酒店会议接待方案三篇.docx
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酒店会议接待方案三篇.docx
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酒店会议接待方案三篇
为了更好的接待与会人员,需要制定一份会议接待的方案。
以下是520作文网为大家带来的关于酒店会议接待方案,以供大家参考!
酒店会议接待方案1
一、接待时间20xx年X月X日—X月X日
二、接待地点
接送机地点西宁机场
下榻酒店XX大酒店(银龙大酒店,神旺大酒店,青海宾馆等)
会议地点XX大酒店会议厅(银龙大酒店会议厅,神旺大酒店会议厅,青海宾馆会议厅等)
三、接待对象
嘉宾等一行人及其陪同人员
四、接待负责人员总负责接待办
跨部门接待小组相关领导,秘书组,行政组,宣传组,保卫组
五、接待前期准备工作
制发邀请函,邀请嘉宾,协调时间食宿安排,提前预定迎接车辆安排
迎宾(嘉宾到达前20分钟,相关人员需做好迎宾工作)相关接待人员,负责相关接待工作
六、机场接待
机场一层到达厅内设接待处人员,根据来客乘坐的航班到达情况持“热烈欢迎XX贵宾”牌,在一层到达电梯口等候,接到嘉宾后负责引导至接待处(签到台桌子规格8×0.5×0.75)。
接待组由此将客人集中带出乘车。
在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌(80×180cm以下易拉宝)。
由服务科按照按正常要客接待程序接待。
对于重要领导等特殊客人,由团省委提出要求,机场团委负责申请办理有关接待人员通行证,安排相关人员协助在廊桥出口处迎接。
硬件附注易拉宝2个(其中1个2米),接待处牌子和桌子,笔若干支,迎宾牌,授带10条
七、酒店入住
确定嘉宾入住时间,通知酒店接待人员提前做好相关准备,确定房间住宿安排。
嘉宾到达酒店,大厅接待组全员在酒店大厅恭候,摄像记录组安排摄像拍照。
进入酒店后,由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。
如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。
餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务。
八、用餐(早餐、中餐、晚餐)
由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。
由客房服务人员进行相关服务。
餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务。
九、会议前的筹备工作
选择会议厅。
根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。
会场布置。
根据会议内容,在场内悬挂横幅。
门口张贴欢迎和庆祝标语。
可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。
桌面上需摆放纸笔、水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一
会议前的接待礼仪。
提前准备礼仪人员做好相关接待工作。
会前检查。
提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。
十、会议接待
欢迎词(电子屏幕)提前15分钟播放“热烈欢迎各位XX贵宾莅临我公司考察指导”
会场整理及布置
1)提前30分钟清洁并布置会场,保持会场整齐有序,空气清新
2)摆放会场物品,桌面上如需摆放水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一,香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发,调试投影仪,音响等设备,放映相关资料。
联系陪同人员,讲解员。
