如何编好投标文件.docx
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如何编好投标文件.docx
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如何编好投标文件
聚贤商学院
当一份招标文件发出后,就会迎来几十上百家企业为
争抢项目而发来的投标文件,那么如何在海量标书中脱颖
而出呢?
首先要明白投标文件的得分点和失分点。
在整个招投标过程中,招标文件是一切活动的基础,
它的编制质量是项目招标成功与否的前提条件。
招标文件是招标人(业主)向投标人提出的采购要求
(包括产品、施工、设计、服务等),具有法律效力的文
件。
也是招标人与中标的承包商之间签订合同的基础。
按照招标文件逐条响应,这是最起码的要求。
一、获取招标文件后,首先要认真阅读、仔细分析招标文件,确定自己的投标策略。
两个大的原则:
①招标文件中的商务限制条款。
有些自身无法响应的条款(如注册资金、资质等级、技术人员等级或数量、生产能力等),要认真研究市场发展趋势,确定自己是否应该立即升级或有计划地升级;
②招标文件中的技术要求条款。
一些招标标的物的先进性能、要求的管理软件、鉴定或试验等级,若本公司目前不能满足,应调查市场发展趋势,决定是否应该立即跟进。
具体到投标文件:
投标文件要准确、清晰、简洁;并非越厚越好。
该有的一个不能少,没用的一个不多说。
投标文件不是文艺作品,评标专家无暇耐心欣赏。
从封面开始
1、标书的封皮就是脸皮,不能丝毫马虎,不能出现错漏。
招标项目的名称和项目编号、包号【整篇项目编号与名称是否正确、统一】;属于投标文件的哪一部分(商务?
技术?
报价?
);投标人名称(最好与资质文件(营业执照、资质证书、银行资信证明等)一致;工程项目写明工程名称、几期(与招标文件一致),设备招标写明设备名称、规格(或XX工程总承包),文件所附的一切资料、试验报告都要与这个名称一致;厂家名称、编制日期。
2、目录,是整个文件的索引,必须有页码。
目录详细,便于自己检查标书内容有无遗漏(符合招标文件规定),也方便评标专家查阅;投标文件目录是否完整,页码是否与内容联锁;有无重页、缺页、倒装、歪斜。
3、投标文件正文的编辑、排版、印刷、装订。
文本的格式、字体、行数,复印的图片是否模糊、歪斜、灰暗;必须按招标文件要求的软件编辑;
4、报价。
货币单位(元、万元);只能有一个有效报价(有特殊要求的除外);单价与总价金额是否正确;注意招标文件对预算价、最高限价等的要求;纸质版、电子版应一致;对照目录进行逐项检查;
5、资质文件。
顺序及完整性(有无复印不清楚或装订歪斜),核实证明材料是否齐全(营业执照、资质、ISO质量、环境等认证证书、安全生产许可证)经营范围与招标项目一致,注册资金和资质符合招标文件要求;资质证书是否在有效期内;工程类项目的经理资质(年龄、职称等证件的有效性)。
6、总工期(交货期、总进度)响应;权利义务响应符合招标
文件要求;
7、投标有效期符合招标文件要求;
8、偏差表(商务差异、技术差异)不能有招标方不能接受的偏差内容;【正偏差的说明】
9、工程类:
项目经理的资格(职称、专业——注意发证机关)满足文件要求;设备类:
到货地点准确;招标文件没有确定的,也要有一个可以作为计算运费的参考地点。
(不要自作主张)
10、业绩满足招标文件要求;【时间段、数量、规格等要求】
11、工期(包括关键节点)符合招标文件的规定;
12、质量管理。
售后服务、反应时间,有特色!
13、技术标准和要求符合招标文件规定;
14、【否决条件】投标保证金转账银行是否符合要求,金额是否符合要求;
【以上部分在实际标书中插入。
】
施工类
主要施工机械:
规格、数量;租用?
自有?
