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erp实施规范
主要介绍《企业信息化技术规范第1部分:
企业资源规划系统(ERP)规范》(以下简称《ERP规范》的应用指南,讲述企业在建设ERP系统时如何以《ERP规范》为依据进行产品和服务选型;介绍了以《ERP规范》为客观、统一标准进行招标、评标及考察的方法、步骤,以及以《ERP规范》为参考进行谈判和签订合同需要注意的事项。
适用于企业领导、CIO及ERP建设的参与人员,也可用做ERP厂商的管理、技术人员和大专院校相关专业师生的参考资料。
第1章概述
∙1.1ERP
(1)
∙1.1ERP
(2)
∙1.1ERP(3)
∙1.1ERP(4)
∙1.2标准
∙1.3《ERP规范》简介
第2章规划与需求
∙2.1概述
∙2.2规划
(1)
∙2.2规划
(2)
∙2.3ERP需求
(1)
∙2.3ERP需求
(2)
∙2.4没有《ERP规范》时的做法及弊病
∙2.5根据《ERP规范》确定需求
∙2.6实例
(1)
∙2.6实例
(2)
∙2.6实例(3)
∙2.6实例(4)
第3章招标
3.1 概述
3.2 招标过程的主要工作
3.3 其他过程的主要工作
3.4 招标文件
第4章评标
4.1 概述
4.2 没有《ERP规范》时的做法及问题
4.3 以《ERP规范》为依据评标
第5章考察
5.1 选择长期合作伙伴
5.2 研发能力
5.3 实施服务
5.4 典型案例
5.5 按照《ERP规范》考察研发能力
第6章谈判及合同
6.1 概述
6.2 成立谈判组
6.3 策略和技巧
6.4 合同
第1章概述
1.1ERP
(1)
1.1.1 概念
ERP即企业资源规划(EnterpriseResourcePlanning)是以管理思想为基础,建立在信息技术之上的一整套管理信息系统,其目的是整合、优化企业资源。
其中包含以下几方面含义。
(1)系统性:
ERP首先是一套管理信息系统,具有系统性。
(2)管理思想:
ERP的管理思想即实现对整个供应链的有效管理。
(3)信息技术:
ERP是管理思想和信息技术相互结合、互相推进的结果。
(4)目的性:
ERP的目标是优化企业资源,提高竞争力。
1.系统性
ERP首先是一个系统,拥有系统的特性,如整体性,整体的形态、结构、边界、功能等。
其中最重要的特性是整体突现性,即整体具有部分或部分总和所不具备的性质。
2.管理思想
ERP的核心是管理思想和管理方法,如供应链管理、柔性生产、精益生产、先进排程、全面质量管理、约束理论和作业成本法的运用等,关键是要实现对整个供应链的有效管理,主要体现在3个方面。
1)对整个供应链资源进行管理
现代竞争已不是单个企业之间的竞争,而是整个供应链之间的竞争。
优化企业资源,必须要管理、整合、优化整个企业供应链的资源。
2)精益生产、敏捷制造
精益生产(LP,LeanProduction)的思想就是以越来越少的投入——较少的人力、较少的设备、较短的时间和较小的场地创造出尽可能多的价值,同时也越来越接近用户,提供他们确实需要的东西。
精确地定义价值是关键性的第一步;确定每个产品(或在某些情况下确定每一产品系列)的全部价值流是第二步;紧接着就是要使保留下来的、创造价值的各个步骤流动起来,使需要若干天才能办完的订货手续,在几小时内办完,使传统的物资生产完成时间由几个月或几周减少到几天或几分钟;随后就要及时跟上不断变化着的顾客需求,因为一旦具备了在用户真正需要的时候就能设计、安排生产和制造出用户真正需要产品的能力,就意味着可以抛开销售,直接按用户告知的实际要求进行生产,这就是说,可以按用户需要拉动产品,而不是把用户不想要的产品硬推给用户。