根据客户考察目的及需要,确定陪同人员并及时告知其准备事宜,以便顺利沟通会谈开始前1小时,再次提醒相关人员领导嘉宾到达会议厅,由礼仪引入会场就座。
十一、座谈
企业宣讲(集团,产业宣传片,企业介绍PPT)技术交流(技术人员PPT讲解,互动)
会场服务(每20-30分钟添加茶水或视情况而定)拍照(依重要程度,进行拍照留档)摄像(依重要程度,进行摄像留档)
十二、会后服务准备
做好会后服务的准备。
提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影准备。
会后用车在会议结束前妥善安排。
十三、会后服务
会议结束,摄影师做完摄影工作后,由接待人员负责将领导嘉宾送回入住酒店
酒店会议接待方案2
接待前准备
1、熟悉接待计划日程安排,所接待客人名单、抵达时间及交通工具(火车/飞机),落实接站车辆车次,接站人员。
2、掌握客人的餐饮、住宿特殊要求和注意事项,做好住宿和餐饮安排工作。
3、提前按要求做好旅游及行程计划、安排好旅游车辆,驾驶人员,导游人员,旅游景点,旅游途中就餐点。
一、会议概况
(一)会议时间20xx-1-10至20xx-1-12
(二)会议地点柳州饭店
地址柳州饭店
电话xxxxxxxxxx
联系人贾**
(三)参加会议人员:
总公司代表分公司各部门负责人,
二、活动日程(见日程安排表)
三、工作分工
成立会议筹备领导小组
组长贾**
副组长胡**
领导小组下设办公室,负责人***,具体负责整个会议期间的各项工作。
成员单位分公司人事部公关部
办公室下设材料组、会务组。
(一)材料组
负责人韦**
成员秘书处有关人员
职责
领导讲话、主持稿、论文集
代表报到、登记,制定花名册、通讯录
会议须知、日程表
代表、工作人员住宿、餐饮分配表
制做文件袋、配记事本、笔、相册
材料装袋、印制代表证、工作人员证、桌签
乘车编号及分配代表、工作人员乘坐车辆
(二)会务组
负责人欧**
成员总务处有关人员
职责具体负责请领导参加开幕式、联系开、闭幕式会议室、会议接站、食宿、宴请、各项活动统筹安排、纪念品的购买发放、后勤保障及各项协调工作。
车辆
负责人胡**
(1)会议抽调公关部秘书处轿车3台主要用于迎接代表团。
行政处2台轿车主要用于会务。
(2)各单位抽调的车辆要做到整洁干净、无故障、无灰尘。
(3)车辆市内用油由各出车单位自行解决。
(4)联系各代表团铁路定票,为代表自带车辆加油及送站工作。
接站
负责人毛**
1月10日,各代表团报到当天,对坐车来的代表,派车在高速公路出口处迎接;对乘火车来的代表,派车到车站迎接(由责任单位自制接站牌)。
具体分工负责人自行安排
纪念品
负责人贾**
(1)准备给白纪念品10份,以表感谢。
住宿
负责人贾**
(1)住宿。
会议代表统一住柳州饭店。
总代表安排单独住一标准间,其它代表2个人住一标准间,各代表房间内摆放水果、香烟和主要地方报纸。
(2)宴请。
10日各代表团报到后,在饭店举行欢迎晚宴,拟请×座陪(摆牌)。
(3)要求。
会议用餐依签牌固定餐位,一楼正厅悬挂欢迎横幅;会议室挂会标,摆放鲜花,代表座签等,要体现隆重、端庄、整洁。
参观、娱乐活动
(1)游览。
责任人麦**
负责游览期间住宿、用餐、游玩等活动。
要求游览长负责培训3男3女既6名随车导游(拟从秘书部内挑选)。
(2)8月11日晚,举办联欢晚会。
责任人韦**
负责联系晚会场所、邀请乐队、主持人、在局内挑选5名歌手,制定由各代表团参与的演出计划。
宣传报道
责任人麦**
(1)负责会议摄、录像工作。
(2)派摄影、录像记者各1人,全程跟踪服务(迎接、会议、游览)。
(3)将代表的照片装入相册,录像刻制光盘,在代表返程前交到代表手中。
医疗保障
责任人欧**
门诊部派1名医生全程保障。
备有关药品和紧急医疗器械。
酒店会议接待方案3
一、会议概况
(一)会议时间xx
(二)会议地点xx
地址xxx
电话xxxxxxx
联系人xx
(三)参加会议人员
东北九城市公安局主管政治工作局长、政治部主任、政治部秘书处处长、干部处处长,特邀佳木斯市公安局有关领导与会,约50人。
二、活动日程(见日程安排表)
三、工作分工
成立会议筹备领导小组
组长xxx
