做个时间管理的高手.docx

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做个时间管理的高手

做个时间管理的高手

时间管理的实质

　　很多人都认为，时间管理的意义在于让我们工作得更有效率。

这确实是掌握时间管理技能的一大好处。

然而，时间管理的本质并不如此。

时间管理的根本是人生的自我管理。

它应该是每个追求成功的人的必备素质。

　　那么，什么又是真正的成功呢？

成功包含“效能”和“效率”两个方面。

“效能”是指一个人是否在“做正确的事”，即是否确立了适合他自己的人生目标并为此行动；“效率”是指“正确地做事”，即在实现目标的过程中是否采取了正确的方法并行之有效。

因此，时间管理不仅涉及“效率”，更要关注“效能”，才能真正体会到成功所带来的喜悦。

“效能”为本，“效率”是末。

　　我相信，我们每个人都会或多或少地在内心深处探寻这样一个难解之谜：

人活着到底是为了什么？

我的人生价值何在？

　　既然“效能”为本，那么一个自然的问题是：

你确立了适合自己的人生目标吗？

很多学员正是带着“如何确定人生目标”这样的疑问来参加培训的。

我们常常感叹：

说起来容易，做起来难！

所以，这个世界上成功的人并不多。

我们都知道人活着应该有目标，这说起来确实容易；但到底怎样确立目标，什么样的目标才是正确的，这的确是个难题。

　　“你的天赋才能与世界需求交叉的地方，那就是你的使命所在。

”亚里士多德其实很早就为我们指点了迷津。

而遗憾的是，现实中人们所追求的，往往不是内心呼唤的自我，而是攀比与虚荣。

这样得来的结果，只能是暂时的满足，更多的却是失落。

你认识到自己真正的才能了吗？

你知道这些才能如何满足世界的需求吗？

你若想成功，就从回答这一问题开始吧，否则你很难体会到生命的意义。

　　当你找到了这个问题的答案，你就开始有了目标——人生效能的起点。

人生不是单一的色彩，而是万花筒。

要实现目标，需要关照人生的各个方面，这就是你的——人生之轮。

　　《高效能人士的7个习惯》的作者史蒂芬·柯维在研究并采访过大量的成功人士之后得出：

真正成功的人注重人生各个方面的修炼。

　　练习：

　　-请为自己目前人生的7个方面从最满意到最不满意排序。

　　-你希望在哪些方面寻求大的发展？

　　-你为这几方面树立了目标吗？

　　你对人生7个方面的关照程度，将决定你人生效能的高低。

　　高效能（成功）人士的8个习惯

　　1、积极主动

　　2、以终为始

　　3、要事第一

　　4、双赢思维

　　5、知彼解己

　　6、统合综效

　　7、不断更新

　　8、找到心声

　　这8个习惯是史蒂芬·柯维博士在他两部经典著作《高效能人士的7个习惯》和《第8个习惯》中总结并倡导的。

习惯1、2、3帮助你实现个人成功。

习惯4、5、6和8帮助你实现人际关系和团队的成功。

习惯7帮助你保持恒久的成功。

这两本书值得我们每个人反复咀嚼、消化，从而化为行动。

要想突破时间管理能力的瓶颈，这两本书是必读的。

　　8个习惯都与时间管理密切相关：

　　-习惯1和8要求树立正确的人生态度和时间观念。

　　-习惯2要求行动前要有目标，保证做正确的事。

　　-习惯3要求实现目标要有计划，保证正确地做事。

　　-习惯4、5、6说明与他人合作会更有效率。

　　-习惯7说明仅事业成功不代表人生的成功，时间管理要关照人生的各个方面。

