企业网络综合办公管理系统.docx
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企业网络综合办公管理系统.docx
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企业网络综合办公管理系统
企业网络综合办公管理系统
操
作
手
册
随着信息网络技术的应用,目前许多政府部门、企事业单位已建立局域网络,并直接与internet相连接。
为了充分发挥网络的作用,提高办公处理效率,建设办公自动化管理系统已经是迫切需要。
本系统采用动态WEB构建技术,使得系统客户端无须维护,适应性强,使用与企事业、政府机关等单位网络环境使用。
随着信息技术的不断发展以及互联网技术的日益成熟,使远程办公成为可能。
经过多年努力,博大国际互联网与捷通资讯有限公司联合推出了办公在线系统,她将崭新的办公理念与先进的信息技术完美结合,开发出新一代办公软件----办公在线系统,本系统避免了传统办公自动化的种种弊端。
您无论身处何地,只要有上网条件就可以利用网上办公系统,及时有效地对各种文件、报告进行处理,同时也将彻底摆脱桌面上沉沉繁杂的纸张文件,使得繁重的工作变得轻松自如,极大地提高工作效率。
办公自动化概念的提出已经有相当长的时间,许多的企业/事业单位已经建立了局域网,但是,大多数的局域网并没有发挥应有的效用。
许多企业/事业单位的电脑成了打字机,文件传递仍然采用最原始的方法:
先打印出来然后将纸张文件送到相应的人员手中。
这样不仅要消耗大量的纸张和打印机耗才,纸张文档的保存管理也令人十分头疼。
为了解决上面的问题,许多公司或机构建立了昂贵的OA系统,由于这些系统使用上有很大的局限性,最终导致巨额投资被弃之不用的结局。
本系统是一个企业办公自动化系统,它简单易操作,第一次使用的用户只需申请一个本人的帐户,就可以方便的使用本系统了。
系统的用户分为3类,第一类为普通用户,第二类为管理员,第三类为超级用户。
1、通过Web添加文件。
操作用户:
普通管理员
2、对已经添加文件修改或删除,请点左边相关连接进行操作。
操作用户:
超级用户,普通管理员
3、对栏目进行添加修改删除,请点左边相关连接进行操作。
操作用户:
超级用户
关键词:
数据库,ASP
第1章 功能说明
1.1登录页面
登陆本系统的方法是打开在计算机中的IE浏览器,在地址栏内输入系统管理员告诉您的网址然后点击Enter键,系统便会自动打开登录页面。
在页面中间部分的区域是供用户进入系统的窗口,当用户在输入框击活的状态下输入用户名及密码,点击"登录"按扭后,您便可以进入网上办公自动化系统了。
"这里"按扭是在您密码到期或是您忘记密码时所用到的,当您点击"这里"按钮后,系统会自动弹出一个页面,您只要在输入框中输入密码提示问题且确认后,您就可以成功的找回密码了。
在登录页面的下方,是申请账号按钮,该按钮是您初次登录本系统前所必须的步骤,在您正确填写您的信息后发送给系统管理员,并等待管理员的回应。
1.2首页页面介绍
用户在进入首页后会看到整个页面分成了如图1-1所示的三个区域,分别是:
菜单功能区、个人事务区、信息区。
菜单功能区——菜单功能区在整个页面的左侧区域,主要由七大系统模块组成,分别是:
行政管理、公共信息、交流中心、个人助理、个人信箱、超级管理、系统管理,当轮换点击这些功能栏目时,系统会自动的在区域内显示相应的栏目内容。
个人事务区——此功能区在整个页面的中间,当点击右上角帮助快捷按钮会出现包括工作重点、综合信息、个人助理菜单,当轮换点击这些功能栏目时,系统会自动的在区域内显示相应的栏目内容。
信息区——此功能区在整个页面的右方,包括三个快捷按钮(帮助,退出)和在线人员列表该栏目显示的是在线人员列表。
通过点击在线人员可以实现网上远程交流。
图1-1首页页面
1.3功能说明——菜单功能说明
1.3.1行政管理
(1)内部通知
内部通知这一功能是将单位要对全体员工公布的政策、文件、通报等,在这里公布出来,使得全体员工可以在第一时间里能够知晓单位最新的精神、政策及规定。
