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盘点
盘点的定义和原则
所谓盘点,是指定期或临时对库存商品的实际数量进行清查、清点的作业,即为了掌握货物的流动情况(入库、在库、出库的流动状况),对仓库现有物品的实际数量与保管账上记录的数量相核对,以便准确地掌握库存数量。
盘点方式通常有两种:
一种是定期盘点,即仓库的全面盘点,是指在一定时间内,一般是每季度、每半年或年终财务结算前进行一次全面的盘点。
由货主派人会同仓库保管员、商品会计一起进行盘点对账;二是临时盘点,即当仓库发生货物损失事故,或保管员更换,或仓库与货主认为有必要盘点对账时,组织一次局部性或全面的盘点。
主要包括以下几个方面:
数量盘点。
重量盘点。
货与账核对。
账与账核对。
盘点目的
店铺在营运过程中存在各种损耗,有的损耗是可以看见和控制的,但有的损耗是难以统计和计算的,如偷盗、账面错误等。
因此需要通过年度盘点来得知店铺的盈亏状况。
通过盘点,一来可以控制存货,以指导日常经营业务;二来能够及时掌握损益情况,以便真实地把握经营绩效,并尽早采取防漏措施。
具体来说,盘点可以达到如下目标:
●店铺在本盘点周期内的亏盈状况。
●店铺最准确的目前的库存金额,将所有商品的电脑库存数据恢复正确。
●得知损耗较大的营运部门、商品大组以及个别单品,以便在下一个营运年度加强管理,控制损耗。
●发掘并清除滞销品、临近过期商品,整理环境,清除死角。
盘点原则
店铺在进行商品盘点时,应该按照以下原则进行:
●真实:
要求盘点所有的点数、资料必须是真实的,不允许作弊或弄虚作假,掩盖漏洞和失误。
●准确:
盘点的过程要求是准确无误,无论是资料的输入、陈列的核查、盘点的点数,都必须准确。
●完整:
所有盘点过程的流程,包括区域的规划、盘点的原始资料、盘点点数等,都必须完整,不要遗漏区域、遗漏商品。
●清楚:
盘点过程属于流水作业,不同的人员负责不同的工作,所以所有资料必须清楚,人员的书写必须清楚,货物的整理必须清楚,才能使盘点顺利进行。
●团队精神:
盘点是全店人员都参加的营运过程。
为减少停业的损失,加快盘点的时间,超市各个部门必须有良好的配合协调意识,以大局为重,使整个盘点按计划进行。
一般是每月对商品盘点一次,并由盘点小组负责各店铺的盘点工作。
为了确保商品盘点的效率,应坚持三个原则:
●售价盘点原则,即以商品的零售价作为盘点的基础,库存商品以零售价金额控制,通过盘点确定一定时期内的商品溢损和零售差错。
●即时盘点原则,即在营业中随时进行盘点,“停止营业”以及“月末盘点”并不一定才是正确的盘点,超市(尤其是便利商店)可以在营业中盘点,且任何时候都可以进行。
●自动盘点原则,即利用现代化技术手段来辅助盘点作业,如利用掌上型终端机可一次完成订货与盘点作业,也可利用收银机和扫描器来完成盘点作业。
盘点方式
盘点工作在制造型或流通型企业里随处可见,因为料帐合一是企业进行管理工作的最基本条件。
依照进行的目的及方式不同,它被分为以下几种:
抽样盘点:
由审查单位或其他管理单位所发起的突击性质的盘点,目的在对仓储管理单位是否落实管理工作进行审核。
抽样盘点可针对仓库、料件属性、仓库管理员等不同方向进行。
临时盘点:
因为特定目的对特定料件进行的盘点等。
年终(中)盘点:
定期举行大规模、全面性的盘点工作,根据相关的规定,一般企业每年年终应该实施全面的盘点,上市公司部分在年中还要实施一次全面的盘点。
循环盘点:
采用信息化管理的企业,为了确保料帐随时一致,将料件依照重要性区分成不同等级后赋予不同循环盘点码,再运用信息工具进行周期性的循环盘点。
盘点概述及注意事项
所谓盘点就是定期或不定期地对店内的商品进行全部或部分的清点,以确实掌握该期间内的经营业绩,并因此加以改善,加强管理。