敏捷制造(AgileManufacturing)是指企业采用现代通信手段,通过快速配置各种资源(包括技术、管理和人),以有效和协调的方式响应用户需求,实现制造的敏捷性。
敏捷制造依赖于各种现代技术和方法,而最具代表性的是敏捷虚拟企业(简称虚拟企业)的组织方式和拟实制造的开发手段。
3)事先计划与事中控制
ERP系统中的计划体系主要包括:
主生产计划、物料需求计划、能力计划、采购计划、销售执行计划、利润计划、财务预算和人力资源计划等,而且这些计划功能与价值控制功能已完全集成到整个供应链系统中。
另一方面,ERP系统通过定义事务处理相关的会计核算科目与核算方式,在事务处理发生的同时自动生成会计核算分录,保证了资金流与物流的同步记录和数据的一致性。
从而实现了根据财务资金现状,可以追溯资金的来龙去脉,并进一步追溯所发生的相关业务活动,便于实现事中控制和实时作出决策。
3.信息技术
ERP实现的前提条件是信息技术。
没有信息技术,ERP只能是空洞的概念和原理,是不可能实现的。
从ERP的发展过程(MRP,MR-PII,ERP)可以清楚地看出,信息技术的进步,使得ERP得到更高程度的实现,推动其思想向前发展,从而反过来又推动信息技术的进步。
两者相辅相成,互相推动共同向前发展。
4.目的性
ERP的目的就是优化企业资源。
具体地说,ERP以市场和客户需求为导向,进行企业内外资源优化配置,消除生产经营过程中的无效劳动和资源浪费,实现企业整体的信息流、物流、资金流、价值流和业务流的有机集成,将企业的所有资源(人力、资金、信息、物料、设备、时间、方法等)充分调配和平衡优化,为企业加强财务管理,提高资金运营水平,建立高效率供应链,减少库存,提高生产效率,降低成本,提高客户服务水平等提供保障,同时为企业领导提供科学决策的依据,有效提高企业的盈利能力,建立竞争优势,提高市场竞争力。
1.1ERP
(2)
1.1.2 建设
ERP建设的具体体现是按照其管理思想和原理并结合企业的实际需求实施一整套管理信息系统,符合信息系统建设的一般规律,但也有其特殊性,需要做些前期准备。
1.1.2.1 观念与规划
ERP的目标决定了ERP的建设不是一件单纯的事情,因此在决定建设ERP之前,需要企业做好各个方面的准备。
1.观念
观念是人的观念,作好观念上的准备,也就是企业中的人要作好思想上、心理上的准备。
因为ERP的建设实施会使工作环境、工作过程、工作方式,甚至利益和权利的分配都发生很大变化,因此必须作好充分的心理准备,树立管理变革的观念和应用信息技术的观点。
管理变革的观念就是用现代管理思想改造企业、管理企业,变化是绝对的,稳定是相对的。
应用信息技术观点就是把信息技术作为企业的基本工具看待,把信息系统作为企业不可或缺的基础设施看待,任何时候都要考虑信息技术的使用在解决企业问题中的作用。
2.规划
ERP建设是企业信息化的组成部分,企业信息化是需要规划的,要和企业的战略规划结合起来考虑。
信息化规划是指企业信息化的远景、目标和战略,以及为实现该目标而制定的相关措施和工作计划,是信息化建设的基本纲领和总体指向,是信息系统设计和实施的前提与依据,是企业在信息化过程中首先要考虑和解决的问题。
信息化规划需要回答以下问题。
(1)信息技术能为业务创造新的机会,并在竞争中占据有利位置吗?
(2)怎样确定信息技术投资优先顺序及其价值?
(3)怎样评估现有IT系统性能?
(4)新系统与现存系统的关系是什么?
(5)什么样的信息架构能够满足未来业务的增长?
(6)信息系统集中建设还是分散建设?
(7)最好的实现方案是什么:
购买?
自建?
外包?
