系统初始化.docx
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系统初始化.docx
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系统初始化
模块一系统初始化
学习要点:
1.了解账套的概念,掌握账套管理的方法。
2.理解操作员权限的意义,掌握操作员权限设置的方法。
3.了解系统参数的内容及其作用,掌握系统参数设置的基本程序与方法。
4.理解和掌握编码设置的内容与原则。
5.掌握会计科目的设置方法及辅助核算管理的方法。
1.1账套设置
1.1.1账套的概念
所谓账套是指在会计软件系统中为每一个独立核算的单位所建立的一套完整的账务体系,其作用相当于手工操作条件下明确会计核算的主体。
账套设置过程其实是输入单位的有关背景资料和环境资料的过程。
一个单位对应一个账套,如果单位内部还有独立核算的下级单位,或下设多个独立核算的部门,则可给每个独立核算部门分别立账,各账套之间可实现资源或数据共享。
1.1.2账套的建立
建立账套的实质是在会计软件环境里创建一系列的数据库,用以存放各种凭证账簿资料。
1.系统操作员设置
(1)系统管理员注册
系统管理员也称作账套主管或超级用户,不同的会计软件对系统管理员的定位与授予的权限有所区别。
通用会计软件中一般都预设了默认的系统管理员,并为其设置了密码。
如:
《用友》软件中预设的SYSTEM或Admin,《金蝶》软件中设置的是Manager。
(2)设置操作员
一般通用软件中,操作员的增删以及权限设置的权力通常由系统管理员(账套主管)控制。
系统管理员(包括账套主管)负责对整个电算化系统的管理以及重要环节的操作。
操作员设置通常跟密码设置联系在一起。
密码,一方面避免无关人员进入系统,另一方面也使不相容职务岗位人员做好相互牵制工作。
新增加的操作员必须被授权后才拥有对系统的操作权力。
设置操作员需要录入以下内容:
①操作员编号。
②操作员姓名。
③操作员所在部门。
④操作员密码。
2.账套管理
(1)建立账套
建立账套是所有会计处理的前提。
通常,账套的建立、备份和恢复等工作由系统管理员(或账套主管)完成。
建立账套需要输入或设置的项目:
①设置账套基本信息。
包括:
账套编号、账套名称、账套数据存储路径、账套启用会计期间等。
账套编号是一个账套在软件系统内部的识别代码。
账套名称是指供用户识别的账套名。
账套数据路径指账套数据的存放位置。
账套启用会计期间表示新建账套开始使用的会计核算日期,账套被正式启用后,账套启用期间就不能再被修改。
②录入单位基本数据。
包括单位全称或简称、办公地址、邮政编码、银行账号、法人代表、通讯方式等。
③选择会计核算类型。
核算类型是指用户单位所属的行业性质。
以便系统按照所指定行业的特点为该账套预置一套标准的会计科目。
④设置本位币。
⑤基础信息分类选择。
是指确认对供应商、客户、存货、部门等要素是否分类,如何分类的设置。
⑥确立代码设置规则。
这是对科目、客户、部门等关键核算内容确定分类级次以及确定各级编码的长度。
需要确定设置规则的代码项目一般包括会计科目编码、存货编码、部门编码、客户(或供应商)编码等。
⑦设置结算方式。
主要包括结算方式编码、结算方式名称以及是否进行支票管理等项目。
⑧确定数据核算精度。
对金额、存货数量等保留的小数位数进行定义。
(2)修改账套参数
通常只有设置账套的操作员本人才有权修改账套数据。
系统已经确认或已经处理的一些关键信息是无法修改的。
例如,账套编号、账套数据路径、启用会计日期、科目编码规则等都不允许修改。
(3)引出引入账套数据
引入账套是指将当前系统环境以外的某一账套数据复制到当前系统中,通常用来完成同一软件环境里的一个账套数据在不同计算机之间的转移。