为什么盘点
面对每天琳琅满目的商品;面对摩肩接踵、川流不息、进进出出的顾客,员工们的努力工作,无非是令顾客满意、企业兴旺昌盛。
然而,要知道是盈或是亏,光靠每天的报表,每天的业绩,是无法准确知道的。
商品的丢失、破损、报废等损耗都无法准确掌握的,目前的唯一办法就是盘点,且通过盘点可以达到:
确切掌握库存量;
掌握损耗并加以改善;
加强管理,防微杜渐。
盘点要达成的目的
每次盘点皆需投入大量的人力、物力和时间,同时也带来一些负面影响,但它却是一种非常重要的工作,因为它能达到下列目的:
了解商店在一定阶段的亏盈状况;
了解目前商品的存放位置,缺货状况;
了解商店的存货水平,积压商品的状况及商品的周转状况;
发掘并清除滞销品、临近过期商品,整理环境、清除死角;
根据盘点情况,可加强管理、防微杜渐,同时遏阻不轨行为。
盘点工作注意事项
每份盘点报表必须由部门经理以上人员签名;
主管在签核报表时,对其数量的总和应再核对一次,以确保无误;
主管必须检视每位员工负责的盘点区域是否确实完整地盘点;
在盘点前该盘点品项的销售区域应维持适当的安全库存量;
主管须负责对盘点过程中汇集的待处理品(如破损、变质商品、过保质期商品、无商标商品等做出相应处理,及报损、重新包装等)。
打印实际盘点报表。
经主管核查无误后,并由部门经理以上人员签字后,由盘点录入组打印实际盘点报表。
超市盘点存在的问题及对策
盘点是衡量超市门店营运业绩的重要指标,也是对一年的营运管理的综合考核和回顾。
因为盘点的数据直接反映的是损耗,所以门店年度盈利在盘点结束后才可以确定。
超市在营运过程中存在各种损耗,有的损耗是可以看见和控制的,但有的损耗是难以统计和计算的,如偷盗、账面错误等。
因此需要通过年度盘点来得知超市的盈亏状况。
通过盘点,可以达到如下目标:
超市在本盘点周期内的亏盈状况。
超市最准确的目前的库存金额,将所有商品的电脑库存数据恢复正确。
得知损耗较大的营运部门、商品大组以及个别单品,以便在下一个营运年度加强管理,控制损耗。
发掘并清除滞销品、临近过期商品,整理环境,清除死角。
反映门店营运上的失误和管理上的漏洞,发现问题,改善管理,降低损耗。
盘点中的常见问题
盘点准备不足
盘点用表数量预估不准确,盘点表不够用,说明对商店货架数据掌握不准确;漏盘、漏预列情况较多,盘点工作计划不充分。
建议用倒计时的方式将盘点所需要进行的工作以清单的形式列印出来,安排所有参加库存区盘点、陈列区盘点的人员,以及盘点指挥中心和盘点资料处理中心的人员。
详细到如工作时间、就餐时间、报道地点等,并告知所有相关人员。
非销售区盘点工作完成情况不佳
顶仓商品盘点单据分箱工作在盘点当天下午才完成,盘点当天仓库和登高梯管理不严格,可能造成员工补货。
非销售区共抽查了35个货架的353种商品,有13种商品盘点错误,占总抽查商品种类的3.68%,这个比例是比较大的。
错误主要集中在卫浴、五金部门,这些部门的商品型号复杂,体积较小,容易出错,要求员工非常细心并且要有很强的责任心。
盘点现场稍显混乱
有挪用盘点商品(如梯子)的现象,还有使用堆放疑问商品的购物车用来登高,都有可能影响盘点结果,这些可以通过加强培训和现场管理来改进。
盘点负责人应掌握盘点进度,机动调动人员支援并巡视各部门盘点区域,发现死角以及遗漏区域。
数据录入效率不高
各部门配合协调情况不佳。
录入当天计划8:
00开始,实际9:
30人员到齐,开始录入。
盘点是全店人员都参加的营运过程,为减少对营运的影响,提高盘点工作的效率,各个部门必须有良好的配合协调意识,以大局为重,使整个盘点按计划进行。
盘点差异查找时不够主动
应能及时有效地提供相关证据。