对这些问题的回答是否得出必须建设ERP的结论,如果是,继续往下阅读。
1.1.2.2 组织
建设ERP之前,首先需要建立相应的组织机构,作为ERP建设的组织保障,确保ERP建设整个过程中的每项工作都有人负责,分工明确、责任到人。
一般需要建立ERP建设领导小组和ERP建设工作组。
1.ERP建设领导小组
ERP建设领导小组由企业领导、信息部门领导、财务部门领导以及相关的专家学者组成,从整体上把握ERP建设的进程,协调各个方面的关系,从人、财、物等资源上给予保证,指导ERP建设顺利进行。
ERP建设领导小组组织结构及职责如下。
组长1人,由企业一把手担任,负责领导、组织、协调整个ERP建设,对与企业生存、发展相关的关键环节和问题作出判断和决策,指导ERP建设向着正确的方向进行。
常务副组长1人,由企业中对企业能全面了解的副总担任,负责日常事务及具体落实组长的职责。
管理专家1人,由企业中对行业、企业的生产、管理都很有研究的人员担任。
如果企业中没有,可以以顾问的形式外聘,负责业务诊断、流程再造,以及ERP建设中所有与生产、管理相关事务的咨询、协调、辅助决策。
信息技术专家1人,由企业中的信息技术专家担任。
如果企业中没有,可以以顾问的形式外聘,负责ERP(企业信息化)建设中信息技术路线、方向的选择和把握,为决策提供正确的建议和意见。
成员若干人,由相关职能部门领导组成,提供ERP建设中与自己分管业务相关事务的意见、建议,协调与其他部分的关系。
一方面作为ERP建设领导小组成员参与讨论,为领导的决策提供意见,另一方面作为领导负责自己部门在ERP建设中的所有事务。
1.1ERP(3)
2.ERP建设工作组
ERP建设工作组由中层各部门领导、信息部门全体人员、业务骨干等组成,作为日常工作组,负责ERP建设的所有日常工作。
ERP建设工作组组织结构及职责如下。
组长1人,由ERP建设领导小组常务副组长担任,接受ERP建设领导小组的领导,全面落实执行ERP建设领导小组的决议,按照ERP建设领导小组确定的建设路线和方向,具体开展ERP建设的所有工作。
常务副组长1人,由信息部门的领导担任,作为组长的备份,平常协助组长落实具体工作,在组长不在时,代理组长行使组长的职权。
副组长若干人,由相关职能部门领导组成,负责自己分管部门在ERP建设中的组织、协调、管理职责,协调与其他部门之间的关系。
成员若干人,由信息部门全体人员、业务骨干等组成。
在组长领导下,按照ERP建设过程,逐项具体落实、执行ERP建设的各项工作内容。
在ERP建设的整个过程中,起到和全体员工之间进行沟通的作用,在全体员工面前起表率作用,帮助他们接受、理解ERP的管理思想,并结合工作实际,提出需求。
协助ERP建设中的各方面人员开展具体工作,学习、掌握ERP系统的操作、管理,辅助全体员工对ERP系统的操作使用。
ERP建设组织机构结构图如图1-1所示。
图1-1 ERP建设组织机构结构图
1.1ERP(4)
1.1.2.3 流程
确定流程是为了实现明确工作内容,理顺工作过程,分解工作阶段,划分每一阶段等的工作目标,决定每一阶段工作的内容、方法和手段。
ERP建设流程如图1-2所示。
图1-2 ERP建设流程图
本书的主要目的是帮助企业选型,因此只详细讨论流程中的以下过程。
1.建立组织机构
确定ERP建设的组织保障机制,如1.1.2.2小节所述,建立相应的组织机构,同时要明确每一个成员的责任。
2.规划与需求
这是核心内容,规划要与企业的发展战略相吻合,为实现企业的发展目标提供基础平台;需求既要满足规划的要求,也要符合企业的实际。
3.招标
选择能满足需求的ERP软件产品和实施服务。
4.评标
评价确定满足需求的ERP软件产品和实施服务。
5.考察
确认满足需求的ERP软件产品和实施服务。
6.谈判签合同
用合同的形式也就是通过法律来保障所选择的ERP软件产品经过合适的实施服务,能达到需求确定的要求。