　　8个习惯的养成，将会大大提升人生效能。

“效能”提升之后，“效率”自然就成了你的关注点。

　　个人效率的11个方面

　　个人效率自我检测。

请为自己的各项打分。

如倾向左边的描述，分数应为1-5；如倾向右边的描述，分数应为6-10。

　　11项当中你分数偏低的项目，就是你时间管理“效率”方面需要提高的重点。

　　工作效率与个人效率。

对于我们多数人来说，除了睡觉，生活的大部分时间都在工作中度过。

一个人对工作的态度从很大程度上能反映其人生效能的高低。

工作效率则往往代表了个人的生活效率。

　　影响一个人工作效率的原因主要有以下方面：

　　一、自身因素：

如缺乏计划，时间观念不强，追求完美，不愿委托或授权等。

　　二、组织因素：

如绩效管理等制度不健全，沟通不畅，文山会海等。

　　三、环境因素：

如突发事件多，应酬多，同事时间观念不强等。

　　四、技术因素：

如缺乏科学的时间管理方法和有效的时间管理工具等。

　　问题：

影响你工作效率的因素是哪些？

　　你能改变组织和环境吗？

　　你一定能改变的是：

你的自身因素以及找到适合自己的时间管理方法和工具。

时间管理培训能够帮助你的也正是自身和技术两方面的因素。

学习时间管理的意义。

一、明确成功（效能）的真正含义。

二、采取正确、有效率的方法和工具去实现成功。

　　时间管理的原则：

要事第一

　　时间管理的一个经典游戏

　　桌上放有两个大小相同的类似水盆的容器和六七块大小不一的石头。

其中一个容器中盛有一大半的细沙，另一个容器是空的。

现在让你把所有石头和所有细沙都放到那个空的容器中，但条件是细沙和石头都不能冒过容器的上端平面，你会怎么做？

　　有的人会先把细沙全倒入空容器中，然后费了九牛二虎之力也无法将所有石头都塞进细沙，从而达到规定的条件。

　　可如果你先把所有的石头都放进空容器中，然后再倒入细沙，你会发现在摇一摇、抹一抹之后，轻而易举地就完成了任务。

　　在这个游戏中，容器象征着什么？

细沙象征着什么？

石头象征着什么？

这个游戏又说明了什么？

　　容器象征着我们每个人有限的时间，不管是一天也好，或是一生也罢。

细沙象征着那些每天纠缠着我们的似乎永远也忙不完的紧急的琐事。

石头象征着关乎人生效能的大事。

这个游戏说明，倘若我们总先忙琐事，那么很难成就大事。

而如果我们能做到要事第一，那么处理起琐事来也会游刃有余。

　　事务四分类

　　事务依重要性与紧急性可分为四类：

　　我们每个人对这四类事务都会有自己的判断。

但不管怎样，我们在现实中却常常落入这样的俗套：

首先处理那些紧急的事务，即首先关注细沙；等有了时间才想到那些石头，即重要的事务。

重要性与目标有关，凡有价值，有利于实现目标的就是要事，而紧急之事往往对别人而非对自己重要。

紧急且重要的事务：

一定要减少当我们过多地或被迫处理紧急之事时，那些重要而非紧急的事务迟早会变得紧迫，使我们陷入“救火队员”的模式之中，似乎永无宁日，也体会不到游刃有余的境界。

　　显而易见，要想减少这类事务的比例，平时你必须首先关注重要但不紧急的事务。

　　紧急但不重要的事务：

可以委托授权

　　我们为什么会感到忙而无功，原因往往在于我们把大量的时间都花在了这类事务上面。

　　主管临时派的某些活就可能属于这一类事务，对于主管来说重要，对于你只是紧急。

