连锁店财务分析系统用户操作指引.docx
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连锁店财务分析系统用户操作指引.docx
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连锁店财务分析系统用户操作指引
连锁店财务分析系统用户操作指引
目录
1.财务分析系统的目的1
2.对连锁店带来的变化1
2.1报销流程1
2.2分店管理1
3.财务分析系统组织架构1
4.登录系统操作指引2
5.日常录入2
5.1“存货采购”操作指引2
5.1.1录入界面2
5.1.2操作说明2
5.1.3报销要求3
5.2“零星费用”操作指引4
5.2.1录入界面4
5.2.2操作说明4
5.2.3报销要求5
5.3“固定合同”操作指引6
5.3.1录入界面6
5.3.2操作说明6
5.3.3报销要求7
5.4“物品调拨”操作指引7
5.4.1录入界面7
5.4.2操作说明7
5.4.3报销要求8
5.5“物品报废”操作指引8
5.5.1录入界面8
5.5.2操作说明8
5.5.3报销要求9
6.月末上传9
6.1“能耗计提”操作指引9
6.1.1录入界面9
6.1.2操作说明9
6.1.3报销要求13
6.2“物品盘点”操作指引13
6.2.1录入界面13
6.2.2操作说明13
6.3“非读卡器牛奶领取”操作指引16
6.3.1录入界面16
6.3.2操作说明16
7.“小商品分配收入”操作指引16
7.1录入界面17
7.2操作说明17
8.基础信息(变更时录入)17
8.1“视讯月租”操作指引18
8.1.1录入界面18
8.1.2操作说明18
8.2“员工居住面积”操作指引18
8.2.1录入界面19
8.2.2操作说明19
9.其他注意事项19
9.1MRP确认收货19
9.2洗涤费录入19
9.3系统操作时限要求19
1.财务分析系统的目的
通过及时获取分店发生的各项成本费用及资产盘存情况,结合运营系统数据自动进行统计、分析,为分店经营管理及时提供相关信息。
2.对连锁店带来的变化
2.1报销流程
(1)店长到位后,发生的非MRP采购、零星费用、固定合同等必须在发生当月录入分析系统中,凭分析系统打印报表或截图才能走后续报销、审批流程;
(2)已在MRP系统录入的采购,不需要在分析系统重复录入;
(3)分店录入报销系统时,只需要录入汇总金额,不需要按每笔明细录入,摘要栏可以填写费用的统称。
(4)实际报销能耗费用时,必须凭分析系统打印的计提数据截图,实际费用与计提数有差异时,差异数应当通过“零星费用”另行录入能耗跨期调整数,在摘要中说明所属月份,并打印作为报销凭据;
(5)分店当月发生的费用必须当月录入分析系统,无论是不是加盟商付的款,也并非等拿到发票后再录入,当月是以自然月份为准。
会计审核单据时,需核对原始单据和发票与分析系统打印报表或截图的所属月份一致,如原始单据和发票的开票月份是分析系统报表或截图月份之前,将不给予报销。
(6)系统设定时间操作限制,一旦时间超过当月,分店就无法再录入上月费用。
2.2分店管理
分析系统数据将作为核算分店实际成本费用、经营成果的重要依据,为分店奖金核算提供参考,并为界定分店资产管理责任提供信息。
3.财务分析系统组织架构
4.登录系统操作指引
本系统权限设置与PMS系统相同,直接在内务系统登录即可,不再另设用户名和密码。
登陆内务系统,点击左侧“分店分析”进入分析系统界面。
5.日常录入
分店日常自行采购的物品应通过“存货采购”录入(不包含MRP物品);已签订有确定金额的合同,应通过“固定合同”录入;其他非采购、无合同的费用报销通过“零星费用”录入。
但电话费、收视费、网络费等通过基础信息录入,不属日常录入的内容。
5.1“存货采购”操作指引
5.1.1录入界面
5.1.2操作说明
点击图表中的“添加”项目,会弹出如下表格(图8)
图8
点击右侧的“添加”按钮,会弹出全部可供选择的物品,如下图所示。