以上各个过程属于选型流程,相互之间的关系如图1-3所示。
图1-3 选型流程中各个过程之间的关系
图1-3表达了如下含义。
规划与需求是核心,需求必须符合规划的目标和方向。
其他的所有活动都是为了满足需求而开展的。
招标评标是选择和评价满足需求的产品和服务,考察则是对选择的产品和服务进行确认和证实,合同则是通过法律的形式来保障以上过程的成果。
所有活动都围绕规划与需求,都是为了实现规划与需求的目标,从不同的方面开展工作。
工作内容中都包括规划与需求的内容,层层扩展,最终保证需求的实现,满足规划的目标。
1.2标准
标准是为在一定的范围内获得最佳秩序,对活动或其结果规定共同的和重复使用的规则、导则或特性的文件。
该文件经协商一致制定并经一个公认机构的批准。
标准以科学、技术和经验的综合成果为基础,以产生最佳社会效益为目的。
《中华人民共和国标准化法》将我国标准分为国家标准、行业标准、地方标准和企业标准4级。
其中规定:
由我国各主管部、委(局)批准发布,在该部门范围内统一使用的标准,称为行业标准。
例如,机械、电子、建筑、化工、冶金、经工、纺织、交通、能源、农业、林业、水利等,都制定有行业标准。
标准又分为强制性标准和推荐性标准。
具有法律属性的,在一定范围内通过法律、行政法规等手段强制执行的标准是强制性标准。
推荐性标准又称非强制性标准或自愿性标准,是指生产、交换、使用等方面,通过经济手段或市场调节而自愿采用的一类标准,不具有强制性,任何单位均有权决定是否采用,违犯这类标准,不构成经济或法律方面的责任,但是,推荐性标准一经接受并采用,或各方商定同意纳入经济合同中,就成为各方必须共同遵守的技术依据,具有法律上的约束性。
1.2.1 标准化
标准的作用需通过标准化来实现。
标准化是为在一定的范围内获得最佳秩序,对实际的或潜在的问题制定共同的和重复使用的规则的活动。
它包括制定、发布及实施标准的过程。
标准化的重要意义是改进产品、过程和服务的适用性,防止贸易壁垒,促进技术合作。
标准化的基本特性主要包括以下几个方面:
①抽象性;
②技术性;
③经济性;
④连续性,亦称继承性;
⑤约束性;
⑥政策性。
1.2.2 作用
标准化的作用主要表现在以下几个方面。
(1)为科学管理奠定了基础。
所谓科学管理,就是依据生产技术的发展规律和客观经济规律对企业进行管理,而各种科学管理制度的形式,都以标准化为基础。
(2)促进经济全面发展,提高经济效益。
标准化应用于科学研究,可以避免在研究上的重复劳动;应用于产品设计,可以缩短设计周期;应用于生产,可使生产在科学的和有秩序的基础上进行;应用于管理,可促进统一、协调、高效率等。
(3)标准化是科研、生产、使用三者之间的桥梁。
一项科研成果,一旦纳入相应标准,就能迅速得到推广和应用。
因此,标准化可使新技术和新科研成果得到推广应用,从而促进技术进步。
(4)随着科学技术的发展,生产的社会化程度越来越高,生产规模越来越大,技术要求越来越复杂,分工越来越细,生产协作越来越广泛,这就必须通过制定和使用标准,来保证各生产部门的活动在技术上保持高度的统一和协调,以使生产正常进行。
所以说标准化为组织现代化生产创造了前提条件。
(5)促进对自然资源的合理利用,保持生态平衡,维护人类社会当前和长远的利益。
(6)合理发展产品品种,提高企业应变能力,以更好地满足社会需求。
(7)保证产品质量,维护消费者利益。
(8)在社会生产组成部分之间进行协调,确立共同遵循的准则,建立稳定的秩序。
(9)在消除贸易障碍,促进国际技术交流和贸易发展,提高产品在国际市场上的竞争能力等方面具有重大作用。
1.3《ERP规范》简介
《ERP规范》是我国的电子行业标准,属于推荐性标准,其中给出了ERP的相关软件功能、开发管理和实施管理的基本要求和方法,适用于企业ERP产品与服务选型。