这里帮助你实现人际关系和团队成功的高效能人士习惯4、5、6和8就会发挥作用了。

倘若你的人际关系很差，或委托授权的能力欠缺，那你只能独自忍受这类事务。

如果人缘好，就可以找人帮你来处理这类事务。

　　当然，委托或授权不是倒垃圾，不能让对方感到你是把自己不爱干的事推给他。

高明的委托或授权，是让你拥有更多的时间关注重要但不紧急的事，而又让被委托或被授权方感到你对他的重视和承担该项工作的价值，因为紧急之事往往对别人而非对自己重要。

　　如果你需要提高委托和授权的能力，建议你参加这方面的培训。

　　不紧急也不重要的事务：

尽力去放弃

　　这类事务往往与你难于戒掉的习惯相关，譬如有求必应、沉迷于网游、泡吧等等。

我们常说积习难改，改变习惯真得就那么难吗？

　　行为学的研究表明，如果坚持21天，你就很可能改变或养成一个新的习惯。

当然，这21天，你需要经历如下过程。

　　1-15天：

感到别扭

　　15-18天：

可以自觉地去做了

　　18-20天：

感觉做起来舒服

　　21天：

变得自动了！

　　曾经有一位女学员听到这“21天”的说法后，按捺不住内心的激动，同我们分享她的经历。

她说自己是个特别好吃的人，所以过去总觉得用一双筷子吃不过瘾。

她有一天立下志愿，吃东西时能做到“双筷齐下”，所以她开始练习用左手吃饭。

开始两周真的很别扭，但过了两周后就开始有些习惯了，到了第三周，即差不多21天时，真的变得熟练自如了！

现在只要一个人吃饭，她就能左右开弓！

　　习惯不一定难改，难的是坚持！

　　重要但不紧急的事务：

需要我们最为重视！

　　这类事务就是你人生中的大石头！

人生之轮中的7个方面都属于这类事务。

你每天的生活，都应围绕它们来展开。

这样一来，你生活和工作行事的优先顺序是不是就出来了呢？

　　时间管理的方法：

集中统筹

　　目前常用的时间管理手段

　　-以富兰克林-柯维公司开发的效率手册为代表的纸质工具

　　-以Outlook和LotusNotes为代表的电子工具

　　尽管电子工具是办公现代化的体现，但它时常并不像纸质工具那么方便。

这里介绍的纸质工具（即下面要讲的“效能效率年册”），将以上两类代表性工具的精华浓缩其中。

熟练运用这套工具，会大大彰显你的职业化水准。

　　以终为始，我们来这样做计划：

　　GoalbyYear，每年设定目标

　　ReviewbyMonth（atleastQuarter）,每月（至少每季度）反思回顾

　　PlanbyWeek，每周制定计划

　　LivebyDay！

过好每一天！

　　首先从目标开始。

每年都要把你最重要的人生目标放在首位（GoalbyYear）。

放下眼前的事，屏息静气凝神你的激情所在，这是世界最需要你为之奋斗的。

柯维在其《第8个习惯》一书中写道:

“一个人的使命或生活中的角色通常是发现出来的，而不是发明出来的。

”譬如我自己，生活的经历让我发现“影响他人”是我的一大天赋才能，因此，培训便成为了我人生的一项使命。

当然，我还有许多其他与“影响他人的才能”相关的梦想，这都是我的激情所在，那么我的人生目标便会围绕这一主题展开。

我2006年与此相关的最重要目标包括：

让柯达公司各部门从我的咨询和培训工作中获得更大的收益；通过为公司内部杂志《SMILE》每期撰稿把积极的影响带给更多的员工；让家庭实现崭新的过渡（儿子离开幼儿园要上小学，新居交房还需要装修）。