已知需添加的物品所属报表项目,可点击“报表项目”,从下拉菜单中选择,这时会仅显示属于该报表项目下的物品
如果不知道需添加的物品属于哪个报表项目,也可以在“物品名称”中输入物品名称的关键字进行模糊查询。
物品选择完毕后,按“导入”回到图8的界面,填写“单价”、“数量”,系统自动计算金额小计、合计数。
注意:
数量必须是整数,因为系统中的物品都是最小单位。
填写完毕后点“保存”确认此次新增物品。
注意:
一旦翻页以后,在上一页所选取的物品会自动取消,如果希望在同一页同时浏览更多物品,可在界面下方修改每页可显示的记录数。
5.1.3报销要求
分店自行购买小商品、资产等货品,采购当月需要在上述录入界面中输入物品明细,并凭打印出来的“采购单据明细报表”(图9)作为报销附件,在MRP系统下单的物品报销时只需要提供MRP单,不受此规定限制。
在安财报销系统填写报销物品时,只需按《采购单据明细报表》录入一个汇总金额,摘要栏可统一描述为“分店运营物资”等,费用科目可以任意选。
图9
5.2“零星费用”操作指引
“零星费用”是指分店日常一次性支出的经营费用,该类费用不包括采购物品及合同类费用(分店与供应商已就某项费用签订确定金额的合同)。
日常的零星费用有招待费、差旅费、市内交通费、员工福利费等。
实际缴纳能耗费用与前期计提金额的差异,在零星费用中选择报表项目“其他调整”录入。
5.2.1录入界面
5.2.2操作说明
点击图表中的“添加”项目,会弹出如下新增对话框(图1),分别填写分店名称、所属报表项目、金额和摘要。
其中“所属报表项目”可在“日常经营成本”、“其他非日常经营费用”和“其他调整”中查找(图2)。
“提示”栏对选择的报表项目费用录入做个提示。
报表项目“一次性服务用品”、“非一次性服务用品及清洁工具”、“VI宣传品”、“维修保养工具”、“门锁及网络器材”、“印刷品”及“清洁用品”对每次录入做了200元的上限限制,如超过200元,请在“存货采购”模块录入。
图1
图2
5.2.3报销要求
分店报销零星费用时,需要在“系统报表”菜单中选择《零星费用明细表》(图3)打印作为附件,其中《零星费用明细表》中的“报销单号”由系统自动生成为“年+月+顺序号”,费用发票开票日期所属月份不能早过“报销单号”中的“年月”,否则,不允许报销。
分店在安财报销系统提单报销时,只需按《零星费用明细表》录入一个汇总金额,摘要栏只要填写费用统称,比如“日常运营费用”等,费用科目栏可以随意选(图4)。
图3
图4
5.3“固定合同”操作指引
“固定合同”是指分店签订的与日常经营有关的、金额已确定的合同,费用性质分为一次性入当月成本和在合同期限内分摊。
日常固定合同有员工宿舍租赁合同、消杀/垃圾合同费、电梯维保合同等。
每月固定发生的费用,如果确定没有合同,但确属必须发生的,可在“固定合同”模块录入,附件可上传协议或电子文档的说明。
但电话费、收视费、宽带费无需录入“固定合同”,只需在“基础信息”中录入并在发生变化后及时更新。
已在“固定合同”中录入的,不需要再在“零星费用”中重复录入,报销时凭录入合同截图作为报销附件。
5.3.1录入界面
图5
5.3.2操作说明
点击图表中的“添加”项目,会弹出如下表格(图6),根据表格中的项目名称分别填写分店名称、所属报表项目、摘要、合同开始和结束时间。
上传的附件可以是合同、协议,一次性支付连续几个月的费用而没有签订合同,可上传自制电子文档。
其中“是否是一次性合同”是指合同金额是否是一次性入分店成本,勾选则在合同开始时间一次性计入当月,如需在开始月份和结束月份之间分摊的,则不需勾取该选项。
图6
5.3.3报销要求
分店报销固定合同款项时,需要打印图5作为报销附件,否则,不允许报销。
在安财系统按付款流程规定走其他合同付款流程或是日常费用报销流程(图7)。
图7
5.4“物品调拨”操作指引
分店间如进行物资调拨,包括固定资产、棉织品和存货(即是所有参与盘点的物品)的调拨,双方分店需要在调拨后当月份内在分析系统中录入。
5.4.1录入界面
5.4.2操作说明
点击图表中的“新增”项目,会弹出如下表格(图10),根据表格中的项目名称分别填写调拨类型(“调入”或“调出”)、申报分店和对应分店。