商店盘点要明确目的,要通过盘点反映门店营运上的失误和管理上的漏洞,发现问题,改善管理,降低损耗,不是例行公事。
差异原因有较多是盘点错误、漏盘
说明商店部门经理对盘点工作不重视,协调、管理、跟踪不到位,责任心不强。
包括建材的140万就是这样造成的。
商店没有全年的库存管理计划
部门没有制定商品的循环盘点计划,使所有差异均反映在年终盘点上,不利于库存的管理。
商店的部门经理、员工对流程、商品的移动原因代码部了解,商品的流动走向不清楚。
对SAP的操作不熟悉。
特单较多的部门在操作流程上存在一定的问题,部门间交接不是非常顺畅。
没有严格掌握商品进出原则
即“商品如何进,就任何出”。
要做到这一点必须全员培训、了解、掌握,确保店内商品的准确性。
对盘点工作提高效率的建议
技术面
盘点事前做好培训,确保效果。
弄清盘点过程中可能出现的问题,加以注意。
做好计划,将盘点所需要进行的工作以清单的形式列印出来。
安排所有参加库存区盘点、陈列区盘点的人员,以及盘点指挥中心和盘点资料处理中心的人员。
详细到如工作时间、就餐时间、报道地点等。
完整:
所有盘点过程的流程,包括区域的规划、盘点的原始资料等,都必须完整,不要遗漏区域、遗漏商品。
清楚:
盘点过程属于流水作业,不同的人员负责不同的工作,所以所有资料必须清楚,人员的书写必须清楚,货物的整理必须清楚,才能使盘点顺利进行。
管理面
现场管理:
现场应有秩序,包括控单发放、回收,盘点进行都应有效率。
盘点负责人应掌握盘点进度,机动调动人员支援并巡视各部门盘点区域,及时处理各种突发事件,保证盘点工作顺利进行。
执行力:
保证相关人员明确工作计划及目标,不私自在操作中变通更改,注意各时间节点,保证各环节顺利进行。
工作进行中应有监督(如仓库管理,登高梯使用等),以便及时调整,避免差异增大。
团队精神:
盘点是全店人员都参加的营运过程。
为减少停业的损失,加快盘点的时间,超市各个部门必须有良好的配合协调意识,以大局为重,使整个盘点按计划进行。
营运面
加强库存管理,商品部最好建立循环盘点计划,以便掌握库存情况,及时做出调整。
可能由于商店近期事情繁多,分散了对盘点工作的注意,没有引起管理层对这项工作足够的重视,希望各部门能从盘点结果中发现问题,以求改进。
超市盘点:
时效性不容忽视
商品盘点工作是每个超市每个月都要进行的重要工作内容,是老板了解自己家底的重要工具,是每个超市经营管理者进行管理、发现问题、堵塞漏洞的重要手段,是财务部门核算的重要数据来源,而盘点工作的时效性问题是很容易被忽视的环节,它关系到盘点工作的成败。
盘点的目的究其实质,应该是发现经营管理中的问题并着手改正。
很多超市盘点时存在认识上的误区,只注重总金额的盈亏,至多只明细到部门总金额,对于管理上的把握仍停留在感性的认识上,不习惯于用理性化、数据化的东西来管理,忽视了单品数量差异的重要性;或是没有有效的办法解决盘点时效性问题,往往在超市商品数量已经发生变化后,盘点差异表才显示出结果,这时进行商品复点,已无法识别是真正的亏损还是因商品已经售出造成的盘点误差。
有的超市录入商品信息时售价是商品单个的价格,而盘点时却是按整件商品点数的;有的超市基层管理人员为了在盘点日能够减少工作强度,临近盘点日前一周时,采取人为少报或不报要货计划的办法,以使本部门在盘点日减少工作量,致使有的货架上已经缺货甚至“卖丢”商品品种,产生盘点日过后大量要货的现象,使配送中心工作节奏很不均衡;有的超市供应商同收货部门极个别人内外合谋,采取收单不收货空结的办法,瓜分超市财产;通过分折盘点差异单,发现价值较大体积较小的商品亏损较多,再经过重点追踪发现以外盗为主,而防损部门监控难度较大,就改为专柜销售方式,或是增加防盗标签的比例。
以上等等问题都是从盘点中发现的,可见盘点工作的作用。