在国家“十五”规划中确定“以信息化带动工业化”为基本国策之后,企业信息化得到快速发展,ERP也进入了普及阶段,不再属于少数大型企业,不再只是一个奢华的理论。
ERP市场越来越成为热点市场,ERP软件企业如雨后春笋般涌现。
但是,ERP实施成功率不高,产品质量、实施能力、服务水平难以衡量,选购风险大,厂商无序竞争、市场混乱等一系列问题,严重影响了我国ERP市场的正常成长。
像ERP这样的全过程系统管理软件,必须有基本的通用技术标准,经过应用考核和应用检验。
但是,目前国内尚无这类软件的市场准入制度和严格的质量标准,致使一些ERP软件进入市场时,就带了很多的不足和缺陷,增大了企业实施的风险。
目前,我国ERP市场基本处于这样的状态:
企业对ERP认识肤浅、管理滞后,ERP软件不成熟、实施草率,国外软件价格高昂、与国情脱节,市场管理机制和法制建设不健全。
总之,这一切都说明ERP市场还很不成熟。
《ERP规范》就是在这样的背景下出台的,目的是提供一个基本的、客观的、统一的参照和依据,建立基本的市场准入门坎,使企业在ERP建设时有据可依,从而规范ERP厂商的开发和产品,使ERP市场走向规范和有序。
《ERP规范》能起到以用户规范厂商、规范选型及实施、统一评价标准和协调价格制定等作用。
《ERP规范》的主要内容分为以下3部分。
1.ERP产品研发技术要求
ERP产品研发技术要求是对ERP产品研发整个过程体系、框架流程的规定和要求,其中强调体系的完整性、灵活性、严谨性和高效性,特别要求过程控制和文档记录。
本部分使用流程图的方式讲解,同时配有表格形式的说明。
整体流程分为5个过程分别说明。
针对每个过程,将其流程展开并在相应的表格中详细说明流程的作业系统、控制重点、依据资料和流程图中各项窗体。
这一部分可以作为选择ERP产品时,对生产厂商进行考察的依据。
2.ERP产品服务技术要求
ERP产品服务技术要求规定了服务的基本组织架构、基本人员组成和相应的工作,其中对相应的各项工作从适用阶段、服务提供者、服务对象、服务内容及目的进行了详细说明,同时规定了各项工作的具体评估准则。
这一部分可以作为选择ERP产品及实施队伍时,对生产厂商及实施队伍进行考察的依据。
3.ERP产品功能技术要求
ERP产品功能技术要求提供了一整套框架规范、评价体系及评估方法,可以快速评估ERP产品的基本功能,衡量ERP产品的水准。
该部分把ERP产品分成功能类别、类别、功能和评比标准4个层次,对其中的每一个功能通过使用配分和权重计算得分来量化其达到的具体程度及性能。
这一部分可以用做企业确定ERP建设需求的参考,同时作为选择ERP产品的依据。
第2章规划与需求
2.1概述
1.信息化
信息化是以信息资源开发利用为核心,以信息技术(计算机、网络、通讯、信息处理)等高科技技术为依托的一种新技术扩散过程。
在这一过程中,社会经济结构从以物质与能量为重心向以信息与知识为重心转变,同时引起整个产业结构发生变化,人们的工作方式和生活方式发生变化,使得信息唾手可得,极大地提高生产力和生活质量。
信息化可分为政府信息化、企业信息化、教育信息化、商务信息化、生活信息化等。
2.企业信息化
企业信息化就是使用现代管理理念,应用先进的信息处理技术整合企业现有的生产、经营、设计、制造、管理等过程,对企业进行全方位、多角度、高效安全地改造,实现通过信息流来控制物质流、资金流和商流,及时为企业的生产、管理、决策提供准确有效的信息,以便对需求做出快速反应,提高企业的生产能力、经营管理水平和决策的科学性,增强企业的竞争力。
3.信息化规划
信息化规划是指企业信息化的远景、目标和战略,以及为实现该目标而制定的相关措施和工作计划,是信息化建设的基本纲领和总体指向,是信息系统设计和实施的前提与依据,是企业在信息化过程中首先要考虑和解决的问题,是企业战略规划的内容之一。