其中“申报分店”和“对应分店”可以是调出分店也可以是调入分店。
再点击“添加”按钮,增加调拨物品明细(与分店存货采购操作相同)。
图10
5.4.3报销要求
分店间如进行物资调拨,需双方分店均已在分析系统中申报,才确认调拨。
如是固定资产或棉织品的调拨,需打印分析系统报表《调拨单据汇总表》(图11)并在空白处列明:
资产编号、购买时间、型号/规格、原值单价,再扫描,与调拨物品相片一起上传到安财报销系统审核。
在安财报销系统的申请/付款情况处写明调拨物品及双方分店名称。
图11
5.5“物品报废”操作指引
分店报废固定资产、棉织品及存货(即是所有参与盘点的物品),需在报废处置后当月内在财务分析系统中录入。
5.5.1录入界面
5.5.2操作说明
点击图表中的“新增”项目,会弹出如下表格(图12),根据表格中的项目名称分别填写分店名称、报废原因、报废物品资料。
以下表格资料需填写完整,如有遗漏或错写,该报废单无效。
图12
5.5.3报销要求
分店报废物品,需录入分析系统才确认报废。
如是固定资产或棉织品报废,请打印《物品报废汇总报表》(图13)并在空白处列明:
资产编号、购买时间、型号/规格、原值单价并需要同城另一分店总经理签名确认,再扫描,与报废物品相片上传到安财报销系统审核。
在安财报销系统的申请/付款情况处写明对报废物品的处置方式。
作为物品报废的附件上传到安财报销系统。
图13
6.月末上传
项目
录入时间
能耗计提
以财务核算组相关负责人邮件通知为准(或月度最后一天24:
00前录入)
物品盘点
次月2日24:
00点前导入
非读卡器牛奶领取
次月2日24:
00点前导入
6.1“能耗计提”操作指引
分店每月末录入当月能耗使用情况。
包括分店和租户的水费、电费、燃气费、供暖/热水费。
每项必须填写完整,如果当月无发生额,请填“0”。
分店应当如实填写耗用数量、单价,其他附加费用请填入“其他价外费”。
6.1.1录入界面
6.1.2操作说明
点击图表中的“添加”项目,会弹出如下表格(图14),表格分为分店用水、租户用水、分店用电、租户用电、分店/租户燃气、供暖/热水系统和热水共7个小模块。
点击“查看上月记录”,系统自动读取上月表读数。
每个模块必须填写完整后才可以添加成功。
如分店水表或电表更换,如需更改上月水/电表的读数,请在下图备注中注明;如分店能耗支付非先用后付的情况请在备注中注明;分店能耗计算情况特殊也请在备注中注明。
图14
6.1.2.1分店用水
分店用水指每月分店运营耗用的水费,不包含应收取租户的水费,如果租户未分表的,应当填写总表扣除租户用量后的数量。
6.1.2.2租户用水
租户用水指每月分店帮租户代缴、应向租户收回的水费。
6.1.2.3分店用电
分店用电指每月分店运营耗用的电费,不包含应收取租户的电费,如果租户未分表的,应当填写总表扣除租户用量后的数量。
6.1.2.4租户用电
租户用电指每月分店帮租户代缴、应向租户收回的电费。
6.1.2.5分店/租户燃气
分店和租户每月燃气所发生的费用。
分店如没有燃气费,而使用煤气,请在此处记录。
6.1.2.6供暖/热水系统
分店/租户每月的供暖费(若无需填0)和热水系统耗用的热水费用。
分店供暖开始年月只能从当月开始(分店需及时在分析系统录入,否则影响分店报销及分析报表数据),分店供暖费用是“分店供暖开始年月”至“分店供暖结束年月”的总供暖费。
供暖费已在所属期间内填入系统,在所属期间内的以后月份不用再在系统里填分店供暖费,“分店供暖费”不是必填的。
注意,供暖费如已在供暖费所属期间内填入系统,在所属期间内的以后月份再在系统里填分店供暖费,分析报表将会累加分店平摊的供暖费。
6.1.2.7热水
分店每月外购热水费用(若无需外购则填0)。
6.1.3报销要求
分店报销能耗费用时,需要打印所报月份的能耗截图(图15)、以及差异的调整记录截图(实际发生数与之前计提数有差异的,需在报销当月在“零星费用”中分别录入分店/租户的调整金额,在调整年月录入所需调整能耗的月份,并在“摘要”栏说明所属月份,所属报表项目选择“其他调整”中的“分店/租户跨期水/电费调整”)作为报销附件(图16),即实际报销金额应当等于计提数加上跨期调整数。