引出账套是指将所选的账套数据从当前软件系统中卸出,以便实现账套数据的转移。
引出(引入)功能与通常的备份(恢复)功能在执行原理和操作方式上非常相似,但属于两个不同的概念。
只有系统管理员(或账套主管)才拥有引入和恢复账套数据的权力。
3.操作权限分配
操作员权限设置是按照会计内部控制制度中不相容职务分工牵制的原理,对已设置好的操作员所进行的权力分配。
在权限分配时,应特别注意授权、执行、审核、记录等不同性质工作的分工要求,把具有相互牵制作用的操作权限授予不同的操作员。
4.基础信息确认
在得到用户的确认后,软件系统将按照内部规则建立一系列的数据库,产生账套系列数据。
1.2系统环境参数设置
初始化设置通常包括三个方面的工作:
一是系统环境参数设置
二是系统运行要素设置
三是账务系统初始数据录入。
初始化设置可分为两部分,一部分是针对整个会计软件系统的设置,称之为基础信息设置;另一部分是针对某一应用功能模块的设置,如账务参数设置、机构设置、往来单位设置、收付结算设置等,通常可称之为系统环境参数或系统运行要素。
1.2.1凭证参数设置
通常有以下一些项目:
(1)凭证编号控制。
(2)出现赤字提示控制。
(3)系统受控科目控制。
由用户确认某一项内容交由哪一功能模块控制的问题,即进行系统受控科目设置。
往来业务核算是系统受控科目控制中最典型的应用。
(4)凭证修改权限控制。
是对是否允许操作员修改他人录入的凭证的确认。
(5)支票登记控制。
是否启用系统的支票管理功能,需要作适当选择。
(6)科目权限控制。
这是对操作使用的会计科目是否作限制的一项设置。
(7)凭证审核控制。
通常表现为“凭证经审核后才能记账”或“审核与录入不能为同一操作员”等复选项。
(8)出纳签字控制。
根据单位对出纳业务的管理惯例来选择收付凭证是否需要经出纳签字才能入账。
4.2.2外币及汇率设置
外币及汇率设置的内容有:
(1)汇率方式选择。
即选择使用固定汇率还是浮动汇率。
(2)折算方式设置。
外币汇率的标价方法有直接标价法和间接标价法两种。
直接汇率的折算公式为:
本位币=外币
汇率。
间接汇率的折算公式为:
外币=本位币
汇率。
(3)币别设置。
用于定义所使用外币的符号与名称。
如,美元符号为“USD”或“$”,名称为“美元”。
日元货币“JPY”,港币符号为“HKD”等。
(4)汇率小数位数设置。
用来定义各种外币汇率的小数位数。
(5)最大折算误差设置。
即确定系统折算误差警示功能的误差极限。
(6)记账汇率设置。
记账汇率是指操作员在平时填制凭证和记账时所使用的汇率。
(7)调整汇率设置。
即月末时以该汇率对外币进行折算,并将折算额与外币账户的期末余额进行比较,从而计算出该期汇兑损益额的汇率。
1.2.3凭证类型设置
常见凭证分类方式有:
(1)按凭证所反映的业务类型,将凭证划分为收、付、转三类。
可进一步将收、付款凭证区分为现收、银收、现付、银付四种类型。
(2)按凭证是否涉及到现金或银行存款的内容来划分,将记账凭证划分为现金凭证、银行凭证和转账凭证。
也可把由系统根据用户定义自动生成的凭证专门设置成一类,通常称为机制凭证。
设置凭证类型的限定条件:
如“借方必有科目”、“贷方必有科目”、“借方必无科目”、“贷方必无科目”等等。
例如,将收款凭证的约束条件设定为“借方必有科目”“1001,1002”,将转账科目的约束条件设定为“借贷必无科目”“1001,1002”。
1.2.4账簿参数设置
账簿参数设置有以下几项:
(1)明细账查询权限控制。
对操作员的查询和打印权限作进一步细化。
如:
只允许某操作员查询或打印某科目明细账,而不能查询或打印其他科目的明细账。
(2)打印位数设置。
对摘要、金额、外币、数量、汇率、单价等栏目宽度进行设置。
(3)每页打印行数设置。
1.2.5报表参数设置
(将在本书《会计报表处理系统》一章详细论述)
1.2.6其他参数的设置