为了保证通知内容的严肃性,这一功能的操作都是需要具有相应权限的员工才可以执行,权限由系统管理员来设定。
当用户点击目录树中"单位通知"这个栏目后,会出现两个子栏目,分别是:
通知发布、通知管理。
(2)文件学习
这里员工不仅可以查询单位所发布的各项文件条例,用户还可以发表自己看法,讨论某项主题而设置的相当于BBS的交流平台。
在这里,用户不但可以发表自己的主题,也可以对别人发表的主题进行回复,以便加强员工之间的交流,并且也可以使单位能够了解员工的想法,使员工能够真正的溶入到单位文化里来,从而提高人员参政议政为单位发展献计献策的积极性。
(3)上报文件
如用户有重要文件和请示须上传和审核包括拟搞、部门审核、领导审核、请示拟办、领导批示,领导批示查看、传阅、归档等都可在此进行远程网上交流。
1.3.2公共信息
(1)常用电话:
该菜单主要为用户提供单位和个人常用的电话号码,用户可以随时增加新号码或撤除原有号码,可以分类查询各所属单位人员电话号码,还可以编辑自己的号码簿加快工作效率,实现效果如图1-2所示。
图1-2电话号码的添加
该项菜单可以实现常用电话号码的添加,还可以实现显示已成功添加的电话号码。
该代码所能实现的功能:
查找所需要的常用电话号码并对这些号码进行修改.删除等一些操作,电话号码查询与修改,实现效果如图1-3所示。
图1-3电话号码查询与修改
(2)常用网址:
该菜单主要为个人提供用户经常使用的网址,便于用户及时查询使用。
用户可以随时增加新号码或撤除原有网址,可以分类查询各所属单位人员网址,还可以编辑自己的网址簿加快工作效率,常用地址的增删,实现效果如图1-4所示。
图1-4常用网址的增删
该项菜单可以实现常用网址的添加,还可以实现显示已成功添加的网址。
该代码所能实现的功能:
查找所需要的常用网址并对这些网址进行修改.删除等一些操作,修改地址页面如图1-5所示。
图1-5修改网址
(3)邮编区号查询:
该菜单主要为用户提供全国各地的邮编区号,通过各地版块,可以查询到该地区各地的邮编区号,加快了工作效率,邮编区号的查询,实现效果如图1-6所示。
图1-6邮编区号查询
该代码所能实现的功能是:
输入关键字如省名.地区名.邮编.区号等进行搜索可以得到想要的省名.地区名.邮编.和区号。
还可以通过点击各地版块,直接查询到该地区各地的邮编区号,加快了工作效率。
(4)万年历:
这是一个独立的动态网页。
该菜单主要为用户提供当前和今后若干年份的农历和阳历日期及向用户提供一年中各节日,主要是用来安排提醒用户今天以后任何一个时间段将要及时完成工作任务。
以便可以及时提醒使用者合理安排今后工作,万年历页面如图1-7所示。
图1-7万年历
1.3.3交流中心
(1)讨论中心
讨论中心是为了用户发表自己看法,讨论某项主题而设置的相当于BBS的交流平台,在这里,用户不但可以发表自己的主题,也可以对别人发表的主题进行回复,以便加强员工之间的交流,并且也可以使单位能够了解员工的想法,使员工能够真正的溶入到单位文化里来,从而提高人员参政议政为单位发展献计献策的积极性。
它主要分为查询、发表两部分,如图1-8的讨论中心页面和图1-9的信息发表页面。
图1-8讨论中心
图1-9信息发表
(2)会议中心
会议中心不仅可以随时随地的召集相关人员开会,极大的节省了与会人的时间,节省了单位的费用,关键还在于会议的内容全面的记录到单位的数据库中,您可以方便的随时查看每个人的发言,避免了传统会议在开会过后无法查找会议内容,会议落实的事情无法执行等问题。
再一点是网上会议与会者讲话比较理性,不会太多的感情用事,能真正的解决会议的问题。
第三与会者不易偏题,会议效率极大提高,在时间就是金钱的今天,这一会议形式无疑是对传统会议革命性的挑战,为单位立于竞争的不败之地提供了强有力的武器,会议中心页面如图1-10所示。
图1-10会议中心
(3)软件下载
该菜单为用户提供方便快捷的网络资源下载功能,使用户充分利用丰富的网络资源进行现代办公,软件下载页面如图1-11,添加文件页面所示图1-12。
图1-11软件下载
图1-12添加文件
1.3.4个人助理
(1)个人通讯录