盘点的方式
超市采用手工盘点方式和数据采集终端(盘点机)采集方式来进行盘点作业,无论哪种方式能够有效地解决盘点的时效性问题,盘点工作才有其现实意义。
现从卖场可操作性、经济性方面将两种方式做比较。
手工盘点方式
分发空白盘点表至各部门,按人员分工顺序抄录货架上的商品名、条码;在正式盘点日营业结束后整理商品归类、点数,按盘点表上对应的商品名、条码抄录数量经复点无误后,各部门汇总统一报至电脑部,据以录入商品盘点信息,复核无误后登录,盘点录人工作完成。
这种流程特点是无需投入专门盘点设备以及相应盘点程序的配合,但差错率高、录入时间长、参与盘点人员较多。
数据采集终端(盘点机)盘点方式
卖场数据传至电脑得出数量差异,适用于全面盘点。
流程为理货员将商品数量清点后,将数量填写在卡片上,盘点人员持盘点机直接扫读标价牌上的条形码(要求使用条码打印机打印带有条码的标价牌),而不是直接扫读商品上的条码(商品上的条码存在位置的寻找、读码率高低等影响扫读速度的因素),之后按照卡片上的数量在盘点机上输人数量。
在全场商品数据输入完毕后,将盘点机中的数据通过通讯座传输至后台电脑系统中,通过与系统数据比较后产生盘点差异表。
一般定期盘点都是在营业结束之后与次日营业开始之前进行,因此盘点可视为实时盘点的数据,通过对差异表分析复查能够发现实时而不是时过境迁的问题。
电脑数据传至盘点机得出数量差异,此时重点随机盘点。
用盘点机对卖场局部抽查方式对商品数量实时点查,通过盘点机可以在营业结束之后,组织少部分人员进行重点盘点,从电脑系统中下栽数据之后,进入卖场对个别部门商品进行重点核查。
对某种商品扫读条形码后,盘点机上会出现该商品系统数量,通过对照实点数量,立即就可知道该商品差异数,利于及时采取相应措施,而不必等到每月固定盘点时才能发现问题。
这种方式对于个别问题较多的部门是有效的方法,目的是要解决好时效性的问题。
盘点方式对财务帐务的影响
超市财务对存货采取的核算方法有售价核算法、进价核算法,理论上商品的“财务帐=电脑系统帐=盘点表”.说盘亏、盘盈时往往都是依据这个理论,用财务帐上的商品总额同盘点表上的金额比较而得出的。
实际上这个理论是有很大局限性的,因卖场财务帐上只能对商品建立到部门的二级帐,对单品的明细帐因品种太多,无法建立三级明细帐,故盘点表相当于三级明细帐,而财务帐和盘点表之间并元直接的对应关系,是以电脑进销存系统数据为纽带发生关系的。
卖场的售价变动很频繁,在采用售价法时,当电脑部变价的同时财务部也要做相应的商品金额调整,变动差价乘以数量等于计划调整金额,理论上财务帐的数量同卖场实际数量是一致的。
但是实际情况往往不一致。
这时如果没有找出数量差错原因就调整财务存货帐,采用任何一种数量都是不对的。
在采用进价法时不要求盘点者在盘点表上抄录进货价格(事实上抄录进价也是一件困难的事情),而只抄录商品数量,盘点表上只有数量显然无法同财务帐核对,因此要将数量输入电脑系统从而得出金额,但如果不能保证商品数量及时输入系统,那么这个数据同样无法同财务帐核对。
而现实是很多卖场靠人工输入盘点表无法在卖场商品数量没有变动阶情况下完成这项工作,也就是说在第二个营业日开始时盘点工作不能及时正确地录入完成,那么盘点工作很大程度上也就流于形式。
因此,盘点工作的时效性不仅不能被轻视,而且也不能降低要求,解决好这个问题是相关的管理部门实现由事后监督向事中、事前监督转变的关键,而数据采集终端是解决盘点工作时效性的有效方法,同时制定出适合超市的盘点作业流程,并要各相关部门切实执行配合好,盘点工作的时效性才会得到保障。
超市盘点的四大种类
备品盘点
超市内经常使用.的备品,如生鲜用保丽龙盒,保鲜膜、标签纸、购物袋、可乐用纸杯等,也可利用商品盘点时,顺便将之清点,作为“用品盘存”;但须注意,某些超市将保丽龙盒当做生鲜商品的材料成本,此时的保丽龙盒亦须列入存货。