(1)会计日历。
用于设置各个会计期间的开始日期与结束日期。
账套启用后,会计期间与启用日期就不能再被修改。
(2)小数位数设置。
用于设置系统中所涉及的数量、单价等内容的小数位数。
多数软件的默认小数位数都是2位,个别软件提供了2-6位小数供用户选择。
(3)排序方式设置。
在显示或打印部门、客户、员工等项目内容的排列规则。
1.3系统运行要素设置
所谓系统运行要素,是指对与用户单位的业务核算和日常业务管理相关的各类项目内容。
如单位内的部门分类与目录、职员档案信息、往来单位的分类与目录、会计科目表、货款结算方式、银行账号等等。
设置系统运行要素关键是对各项内容的编码的设置
编码设置经常采用群码与顺序码相结合的方式。
如图所示,商品编码的前7位采用群码设计,分别是商品大类、商品中类和商品小类编码,后3位采用顺序码。
商品编码的级别为4级,总长度为10位。
1.3.1部门编码及其设置
部门是指用户单位下辖的需要区别核算方法或具有相应管理要求的单元。
部门是一个逻辑概念,其与单位内部实际的职能部门不一定一一对应,甚至可以完全不同。
部门档案的内容包括部门编码、部门名称、部门类别、部门负责人等项。
下表是对部门编码采用分级管理的方式下设置的部门编码。
表4-2多级别的部门编码设置
部门编码
部门名称
部门编码
部门名称
01
财务部
04
销售部
0101
财务一组
0402
第一销售处
0102
财务二组
040201
销售一组
02
总经理室
040202
销售二组
03
生产车间
040203
销售三组
0301
基本生产车间
0302
辅助生产车间
1.3.2职员编码及其设置
职员是指参与用户单位的业务活动,且需要对其进行核算和业绩考核的人员。
职员档案中包含的基本信息有:
职员编码、职员姓名、所属部门、职员属性、职员类别等。
下表列举的是通常对职员档案设置的几项内容。
表4-3职员档案基本信息
职员编码
职员姓名
所属部门
职务
性别
属性
备注
010001
王小刚
财务部
经理
男
管理人员
010002
何森林
财务部
会计
男
管理人员
010003
李林
财务部
出纳
女
管理人员
020001
李小萍
总经理室
总经理
女
管理人员
030001
张阿珍
基本生产车间
主任
女
生产人员
040001
周浩
销售一组
男
销售人员
030002
陈林欣
基本生产车间
主任
男
生产人员
030003
孙秋征
辅助生产车间
男
辅助人员
1.3.3客户(供应商)编码及其设置
客户管理的主要内容包括客户分类、客户属性定义、新增或修改客户信息、编辑客户联系人等功能。
表现为设置客户编码、客户名称、所在城市、所属行业、所属区域、联系地址、联系人、联系电话、邮政编码、银行账号、纳税号等详细信息。
客户代码也可采用分级管理的方法。
通常代码的前段为地区编码,中段可结合客户属性编码,末段为客户的顺序码。
表4-4是对客户结合地区和属性的编码设置方案,其中,客户属性用1位字母表示,地区和单位属性各用2位数码表示,最后3位为客户的顺序码。
表4-4客户(供应商)编码举例
客户编码
客户(分类)名称
客户属性
客户编码
客户(分类)名称
客户属性
A01
(华东地区)
销售对象
B02
(华北地区)
供应商
A0101
(事业单位)
销售对象
B0202
(企业单位)
供应商
A0101001
杭州学军中学
销售对象
B0202001
北京朝阳科技有限公司
供应商
A0101002
杭州市教育局
销售对象
B0202002
河北唐山电子有限公司
供应商
A0102
(企业单位)
销售对象
B03
(华南地区)
供应商
A0102001
杭州安康制药公司
销售对象
B0302
(企业单位)
供应商
A0102002
杭州市西湖区商场
销售对象
B0302001
广州商海电子有限公司
供应商
B0302002