通讯录这项功能主要是为了便于单位中的每一名员工都可以快速准确的查找到与单位有各方面接触客户的详细信息,实现效果如图1-13所示。
单位中任何一名接触到客户的人员都可以把客户的详细信息添加到通讯录中,同时还能方便其他人员与此客户的再联系。
图1-13个人通讯录
(2)日程安排
日程安排这一功能主要是用来安排提醒今天以后任何一个时间段将要完成的工作任务,个人日程安排效果图如图1-14所示。
以便可以及时提醒使用者计划安排的内容,从而可以按时完成。
主要是让员工每天记录下今后的工作情况且写好明日的工作计划,明日计划是要求员工做好明天的工作计划,培养起员工按计划行事的良好习惯,考虑到出差等因素,对于当天没有能及时记日记的员工,可在补记中记录,但补记只能补二天的记录,以保证日程就是日记的特点,对于日程中有错误等情况,可以在修改中及时修改自己的日程安排。
图1-14个人日程安排
(3)修改资料
在该菜单中,用户可心肝对自己以前的注册资料进行修改其中包括:
用户的姓名,登陆帐号,登录密码,密码问题,密码答案,部门名称,电话号码,电子邮件,手机号码等私人资料,修改通讯录资料,实现效果如图1-15。
便于用户在遗忘密码和登录帐号时方便快速日找回遗忘资料。
图1-15修改通讯录资料
(4)手机短信息
短信管理分短信查询、短信统计和短信设置三个子功能。
系统管理员可通过短信查询查看某一时间段内有哪些人发了短信,对方手机号,短信内容,以及发布短信的费用。
通过短信统计功能可以对某单位或某用户在一段时间内发布短信的数量和费用进行统计。
1.3.5个人信箱
(1)公共信件
公共信件这一功能是将单位要对全体员工公布的政策、文件、通报等,在这里公布出来,使得全体员工可以在第一时间里能够知晓单位最新的精神、政策及规定。
为了保证信件内容的严肃性,这一功能的操作都是需要具有相应权限的员工才可以执行,权限由系统管理员来设定
(2)写邮件
在该菜单中,用户可以编写自己要发送的邮件可以查询以前所发送的邮件。
(3)收件箱
在该菜单中,用户可以查询其他用户和你的亲友所发邮件,方便了联系和沟通。
(4)发件箱
在该菜单中,用户可以自己把所要发送邮件保存在该发件箱,可以查询以前所发送的邮件。
(5)回收站
与WINDOWS里的回收站功能类似。
在系统任何删除的数据都将存放在回收站里。
有回收站清理功能的人可以查看到各类被删除的信息。
选择这些信息后可以永久删除他们或把他们还原
1.3.6公文管理
(1)文件管理
添加文件:
拥有添加文件权的用户可以对所有归档的文件进行管理。
有权查阅所有的归档文件的详细信息,并有添加所需上传的文件
栏目管理:
拥有栏目管理权的用户可以进行"档案管理"中的"栏目管理"功能。
可以设置某些用户为补录人,这些补录人可以为哪些领导进行公文信息补录。
删除修改:
拥有模板管理权的用户可以新建、删除和修改发文模板。
(2)用户管理
用户管理功能是用来维护用户信息的和增加、删除用户。
(3)报文管理
报文管理:
拥有报文管理权的用户可以进行"报文管理"。
报文管理权建议赋予负责收文工作的人员。
确定该外来文需要由哪些领导批示、哪个部门主办、哪些部门协办。
用户可以进入"收文查询"菜单,通过输入组合条件查询出所有没有被主办部门办结的文件。
并可以点击查看这些文件的详细内容和处理过程。
拥有部门文档管理权的用户可以管理在本部门归档的文件。
拥有收文归档权的用户可以对收文进行归档。
文件一旦归档后就不能再做任何修改或批示。
拥有收文借阅审批权的用户可以审批别人的收文借阅申请。
拥有收文流程控制权的用户可以修正收文的错误流程。
(4)单位管理
该项菜单为用户提供添加、修改、移动和撤除各子部门。
便于用户掌握各子部门运行和管理情况。
1.3.7系统管理
(1)广告管理
该项菜单为用户提供在该系统上所刊登的广告。
(3)数据备份
该项菜单为用户提供在该系统的数据备份,包括服务器名,管理员,密码,数据库名,备份至(备份名)。
(4)数据恢复
该项菜单为用户提供该系统的数据恢复,包括服务器名,管理员,密码,数据库名,备份至(服务器路径)。
(5)短信管理