4.需求
需求就是找出现在企业和企业战略规划中确定的目标企业之间存在的问题、差距和不足,并通过分析得出信息化能解决的问题,综合这些问题的解决办法就形成了信息化需求。
需求分为宏观需求和微观需求两个层次。
宏观需求即战略需求,需要和企业战略结合在规划中考虑;微观需求即信息系统建设的具体需求。
本章中所说的需求主要都是微观需求,即建设ERP的需求。
2.2规划
(1)
信息化从需求开始还是从规划开始。
从需求开始好像是自然而然的事,因为出现了问题,看到了不足,找出了差距,也就产生了需求,从而开始信息化。
其实这是就事论事的观点。
在第2章中提到要改变观念,树立应用信息技术的观点,也就是把信息技术作为企业的基本工具看待,把信息系统作为企业不可或缺的基础设施看待。
支撑人类社会的基本要素是物资、能源和信息。
信息无所不在,没有信息将一事无成。
而这些信息都是记在纸上、存在人脑里或保存在单台电脑里,没有流通,没有共享,没有发挥应有的作用。
很多问题的出现都是因为信息没能及时采集、处理、流通、共享所致。
企业在任何时候都要把信息技术的因素考虑进去。
不管是近忧(出现具体问题)还是远虑(战略规划)都要考虑信息和信息技术的作用,而且把这种考虑问题的方式变成一种思维定势。
从这个思路出发,信息化应该始于规划。
现在很多信息系统建设不成功或达不到预期目标,原因虽然是多种多样的,但有一大部分是因为没有规划或规划得不合理。
即使有些应用系统在没有规划的前提下建设成功了,由于缺乏整体规划,导致各自为政,在选用某种应用软件时,只关心单一的核心应用,没有或者没有能力考虑这些不同应用系统之间的关系,结果是数据库、操作平台、显示模式、开发语言均不统一。
一方面造成更大的信息孤岛,为进一步的发展带来了隐患;另一方面由于系统之间的功能冲突造成投入和回报的递减效应。
信息化必须规划基本上已达成共识,但在规划方式上却存在着两种问题。
一是企业自己不做规划,而是让IT厂商来做;二是企业参与规划,但企业领导不负责,而是让信息部门领导来负责。
首先信息化规划属于企业规划内容,是企业的分内事。
只有企业自己知道自己的目标、方向、需求和问题。
其次企业规划即企业的战略发展计划,必须对企业有全面、整体、高层次的把握才能做好,因此仅让信息部门领导来负责,层次是不够的,必须由企业最高领导负责。
2.2.1 原则
信息化规划是以整个企业的发展目标、战略及各部门的目标和功能为基础,结合行业信息化实践和对信息技术发展趋势的把握提出的,能全面系统地指导企业信息化的进程,协调有效地应用信息技术,充分利用企业的资源,及时满足企业发展的需要。
信息化规划要遵循以下原则。
(1)信息化规划是企业战略规划的一部分,要与企业未来的业务发展和管理发展充分结合,才能真正指导企业信息化。
(2)信息化规划要有扩展性,能适应信息技术的快速发展,适应企业管理与业务模式的不断变化。
在做信息化规划时,要认真分析企业的战略与信息技术支撑之间的影响度,合理预测环境变化可能给企业战略带来的偏移,在规划时留有适当余地,从商务战略到信息战略,做务实的牵引,不能追求大而全。
信息化规划不应成为企业信息化的桎梏,要能根据变化进行调整和完善。
(3)信息化规划应细致完整,全面、合理指导企业信息化。
(4)信息化规划要适合企业的发展规模。
不同的企业规模在信息化规划时有不同的要求。
在规划时一定要从企业实际出发,结合企业内外形势和发展状况,制定出适合企业发展的信息化规划。
2.2.2 内容
信息化规划的内容要充分体现信息化的内涵,需要做以下事情。
(1)对企业目前的业务策略和未来的发展方向作深入分析,确定企业的战略对企业内外部供应链的相应管理模式、组织形式会产生怎样的影响和变革,从中提炼出实现这些战略目标
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