海南三亚电子有限公司
供应商
1.3.4商品编码及其设置
商品管理需要考虑的内容包括:
商品编码规则、商品属性和规格定义、商品和劳务分类以及新增或修改商品信息的方便性等。
设置时包含的项目有商品编码、商品名称、计量单位、规格型号、批号、条形码、存货计价方法、保质期限等信息。
表4-5是对某文化用品经营部对商品进行分类编码的实例。
编码的前7位都是代表商品类别,后3位是指具体的商品。
表4-5商品编码设置
商品编码
商品名称
01
办公用品类
0101
打印机类
0101001
多功能一体化打印机
010*******
X620e型多功能一体化打印机
02
耗材类
0201
墨盒类
0201001
彩色打印墨盒
020*******
25号彩色打印墨盒
1.3.5项目及其设置
通用会计软件中的项目,是指独立于会计科目体系之外的,由软件的辅助核算功能对其实施系统的、灵活的核算和管理的特定内容。
项目设置包括项目类别的设置与项目目录的录入。
项目类别是指所设置项目的名称,如工程费用、业务费用等;而项目目录是指某一类项目的具体分类,如“工程费用”可分为“人工费”、“材料费”、“其他”等。
1.4账务系统初始数据录入
1.4.1会计科目编码原则
设置科目编码时需要遵循的几项原则:
(1)系统性原则。
对总账科目和规范的二级科目编码的设置必须符合会计制度的有关规定。
全部科目编码形成为一个系列。
(2)一义性原则。
要保证每一个代码对应于惟一的一个会计科目。
(3)简洁性原则。
在满足管理要求和适合计算机处理的前提下,力求使编码简单明了。
(4)可扩展性原则。
在设计编码时一定要充分考虑各方面的要求。
明细科目的代码长度通常是以这一级次科目最大可能达到的个数来确定。
1.4.2会计科目表的建立
(1)增加会计科目
录入会计科目时需要考虑并顺序输入以下内容:
①会计科目代码。
会计科目代码是指在软件系统中为会计科目确定的统一编码。
科目编码通常只用数字来表示。
如“银行存款”科目编码“1002”,“应交税金”科目编码为“2171”,“应交税金—应交增值税”的编码为“217101”,“应交税金—应交增值税—进项税额”的编码为“21710101”。
②会计科目名称。
多数会计软件对会计科目名称有长度限制。
③会计科目类型。
会计软件也将科目类型设置成资产类、负债类、所有者权益类、成本类和损益类五大类。
科目类型一般只在一级科目设置,下级科目的类型与其上一级科目的类型相同。
④会计科目性质。
科目性质指的是正常业务情况下科目余额所在的方向。
资产类科目的科目性质为借方,负债和所有者权益类科目的科目性质为贷方。
⑤助记码。
助记码是帮助用户快速地记忆科目的代码。
作用:
加快录入速度,减少汉字的录入量。
⑥账户格式。
指以此会计科目开设的账户的明细账输出格式。
通常有三栏式、多栏式、数量金额式等等。
如《用友》软件提供金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种形式。
⑦科目特定核算要求。
外币核算:
为“外币核算”科目,并且要指定外币名称。
数量核算:
标记会计科目是否有数量核算。
并设置数量的计量单位。
(2)删除会计科目
被删除的科目需要符合以下条件:
①科目未被其他设置项使用。
②没有任何一张记账凭证用到该科目。
③该科目没有建立明细科目。
(3)修改会计科目
科目编码是不能被修改的。
第一,科目已被其他设置项使用时不能被修改。
第二,凡已建有下级科目的科目不能被直接修改。
(4)查找会计科目
两层含义,一是在科目表中查寻指定特征的会计科目;
二是查询某一科目的各项设置参数。
(5)指定会计科目
由用户指定适用某一特殊功能的会计科目,这项操作称为指定科目。
如将“现金”科目指定为现金日记账科目,将“银行存款”科目指定为银行存款日记账科目等。
1.4.3期初余额录入