短信管理分短信查询、短信统计和短信设置三个子功能。
系统管理员可通过短信查询查看某一时间段内有哪些人发了短信,对方手机号,短信内容,以及发布短信的费用。
通过短信统计功能可以对某单位或某用户在一段时间内发布短信的数量和费用进行统计。
(3)技术支持
①.系统采用Internet/Interanet结构,以B/S方式实现办公自动化管理,所有数据均存储在数据库中,支持各类通用数据库系统;
②系统服务器端提供MSSQL或Access数据库系统,支持Windows操作系统;
③Web服务可采用MicrosoftIIS或其他任何支持ASP的WebServer;
④客户端应用可建立在IE浏览器或嵌入其他应用程序中;
1.4功能说明——个人事务说明
(1)讨论中心
讨论中心是为了用户发表自己看法,讨论某项主题而设置的相当于BBS的交流平台,在这里,用户不但可以发表自己的主题,也可以对别人发表的主题进行回复,以便加强员工之间的交流,并且也可以使单位能够了解员工的想法,使员工能够真正的溶入到单位文化里来,从而提高人员参政议政为单位发展献计献策的积极性。
它主要分为查询、发表两部分。
(2)会议中心
会议中心不仅可以随时随地的召集相关人员开会,极大的节省了与会人的时间,节省了单位的费用,关键还在于会议的内容全面的记录到单位的数据库中,您可以方便的随时查看每个人的发言,避免了传统会议在开会过后无法查找会议内容,会议落实的事情无法执行等问题。
再一点是网上会议与会者讲话比较理性,不会太多的感情用事,能真正的解决会议的问题。
第三与会者不易偏题,会议效率极大提高,在时间就是金钱的今天,这一会议形式无疑是对传统会议革命性的挑战,为单位立于竞争的不败之地提供了强有力的武器
(3)修改密码
在该菜单中,用户可以对自己以前的注册登录资料的密码进行修改
(4)个人名片
在该菜单中,为用户提供存储经常联系的单位同事、领导或朋友的联系地址、电话号码等等,可以增加、查询资料。
1.5功能说明——信息说明
信息区--此功能区在整个页面的右方,该栏目显示的是再线人员列表。
通过点击在线人员可以实现网上远程交流。
第2章 网上办公自动化系统开发前景
全球性的网络化、信息化进程正改变着人们的生活方式,Internet技术应用以及电子商务的飞速增长给人们生活工作的各个层面带来了深刻的影响。
回顾我国政务信息化的进程,大致可分为三个阶段:
(1)以桌面字处理工具为典型的个人办公工具软件阶段,计算机应用提高了个人工作效率。
(2)基于关系型数据库技术,以C/S体系结构应用为特征阶段,这一阶段基本实现了部门级的数据处理、公文处理等的自动化。
(3)基于符合Internet/Intranet技术标准的平台应用阶段,这一阶段,不仅在技术上有了很大进步,而且应用范围已从部门内部、部门之间扩展到行业/系统内部,乃至跨部委跨系统。
在Internet应用方面,政府部门已陆续建立了自己的Web服务器和网站,有的还实现了一些简单的网上业务。
但由于各相关单位在信息化建设中的技术差异和经验欠缺,电子政务并未在真正意义上得以实现,相反,不少政府站点在规划建设、管理维护以及安全性方面还停留在较低的水平上,各级政府部门还有待建立和完善从页面制作、审批、更新,流程管理,应用开发,安全性保证,与后台应用系统(如OA和业务系统)集成的以及客互支持的一整套行之有效的管理模式、运营方法和技术平台。
电子政务应用与一般的办公自动化系统既紧密相关,又在应用侧重点、用户群体以及采用的技术等方面都有所差异,总的来说,前者在用户的范畴上包含后者,电子政务是更广义上的政府办公自动化或者理解为“面向社会的政府办公自动化”。
2.1实施原则
实用性原则;先进性及成熟性原则;可靠性原则;开放性及安全性原则;标准化原则;可扩充性原 则;可维护性、可管理性原则;节约性原则
2.2实施步骤
首先,在组织内部构建通信平台(如电子邮件系统、电子论坛等),工作人员之间建立网上信息交流和初步的网上协同工作。
第二,在组织内部人员的计算机应用水平得以普遍提高,基本建立起网上协同办公的意识之后,考虑在办公网络内进行一些日常工作流程如公文审批、常用申请、会议管理、档案管理、信息采集审批与查询,以及各部门的日常业务等。