否则,不允许报销。
报销时分别录入分店能耗与租户能耗的跨期调整。
如果无法区分分店/租户的能耗情况,则只需要在分店跨期调整中进行调整。
分店如果是以预存方式采购能耗,需要在零星费用中的摘要中注明采购方式;报销需要打印最近月份的能耗记录列表截图(图15)、以及差异的调整记录截图(预存数与最近月份计提数有差异的,需在报销当月在“零星费用”中录入调整金额,并在“摘要”栏说明预存所属月份能耗,所属报表项目选择“其他调整”中的“跨期水/电费调整”)作为报销附件(图16)。
为使分店每月报表差异不大,每次预存能耗以预存一个月的份量为佳。
图15
图16
6.2“物品盘点”操作指引
分店不再通过邮件报送盘点表,而是次月2日24:
00点前(固定资产按季度盘点)在系统中录入各物品的盘点数。
盘点前必须确保所盘点的物品中涉及MRP采购的,必须首先在MRP系统中确认收货。
次月2日24:
00点后系统根据MRP系统、本分析系统中的采购数,结合运营系统中的销售数量,自动计算、核对盘点数量的合理性,超出合理范围的差异将由分店承担。
6.2.1录入界面
6.2.2操作说明
每月新增盘点可通过“Excel盘点导入”或“盘点与修改”两种方式添加。
“Excel盘点导入”需先导出盘点模板,填写准确盘点数据再导入盘点模板,具体操作如下:
点击物品盘点列表中的“Excel盘点导入”,弹出如下对话框(图17.1)。
选择分店名称,选择盘点模板:
当月采购及盘点物品模板(包括分店本月采购及上月盘点物品在内)或全部必须盘点物品模板,点击“导出盘点”,弹出如下文件下载对话框(图17.2),保存分店excel盘点表。
根据分店月底实盘数填写excel盘点表中的盘点数量(图17.3),物品按照不同的报表项目分别列在excel表格的不同工作簿中,需把所有物品的盘点数量都填写完整再统一导入系统。
注意“线上春雷用品成本”报表项目的物品是包括线上线下春雷物品的盘点数量。
点击“浏览”上传excel盘点表,再点击“导入盘点”导入盘点数据。
如有未成功导入系统的物品会显示在“以下是物品盘点失败原因”下。
系统是根据物品ID导入,请不要改动excel盘点表,特别是物品ID与物品名称对应关系,只需填写盘点数量即可。
当月如已保存过盘点数据,再导入盘点表只会更新对应物品盘点数数量。
盘点数量为空或“0”不能导入系统,如需删除已经保存的物品,请直接用删除按钮删除。
图17.1
图17.2
图17.3
“盘点与修改”具体操作:
点击盘点列表中的“盘点与修改”,弹出如下表格(图17。
4),填写分店名称、填报日期。
可单击“查看上期盘点及本期购入物品”查看上期盘点物品的库存数和本期购入数,再根据月末实际盘点数量更改数量栏;也可直接点击“添加物品”,弹出图17.5对话框,通过“所属报表项目”(系统物品已按报表项目分类)查询报表项目下物品,进行分类盘点。
盘点会涉及到的报表项目包括如图17.6。
图17.4
图17.5
图17.6
如只需修改当月某个物品的盘点数据,可在盘点列表中直接点击该物品明细的“修改”,单个修改。
由于纯牛奶、瓶支水即用于赠送又用于商品售卖,为方便统一管理,采购录入和期末盘点请注意以下两点:
1.牛奶用于赠送会员,请在MRP系统下单,勿录入分析系统;如果用于商品销售,请在分析系统录入采购数量和单价,勿在MRP系统下单。
期末所有纯牛奶的库存数统一导入到非春雷小品成本盘点表中的“纯牛奶(250ml)盒装”。
2.如果采购的瓶支水用于赠送会员,请在MRP系统下单,勿录入分析系统;如果用于商品销售,请在分析系统录入采购数量和单价,勿在MRP系统下单。
期末所有瓶支水的库存数统一导入到非春雷小品成本盘点表中的“瓶支水(550ml瓶装)”或“瓶支水(1500ml瓶装)”。
系统核算小商品销售成本时会自动剔除用于赠送的纯牛奶和瓶支水的成本。
6.3“非读卡器牛奶领取”操作指引