设备盘点
超市的设备繁多,且价值不菲,故管理较佳的超市,都会建立财产卡来予以管理,并每半年实地盘点一次,以了解各项设备的使用状况。
至于某些容易携带的小件设备,如标价机、电子计算机、手电筒……等,则应特别列为个人保管,以明确责任,否则极易流失。
人员盘点
超级市场属人才产业,人员的素质与人力,是经营主管当局须审慎管理的要项,故应定期(如每季一次)盘点人力,尤其是绩效之考核,以掌握人力资源并奖励优秀员工。
人员盘点的先决条件是要先做好标准人员编制表,及绩效考核表,并公布周知,但务必公平、公正、公开,才能使员工心服口服。
金钱盘点
商品存货与销货收入现金是一体之两面,尤其现金更易引人觊觎,故须规定出纳人员每天盘点一次金库,店长或会计单位主管每周至少抽查一次。
从管理者立场来看,金钱盘点抽查比定期检查效果较佳。
“盘点”并不是件讨好的工作,因为通常管理者认为它影响了日常工作的进度,现场营业人员除深有同感之外,更担心盘点结果会导致“管理品质”及“品德操守”的疑虑。
然而,就正面效果而言,“盘点”确实有其存在的意义与介值,它能及早杜绝弊端,并提升商品经营效率。
站在经营者的立场,“盘点”是一种管理制度与工具,如何让员工了解“盘点”的意义与重要性,如何提升“盘点”的效率,如何塑造“盘点”的制度与环境,使员工乐于“盘点”,以展现辛苦努力的绩效,应是经营主管当局责无旁贷的任务之一。
超市盘点工作概述
盘点的原则
真实:
要求盘点所有的点数、资料必须是真实的,不允许作弊或弄虚作假,掩盖漏洞和失误。
准确:
盘点的过程要求是准确无误,无论是资料的输入、陈列的核查、盘点的点数,都必须准确。
完整:
所有盘点过程的流程,包括区域的规划、盘点的原始资料、盘点点数等,都必须完整,不要遗漏区域、遗漏商品。
清楚:
盘点过程属于流水作业,不同的人员负责不同的工作,所以所有资料必须清楚,人员的书写必须清楚,货物的整理必须清楚,才能使盘点顺利进行。
团队精神:
盘点是全店人员都参加的营运过程。
为减少停业的损失,加快盘点的时间,超市各个部门必须有良好的配合协调意识,以大局为重,使整个盘点按计划进行。
盘点的计算公式
盘损率%=(帐面库存—盘点实际库存)/盘点周期的总销售金额*100%
帐面库存=上一年盘点库存+盘点周期的采购成本±分店转货成本—盘点周期的销售成本
公式解释:
盘点的金额是按成本的价格为基础进行计算的。
盘点的实际库存=Σ单品盘点数*单品成本价格。
转出本店的,成本为“减”,转入本店的,成本为“加”。
盘点周期的总销售金额与库存成本必须同时是不含税或同时含税的金额。
盘点的基本概念
HHT:
电脑设备的一种。
可以储存商品的资料和数据,相当于输入终端记忆器。
与主机联网后,可以将数据传输给主机进行处理。
初点:
第一次进行的商品点数。
复点:
第二次进行的商品点数。
抽点:
对已经经过复点的商品进行抽查点数。
三点:
在二次盘点计数后,不能一致的商品,进行第三次或多于第三次的点数。
点数单位:
商品在点数时的计数单位。
正常陈列区:
指商品正常陈列销售的货架的区域总称。
货架库存区:
指商品正常陈列销售的货架上方用来存放商品库存区域的总称。
后仓:
指非销售区域的仓库。
周转仓:
指收货部临时用于存放商品库存的区域。
控制台:
在盘点进行中,设置的盘店控制中心。
锁库:
电脑中心对系统的数据库进行“锁住”的动作。
锁库后系统不能收货和销售,不接受任何数据的更改。
系统陈列图:
将楼面的陈列图按盘点程序输入电脑系统中。
盘点的总流程
如下是门店盘点的总流程:
总部盘点通知
↓
门店盘点小组的成立
↓
盘点准备工作计划
↓
盘点区域的规划
↓
陈列图的确认