在这一阶段,基本实现组织内部办公自动化。
第三,在Internet上建立公用网站,进行信息采集、发布,部门间公文交换乃至简单的电子贸易等,将办公自动化的范围进一步扩大到跨行业、跨部委。
此时,基本实现电子政务。
在以上过程中,网络信息系统的安全稳定性自始至终都是十分重要的。
是否建立起强健的网络信息安全防范系统,在某种程度上决定着政府部门信息化建设的成败。
2.3功能需求
一般来说,政府部门办公自动化系统应以公文处理和机关事务管理(尤其以领导办公)为核心,同时提供信息通讯与服务等重要功能,因此,典型的办公自动化应用包括公文管理、督查管理、政务信息采集与发布、内部请示报告管理、档案管理、会议管理、领导活动管理、政策法规库、内部论坛等应用,另外鉴于Internet在日常办公中占有日益重要的地位,办公自动化系统应该与Internet留有平滑的接口。
2.3.1提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求
在一个办公自动化系统中通常包含了多个应用子系统,如发文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等,可以将电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一接口,每一个用户通过自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作,而不必经常性地来回检查不同的应用系统,办公自动化应用系统以电子邮件作为统一入口的设计思想,可以大大提高系统用户的友好性和易用性,减少培训的工作量。
2.3.2处理大量的复合文档型的数据信息
办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现,因此办公自动化系统是典型的文档处理系统。
这些区别于传统数据类型的信息,就是“非结构化数据”、“复合文档数据”或“对象数据”。
一般认为,关系数据库系统(如Oracle、DB/2、SQLServer、Foxpro等)适合传统数据类型(结构化信息)的表示和存储,但是对复合文档数据的处理并非能够完全表达信息和存储效率最高。
因此,“文档数据库”或“对象存储”的概念就被引入数据库领域,其目标就是针对新出现的需求,高效率地表达和存储管理“复合文档数据”。
当然,传统数据的存储和处理也是办公自动化系统经常不可或缺的。
办公自动化系统由于其对复合文档数据的处理要求,必须以文档数据库为核心建立,同时选择性地结合关系数据库。
2.3.3包含大量的工作流应用
所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交(交互)过程。
办公自动化应用系统的大多数应用如公文审批、各类申请等。
每一项工作以流程的形式,由发起者(如文件起草人)发起流程,经过本部门以及其他部门的处理(如签署、会签),最终到达流程的终点(如发出文件、归档入库)。
工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的,如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点,如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。
工作流程也可是打破单位界限的,发生于机关与机关的相关单位之间。
在相当程度上工作流自动化有三种实现模式。
即:
基于邮件的、基于共享数据库的、基于邮件和共享数据库结合模式(即“群件模式”)的。
从信息技术的角度出发,群件模式结合了“推”、“拉”技术,充分发挥了不同技术的优点,克服了其缺点,是理想的办公自动化流程处理模式,也使办公自动化人员拥有了完整的信息技术工具。
2.3.4支持协同工作和移动办公
在日常办公中,办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见,才能作出某种决策。