　　最重要的目标是你无论如何都要去拚力实现的。

同时，你也不要忽视人生的其他方面。

这就是说，一旦确定好最重要的目标，还需对人生的其他方面作出计划和安排。

譬如，我2006年的最重要目标主要与事业和家庭有关，我就会考虑在精神追求、身体健康、知识教育、经济条件和社交生活方面需要做些什么。

　　确立了目标，就要用行动将目标落实到每周的生活和工作中（PlanbyWeek）。

行动切忌闷头前行，不驻足反思。

每个月，至少每个季度都应该对行动进行总结。

这样，你才能真正领略到时下流行的一个说法：

“活在当下”（LivebyDay）的真谛！

　　每年年终，你是否能像孙悦唱得那样“这一年总得说来高兴的事挺多。

身体不错，工作不错，心情也不错”？

回首刚刚过去的2006年，我的心情还真不错！

最重要的目标完成得不错，人生的其他方面也不错。

每周都有计划，每个月都有反思，每天过得也都挺充实快乐。

新的一年，我的使命还在延续，我的激情仍在燃烧，人生之轮依旧是指引我前进的方向盘。

我相信，到了2007年底，我还会像那首歌唱的那样“家人不错，朋友不错，自己也不错”！

　　与时间管理工具相关的最重要的5个概念

　　以下5个概念可以涵盖人生中所有要做的事。

效能效率年册帮助你管理这5个概念，也就是你要做的所有的事，从而将你的计划真正落实。

这5个概念是：

约见、活动、未来活动、对别人的承诺、别人给你的承诺。

　　约见：

日期已经确定，有明确的开始时间，一般也有结束时间，如会议、约见、培训、接机等。

　　活动：

日期也已经确定，但没有规定开始时间，优先度可由自己确定，如写报告、电话通知、发邮件等。

　　未来活动：

未确定名确日期的一般为一周以后的约见或活动，如你今年年假何时休，怎么休还有待安排，这就算未来的活动。

　　对别人的承诺：

不一定有开始时间，但成果交付有时间期限。

如项目经理承担的工作。

　　别人的承诺：

别人向你交付的成果有时间期限。

　　有人可能会问，人的死亡属于什么？

正常来说，死亡应该是未来的活动。

但如果一个人想自杀，并且确定好了日期和时间，就成了约见。

上学也属于约见。

开学有日期，放假也有日期；上学有时间，放学也有时间；入学有期限，毕业也有期限。

　　做梦是未来的活动；你想今晚做梦，那是活动；你想一睡着就做梦，那是约见。

　　人生中几乎所有的事都可以被这5个概念所涵盖。

　　时间管理体系的两个层面

　　-时间安排：

每项工作活动发生的时间和所需要的时间。

　　-信息管理：

与每项工作活动相关的信息从何处查找或归档于何处。

　　时间管理体系是帮助你规划、记忆活动和时间安排及有关信息的一套固定系统，应包括：

　　时间安排工具：

日历，每日时间表，每日活动表，甘特图（项目管理工具）等。

　　信息管理工具：

电脑硬盘档案，软盘、光盘档案，纸文件档案，电话、会见记录单等。

　　时间管理的具体方法

　　一、每年制定目标。

　　工具：

人生之轮

　　二、每周制定计划。

　　工具：

周计划

　　三、未来活动安排。

　　工具：

日历（大概估计日期，填写在估计日期的月份）

　　四、约见、会议安排。

　　工具：

日历

　　五、每天的安排。

　　工具：

“每日安排表”（见附录一）。

这一工具的特点：

a）可以用A4纸自己拷贝；b）自己填写日期，灵活、经济；c）管理时间的维度全面周到，且一目了然。

　　-在每日下班前计划第二天的工作

　　-首先将日历中的约见、会议填入时间表（参考附录2）

　　-将活动按优先性分成A、B、C、D类

　　A类：

紧急且重要

　　B类：

重要但不紧急

　　C类：

紧急但不重要

　　D类：

不重要也不紧急

　　-估计每类活动应花的时间（参考附录3）：

　　工作不是干了算，而是应该算了干！

　　对事讲效率，对人讲效果：

谈事可以将时间卡得死一点，当涉及情感，人员发展等问题时，留的时间余地就要大一些。

　　-将活动穿插到约会的间隙内（附录2）

　　-第二天上班后根据临时变动可对活动优先性做适当调整

　　-每天的工作安排应该：