↓
准备文具 准备盘点表 设置盘点图 人员安排 商品整理 盘点培训
↓
库存区预盘点
↓
停止营业
↓
陈列区盘点
↓
盘点结果的确认
↓
盘点结束
程序解释:
◇总部盘点通知:
总公司营运部下达所有下属门店本营运年度的盘点安排,确定具体的盘点时间,组织财务、审计、监盘小组到门店参与、监督门店的年度盘点。
◇门店盘点小组的成立:
门店在接到总部的通知后,提前于盘点日一个月前成立门店的盘点小组,全面进行年度盘点的准备工作。
◇盘点准备工作计划:
用倒计时的方式将盘点所需要进行的工作以清单的形式列印出来。
◇盘点区域的规划:
将所有需要盘点的区域进行编号规划,将不需要盘点的区域划分出去。
◇陈列图的确认:
对整个门店所有需要盘点的区域的陈列图进行确认,并输入电脑系统。
◇准备文具:
准备所有盘点需要的文具、用具等。
◇准备盘点表:
在库存区预盘点之前,将所有的盘点表审核、准备完毕。
◇设置盘点图:
将门店所有陈列区域的商品陈列图设置到电脑系统中。
◇人员安排:
安排所有参加库存区盘点、陈列区盘点的人员,以及盘点指挥中心和盘点资料处理中心的人员。
详细到如工作时间、就餐时间、报道地点等。
◇商品整理:
在盘点进行前,对销售区域、库存区域的所有属于盘点的商品进行整理,使其符合盘点的要求。
◇盘点培训:
组织对盘点小组人员的培训、管理层的培训、参加盘点人员的培训。
◇库存区预盘点:
盘点日前一天对整个门店的库存区域进行提前盘点,但资料与陈列区的盘点资料一起输入。
◇停止营业:
盘点前2小时门店停止营业,盘点公告则在一周前以广播、告示等方式通知顾客。
◇陈列区盘点:
关店后进行陈列区的盘点。
◇盘点结果的确定:
将陈列区、库存区的所有盘点数据输入电脑中心进行处理,并对差异报告进行分析、重盘等,最终确定本次的盘点库存金额,由财务部计算本营运年度的盘点损耗率。
◇盘点结束:
盘点结束后,立即进行开店营业的恢复工作。
包括系统恢复、收货恢复、楼面恢复以及盘点小组的收尾工作等。
盘点错误原因及根除方式
盘点作业是零售商取得可靠的实物库存、控制损耗的常用方法之一,可以说:
控制损耗的成功一半在于平时的控制,另一半在于准确的盘点。
但一个大卖场,数万个SKU,要在1到2个晚上完成准确盘点谈何容易。
年终盘点不准确,不仅影响到库存管理,影响营运和销售,而且会使一年的损耗控制前功尽弃,同时也会影响下一次的盘点。
案例:
某超市在2006年6月份盘点时,某商品盘亏-13600元。
在损耗调查过程中发现:
该商品自上一次盘点后至本次盘点期间的进货、销售、库存均没发现问题,随后再往前追溯发现:
此商品在上一次盘点时显示盘盈+13600元,由此可以推定:
上一次该商品的盘盈属于盘点错误所致。
实践中我们发现,盘点错误主要由以下原因造成:
*盘点前没有充分准备。
*盘点前库存量没有合理控制,库存庞大。
*盘点货位分布图有区域遗漏。
*培训不够导致员工对盘点流程不熟,尤其是一些企业让促销员参与盘点。
*不参加盘点的区域没有明显的“不参加盘点”标识。
*盘点前没有及时处理单据,造成初盘结果误差很大。
*已经盘过的仓库没有封库,商品进出没有登记。
*样品、赠品和商品没有区分,造成盘盈。
*点数错误或串盘。
*未将堆头下的商品开箱检查。
*数据录入错误。
*店外的库存商品漏盘。
*缺乏盘点抽查机制,影响准确率。
*对所有区域缺少总控,造成某个区域漏单漏输。
*管理人员人为干扰,篡改盘点数据。
要确保大盘点的准确性和真实性,需从以下方面控制:
盘点前控制:
*商品陈列准备严格遵守盘点流程的要求。
*商品预盘。
*单据处理如负库存的调整。
*抽查收货单据,防
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