副组长xxx
领导小组下设办公室,负责人xxx,具体负责整个会议期间的各项工作。
成员单位政治部各处、机关党委、指挥部宣传处、行政处、后勤保障中心、朝阳分局、净月分局、锦程分局、巡警支队、交警支队领导各1人。
办公室下设材料组、会务组。
(一)材料组
负责人xxx
成员秘书处有关人员
职责
领导讲话、主持稿、论文集
代表报到、登记,制定花名册、通讯录
会议须知、日程表
代表、工作人员住宿、餐饮分配表
制做文件袋、配记事本、笔、相册
材料装袋、印制代表证、工作人员证、桌签
乘车编号及分配代表、工作人员乘坐车辆
(二)会务组
负责人xxx
成员交警支队、巡警支队、政治部各处、行政处、后勤保障中心、指挥部宣传处、机关党委。
职责具体负责请领导参加开幕式、联系开、闭幕式会议室、会议接站、食宿、宴请、各项活动统筹安排、纪念品的购买发放、后勤保障及各项协调工作。
车辆
负责人xxx
(1)会议抽调政治部秘书处轿车3台、干部处2台、组织处2台、老干部处2台主要用于迎接代表团。
行政处2台轿车主要用于会务。
(2)会议抽调行政处、后保中心、巡警支队丰田面包车各1台,交警支队前导车1台。
主要用于参观、游览。
(3)各单位抽调公务车于8月9日上午830分到名门饭店会务组报到,接受任务;交警前导车、3辆中客8月10日1130到名门饭店会务组报到。
(4)联系交警支队,确定具有长春特色参观路线。
游览期间,沿线主要街路由交警安排勤务。
(5)各单位抽调的车辆要做到整洁干净、无故障、无灰尘。
(6)车辆市内用油由各出车单位自行解决。
(7)联系各代表团铁路定票,为代表自带车辆加油及送站工作。
接站
负责人xxx
8月9日,各代表团报到当天,由政治部有关领导及政治部各处处长负责迎接。
对坐车来的代表,派车在高速公路出口处迎接;对乘火车来的代表,派车到车站迎接(由责任单位自制接站牌)。
具体分工秘书处负责迎接沈阳、哈尔滨、佳木斯代表;干部处负责迎接鞍山、大连代表;组织处负责迎接吉林、抚顺代表;老干部处负责迎接大庆、齐齐哈尔代表。
纪念品
负责人xxx
(1)用于登长白山准备雨衣60件,秘书处负责统计会议代表服装号,于8月10日发到会议代表及工作人员手中。
(2)奥迪A6车模60辆,由秘书处购买并在会议代表入住时送到房间。
(3)准备给白山市局纪念品10份,以表感谢。
住宿
负责人xxx
(1)住宿。
会议代表统一住名门饭店。
各市局主管政工局长,党委委员、政治部主任安排单独住一标准间,其它代表2个人住一标准间,各代表房间内摆放水果、香烟和主要地方报纸。
(2)宴请。
9日各代表团报到后,市局在名门饭店举行欢迎晚宴,拟请x座陪(摆牌)。
(3)要求。
会议用餐依签牌固定餐位,一楼正厅悬挂欢迎横幅;会议室挂会标,摆放鲜花,代表座签等,要体现隆重、端庄、整洁。
参观、娱乐活动
(1)游览长白山及市区内伪皇宫、一汽大众公司。
责任人xxx
负责游览期间住宿、用餐、游玩等活动(净月分局、锦程分局负责联系和派出警卫人员4人、并安排解说人员)。
要求游览长白山要确保安全,每辆车要配备350兆对讲机I台(共5台),前后呼应加强联系(联系指挥部通讯处);鉴于路途较远及长白山西坡封闭的实际情况,要与白山市公安局沟通,协助做好保障工作;车辆进入白山市界,要有白山交警前导车迎接并导,要请白山市局联系3名导游,随同代表一同上山沿途介绍长白山然风光;负责培训3男3女既6名随车导游(拟从政治部内挑选)。
(2)8月11日晚,举办联欢晚会。
责任人xxx
负责联系晚会场所、邀请乐队、主持人、在局内挑选5名歌手,制定由各代表团参与的演出计划(请与朝阳分局联系)。
宣传报道
责任人xxx
(1)负责会议摄、录像工作。
(2)派摄影、录像记者各1人,全程跟踪服务(迎接、会议、游览)。
(3)将代表的照片装入相册,录像刻制光盘,在代表返程前交到代表手中。
医疗保障
责任人xxx
门诊部派1名医生全程保障。
每天要定时到代表房间巡、问诊,要分考虑到去长白山、路途遥远易晕车,高山缺氧、爬山困难的实际,备有关药品和医疗器械。
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