而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”。
随着网络技术的发展,异步协作方式如电子邮件、网络论坛等,以及同步协作方式如网络实时会议正在逐渐成为除了人们面对面开会之外的新的工作方式,它们打破了时间、地域的限制,使人们可以随时随地参加到协同工作中去,大大提高了工作效率。
所谓的“移动办公”就是提供办公人员在办公室以外的办公手段,他可以远程拨号或登录到出差地的网络,通过电话线或广域网络,随时可以访问到办公自动化系统;为提高工作效率和减少费用,办公人员还可以选择“离线”工作方式,即将需要处理的信息先下载到本地便携机上,然后切断连接,“离线地”处理信息(例如他可以在旅途中批阅公文,起草电子邮件等),工作完毕才再次接通连接将自己的工作结果发出以及再次下载新的待办信息。
办公自动化系统作为网络应用系统应提供用户协同工作支持和移动办公支持。
2.3.5应有完整的安全性
安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。
机关办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密,以及电子签名。
这些手段必须足够强大,难以被攻破,而且也必须足够灵活,方便使用者掌握和利用。
2.3.6能集成其他业务应用系统和Internet
随着Internet技术的普及和应用,办公自动化系统作为Intranet的重要应用必须能够与Internet相连接,包括电子邮件、Web发布等,这不仅沟通了机关内外的信息、对外宣传了机关单位,而且还可以进一步提供网络服务,实现电子商务与参与电子社区。
事实上,从用户使用角度出发,“数据存访中心”的概念可以最大限度地提高应用系统的友好性和易用性。
办公自动化系统应该成为这样的“存访中心”,也只有办公自动化系统可以承担这样的角色。
结束语
我们这次所设计的课题是企业办公自动化系统,正好适应时代的需要,通过这次毕业设计,我对三年所学的知识有了一个比较系统的认识和理解。
毕业设计是在校期间的最后一次综合性检测和动手能力的课程。
经过一个多月的毕业设计,使我各个方面的能力都有所提高,特别是在解决实际问题的能力方面有了大幅度的提高。
这对我走向社会也是一次很好的锻炼,同时也加强了我的自信和对未来的美好憧憬!
我们已经跨入了21世纪,这将会是一个信息技术高速发展的社会。
对于现代企业来说,效率就是效益,只有提高工作效率才能使企业得到更好的发展,而企业网络办公自动化日趋成为一种需要。
企业办公自动化主要是利用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进的科学技术,不断使人们的部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化的办公设备中,最大限度地提高办公效率和改进办公质量,改善办公环境和条件,缩短办公周期,并利用科学的管理方法,借助于各种先进技术,辅助决策,提高管理和决策的科学化水平,以实现办公活动的科学化、自动化。
在设计中,我深知自己掌握的知识还远远不够,掌握的一些理论知识应用到实践中去,总会出现一些这样或那样的问题,这也进一步说明了理论联系实际的重要性。
不能只是一味的死抱着书本,而更多的是在实际运用中来对书本上的知识进行融会贯通,这样才能够更好的解决实际问题。
知识不是知道了,了解了就好,一定要去学会去应用它,发展它,让它在现实生活中有所体现,这才是学习的根本目的。
而且知识又不是单一的,它是互相联系的,学科与学科之间都有着内在联系。
计算机是一门非常复杂、庞大的学科,一项课题往往需要多项技术才可以完成。
在设计阶段,通过对课题的深层分析与研究,使我又对多门技术有了一定的了解。
通过这次设计,我学会了和别人配合工作,因为一个人的能力是有限的,只有通过合作,发挥自己的优点,体现团队精神,才能使工作做得更为出色。
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