施工范围、施工概况;【现场图、临时水电、临时用地、安全】施工组织方案、现场组织机构;【人员组成、经历、职称、专业】
质量保障体系及措施;施工经历、同规模主体施工经历;施工总
平面布置。
设备类
1、详细阅读招标文件,做到与招标文件的要求保持一致。
该由投标人填写的内容一项都不要留白;据实填写,可以加
(),说明所填内容的依据,如“详见投标文件第页”。
2、资料和图纸目录(表),与技术协议部分的详细内容
一致;
3、提供详细的装箱清单;
1、应遵照最新版本的电力行业标准(DL)、国家标准(GB)和IEC标准及国
际单位制(SI),这是对设备的最低要求;
2、若为新产品尚无相关标准,投标方可采用自己企业的标准或规范,但必须已经向上级主管部门报备;同时,还应向招标方提供中文和英文(若有)复印件并经招标方同意后方可采用,企业标准不能低于DL、GB或IEC的有关专项规定。
【介绍一下标准的等级】
3、必须提交的技术参数和信息;
①技术参数响应表、技术偏差表及相关技术资料;
【注意】:
投标方的保证值与招标文件对设备参数的要求要一一对应,最好每个参数都附有该值的出处(例如“见第____页XX试验报告”)。
②投标产品的特性参数和特点;包括具体设备的技术参数和通用要求(如附件、端子、管道、紧固件、安装基础、涂料颜色、专用工具、铭牌要求等);
③与其它设备配合所需的相关技术文件和信息。
1、包括备品备件
2、专用工具与仪器仪表(列表)
①型式试验报告;一定要附所投产品的试验报告,决不能以小代
大,任意更换型号;
②注意:
型式试验、委托试验、一般试验(出厂试验)的区别;若招标文件对此有严格要求,请不要蒙混过关;
③出据试验报告的单位要有国家资质,不要用“地方粮票”。
遵照招标文件要求,不要企图蒙混过关。
招标文件对设备安装的具体要求要逐一响应,例如位置、
高度、朝向、左右等;
投标文件的编号要与招标文件呼应(最好一一对应),不要随意改变原来文件的序号;
如必须改变,最好附注相应的招标文件编号。
1、表格W表格、E表格?
2、页码
3、附图
4、报表
5、差异
6、逐条相应
1、表格W表格、E表格?
①填写单元格不必空俩字,在编辑全文格式后注意,把表格重新设定;
②注意单词完整性,不要随意折行,尤其是表头;要讲究!
2、页码
①一定要有;{设定技巧}
②保证连续。
{尤其在插入一些印刷品时}
3、附图
按招标文件要求,一个都不能少{“见附图XX”后请注明页码};注意插图与文字的对应关系(与软件有关)。
4、报表复印件不要缩小;注意清晰度(尤其是财务、审计);一般要求近X年的报表,一定注意最近一年是哪年!
【标书的复制过程,别忘了更新——】
5、差异
把一些特别想要突出的内容,尤其是一些优于招标文件要求的特点,一定表达清楚,最好把这些内容写进差异表,言简意赅,重点突出。
不要指望评委有时间看你正文里的详细描述;但差异表却是一定要看的。
对于负向差异,一定实话实说,不要企图蒙混过关;一旦被查出,
那就是诚信打折扣。
6、逐条相应
一般都是抄录原文(极其浪费!
),下面用斜体字或黑体字说完全响应,没有实际意义(实际上正文里会有很多并不响应的内容),评标专家一般也不怎么看。
但是有的标书用列表的形式,让人耳目一新。
评标者看到后竟赞不绝口!