首先处理A、B类，然后是C类，努力完成D类，避免拖延

　　六、别人的承诺。

　　工具：

每日安排表中“别人的承诺”部分。

　　譬如，当有人向你承诺某日作为上交任务的期限时，你就可以直接填写一张该日期的每日安排表，并将责任人和要交付的任务记录在“应交付的工作”一栏中。

到了该日期，这一记录就会给你提醒，从而省去你用脑子记忆的负担。

　　七、对别人的承诺。

　　工具：

可能运用到以上所有工具。

　　因为你给别人的承诺，如项目管理，可能会包括约见，活动，未来活动和别人的承诺。

　　八、每个月，至少每季度要做反思回顾。

　　工具：

成绩总结表。

　　九、集中统筹，将以上所有工具集中在一册中，形成自己的人生。

　　运用时间管理工具的好处

　　-工具帮你记忆，从而减轻心理、思想和头脑负担。

好记性不如烂笔头！

　　-帮你轻松有序地完成任务，实现人生的各项目标。

　　怎样应对打扰

　　打扰的来源有5P：

　　一、People人：

同事、上级。

永远不要把客户当成是打扰，而是机会！

　　二、Phone电话。

　　三、Paper公文:

信件、与自己无关的E-mail、文件、没用的名片等。

　　四、Personal自我打扰：

开小差、与别人聊天、打私人电话等。

　　五、Peripheralvision视力所及的环境干扰：

太漂亮或太乱的办公室、办公桌周围堆放的杂物等。

　　应对打扰的方式：

　　一、拒绝：

不要有求必应，而要学会善意地拒绝。

　　二、推迟：

帮助对方认清主次，适当推迟。

　　三、减少：

为对方限时。

　　四、阻止：

规定不受打扰的时间和情况。

　　要想避免打扰且不得罪人,就必须实践高效能人士的习惯4、5、6。

　　怎样应对人的打扰：

　　一、“谁”经常打扰？

同他们沟通，说明自己的工作方式；同他们一起探讨如何做好时间管理。

　　二、经常因为“何事”打扰？

如果无书面说明，制作出来，简明易懂；再因此受到打扰，先让对方自己阅读说明，不明白再来找你。

　　怎样应对电话打扰：

　　一、尽量设置留言电话。

　　二、不要一有电话就接，每天要有至少1小时的时间连续专注于重要但非紧急的工作。

　　三、可以留出一段时间回复电话。

　　怎样应对公文打扰：

　　一、公文的分类。

活动性公文：

需要你采取应对行动的公文。

信息性公文：

已处理完需要存档的公文。

　　问题：

办公桌上的客户名片是什么公文？

　　答案：

你如果需要这张名片马上与该客户联系，则此时该名片为活动性公文。

联系过后，该名片就成了信息性公文。

　　二、电子邮件应按事务4分类的优先顺序处理。

　　三、办公桌上只留活动性公文，给信息性公文存档。

　　四、存档的原则。

一般需要存档的文件是公司所有文件的10%；根据公司要求该存档的存档；无章可循的分批归档：

过一段时间（一般为一个月）决定是否需存档；能用电子版存档，就不要用纸文档；需要经常用的文件，最好有纸文档；对存档的文件可注明销毁日期。

　　怎样应对自我打扰：

　　一、增强时间观念，应用时间管理方法管理好自己的时间。

　　二、当然，适当的“自我”打扰也是休息的一种方式，但千万不要因此而打扰了别人。

　　怎样应对周围环境的打扰：

　　一、改善时间管理的第一项切实工作是整理你的办公桌。

这像你的办公桌吗？

　　＊活动性公文是否放在“来件篮”和“发件篮”中？

　　＊电脑屏幕周围还贴有用于提醒的黄签纸（即时贴）吗？

　　＊信息性公文是否还在桌面上？

　　＊哪些信息性文件需存档？

哪些需扔掉？

　　＊哪些需保留一段时间再决定是否存档？

有地方保留这些文件吗？

　　＊名片是否分类易找？

　　＊办公室、桌面是否成了“周围环境”干扰？

　　二、职业化的办公桌干净整洁，一般具备以下核心物品就够了：

电话、电脑、常用文具、活动性文件（来件篮、发件篮）、“效能效率年册”。

问题：

　　1）回顾你的“人生之轮”需要发展的方面。

你如何针对这些方面采取行动？

　　2）回顾“个人效率的11个方面”中你的薄弱环节，现在准备如何提高？

　　3）你在时间管理上还有哪些独到的经验值得今后借鉴？