分店如果是手工登记牛奶的出库数或特殊赠送牛奶,需要在此模块填写相关数据,该部分的数量应该与发送至会计的手工登记扫描件数量一致。
6.3.1录入界面
6.3.2操作说明
点击图表中的“新增”会弹出如下表格(图18)
图18
7.“小商品分配收入”操作指引
月度结束后,分店次月1日22:
00至次月2日24:
00点前在分析系统填写上月的收入分配数据,其中收入不得超过PMS系统中计算的金额。
7.1录入界面
7.2操作说明
点击图表中的“新增”项目,会弹出如下表格(图19),根据表格中的项目名称分别填写分店名称、当月已报备小商品销售收入、当月已报备小商品销售成本和当月已报备小商品销售利润(当月已报备小商品包括线下销售的春雷物品)。
其中分店填报的小商品收入不得高于分店PMS系统的入账金额;小商品销售利润不得高于系统计算的小商品销售利润(如图20)金额。
图19
图20
8.基础信息(变更时录入)
8.1“视讯月租”操作指引
分店根据实际使用情况登记每月电话总月租、宽带总月租和有线电视总月租,如有变化请及时更新信息。
如无变化无需每月录入,报销时直接附上已录入信息即可。
8.1.1录入界面
8.1.2操作说明
第一次操作时,点击图表中的“新增”项目,会弹出如下表格(图21),根据表格中的项目名称分别填写分店名称、电话总月租、办公电话线路等。
图21
录入当月发生变化,需要更新时,点击右侧的“编辑”按钮(图22),将相关信息更改为最新的信息。
图22
8.2“员工居住面积”操作指引
如果分店在外租赁了员工宿舍,需要在此模块填入宿舍的居住面积。
如果更改租赁合同,请及时更新此信息。
8.2.1录入界面
8.2.2操作说明
第一次操作时,点击图表中的“新增”项目,会弹出如下表格(图23),根据表格中的项目名称分别填写分店名称和房屋面积。
图23
发生变化需要更新时,点击右侧的“编辑”按钮(图24),将相关信息更改为最新的信息。
图24
9.其他注意事项
9.1MRP确认收货
每月月底前确保属于MRP物品均已在MRP系统中收货确认;分店月末盘点前,属于非MRP采购的物品均已在本分析系统中录入。
9.2洗涤费录入
未上布草中心的分店,每月月底最后一天24:
00前必须在MRP系统中收货确认当月洗涤费,请勿等到付款、报销时才录入,为保证分店月底前成功收货确认洗涤费,分店可灵活控制洗涤费录入时间,比如提前一至两天的时间在MRP系统录入洗涤量(或以财务部核算组相关工作负责人通知邮件为准)。
已上布草中心的分店,每月月底前保证在布草系统中录入当月全部洗涤量。
9.3系统操作时限要求
请按下表说明,按时录入或导入费用及盘点数据,系统冻结后,无法更改。
序号
系统模块
项目
系统冻结时间
当月数据可录入时间
备注
1
日常录入
存货采购、物品调拨、物品报废
当月最后一天24:
00点
当月1日至当月最后一天24:
00前
存货采购、物品调拨、物品报废请在当月最后一天24:
00前录入
零星费用、固定合同
次月2日24:
00点
当月3日至次月2日24:
00前
零星费用、固定合同请在次月2日24:
00前录入
2
月末上传
能耗计提
当月最后一天24:
00点
以财务部核算组相关工作负责人邮件通知为准(或月度最后一天24:
00前录入)
“能耗计提”由于财务部核算组在次月1日取数,请在当月最后一天前录入;
物品盘点
次月2日24:
00点
次月2日24:
00点前导入
请在次月2日24:
00点前导入
非读卡器牛奶领取
次月2日24:
00点
次月2日24:
00点前导入
请在次月2日24:
00点前导入
3
小商品分配收入
次月2日24:
00点
次月1日22:
00至次月2日24:
00
需等系统抓取运营数据(次月1日晚22:
00后抓数据)后方可录入,录入期间为次月1日22:
00—次月2日24:
00
4
基础信息
员工居住面积、视讯月租
次月2日24:
00点
当月3日至次月2日24:
00前
有变动时需及时更改信息,无变动则无需更改
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