如果是在年初时建账,则期初余额就是年初余额,可直接录入各账户的年初余额。
如果是年中启用账务处理系统,则应先将各账户的年初余额和年初到启用期前的借贷方累计发生额一并整理出来,多数通用软件都将根据年初余额和累计发生额自动计算出启用期期初余额。
录入期初余额时,一般只需要输入最末级科目的发生额和余额即可,各非最末级科目的发生额和余额可由计算机自动进行计算生成。
1.基本账务数据录入
所有数据基本上只与最末级会计科目直接相关联。
所谓最末级科目是指不含有下级科目的会计科目,最末级科目可以是各级明细科目,也可以是通常意义上的总账科目。
例如“应交税金—应交消费税”、“应交税金—应交增值税—进项税额”等均属最末级科目。
录入最末级科目的年初余额和累计发生额后,其上级科目的余额和累计发生额就由系统自动计算生成。
比如:
“原材料”科目(余额350,000元)下设的二级科目分别为“生产用原材料”(余额200,000元)和“其他原材料”(余额150,000元),而“生产用原材料”又设有“钢管”(余额150,000元)和“钢板”(余额50,000元)两个下级科目。
则应分别在“钢管”科目下输入“150,000”,在“钢板”科目下输入“50,000”以及在“其他原材料”科目下输入“150,000”。
系统会自动计算出“原材料”科目的余额。
2.辅助账期初数据录入
对于部门辅助核算科目,系统将要求输入各部门的年初余额和本年累计发生额;
对于往来辅助核算科目,除了按要求输入年初余额和本年累计发生额外,还需要逐笔输入往来未清账务的发生时间、内容、经手人、编号等内容,以供日后清账核销时使用;
在录入项目辅助核算科目数据时,除了按要求输入年初数和本年累计发生额外,也需要逐笔输入项目业务的内容、经手人、编号等内容。
期初数据反方向余额用负数形式输入。
若使用了应收(应付)系统,并且客户(供应商)往来由应收(应付)系统核算,那么,应该在应收(应付)系统中录入含客户(供应商)辅助核算科目的明细账期初数额。
3.银行对账期初数据录入
第一次使用银行对账功能前,系统要求分别录入日记账和对账单的未达账项,在开始使用银行对账功能之后则只需录入银行对账单即可。
4.试算平衡
依据“借方总额=贷方总额”的规则来检验输入的期初数据。
如果试算后结果不平衡,则不能正式启用该账套。
期初余额试算不平衡,是指全部科目的借方期初余额合计数和全部科目的贷方期初余额合计数不相等,应仔细核对、认真查证并修改。
余额校验平衡后,系统将以“启用账套”的形式使当前系统过渡进入日常业务处理过程。
模块二账务处理系统
学习要点:
(1)了解账务处理系统的基本功能和主要模块结构。
(2)了解电算化账务处理系统业务流程的特点,掌握电算化账务处理流程与手工账务处理流程的异同。
(3)了解记账凭证的录入、审核、修改、过账等处理环节的相互关系,学会在软件系统中处理凭证和账簿。
(4)了解系统维护的主要工作内容,掌握系统维护技巧。
2.1 账务处理系统概述
账务处理系统是电算化会计系统的一个核心子系统,在个别会计软件(如用友)中也称作总账系统。
账务处理主要完成初始数据录入、凭证处理、账簿登记、辅助项目管理和各类账簿输出等任务。
2.1.1 账务处理系统的工作特点
(1)账务处理具有很强的综合性。
账务处理系统是整个电算化会计系统数据交换的桥梁和纽带,经过账务系统处理的会计数据一般具有很强的综合性和概括性。
(2)账务处理必须符合公认的会计准则。
账务处理系统必须按照财政部规定的会计准则、会计科目、会计报表编制要求等去组织和管理会计信息处理的内容与程序。
2.1.2 账务处理程序
电算化处理方式下的账务处理程序:
账务处理从输入会计凭证开始,经过计算机对会计数据的处理,生成各类凭证、账簿文件,最后产生科目余额文件并完成整个处理过程。
电算化账务处理的操作步骤:
(1)将有关会计凭证输入或转入到账务处理系统,并存入临时凭证数据库。
(2)对记账凭证进行审核,自动记账,形成记账凭证文件和账簿文件,同时按会计科目汇总数据并更新科目汇总文件。
(3)按照设置的输出条件,生成各种正式的总分类账、日记账、明细分类账账簿和科目汇总表。
电算化账务处理程序与手工账务处理程序的比较:
遵循相同的会计理论和会计方法,两者具有一定的共性,也存在着明显的差异。
表现在:
(1)账务处理流程的灵活性不同。
手工方式下,一个会计年度内只能产生一种账务处理程序的会计信息;电算化方式下可以在一个账务处理系统中完成多种账务处理流程,并产生多种流程下的账簿信息。
(2)会计数据的存储方式有所不同。
手工方式下,会计数据都以凭证、账簿和报表的形式保存在纸介质上;电算化方式下更多数据被保存在磁盘(硬盘、软盘)以及移动闪存或光电介质上。
(3)会计数据与会计信息阅读方式不同。
电算化方式下,账表数据信息日常看不见、摸不着,必须借助于计算机程序和会计软件才能阅读。
电算化账务处理程序与手工账务处理程序的比较:
(4)会计科目编码体系的严密程度不同。
科目编码通常不被手工会计核算直接利用;而计算机常把科目编码作为关键字来实现对数据的检索、排序、汇总和统计等操作。
(5)会计数据处理过程的规范性不同。
电算化方式下,把科目编码、科目级别、凭证类别、账页格式、核算方法和核算过程等都固定下来,并可编制常用摘要。
(6)会计处理结果的正确程度不同。
手工数据处理容易发生差错;电算化后,只要保证程序正确,则可保证记录、计算、汇总等处理的正确性。
2.1.3账务处理系统的主要功能模块
2.2 记账凭证处理
凭证处理是日常账务处理中最频繁的工作。
通用电算化会计系统中,记账凭证通常作为各项数据进入系统环境的惟一入口,其正确性控制成为保障系统输出的各类账簿和报表结果正确的关键。
记账凭证处理的主要功能包括凭证录入、凭证修改、凭证查询、凭证审核和凭证过账等。
2.2.1 记账凭证录入
两种凭证处理方式:
一是先由手工方式填制记账凭证,审核后再录入到计算机系统内,即所谓的后台处理方式;
二是直接在计算机上根据审核无误的原始凭证编制录入记账凭证,即所谓的前台处理方式。
1.凭证录入的基本内容
(1)凭证日期。
若账套业务时间与系统时间不一致,可将系统时间调整为账套业务时间。
(2)凭证种类。
按照初始设定选择凭证类型。
可直接录入凭证类型代码,也可使用引导功能录入。
(3)凭证号。
不同软件对记账凭证编号的规则各不相同。
更多软件将凭证类别与凭证编号作为两个项目,按“收”、“付”、“转”等分设,每一类型再按顺序编号,如“收”字第5号、“转”字第200号等。
若凭证作废但并未在物理上删除,那么仍然占用着凭证编号。
只有物理删除时其编号才被释放。
凭证录入的基本内容:
(4)摘要。
手工处理中一张凭证编制一个完整的摘要。
电算化系统中,摘要是以行为单位编制的,凭证的每一行都要有一个相对独立的摘要。
系统在执行自动记账时要将凭证中的摘要内容复制到相应账簿作为账簿中的摘要内容,如果凭证中的某一行摘要内容为空,则相应账簿中这一记录的摘要内容也为空,由此将影响账簿的可读性。
可通过定义摘要库的方法录入摘要内容。
凭证录入的基本内容:
(5)会计科目。
允许输入科目编码、助记码或科目名称,也可引导输入。
必须输入最末级科目。
软件将完成一些自动检查。
例如,检查所输入科目是否已经过设置,检查科目是否为最末级科目。
如遇到明细科目不存在的情况,可运用软件提供的增加明细科目的功能增补。
(6)金额。
有直接输入和计算产生两种情况。
对于有数量外币核算要求的科目,根据输入的数量、单价或外币、汇率等自动计算产生金额。
(7)合计。
系统自动产生。
(8)附件张数。
凭证输入是会计软件
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