可见创新的威力。
电子版:
按照招标文件要求,检查所有需导入的文件,在三台电脑上试验是否可以读取;电子版与纸质版是否完全相符
法定代表人签字和授权代表签字(盖章)、投标文件封装、签字和盖章;检查封装方式、封装纸张是否符合招标文件要求;是否按要求分装(正副本分开);封装包数量【正本、副本】;根据招标文件要求,检查投标文件是否标注正本/副本、注意标书要求的是几正几副、电子版几份。
密封袋封面是否按照内封、外封要求填写信息;检查投标文件
的签字、盖章。
(1)投标函未加盖单位公章或无法定代表人(或委托代理)人签字的;
(2)其他投标文件未加盖单位公章或无法定代表人(或委托代理人)签
字的;
(3)如由委托代理人签字的,未附法定代表人授权委托书的;
(4)法定代表人授权委托书未加盖单位公章和法定代表人签字的;
(5)投标文件使用投标专用章替代单位公章,缺少投标专用章具备同等
效力证明文件的。
(6)投标文件未按规定的格式填写,内容不全或关键字迹模糊、无法辨认的;
(7)是否加盖骑缝章,骑缝章是否覆盖每页;
针对技术和商务部分的响应情况,描述一定要清晰准确,不要夸夸其谈,泛泛而论。
1、报价编制说明要符合招标文件要求,繁简得当。
2、报价表格式按照招标文件要求格式,注意子目排序是否正确。
3、“投标报价汇总表合计”、“投标报价汇总表”、“综合报价表”及其他报价表按照招标文件规定填写,编制人、审核人、投标人按规定签字盖章。
4、检查“投标报价汇总表合计”与“投标报价汇总表”的数字是否吻合,是否有算术错误。
5、检查“投标报价汇总表”与“综合报价表”的数字是否吻合,是否有算术错误。
6、检查“综合报价表”的单价与“单项概预算表”的指标是否吻合,是否有算术错误。
“综合报价表”费用是否齐全,特别是来回改动时要特别注意。
7、检查“单项概预算表”与“补充单价分析表”、“运杂费单价分析表”的数字是否吻合,工程数量与招标工程量清单是否一致,是否有算术错误。
8、特别注意“补充单价分析表”、“运杂费单价分析表”是否有偏高、偏低现象,分析原因,所用工、料、机单价是否合理、准确,以免产生不平衡报价。
9、“运杂费单价分析表”所用运距是否符合招标文件规定,是否符
合调查实际。
10、配合辅助工程费是否与标段设计概算相接近,降造幅度是否满足招标文件要求,是否与投标书其他内容的有关说明一致,招标文件要求的其他报价资料是否准确、齐全。
11、定额套用是否与施工组织设计安排的施工方法一致,机具配置尽量与施工方案相吻合,避免工料机统计表与机具配置表出现较大差异。
12、定额计量单位、数量与报价项目单位、数量是否相符合。
13、“工程量清单”表中工程项目所含内容与套用定额是否一致。
14、注意:
“投标报价汇总表”、“工程量清单”采用Excel表自动计算,数量乘单价是否等于合价(合价按四舍五入规则取整)。
合计项目反求单价,单价保留两位小数。
1、检查工程概况描述的准确与否;
2、计划开竣工日期应符合招标文件中工期安排与规定,分项工程的阶段工期、节点工期满足招标文件规定。
工期提前要合理,要有相应措施,不能提前的决不提前,如铺架工程工期。
3、工期的文字叙述、施工顺序安排与“形象进度图”、“横道图”、“网络图”应一致,特别是铺架工程工期要针对具体情况仔细安排,以免造成与实际情况不符的现象。
4、总体部署:
施工队伍及主要负责人与资审方案要一致,文字叙述与
“平面图”、“组织机构框图”、“人员简历”及拟人职务等吻合。
5、施工方案与施工方法、工艺一定要匹配。
6、施工方案与招标文件要求、投标书有关承诺一致。
材料供应与甲方要求一致:
统一代储代运、甲方供应或招标采购。
临时通信方案按招标文件要求办理。
(有要求架空线的,不能按无线报价)。
