文书材料的保管期限应界定准确。
凡是记载和反映本机关的主要职能活动和基本历史面貌的,在国家的经济建设、文化建设、政治斗争和科学研究工作中,有长远查考利用价值的文件,应当列为永久保管。
凡是在相当长的时期内本机关进行工作、总结经验需要查考的文件,应划为长期保管。
其他一些只在比较短的时期内本机关需要查考的文件,作为短期保管。
五、案例分析
1.秘书小李平时非常注意资料和文件的收集保存,凡是工作活动中接触到的各种资料和文件都会收集起来,存放在抽屉里。
日积月累,文件、广告、宣传材料、参考书等已经填满了小李好几个抽屉。
一天,行政经理找到小李要查阅一份市场调查报告,小李望着几个抽屉的资料和文件真有些不知所措,急得满头大汗,翻来翻去却怎么也找不到行政经理要的那份报告。
(要结合文书整理与归档的相关知识来分析。
要有必要的理论知识阐述,如文书整理归档的意义或平时文书的整理等,要结合案例来分析,并谈谈案例带来的启迪)
六、重点
1.文书短期保管的期限为1至15年
2.文书长期保管的期限为16至50年
3.文书归档的基本单位是件
4.归档章设置的必备项目有全宗号、保管期限、室编件号、年度、馆编件号
5.应该整理归档的文件材料包括上级机关来文、本机关文件、同级或非隶属机关的来文、下级机关来文、其他文件资料
第七章档案的收集与鉴定
一、单项选择题
1.省级以上机关将永久保存的档案在本机关保存(C)
A.10年左右B.15年左右C.20年左右D.25年左右
2.档案保管期限表的最基本项目是(B)
A.序号和
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