施工队伍数量应按照招标文件规定配置。
7、工程进度计划:
总工期、关键工程工期应满足招标文件要求。
8、特殊工程项目是否有特殊安排:
在冬季施工的项目措施要得当,影响质量的必须停工,膨胀土雨季要考虑停工,跨越季节性河流的桥涵基础雨季前要完成,工序、工期安排要合理。
9、注意:
“网络图”工序安排是否合理,关键线路是否正确。
10、检查“网络图”如需中断时,是否正确表示,各项目结束是否归到相应位置,虚作业是否合理。
11、“形象进度图”、“横道图”、“网络图“中工程项目是否齐全:
路基、桥涵、轨道或路面、房屋、给排水及站场设备、大临等。
12、“平面图”是否按招标文件布置了队伍驻地、施工场地及大临设施等位置,驻地、施工场地及大临工程占地数量及工程数量是否与文字叙述相符。
13、劳动力、材料计划及机械设备、检测试验仪器表是否齐全。
14、劳动力、材料是否按照招标要求编制了年、季、月计划。
15、劳动力配置与劳动力曲线是否吻合,总工天数量与预算表中总工
天数量差异要合理。
16、标书中的施工方案、施工方法描述是否符合设计文件及标书要求,采用的数据是否与设计一致。
17、施工方法和工艺的描述是否符合现行设计规范和现行设计标准。
18、是否有防汛措施(如果需要),措施是否有力、具体、可行。
19、是否有治安、消防措施及农忙季节劳动力调节措施。
20、主要工程材料数量与预算表工料机统计表数量是否吻合一致。
21、机械设备、检测试验仪器表中设备种类、型号与施工方法、工艺描述是否一致,数量是否满足工程实施需要。
22、施工方法、工艺的文字描述及框图与施工方案是否一致,与重点工程施工组织安排的工艺描述是否一致;总进度图与重点工程进度图是否一致。
23、施工组织及施工进度安排的叙述与质量保证措施、安全保证措施、
工期保证措施叙述是否一致。
24、投标文件的主要工程项目工艺框图是否齐全。
25、主要工程项目的施工方法与设计单位的建议方案是否一致,理由
是否合理、充分。
26、施工方案、方法是否考虑与相邻标段、前后工序的配合与衔接。
27、临时工程布置是否合理,数量是否满足施工需要及招标文
件要求。
临时占地位置及数量是否符合招标文件的规定。
28、过渡方案是否合理、可行,与招标文件及设计意图是否相符。
1、组织机构框图与拟上的施工队伍是否一致。
2、拟上施工队伍是否与施工组织设计文字及“平面图”叙述
一致。
3、主要技术及管理负责人简历、经历、年限是否满足招标文
件强制标准,拟任职务与前述是否一致。
4、主要负责人证件是否齐全。
5、拟上施工队伍的类似工程业绩是否齐全,并满足招标文件要求。
6、主要技术管理人员简历是否与证书上注明的出生年月日及授予
职称时间相符,其学历及工作经历是否符合实际、可行、可信。
7、主要技术管理人员一览表中各岗位专业人员是否完善,符合标书要求;所列人员及附后的简历、证书有无缺项,是否齐全。
评标的方法,是运用评标标准评审、比较投标具体方法。
一般
有以下三种方法:
(1)最低评标价法,评标委员会根据评标标准确定的每一投标不同方面的货币数额,然后将那些数额与投标价格放在一起来比较。
估值后价格(即“评标价”)最低的投标可作为中选投标。
(2)打分法。
评标委员会根据评标标准确定的每一投标不同方面的相对权
重(即“得分”),得分最高的投标即为最佳的投标,可作为中选投标。
(3)合理最低投标价法。
即能够满足招标文件的各项要求,投标价格最低的投标即可作为中选投标,在这三种评标方法中,前两种可统称为“综合评标法”。
1、投标文件是公司的脸面,文件质量代表公司的水平。
2、一个公司连投标文件都编不好,你还指望他生产出优
质产品么?
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